Cómo hacer una factura de abono: características y herramientas

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¿Sabes que es una factura de abono? ¿Cómo hacerla? ¿Cuáles son las características de las facturas en términos de presentación y registro contable? La factura de abono es una factura que le permite a una compañía cancelar o corregir una factura previamente establecida. Por lo tanto, este documento es un reconocimiento de una deuda con un cliente, y permite registrar el reembolso parcial o total de una factura.

Deja la calculadora de lado por un momento, vamos a descubrir las respuestas a tus interrogantes. 

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¿Qué es una factura de abono?

Se trata de un documento comercial donde el vendedor indica que tiene una deuda con el comprador. Este reclamo puede estar relacionado con:

  • una devolución de bienes,

  • un error en la factura original,

  • una reducción comercial.

¿Para qué sirve la factura de abono?

Para el vendedor, la factura de abono sirve para:

  • rectificar un error en el precio, referencia o cálculo del precio total,

  • rectificar un error por incumplimiento de la normativa vigente,

  • realizar un descuento, reembolso parcial o completo,

  • corregir el tipo impositivo de IVA.

Para el cliente, la factura de abono sirve para:

  • recibir un reembolso,

  • realizar una nueva compra, cubriendo parcialmente o en su totalidad el monto a pagar.

¿Cuando hacer una factura de abono?

  1. En el caso de que la factura no cumpla con la normativa estipulada.

  2. Por un error en la declaración del IVA.

  3. En el caso de un rappel. 

De manera global, todas las empresas pueden verse en la necesidad de emitir una factura de abono. Incluso si la mayoría de las veces, son las compañías cuyo sector de actividad se relaciona con el comercio de bienes quienes las usan (no será un caso común para un autónomo, por dar un ejemplo). 

La razón más común para emitir una factura de abono es con el objetivo de rectificar un error o de agregar algún cambio de orden financiero (aplicación de descuentos, bonos, etc.). Sin embargo, podemos agregar 2 razones por las cuales la factura de abono puede convertirse en un argumento de marketing

Impulsar el acto de compra

Seguramente conoces las fórmulas "Si no está satisfecho, le devolvemos su dinero", "devolución sin costo"... El objetivo es alentar el acto de compra disminuyendo los posibles frenos. Tanto en un contexto BtoB (Business to Business) como BtoC (Business to Consumer) pueden ser:

  • El temor a que el tamaño no sea el apropiado, por ejemplo, en la industria de la moda.

  • El miedo a la decepción al momento de recibir el paquete: una diferencia de colores con respecto a la imagen en línea o materiales de fabricación inesperados.

Contar con una garantía

El estado en el que llegarán los productos es una fuente de preocupación para los compradores: productos frágiles o alimentos perecederos. En caso de bienes dañados, entrega defectuosa o error en la entrega, la perspectiva de una factura de abono constituye una salida honorable para el comprador insatisfecho.

Cómo se hace una factura de abono

Una factura de abono suele ser un tipo de factura rectificativa. Lo más claro, desde un punto de vista contable, es indicar el número de factura a la cual se hace referencia. De hecho, para ser más precisos, debemos tener todos los datos de la factura que queremos rectificar. 

Básicamente, deben cumplir con las mismas normativas que los otros tipos de facturas. Estos son algunos de los campos que debe contener una factura de abono:

  1. Número de factura.

  2. Fecha de expedición.

  3. Datos del expedidor.

  4. Datos del comprador.

  5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.

  6. Tipo impositivo.

  7. La referencia a la factura rectificada.

¿En qué se diferencian de las facturas normales?

  • Tienen una numeración distinta.

  • El importe debe estar en negativo.

👆 Otro consejo: para distinguir la factura de abono de la factura ordinaria, indica los importes en negativo.

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©Billin

Diferencias entre factura de abono y factura rectificativa

Las facturas de abono son una forma de factura rectificativa. En efecto, antes del año 2013 las facturas rectificativas no existían como tal, la manera de corregir o anular una factura, era la factura de abono. 

  1. Las facturas de abono son facturas rectificativas con importes negativos.

  2. En el caso del abono, no es obligatorio especificar el motivo por el cual se anula la factura. 

  3. Es obligatorio emitir abonos cuando se realizan rappels sobre ventas a clientes.

  4. Cuando de errores de importe se trata, los empresarios suelen preferir los abonos por sus simplicidad. 

  5. Es obligatorio emitir facturas rectificativas cuando los errores conciernen los datos del cliente. 

Cómo se hace la factura: configurar cálculos automáticos

Si la factura de abono abre muchas posibilidades en términos de política comercial y gestión contable, sigue siendo una obligación difícil de manejar, particularmente debido al cálculo y la recuperación del IVA. ¿El producto o servicio está sujeto al IVA?, ¿cuál es el porcentaje?, ¿sobre qué base se aplica: la cantidad inicial o final?

Cualquier empresario puede perderse rápidamente en este mar de interrogantes, solo siendo vigilantes y escrupulosamente rigurosos podemos evitar errores.

¿Nuestro consejo? Utilizar un software en la nube para automatizar los cálculos de las facturas, así como la emisión y el envío. 

¿Por qué usar un programa de facturación?

El software de facturación automatiza la generación de todo tipo de facturas, incluyendo las facturas de abono. Parametrados para cálculos automáticos como el IVA, estas herramientas sirven como guía para garantizar el cumplimiento de la normativa y la correcta gestión contable. Al optar por una solución en la nube, estás seguro de contar con las actualizaciones según el marco legal.

Zoom en 3 software de facturación

Alegra 

Alegra es un sistema de facturación en la nube para pequeñas empresas. Especializado en la gestión contable de empresas españolas, la solución también ofrece versiones para algunos países latinoamericanos. 

Entre las características principales de Alegra:

  • 3 planes capaces de adaptarse a las diferentes necesidades de las pymes.

  • Plantillas personalizables para la edición de facturas.

  • Envío de facturas por correo electrónico.

  • Gestión multimoneda.

  • Aplicación móvil.

  • API para interoperabilidad con sistemas de comercio electrónico, CRM, ERP, etc.

  • Integraciones con Zapier, Shopify, Zoho CRM, Data CRM entre otros.

Contamoney

Contamoney es un sistema de facturación en línea para autónomos, pymes y gestorías. La solución en la nube fusiona contabilidad y facturación en un solo sistema, incluso permite la gestión de la contabilidad personal desde la misma herramienta. 

Entre las características principales de Contamoney:

  • Control de calendario de pagos y cobros para gestión del flujo de caja.

  • Sincronización bancaria (conciliación, alertas, estados de cuentas en tiempo real, etc.).

  • Facturación recurrente para para clientes y proveedores.

  • Gestión de impuestos.

  • Multi Contabilidad: posibilidad de gestionar varias empresas desde un solo lugar. 

Ebill 

Ebill es una completa solución especializada en la facturación electrónica, pensada para todo tipo de empresas: sin importar el tamaño o la industria. Ebill es capaz de integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, además la solución permite gestionar las importaciones aduaneras. 

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Entre las características principales de Ebill 

  • Gestión automática del IVA.

  • POS para gestión de ventas y control de inventario.

  • Certificación Suministro Inmediato de Información (SII).

  • Soporte por correo electrónico.

  • Atención y gestión de clientes.

Automatiza los procesos de facturación

La factura de abono es una herramienta valiosa, tanto para la gestión interna como para los representantes de ventas. Sin embargo, es necesario saber utilizarlo... La tasa del IVA y las menciones legales que deben gestionarse sin errores.

Las soluciones de facturación en la nube ayudan a las empresas a una gestión global.

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