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El softphone: la dulce evolución de la telefonía empresarial

Por María Fernanda AguirreEl 7/2/22

El mundo de hoy requiere soluciones telefónicas que se ajusten a las necesidades de los/las trabajadores: flexibilidad, disponibilidad y calidad.

Si como dueño·a de un negocio estás buscando una manera novedosa de asegurar la calidad de tus comunicaciones tanto internas, como externas, te tenemos la solución.

¿Sabes lo que es softphone? No te dejes confundir, que si bien la solución es más ligera y amigable que la telefonía tradicional, el lado soft no viene por ahí…

👂 ¡Déjate endulzar el oído y descubre de qué se trata!

¿Cuál es el significado de softphone?

El término softphone está formado por las palabras inglesas: software y telephone.

Pero entonces, en términos concretos, ¿qué es un softphone? Un softphone consiste en un teléfono virtual que te permite llamar a cualquier número de teléfono (fijo o móvil), sin tener que contar, necesariamente con un aparato físico o hardware específico.

La mayoría de softphone que se encuentran en el mercado, utilizan el protocolo SIP, lo que los hace compatibles con la telefonía VoIP. Asimismo, gracias a que un softphone está en la capacidad de vincularse a centralitas virtuales, las llamadas se reciben de la misma manera en la que se recibirían desde un teléfono convencional.

¿Cuáles ventajas brindan los softphone?

1. Mayor movilidad de la fuerza laboral

Para entornos laborales caracterizados por el trabajo a distancia o el trabajo móvil, los softphone facilitan la comunicación de los departamentos:

  • Tanto interna (entre colegas de la misma empresa),
  • como externa (con los clientes y proveedores de servicios).

Bajo la filosofía de “bring your own device”, los/las trabajadores pueden hacer uso de su propio número, de forma privada, para transferir las llamadas laborales.

No menos importante, los desplazamientos al extranjero dejan de ser sinónimo de altos costes cuando la comunicación permanece inalterable.

2. Ahorro de costes

El ahorro de costes se constata a varios niveles, a saber:

  • Las llamadas realizadas a través de una tecnología VoIP suelen ser más económicas que aquellas realizadas a partir de un teléfono tradicional. La distinción entre el coste de una llamada nacional y una internacional no existe. Asimismo, el coste de esta tecnología es relativamente más bajo que el de otros sistemas.
  • Las aplicaciones más básicas que ofrecen servicios de softphone suelen ser gratuitas u ofrecer planes y tarifas asequibles.
  • El ahorro también se transfiere a aspectos como las inversiones que se evitan en cuanto a:
    • Hardware,
    • espacio físico para ubicar equipos,
    • otras herramientas o software de comunicación.

3. Comunicaciones más unificadas

Otra ventaja de este tipo de sistemas operativos es que integran diferentes funcionalidades en materia de comunicación como:

  • El chat en tiempo real,
  • la mensajería instantánea,
  • la conferencia en video.

Esto permite a las empresas adaptarse más rápidamente a los avances en la telefonía y a las preferencias de sus clientes, sin tener que actualizar o cambiar necesariamente todo su sistema de comunicación.

4. Facilidad de uso

La moderna interfaz que proponen hoy en día los sistemas operativos de los softphone es bastante intuitiva y recrea el funcionamiento de un teléfono tradicional. Es decir, cuenta con los botones que permiten recibir llamadas, transferirlas, ponerlas en espera o silenciarlas.

Lo anterior resulta particularmente útil en el caso de que el cambio de tecnología en la empresa esté generando algún tipo de resistencia o incomprensión por parte de los/las trabajadores.

Más allá de la facilidad en su uso, el softphone ofrece otras opciones como:

  • Consultar el calendario de tus contactos,
  • enviar invitaciones a conferencias telefónicas,
  • acceder a servicios de mensajería grupal.

5. Rápida y fácil implementación

Cambiar de un sistema tradicional a un sistema operativo con un softphone es especialmente fácil cuando se trata de soluciones en la nube.

Además de no ser necesarias las actualizaciones de las unidades de teléfonos físicos IP, la comunicación con clientes y proveedores se simplifica. Ya no tienes que comprobar si tus herramientas son compatibles con los programas informáticos que estos utilizan para comunicarse.

¿Cómo funciona un softphone y qué se necesita para su implementación?

Partiendo del hecho de que el softphone funciona a partir de ordenadores y dispositivos móviles, hay que saber que este tipo de dispositivos requieren, para poder transmitir los datos servirse de:

  • Una conexión a internet,
  • un software o aplicación,
  • un ordenador o un teléfono móvil para acoger la interfaz,
  • un juego de auriculares y un micrófono,
  • una tecnología de telefonía de voz sobre IP (telefonía VoIP).

Dichos datos, en donde el audio se divide en segmentos, consisten en paquetes que se convierten en código binario, a través de un códec. Una vez estos paquetes llegan al sistema receptor (ordenadores, móviles o tabletas), son decodificados

Así, de manera resumida, una vez la aplicación se ha descargado e instalado en algún dispositivo, solo queda configurar los parámetros relativos a la transmisión de imagen y sonido para poder comenzar a hacer llamadas.

Tipos de softphone y aplicaciones

Más allá de las diferentes aplicaciones disponibles en el mercado, la clasificación de este sistema se puede hacer en función del contexto en el que se pretende utilizar, como veremos a continuación.

1. Softphone para contextos profesionales

Estos son sistemas que se implementan dentro de las empresas para que los equipos puedan trabajar de forma más eficiente. Esto se logra gracias a que a través de un softphone, estos logran tener acceso a todas las herramientas de comunicación desde un mismo lugar, lo que facilita a su vez el trabajo colaborativo.

Un softphone aplicado al contexto profesional consiste en un sistema operativo capaz de:

  • Ofrecer funcionalidades avanzadas de comunicación,
  • integrarse con otras herramientas de la empresa como un CRM,
  • recoger y analizar información a partir de las llamadas telefónicas en pro del rendimiento del negocio.

2. Softphone para uso personal

El softphone para uso individual consiste en un sistema de servicios ampliamente utilizados por las personas, sin un objetivo profesional de por medio. Algunos ejemplos de aplicaciones que trabajan dentro del marco de la tecnología del softphone y que conectan usuarios diariamente incluyen:

  • Skype,
  • WhatsApp,
  • Telegram,
  • Vibre,
  • Signal.

En resumen…

  • Software + phone = softphone.
  • El softphone es un software o aplicación que ofrece las mismas funcionalidades de un teléfono convencional, aunque sin la necesidad de contar con un dispositivo físico.
  • Adicionalmente, un softphone ofrece una serie de ventajas adicionales a los teléfonos tradicionales como:
    • La centralización de las funcionalidades de comunicación empresarial,
    • la adaptabilidad a contextos de trabajo móvil o remoto,
    • la facilidad de implementación de los sistemas,
    • el beneficio de acceder a un catálogo de tarifas que se ajuste a presupuestos limitados.
  • Beneficiarse de las anteriores ventajas es posible contando tan solo unos cuantos elementos indispensables para hacer funcionar el softphone:
    • Una conexión a internet,
    • un dispositivo móvil,
    • un operador VoIP.
  • El softphone encuentra su aplicación en ámbitos tanto de la esfera privada (personal), como de la esfera pública (profesional y empresarial).

¿Tienes preguntas? ¡Péganos una llamadita! 😉

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