Lista de 10 preguntas para elegir un CRM adaptado a sus necesidades

¿Qué software CRM debe elegir? Nuestra respuesta: su software CRM es el que mejor se adapta a sus necesidades. Una gestión cuidadosa de las relaciones con los clientes repercute positivamente en el crecimiento de las ventas y en la imagen de su empresa u organización.

Appvizer te trae una lista de comprobación con 10 preguntas que debes hacerte antes de elegir tu CRM, los diferentes tipos de CRM en función de tus necesidades, 8 consejos para no cometer errores que le cuesten caro a tu empresa. Además, te recomendamos 9 herramientas a través de una comparativa de soluciones CRM en modo SaaS.

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10 preguntas esenciales que debe hacerse antes de elegir una solución CRM

1- ¿Cuáles son las necesidades de la empresa a corto y largo plazo?

Antes de lanzarse de cabeza a elegir un CRM, hágase una sencilla pregunta: ¿qué quiere realmente de esta herramienta, ahora y en el futuro?

👉 Los objetivos a corto plazo pasan principalmente por resolver urgencias operativas. Por tanto, un CRM debería ayudarte a:

• Centralizar los datos de los clientes para mejorar la visibilidad,
• Automatizar tareas repetitivas como recordatorios y seguimientos,
• Mejorar la colaboración entre equipos, compartiendo información en tiempo real.

👉 A largo plazo, un CRM debe permitirle anticipar el crecimiento y el cambio. Así que elija un CRM que:

• Se adapte a la evolución de tu negocio, ya sea en términos de volumen de datos o de complejidad de los procesos,
• Ofrezca funcionalidad modular, para que pueda integrar nuevas herramientas o servicios,
• Permita un análisis en profundidad de los datos, para que pueda tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.

2- ¿Qué funciones son obligatorias y cuáles son adicionales?

☝️Certaines son innegociables si quieres una herramienta que haga su trabajo sin quebraderos de cabeza.

En primer lugar, la gestión centralizada de los contactos es esencial si desea tener acceso a los registros de clientes relevantes: nombre, dirección de correo electrónico, historial de compras, preferencias, etc.

El seguimiento de las interacciones es esencial si se quiere evitar el "¡vaya, se me ha olvidado devolverle la llamada! Para ello serán necesarios cuadros de mando e informes. De lo contrario, ¿cómo sabrá si está progresando?

A continuación, para que su CRM se despliegue sin problemas, es esencial que pueda conectarse con sus herramientas existentes.

Por último, necesitará un canal de ventas visual que muestre sus oportunidades con claridad, para que pueda realizar un seguimiento más eficaz y cerrar acuerdos de forma más eficiente.

✅ Además, algunos CRM ofrecen funciones especiales que pueden facilitarle la vida empresarial, y que recomendamos encarecidamente.

• Por ejemplo, la segmentación precisa de los contactos permite no enviar el mismo mensaje a la abuelita que al director de marketing de Total.
• También hay funciones móviles para que pueda consultar sus archivos de clientes entre dos trenes o desde la comodidad de su oficina.
• La puntuación automática de clientes potenciales también es útil para ahorrar tiempo contactando con clientes potenciales con alto potencial de compra, y evitar molestar a los que aún no están maduros.
• Además, la sincronización con las redes sociales puede ser muy ventajosa para los clientes activos en LinkedIn o TikTok.
• La personalización avanzada marca la diferencia en sus conversiones, ofreciendo campos personalizados, flujos de trabajo personalizados y etiquetas en abundancia.

3- ¿La empresa busca una comunicación personalizada o estandarizada con sus clientes?

Si su objetivo es reforzar el compromiso y la fidelidad de sus clientes al tiempo que aumenta las tasas de conversión, opte por una comunicación personalizada. Le permite responder a las expectativas específicas de cada cliente.

Utilizando un CRM adecuado, puede segmentar su base de clientes, analizar el comportamiento de compra y proponer ofertas a medida.

En cambio, si su prioridad es una implantación más rápida y una gestión más sencilla, la comunicación estandarizada es más adecuada. Es adecuada para empresas con recursos limitados o procesos bien establecidos. En este caso, el CRM debe ser asequible y estar equipado con cuadros de mando e integraciones con las herramientas existentes.

4- ¿Cuál es el posicionamiento de la empresa y qué valor percibe su público objetivo?

Su posicionamiento influye en el tipo de relación con el cliente que debe mantener... y, por tanto, en el tipo de CRM que debe adoptar. Por ejemplo, una herramienta ultra-automatizada no tendrá el mismo impacto para una marca de gama alta que para un minorista de descuento.

Así que resuma su promesa, alinéela con sus expectativas de CRM y seleccione el CRM que refleje su imagen de marca.

Para ayudarle a elegir un CRM que se adapte a su negocio, le sugerimos a continuación los tipos de CRM que debería considerar en función de su situación.

5- ¿Cuáles son las necesidades reales de su público objetivo?

Antes de configurar túneles de venta y recordatorios automáticos, pregúntese: ¿buscan sus clientes una respuesta rápida? ¿Desean un seguimiento personalizado? Necesitan transparencia, sencillez o autonomía?

💡 Un pequeño consejo: para saber qué busca tu público objetivo, basa tus respuestas en :

• comentarios de los clientes
• encuestas
• datos de comportamiento.

6- ¿Qué idioma hablan sus usuarios?

El idioma de su equipo, es decir, de las personas que utilizarán el CRM a diario, es muy importante a la hora de elegir una herramienta de CRM. Si sólo hablan francés, un software disponible únicamente en inglés planteará un problema. Infórmese sobre el idioma o idiomas necesarios y asegúrese de elegir un CRM que ofrezca una plataforma multilingüe.

7- ¿Necesita un software escalable?

Hoy gestiona 200 contactos. Mañana, quizá 2.000. ¿Y pasado mañana? Un CRM tiene que seguir el ritmo de su crecimiento. Un software rígido no le molestará al principio, pero si su empresa crece rápidamente, esta herramienta le frenará.

En cambio, un CRM escalable te permite añadir usuarios sin quebraderos de cabeza y adapta sus funcionalidades a tus nuevas necesidades.

8- ¿Quién es el jefe de proyecto para la implantación y el funcionamiento del CRM?

Desde el principio, designe a un jefe de proyecto, o incluso a un equipo, que se encargue de la implantación y el uso optimizado de la herramienta. Sin un jefe de proyecto claro, el CRM sigue siendo una herramienta inutilizada.

Lo ideal es elegir a alguien organizado, buen profesor y cercano al terreno. No es necesario que sea un experto informático, sino alguien que comprenda sus objetivos y que sea capaz de establecer el vínculo entre la herramienta y las personas.

9- ¿Cuál es su presupuesto?

El software CRM no es mágicamente gratis, e incluso las versiones freemium acaban costándole... en tiempo y frustración. Así que, antes de comparar herramientas, prepárese un presupuesto realista:

• ¿Cuánto puede invertir al mes o al año?
• ¿Tiene costes ocultos (formación, migración, mantenimiento)?
• ¿Es medible el retorno de la inversión a corto o medio plazo?

Un CRM caro y bien utilizado siempre será más rentable que una herramienta gratuita que se abandona. Así que analice la relación calidad-precio de cada paquete de software CRM, teniendo en cuenta su presupuesto.

10- ¿Qué compromisos y limitaciones conlleva la instalación de un CRM?

Instalar un CRM no es sólo una cuestión de pulsar "Siguiente" hasta ganar. Es una verdadera empresa, que requiere tiempo, energía y, a menudo, una buena dosis de diplomacia interna. Entre :

• configuración
• migración de datos
• integración con las herramientas existentes
• formación del equipo, etc.

... prevea varias semanas para que todo funcione a la perfección. Y eso es sólo el principio.

El compromiso también es humano: sin el apoyo y la aceptación de los usuarios, existe un riesgo real de que su CRM duerma en un rincón. A esto hay que añadir el mantenimiento, las actualizaciones, los posibles cambios de versión... y los pequeños errores que aparecen cuando menos te lo esperas.

☝️ Y no olvide comprobar las condiciones contractuales: algunos proveedores imponen un compromiso de 12 meses o más.

Identifique su situación con estos casos prácticos

He aquí algunos ejemplos que le ayudarán a elegir un software CRM. ¿Cómo hacerlo? Lee, identifica las necesidades de Decathlon, Blablacar o Médicos Sin Fronteras similares a las tuyas y pon a prueba su elección.

👉 Accor utiliza Salesforce para centralizar los datos de sus clientes y optimizar la experiencia de sus usuarios a escala mundial. La compañía optó por esta solución para apoyar su transformación digital, simplificando la gestión de las interacciones con sus clientes a la vez que promovía un enfoque personalizado a través de un sistema unificado.

👉 Planity ha adoptado Zoho CRM para estructurar sus relaciones con los clientes y automatizar sus campañas de marketing. La elección recayó en una herramienta flexible capaz de soportar un fuerte crecimiento y una organización internacional. La perfecta integración con Zoho Billing y Zoho Subscriptions permitió al equipo aumentar la productividad, en particular automatizando la gestión de los pagos recurrentes.

👉 McDonald's ha adoptado monday.com para estructurar sus proyectos de marketing y operativos a escala mundial. La elección recayó en una plataforma flexible para coordinar equipos a distancia, automatizar tareas repetitivas y centralizar la información.

Identifique el tipo de CRM que más le conviene

8 consejos para elegir su herramienta CRM

Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes ( CRM ) debe permitir a las pequeñas y medianas empresas centralizar y analizar los datos de sus clientes para aumentar su satisfacción y fidelizarlos.

Veamos con más detalle los criterios de selección que le guiarán en la elección de su software CRM:

Consejo 1: Identifique sus necesidades

Para elegir correctamente un software de CRM, es importante conocer las necesidades de su organización y elaborar un pliego de condiciones para identificar las funciones básicas esenciales.

Si puede permitirse desarrollar su propio software, dé prioridad a las funciones básicas que debe tener y que serán realmente beneficiosas para su empresa.

La función de geolocalización o la impresión de facturas pueden no ser necesarias para el uso que pretende hacer de su software. No es necesario comprar un software demasiado engorroso y complicado, que podría ahuyentar a su personal.

Consejo 2: opte por una interfaz ergonómica

Debe ser fácil de manejar y la interfaz debe ser práctica y agradable. No hay nada peor que trabajar con un programa aburrido que requiere muchas manipulaciones.

Hay que tener en cuenta que los usuarios del programa van a pasar mucho tiempo con él, y elegir un programa que sea ergonómico.

Muchos pueden dejar de utilizar el programa si les parece poco atractivo y difícil de usar.

Consejo 3: Compruebe la sincronización y la transmisión de datos

Preste mucha atención a las posibilidades de sincronización y transmisión de datos que ofrece el programa. Resulta molesto no disponer de la información correcta cuando se está tratando con un cliente.

Los documentos deben actualizarse de forma automática y continua para que todos los empleados tengan el mismo nivel de información.

La versión correcta de un contrato o factura debe estar siempre a disposición del personal de ventas cuando trate con un cliente exigente.

Consejo 4: Evalúe la capacidad de evolución del software

Si el software de gestión de relaciones con los clientes que ha elegido no tiene capacidad de evolución, corre el riesgo de verse penalizado en los próximos meses o años.

Es importante que tenga margen de maniobra para poder adaptar la funcionalidad. A medida que utilice el programa, puede descubrir que falta alguna función, o que alguna no se utiliza nunca o se utiliza muy poco.

Es importante poder reajustar la configuración y las funciones de su software CRM para que siga cumpliendo sus expectativas.

Consejo 5: Estudie la accesibilidad y los medios utilizados

¿Modo offline o totalmente conectado? ¿Cómo tendrán que utilizar el software sus empleados? Pregúntese sobre la accesibilidad para poder optimizar las acciones realizadas con el software.

Considera también si se puede acceder a él desde una tableta o un smartphone, porque los comerciales de tu empresa agradecerán poder acceder a toda la información estén donde estén.

Ya estén de viaje de negocios, en medio de una obra o en una tienda, es vital que todos puedan encontrar los datos que necesitan en cualquier momento.

Consejo 6: Proteja sus intercambios y datos

Pida consejo a sus proveedores para asegurarse de que los datos y los intercambios con sus clientes son lo más seguros posible.

Saber que uno de sus archivos o los contactos que le han confiado sus clientes han sido pirateados es un verdadero golpe.

No descuide este aspecto, sobre todo si sus empleados se conectan a una red WiFi no segura.

Consejo 7: Presupueste la compra de software

Tanto si opta por comprar software localmente como si paga una cuota de suscripción mensual, debe calcular el coste de su software durante el tiempo que vaya a utilizarlo.

No se fije sólo en el atractivo precio de una suscripción de un mes, sino intente ver si sigue mereciendo la pena si se suscribe durante todo un año.

Consejo 8: Ten en cuenta la naturaleza de tu empresa y el tipo de cliente que tienes

¿Empresa B2B o B2C? ¿Cuentas muy pequeñas o muy grandes? ¿Un sector más especializado, como la educación? El software que elija no será necesariamente el mismo que el de la empresa de al lado.

No confíe en el consejo de un amigo empresario si el tipo de cliente y el tipo de estructura no son exactamente iguales. Aquí tienes una comparativa de herramientas CRM para ayudarte a decidir.

Tabla comparativa de software CRM para VSE, pymes y autónomos

La siguiente tabla resume la comparativa de software CRM SaaS que se descubrirá en este artículo:

Axonaut: ERP con una solución CRM integrada

Axonaut es un ERP que combina con éxito un CRM con múltiples módulos.

La centralización de datos, el acceso y la sincronización en tiempo real marcan la diferencia con respecto a los sistemas ERP demasiado engorrosos:

• la herramienta CRM traza el recorrido del cliente de forma eficaz, de modo que se puede contactar con los clientes potenciales adecuados en el momento oportuno,
• La centralización de los datos permite generar automáticamente presupuestos y facturas,
• las vacaciones y nóminas automatizadas simplifican la gestión de RRHH,
• un módulo de gestión administrativa le ayuda a gestionar las reclamaciones de gastos, las dietas por kilometraje y el flujo de caja,
• el módulo de gestión de proyectos le ayuda a ser más productivo y organizado.

Autónomos, empresarios por cuenta propia, directivos de empresas de nueva creación y PYME de 50 a 250 empleados tienen acceso a una potente herramienta que combina la gestión empresarial y la gestión de las relaciones con los clientes en una única interfaz.

Axonaut

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El mejor software de gestión para las pequeñas empresas

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Corymbus, una herramienta sencilla y completa para muy pequeñas empresas y autónomos

Corymbus es un CRM diseñado específicamente para empresas muy pequeñas, autónomos y consultores independientes, que se benefician de una solución orientada a las ventas y el marketing que satisface todas sus necesidades.

Ofrecida a un precio bajo, la solución no deja de ser completa:

• Puede gestionar su ciclo de marketing de la A a la Z desde una única interfaz;
• Obtendrá una visión general de su negocio gracias a un cuadro de mandos resumido;
• Puede integrar formularios en su sitio web y recuperar contactos directamente desde su herramienta;
• Cree sus presupuestos y facturas;
• Configurar secuencias de procesamiento para automatizar escenarios recurrentes;
• Puede importar/exportar datos de Excel y conectar su CRM a otros sistemas de información mediante API.

Se trata de una herramienta imprescindible para las VSE y los autónomos, que apreciarán la sencillez y claridad de un CRM perfectamente adaptado a sus necesidades, a un precio ultracompetitivo. También cabe destacar el hecho de que esté alojado en Francia y la calidad y capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente.

Corymbus

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Solución Integral de Gestión para PYMES Eficiente

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EFFICY CRM: uno de los mejores CRM para PYMES y ETI en B2B

Ya sabe lo importante que es segmentar su base de datos, especialmente si opera en un sector B2B.

EFFICY CRM le permite afinar su conocimiento de los clientes y puntuar sus clientes potenciales en función de sus necesidades y objetivos:

• una suite CRM completa que incluye todas las funciones eficaces para marketing y ventas (incluida la gestión de proyectos),
• un CRM de marketing multicanal para mejorar la segmentación, incluida la atención al cliente,
• un módulo de ventas dedicado para ayudarle a captar nuevos clientes mediante la puntuación y la gestión de oportunidades,
• un módulo para automatizar la generación de prospectos B2B (lead nurturing, scoring comportamental, landing page y escenario automatizado de correo electrónico),
• un módulo de gestión de contactos con historial de acciones, agenda colaborativa, etc.

EFFICY CRM es, sin lugar a dudas, una herramienta CRM sólida y una solución modular que hará las delicias de las PYMES y SMI (hasta 5.000 empleados) que busquen optimizar su gestión de las relaciones con los clientes B2B.

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Una herramienta para hacer crecer tu negocio

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Initiative CRM: un CRM a medida y escalable

Si busca una herramienta a su medida, adaptada a su enfoque de la relación con los clientes, para centralizar la información de su base de datos de contactos (con historial y alertas en tiempo real), Initiative CRM es una herramienta CRM muy interesante.

Al combinar la Inteligencia Comercial con la gestión de ventas, permite :

• un seguimiento fluido y en tiempo real de las relaciones con los clientes (con indicadores de rendimiento y gestión de objetivos),
• crear presupuestos, facturas y formularios de pedido y enviarlos con un solo clic,
• la gestión de campañas de correo electrónico, con segmentación de destinatarios, programación y estadísticas,
• uso de herramientas de colaboración como agendas compartidas, gestión de tareas, gestión de documentos y planificación de eventos,
• automatización del proceso de ventas (seguimiento, gestión de oportunidades y clientes potenciales, etc.),
• planificación y automatización de cuadros de mando claros y gráficos.

Además de ser intuitivo y versátil, Initiative CRM tiene la ventaja de adaptarse a sus necesidades y a su desarrollo.

Initiative CRM

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Optimización de Ventas con CRM Innovador

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noCRM.io: para una prospección eficaz

noCRM.io es un software CRM para equipos de ventas, diseñado específicamente para mejorar su prospección. Ya ha convencido a más de 7.000 usuarios en 80 países de que puede convertir más oportunidades en clientes.

Impulse su prospección gracias a :

• una interfaz muy simplificada para facilitar su uso y optimizar su eficacia,
• oportunidades creadas simplemente a partir de un perfil de LinkedIn o una tarjeta de visita: no es necesario pasar horas rellenando formularios antes de poder pasar a la etapa siguiente. Contacte rápidamente con sus clientes potenciales.
• Sincronización con las agendas de los comerciales,
• una vista global del pipeline para gestionar las oportunidades y acceder al historial,
• una aplicación móvil para trabajar fuera de la oficina, e incluso offline,
• un software personalizable para adaptarse a sus procesos, su pipeline de ventas y sus equipos,
• un precio asequible para las pequeñas empresas: desde 9 euros/mes/usuario para la edición Starter.

Esta herramienta ofrece numerosas integraciones directas, entre ellas con la suite de Google, Quickbooks, Corporama, Factomos y Xero, entre otras. La conexión con Zappier permite la integración con más de otras 750 aplicaciones, como Trello, Slack, Asana y MailChimp.

noCRM.io

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La herramienta indispensable para la gestión de leads

Más información sobre noCRM.io

OSCAR Campus: el CRM para la enseñanza superior

En lo que respecta al CRM empresarial, céntrese en OSCAR Campus, una herramienta diseñada específicamente para los profesionales de la enseñanza superior.

Gracias a OSCAR Campus, podrá optimizar todas sus operaciones de captación y seguimiento de estudiantes, y mejorar la imagen de su institución.

Entre otras cosas, este software le permite

• centralizar todos sus datos de prospectos en una única interfaz;
• mejorar sus índices de captación y conversión automatizando sus actividades de comunicación (envío de correos electrónicos, SMS, automatización del marketing, etc.);
• simplificar el proceso desmaterializando las candidaturas;
• controle sus estadísticas para garantizar el éxito de sus campañas de captación;
• realice un seguimiento de sus estudiantes para fidelizarlos y aumentar el número de matriculaciones repetidas;
• consolidar sus relaciones con las empresas, con vistas a colocar a sus estudiantes, obtener donaciones, etc.

Pero las posibilidades que ofrece la solución no acaban ahí. OSCAR Campus :

• también fomenta las buenas relaciones con sus prescriptores ;
• le permite crear una base de datos Alumni, para que sus antiguos alumnos se conviertan en verdaderos embajadores de su centro.

Por último, aproveche el soporte dedicado del editor, para que su proyecto CRM funcione a la perfección.

OSCAR CRM Enseignement Sup

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Potencia tus ventas con herramientas de CRM efectivas

Más información sobre OSCAR CRM Enseignement Sup

Sellsy: software integral de gestión comercial

La amplia gama de funciones de Sellsy CRM cubre todo el ciclo de ventas para personalizar las relaciones comerciales:

• captación de leads con la creación de landing pages
• prospección mediante la automatización del marketing
• seguimiento de la prospección con la vista pipeline y lead scoring
• un proceso de venta acelerado (presupuesto, factura y pago en línea) con facturación recurrente automatizada,
• campañas de marketing para fidelizar a los clientes por correo electrónico o SMS,
• control de gastos (gestión de existencias, informes de gastos, acceso a contables certificados).

Un autónomo puede convertirse en una empresa muy pequeña, y una empresa muy pequeña puede convertirse en una PYME con 250 empleados: la solución modular de Sellsy satisface las nuevas expectativas a medida que surgen.
Sellsy es el CRM online perfecto para empresas que quieren complementar sus necesidades a medida que crecen con módulos adicionales (atención al cliente, facturación, etc.) dentro de la misma suite de software.

Sellsy

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Una solución todo en uno para tu CRM

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Teamleader: gestión de proyectos integrada con CRM

Teamleader es una solución CRM sencilla que resultará atractiva para autónomos, pequeñas organizaciones y VSE de hasta 50 empleados, gracias a todas sus herramientas de gestión colaborativa, entre las que se incluyen :

• un módulo CRM con funciones cruciales para el seguimiento de clientes, presupuestos y gestión de oportunidades,
• funcionalidades para organizarse y trabajar juntos de forma más eficaz (agendas compartidas, gestión de tareas y llamadas, planificación, gestión del tiempo),
• funciones para simplificar la gestión de la actividad comercial y la facturación (presupuestos, facturas, pagos),
• cuadros de mando para supervisar el rendimiento de las iniciativas de ventas y elaborar informes.

Las empresas de nueva creación del sector de la alta tecnología y las agencias web aprecian especialmente Teamleader por su facilidad de uso, que les ahorra tiempo y, por tanto, productividad.

Teamleader

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Solución Integral para Gestión Empresarial Eficiente

Más información sobre Teamleader

Webmecanik Pipeline: el CRM gratuito y fácil de usar

Descubra Webmecanik Pipeline, un CRM 100% francés (¡y gratuito!) de uso especialmente intuitivo. Gestione su pipeline de ventas con facilidad, gracias a funciones diseñadas para que sea más eficaz:

• un panel de control que le ofrece una visión clara de las oportunidades y ofertas actuales,
• la posibilidad de conectar CRM con el software de automatización de marketing Webmecanik Automation para crear campañas relevantes,
• Funciones de colaboración, como una agenda de ventas compartida y sincronizada para ayudarle a organizarse en equipo,
• la posibilidad de sincronizar CRM con otras herramientas para optimizar el tiempo y las acciones,
• la centralización de la información de los clientes en la ficha de cliente ofrece a todos una visión de 360° de un solo vistazo.

Hay pocos CRM gratuitos en el mercado tan completos como Webmecanik Pipeline. Se beneficiará de todas sus funciones sin tener que facilitar sus datos bancarios.

Ver todos los software CRM (Customer Relationship Management)

No volcar toda la organización de la empresa

Por supuesto, hay que saber evolucionar dentro de una empresa, pero esto puede hacerse por etapas. Es importante no eliminar todos los puntos de referencia del personal. Aunque se introduzcan cambios importantes, tienen que poder apoyarse en cosas que ya conocen.

Tenga en cuenta este periodo de cambio, durante el cual es posible que tenga que hacer frente a algunas disfunciones o ralentizaciones relacionadas con el hecho de que el software sea más o menos fácil de manejar. Puede que merezca la pena considerar si el proveedor del software puede ofrecer una formación rápida a su personal.