Sistema de gestión empresarial: ¿qué ventajas le ofrece a tu empresa?

Hoy en día, un sistema de gestión empresarial es una herramienta imprescindible para la gestión de las compañías. Las empresas lo saben y por esto la pregunta que se hacen es: ¿qué tipo de herramienta elegir y cuál es concretamente la importancia de contar con una?

Efectivamente, se trata de una decisión importante para la evolución de una empresa. En la actualidad, los negocios son mucho más competitivos y productivos, gracias a la implementación de software empresariales. Sin embargo, elegir un software que no sea adaptable a las necesidades de la empresa, puede ser contraproducente e impedir su correcto desarrollo.

Descubre cuáles son las herramientas de las que dispones para la planificación y organización de tu empresa.

Un sistema de gestión empresarial es el conjunto de acciones, herramientas, recursos y métodos que se implementan en aras de asegurar el buen funcionamiento de una organización a todo nivel.

Según el tipo de empresa y la actividad de la misma, esta puede optar por un sistema de gestión empresarial especializado, el cual busca suplir requerimientos específicos de cada uno de los departamentos de la gestión de una empresa.

Cada uno de estos software poseen funcionalidades únicas y específicas al proceso para el cual fueron diseñados. Por ejemplo:

• programa de contabilidad,
• software de recursos humanos,
• programa para gestión de nóminas.

Sin embargo, estos programas pueden y suelen conectarse entre sí, gracias a los principios de la interoperabilidad.

Básicamente porque dichos sistemas, ya sean en línea o en modo SaaS, han alcanzado un nivel de madurez que les permite acompañar tanto a las pymes como a las grandes empresas, durante toda su gestión.

Esto se debe principalmente a:

• Conocimiento y experiencia del oficio, al ser desarrollados por editores especializados.
• Interconectividad con otras soluciones y herramientas como una API (Application Programming Interface).
• Movilidad y trabajo colaborativo, al estar disponibles para iPhone y Android y al poseer una interfaz dinámica/responsive (acceso vía navegador web a una interfaz adaptada al móvil).

Hoy en día, tienes la posibilidad de escoger un programa diferente para cada proceso, según las necesidades y áreas de la empresa. Dichas herramientas pueden consistir, por ejemplo, en un:

• Customer Relationship Management (CRM), para la gestión de la relación con el cliente.
• Enterprise Resource Planning (ERP), para la gestión integral de la empresa
• Business Performance Management (BPM), para la gestión de control y seguimiento.
• Supplier Relationship Management (SRM), para la gestión de proveedores.
• Software de finanzas o software para gestión de proyectos.

La interacción entre varias de las anteriores herramienta permite agilizar procesos, utilizando toda la información disponible en las bases de datos de tus sistemas. Asimismo, poseer funcionalidades avanzadas y completas para la gestión aislada de cada proceso.

Los software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de recursos empresariales, mucho más completo que otras soluciones. Este consiste en un conjunto de sistemas informáticos o módulos especializados integrados en una sola solución (Recursos Humanos, Finanzas, Gestión Comercial, etc.).

El funcionamiento de cada módulo se asegura a través de una única base de datos, la cual garantiza el intercambio de información, su actualización y su seguimiento.

Los software ERP más conocidos han sido desarrollados por:

• Oracle (como Netsuite Oracle),
• SAP (como SAP Business One),
• Microsoft Dynamics (como Navision).

En la actualidad, sin embargo, la oferta de software ERP en el mercado es más amplia y variada. Otros sistemas que ofrecen soluciones para grandes y medianas empresas son: Epicor, Sage 200cloud y Erpnext, por mencionar solo algunos.

Independientemente del tipo de sistema que elijas, siempre y cuando se trate de una solución SaaS, este aportará agilidad y simplicidad a tus procesos. Además, la mayoría están vinculados con soluciones transversales como las suites de productividad (o suites ofimáticas) para facilitar los procesos de negocios.

Algunos ejemplos de soluciones SaaS especializadas que funcionan bastante bien son:

• Salesforce,
• Zoho CRM,
• Sellsy.

Dichos programas son capaces de conectarse a Google Apps para integrar las conversaciones por correo electrónico y las citas y/o reuniones con las gestión de cuentas en el CRM.

Otras de las muchas ventajas que ofrece un sistema de gestión empresarial son:

• Centralización de información y de procesos o cobertura funcional (Functional Coverage),
• Adaptabilidad al tamaño de la empresa,
• Integridad en los datos, importante para hacer frente a la competencia internacional y asegurar la buena toma de decisiones.

La elección de un sistema de gestión empresarial responde a los requerimientos y necesidades del negocio.

Las empresas que desean enfocarse en el rendimiento y la productividad de uno o de varios equipos de trabajo, deben centrarse en un conjunto de soluciones SaaS especializadas, preferiblemente relacionadas con una suite ofimática (Google Apps u Office 365, por ejemplo).

Los desarrolladores de software basados en la nube integran espontáneamente la posibilidad de recuperar datos de los servicios centrales.

Por el contrario, las empresas que tiene una necesidad de industrialización de sus procesos institucionales, pueden optar por un sistema ERP, que les permita realizar economías a escala sustancial y te dé la posibilidad de albergar tu programa en en el servidor de la empresa o en el cloud (Data Center).