Solución especializada o ERP ¿Cuál es la mejor solución?

Sistema ERP

Un sistema de gestión empresarial es una herramienta imprescindible para la gestión de las compañías de hoy en dia. Las empresas lo saben, es por esto que el dilema ya no es descubrir si se debe integrar un sistema ERP o no, el actual dilema es: ¿es mejor integrar un software de gestión empresarial que centralice varios procesos (ERP) o una solución específica a cada procedimiento o departamento y hacer que interactúen entre ellas? 

Efectivamente, se trata de una decisión importante para la evolución de una empresa. En la actualidad, los negocios son mucho más competitivos y productivos gracias a la implementación de software empresariales, sin embargo si no eliges un software que se adapte a tu empresa, la decisión podría ser contraproductiva y ralentizar el desarrollo de tu compañía. Descubre más conceptos y herramientas para la planificación y organización de las empresas. 

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¿Qué es un software ERP y a qué llamamos sistema de gestión empresarial especializado?

Antes de enumerar las ventajas y desventajas de cada solución, queremos empezar por darte las definiciones. 

Software ERP

Los software ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales - las siglas ERP vienen del inglés enterprise resource planning - . Un software ERP es un conjunto de módulos especializados integrados en una sola solución (Recursos Humanos, Finanzas, Gestión Comercial, etc.). Estos funcionan a través de una única base de datos que garantiza el intercambio, la actualización y el seguimiento de datos en todos los módulos del sistema.

El software ERP es un sistema global que abarca la mayoría de las necesidades empresariales. El interés fundamental del software ERP es el de poder garantizar el seguimiento del conjunto de operaciones para la gestión de una empresa desde la relación con el cliente hasta la gestión financiera.

Los software ERP más conocidos son generalmente editados por Oracle y SAP. Sin embargo, en la actualidad, la oferta de software ERP en el mercado es muy amplia y variada. Algunos ejemplos de nuevos programas ERP son: IOvision y Fitnet Manager, los fundamentos para los sistemas ERP online son los mismos: 

  • Licencias económicas: solo se paga por lo que se utiliza,

  • Escalabilidad: tu software evoluciona al unísono con tu empresa,

  • Movilidad: acceso seguro desde cualquier dispositivo.

 

Sistema de gestión empresarial especializado

Llamamos sistema de gestión empresarial especializado a un programa creado para suplir requerimientos específicos a cada uno de los procesos de la gestión de una empresa. Es decir, mientras los sistemas ERP abarcan y enlazan varios sectores en una compañía (relación cliente, recursos humanos y finanzas), los software de gestión empresarial especializados se ocupan únicamente de la gestión de una actividad. Por ejemplo:

  • Programa de contabilidad, 

  • Software de recursos humanos,

  • Programa para gestión de nóminas.  

Cada uno de estos software posee funcionalidades únicas y específicas al proceso para el que fueron diseñados. Sin embargo, estos programas pueden, y suelen, ser conectados entre sí gracias a los principios de la interoperabilidad. 

¿Por qué considerar un sistema de gestión empresarial especializado en lugar de un sistema ERP?

Los programas en línea o software en modo SaaS han alcanzado un nivel de madurez que les permite implantarse tanto en las PyMEs como en grandes sociedades. Estas soluciones, accesibles vía un navegador web, poseen un código abierto (Open Source), y casi todas ofrecen API (Application Programming Interface), esta opción permite que las soluciones pueden comunicar entre ellas. 

Hoy en día, tienes la posibilidad de escoger un programa diferente para cada proceso según las necesidades de tu empresa, como te hemos explicado anteriormente, puedes elegir: un software CRM para la gestión de la relacion con el cliente, un programa de facturación y un software para gestión de proyectos !y hacer que estos comuniquen entre sí!. Esta interacción te permitirá agilizar procesos utilizando toda la información disponible en las bases de datos de tus sistemas, y al mismo tiempo poseer funcionalidades avanzadas y completas para la gestión aislada de cada proceso. 

En otras palabras, puedes crear y automatizar campañas de emailing según la información disponible de tus clientes en tu programa de facturación y tu software CRM, por dar un ejemplo.

Lo mejor del sistema ERP y del sistema de gestión empresarial

Independientemente del tipo de programa que elijas, siempre y cuando elijas soluciones SaaS, los software de hoy en dia son fáciles de utilizar y muy ágiles. Además, la mayoría de los software, ERP u otro, están vinculadas con soluciones transversales como las suites de productividad (o suites ofimáticas) para facilitar los procesos de negocios.

Algunos ejemplos de soluciones SaaS especializadas que han funcionado bastante bien son:

  • Salesforce,

  • Zoho CRM,

  • Sellsy.

Dichos programas son capaces de conectarse a Google Apps para integrar las conversaciones por correo electrónico y las citas y/o reuniones con las gestión de cuentas en el CRM.

Ventajas de utilizar un software de gestión empresarial especializado

  • Conocimiento y experiencia del oficio: estos son diseñados por editores especializado que registran e integran las opiniones de sus clientes y evolucionan en consecuencia,

  • La presentación: para hacer frente a la competencia, las soluciones SaaS deben probar que son capaces de adaptarse a la evolución de sus clientes. Casi todas disponen de las API conectables a cualquier otro SaaS. Algunas soluciones en línea ofrecen conectores nativos a otras soluciones,

  • Trabajo colaborativo y movilidad: estas soluciones SaaS integran cada vez más los chats (mensajería instantánea), el intercambio de documentos y las notificaciones en tiempo real. Los editores también colaboran ofreciendo aplicaciones Iphone, Android, o como mínimo una interfaz dinámica/responsive (acceso vía navegador web a una interfaz adaptada al móvil),

Límites: integrar una solución especializada muchas veces resulta menos satisfactorio que integrar un software ERP, puesto que el perímetro del servicio es muy limitado y los usos depurados.

Ventajas de utilizar un Sistema ERP

  • Centralización de información y de procesos: eligiendo una solución “todo en uno, deberás integrar una sola lógica para la automatización de todos los procesos.

  • Adaptabilidad: los software ERP se adaptan a la planeación de recursos y procesos de microempresas, PyMES y grandes corporaciones: Microsoft Dynamics NAV y Sage Gamme 30-100 fueron creadas tanto para pequeñas como para grandes sociedades.

  • La integridad de los datos: el sistema ERP posee la ventaja de poder enriquecer todo su sistema de información con los mismos datos. Por lo tanto no habría nunca un import/export, o un doble almacenamiento de datos.

  • La cobertura funcional (Functional Coverage): el hecho de estar en un entorno unificado en términos de modelo de datos brinda importantes oportunidades en términos de uso. 

Los software ERP especializados: son una una tendencia importante para hacer frente a la competencia internacional, numerosos sistemas ERP se especializan en un tema o en una industria específica. Existen muchas opciones, por ejemplo:

IOvision

El ERP desarrollado por la sociedad IOcean, propone un ERP completo y modular adaptado a las sociedades de servicio. El editor considerado asimismo como un SSII, beneficia a sus clientes con toda la experiencia adquirida a lo largo de sus proyectos.

Fitnet Manager

Fitnet Manager es otra alternativa de ERP dirigida a las empresas que trabajan en gestión de proyecto con sus clientes. Este programa de gestión empresarial integra también un módulo de formación para sus formadores.

Entonces, ¿cuál es la mejor elección?

La elección de un sistema de gestión empresarial debe depender principalmente de los requerimientos y de las necesidades del negocio

Las empresas que deseen hacer un hincapié en el rendimiento y la productividad de uno o de varios equipos de trabajo deberán centrarse en un conjunto de soluciones SaaS especializadas, preferiblemente, relacionadas con una suite ofimática, como por ejemplo: Google Apps y Office 365. Los editores de software basados en la nube integran espontáneamente la posibilidad de recuperar datos de los servicios centrales.

Por el contrario las empresas que posean una necesidad de industrialización de sus procesos institucionales, deberían optar por un software ERP. Esta opción les permitirá poder realizar economías a escala sustancial. Asimismo, el software ERP permite una excelente localización y acceso a las fuentes de información y un elevado nivel de integridad de los datos. Tendrás la posibilidad de elegir entre albergar tu programa en en el servidor de la empresa o en el Cloud (Data Center).

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