Se vive, se siente, ¡el fax está vigente!

Pareciera raro que en pleno siglo XXI, con todo el avance tecnológico que llevamos a cuestas en términos de telefonía VoIP y la digitalización de procesos empresariales cada vez más avanzada, alguien se empeñe todavía en enviar un fax online.

Lo cierto es que aún hay empresas que requieren recurrir a este servicio para enviar soportes a sus proveedores, clientes e incluso a las administraciones locales.

📠  Claramente, hoy en día la aplicación de este proceso está simplificada y puede hacerse en un 2x3. Hoy te contamos cómo hacerlo y a partir de qué soluciones.

Hoy en día, para enviar un fax, no es necesario contar con un equipo especializado o número fax de destino para tal fin. Esto se debe a que el mercado ofrece soluciones de fax virtual, completamente gratis y bastante fáciles de usar.

La pregunta es por qué alguien querría enviar y recibir faxes en plena era tecnológica, cuando el correo electrónico constituye un medio de comunicación práctico y efectivo para el envío de documentos.

La clave está en el tipo de soporte que se obtiene. Más allá de contar con un documento que alguien te transfirió en archivo adjunto y que tú imprimiste desde tu casa u oficina, al recibirlo a través de un fax, estás garantizando contar con el documento original o la copia del mismo que te pertenece.

Adicionalmente, una vez que el receptor del mensaje lo ha recibido, tú cuentas con acuse de recibo como prueba de la transferencia del documento.

Claramente, hoy en día la aplicación de este proceso está simplificada y puede hacerse en un 2x3. Te contamos cómo, a partir de diferentes opciones.

Google Workspace es una plataforma que ofrece diferentes servicios, entre los que se encuentra el correo electrónico de Gmail. Este servicio, a su vez, ofrece diferentes funcionalidades, entre las que se incluye el envío de faxes.

Veamos el paso a paso para enviar un fax por este medio:

1. Iniciar sesión en tu cuenta, como lo harías normalmente y acceder a tu bandeja de entrada.
2. Desde allí, elegir la función ‘Redactar’, a la manera que lo harías si quisieras enviar un correo electrónico a alguno de tus contactos.
3. Se abrirá una ventana (la clásica para el envío de un nuevo mensaje), desde donde podrás redactar tu nota. La diferencia acá es que en el campo marcado como "para:", en vez de indicar una dirección de correo electrónico, lo que harás será indicar el nombre del destinatario, el cual será reconocible a partir de la utilización del siguiente estándar:

“remote-printer.recipient_name@fax_number.iddd.tpc.int”

En donde es necesario remplazar:

• recipient_name: corresponde al nombre de tu destinatario;
• fax_number: el número del fax del destinatario.

Una vez esté listo tu mensaje, puedes proceder a enviarlo.

Otros servicios de correo electrónico pueden facilitar este tipo de funcionalidades, aunque quizás sea necesario cumplir previamente con un procedimiento. Configurar el servicio de alguna plataforma de fax y registrarte con tus datos te permitirá enviar y recibir faxes por correo electrónico desde otros servidores.

Algunos proveedores de servicios de este tipo permiten enviar faxes desde sus páginas de internet y ofrecen servicios que incluyen:

• El envío de un máximo de faxes por día,
• una cantidad máxima de hojas por cada envío,
• una extensa lista de países de destino en el mundo,
• la confirmación de la recepción del fax por parte del destinatario.

Algunos de estos portales otorgan periodos de prueba limitados durante los cuales, sin embargo, es posible enviar un sinnúmero de faxes gratuitos.

Estas soluciones te proporcionan una gama de servicios a través de la cual puedes enviar un fax:

• Por correo electrónico desde tu servicio de mensajería clásico;
• en línea, iniciando sesión desde la página web del proveedor.
• a través de la aplicación móvil desde un smartphone o tableta.

La ventaja de optar por una solución u otra dependerá de las necesidades puntuales de tu negocio y del respaldo que el proveedor de servicios te ofrezca. En este sentido, ten en cuenta aspectos como:

• Los niveles de seguridad y confidencialidad ofrecidos,
• el soporte en línea disponible,
• el tipo de formatos de archivos que admite: Word, Excel, PDF, etc.

• Aún en plena era digital y sin importar que las empresas ya cuenten con herramientas para el envío de mensajes multimedia o de firma digital de documentos, el envío de fax online sigue siendo un procedimiento vigente.
• La ventaja que tiene el envío del fax sobre el envío clásico de un correo electrónico, consiste en poder contar con un acuse de recibo o soporte.
• Si necesitas enviar un fax online de forma gratuita, hoy en día es posible utilizar opciones como:
  • La funcionalidad integrada para tal fin que incluyen ciertos servicios como Gmail;
  • la utilización de una plataforma en línea a través de la cual puedes enviar un máximo de faxes por día;
  • la implementación de un software que te proporcione un número de fax dedicado desde tu ordenador o dispositivo móvil, sin necesidad de tener que pasar por una máquina de fax.
• Enviar un fax puede resultar una solución económica y que ofrece otros beneficios a las empresas como la validez del documento enviado.

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