Gestión de nóminas: 3 soluciones para administración de recursos humanos

¡Que todo fluya y nada influya!

Te simplificamos el concepto de nómina, te explicamos las bases de cotización y te recomendamos 3 herramientas para automatizar tu gestión. 

La gestión de nómina se refiere al proceso mediante el cual se realiza la administración del salario a las personas vinculadas laboralmente con una empresa o sociedad y que, a su vez, administra todas las actividades que afectan las diferentes obligaciones laborales tales como:

• Nómina,
• Seguridad Social,
• y obligaciones fiscales.

El modelo de gestión de nómina automatiza la gestión del sueldo a través de la colecta de los datos del trabajador relacionados con su trabajo, asistencia, retrasos, cálculo de deducciones e impuestos, cotización social y generación periódica de la orden de pago.

La nómina se define como el documento que reciben los trabajadores de una empresa mensualmente. Básicamente, es el recibo de sueldo que la empresa da al trabajador y que refleja el pago (desglose de la cantidad económica) que el empleado recibe a cambio de su trabajo. Por lo general, dicho monto es transferido a una cuenta bancaria. 

En otros términos, la nómina es un documento con validez legal que refleja por escrito el salario de los trabajadores. Para la empresa, esta actividad puede llegar a convertirse en ¡un  verdadero dolor de cabeza!

Calcular las bases de cotización de una nómina tiene un cierto nivel de dificultad. De hecho, muchos empresarios optan por realizar cursos para gestión de nóminas y seguros sociales. Asimismo, las empresas y los trabajadores contribuyen a la Seguridad Social y otras cotizaciones de forma diferente.

En cualquier caso, los siguientes cálculos deben aparecer obligatoriamente en todas las nóminas:

Contingencias comunes son aquellas en las que el trabajador no puede trabajar por algún motivo no laboral (ni enfermedad laboral, ni accidente de trabajo).

También incluye el cómputo de las horas extraordinarias: son las contingencias por accidente de trabajo y enfermedades profesionales.

Los porcentajes de las cotizaciones varían en función de diferentes criterios: tipo de contrato, antigüedad, tipo de empresa, etc. Según el método que elijas para la gestión de nóminas, deberías considerar la posibilidad de tomar un curso para gestión de nóminas y seguros sociales o de adquirir una herramienta especializada que haga los cálculos automáticamente en función de los requerimientos de tu empresa. Se trata de una obligación legal, lo mejor es ocuparse de manera correcta. 

Todas las empresas -pequeñas, medianas y grandes- deben gestionar la nómina correctamente. Las sociedades de hoy en día utilizan básicamente 3 métodos: 

La nómina puede llegar a ser una actividad muy compleja, puesto que deben considerarse muchos cálculos, deducciones, compensaciones y particularidades tales como:

• Seguridad Social.

• Cálculos de impuestos.

• Pago de beneficios, primas, bonos y horas extras.

• Retenciones.

• Horarios y tiempo de trabajo.

• Tipo de contrato, etc. 

En el caso de este tipo de gestión de nómina, la empresa dispone de competencias internas para realizar los pagos y todas las actividades relacionadas a esta. 

El responsable de realizar la gestión de nómina procede a recopilar datos del empleado de las hojas de tiempo, computar salarios e impuestos, deducir la Seguridad Social y otras retenciones, para luego introducir la información en un programa informático o en una hoja de Excel.

Los responsables de calcular nóminas tienen 4 funciones principales:

• Cálculo de impuestos.

• Retención de cotizaciones de Seguridad Social.

• Cálculo de tiempo de trabajo, beneficios, particularidades del contrato, etc.

• Emisión y distribución de cheques de pago (o deposito directo por transferencias bancarias).

En general, las nóminas son gestionadas por administrativos o por el gerente de recursos humanos, para contabilizar nóminas se requiere de conocimientos en contabilidad, así como en el uso de ordenadores y de sistemas de nómina automatizados.

En función del efectivo y de la actividad de la empresa, es muy probable que esta no sea la única labor de la persona responsable del procesamiento de la nómina. 

Por ejemplo, los responsables de nómina también suelen ser responsables de:

• Preparación y presentación de informes finales de periodo.
• Gestión  de ausencias.
• Conciliación de cuentas.
• Elaboración de informes estadísticos.
• Reclutamiento, contratación y formación de empleados.
• Prestar asistencia a trabajadores.
• Registro de empleados.
• Evaluación de productividad.
• Gestión del rendimiento, etc.

En función de su formación y experiencia, los salarios de los responsables de nómina varían.
 

Una de las ventajas de utilizar un software de nómina, es la de tener una base de datos a la que se puede acceder permanentemente. Si un compañero de trabajo ha perdido su boleta de pago del mes de junio 2018, es posible imprimir sin ninguna dificultad otra copia para él. También podrás realizar algunas actividades de manera autónoma: extracciones de la base de datos o atestaciones.

Gracias a la subcontratación de las nóminas, ya puedes despedirte de los dolores de cabeza. 

Con este método, ya no tienes que preocuparte por cómo hacer una nómina, toda la carga laboral que conlleva la gestión de nómina es transferida a un experto.

Tu nómina dependerá de una consultoría en contabilidad o en gestión de recursos humanos.

Es una solución simple, ya que no tienes que hacer casi nada, solo enviar los datos todos los meses con la información de presencias y ausencias de tus empleados. Esto quiere decir que ya no necesitarás de personal competente y calificado para esta actividad. El proveedor se encarga de todo:

• El aspecto legal,
• los pagos,
• las cotizaciones para la Seguridad Social,
• los impuestos, etc.

Esta solución parece ser la respuesta a todos tus problemas, sin embargo debes considerar que perderás en autonomía en cuanto a los datos relativos a tus empleados. El acceso a la información de los empleados ya no es posible, por lo tanto ya no tienes la posibilidad de extracción o modificación de la base de datos… ¡Tienes que confiar con los ojos cerrados en la gestión de dicha empresa! Y si algún empleado está inconforme con su pago o desea una copia de la nómina, debes pasar por la empresa de outsourcing.

El costo de la prestación es relativo, y puede cambiar de un mes al otro. En efecto, en este contexto, el coste de la nómina puede estar representado por las intervenciones y modificaciones realizadas durante la producción: los nuevos empleados, los documentos de finiquito, los cambios de situación, las declaraciones de cargas sociales, etc.

Se conoce como SaaS (Software as a Service) a los programas informáticos que se encuentran basados en la nube. El software SaaS es un tipo de programa que permite al usuario interactuar con los datos simplemente navegando en internet (no es necesario instalar el software en los ordenadores o servidores de la empresa). Se puede decir que la gestión de nómina online es un mix entre la gestión de nómina interna y el outsourcing de nómina.

• Es muy fácil gestionar las nóminas (por lo general son plataformas intuitivas y agradables),
• Ahorro en costes, solo pagas una cuota mensual en función del número de usuarios y módulos contratados,
• No se requiere de personal técnico para gestionar el mantenimiento de la infraestructura informática,
• No hay que descargar nada, ni pagar por la instalación.

En la práctica, la gestión de nómina online es la más popular en las microempresas y pymes. Es sencilla, de fácil uso y con un bajo coste para la empresa. Los software de nómina en línea proponen además servicios asociados como la declaración de cotizaciones sociales, declaración y liquidación de impuestos, trámites administrativos, gestión de empleados…

La gestión de nómina online reduce la carga de trabajo relacionada con la administración de personal en la empresa. Queda realizar la introducción de datos y la distribución de boletas.

Con un software en línea, se reparte la responsabilidad y la carga de trabajo y se logra la exactitud de los pagos.

La base de datos se encuentra en línea, junto con toda información de los empleados: ¡agradece a los avances tecnológicos y al maravilloso mundo del Cloud!

Efectivamente, ya no es necesario comprar ordenadores de última generación para optimizar la utilización de programas informáticos, lo único importante y primordial es tener una buena conexión a internet.

Los datos son almacenados y alojados por el proveedor y la base de datos, al igual que con la gestión interna, está disponible en todo momento.