ERP para pymes: ¿cuánto puede costar implementarlo en la empresa?

El uso de una solución ERP en el mundo empresarial se ha convertido en algo esencial para las organizaciones. Sin importar el tamaño de la empresa, hoy en día, un sistema de planificación de recursos empresariales constituye una inversión que vale la pena hacer, teniendo en cuenta los beneficios que aporta al rendimiento del negocio.

Las pequeñas y medianas empresas, cuyos recursos suelen ser más limitados que el de las grandes compañías, antes de decidirse por un proyecto ERP, deben llevar a cabo un análisis de la relación costo/beneficio de dicha decisión. De ahí la importancia de tener un orden de magnitud de los precios de un ERP para pymes. Cuanto más completas sean las soluciones de gestión, mayor será su precio.

En este artículo, hablamos sobre los aspectos que influyen en el precio de los sistemas de gestión empresarial, cómo escoger el ERP que mejor se adapte a una pyme y los beneficios que este tipo de herramientas aportan.

Antes de adquirir una herramienta ERP, hay que tener en cuenta el tamaño de la empresa y los recursos financieros con los que la misma cuenta.

Para una pyme, es importante tener en cuenta los costes indirectos (a veces considerados como costes ocultos dentro de la oferta de planes que presentan los proveedores del servicio) asociados a la implementación de un ERP:

• El soporte técnico y las actualizaciones, teniendo en cuenta que los clientes de un proveedor de software ERP puede requerir de un acompañamiento especializado para gestionar sus activos informáticos. Esto se traduce en contar con asesores disponibles en todo momento para llevar el control de la evolución de la herramienta.
• El material que será necesario adquirir (hardware y otros equipos). Es posible que haya que comprar ordenadores adicionales. Además, el cambio de las antiguas herramientas por el nuevo paquete de software puede llevar tiempo. Hay que hacer ajustes, hay que migrar los datos.
• La preparación de la infraestructura informática.
• La capacitación del personal en la utilización de la herramienta.
• El tiempo de instalación de la herramienta en los diferentes puestos de trabajo (salvo en el caso de las soluciones que funcionan en modo cloud). A veces, sin embargo, es frecuente que el proveedor del servicio instale y configure su software de forma gratuita.
• Las operaciones de auditoría que haya que realizar en paralelo para descubrir los errores que deben evitarse al utilizar el nuevo sistema. En algunos casos, es posible que incluso haya que realizar inventarios de existencias físicamente para partir de una nueva base limpia. Se puede contratar personal temporal si el trabajo a realizar es a gran escala.

Puesto que un ERP permite gestionar diferentes procesos empresariales y tiene una incidencia positiva en aspectos como:

• La cadena de suministro,
• la gestión de proyectos,
• la gestión de almacenes,
• los recursos humanos, etc.,

el aumento de la productividad de los empleados es también un criterio que debe considerarse y valorarse en términos económicos, de manera que sirva como incentivo al momento de pensar en invertir en este tipo de herramienta, por parte de las directivas de las pymes.

☝  Una solución ERP será ideal para una pyme a partir del momento en el que la misma pueda determinar en cuánto tiempo logrará amortizar la inversión inicial y los ahorros que a largo plazo se podrán constatar gracias a los beneficios que la herramienta aporta en términos de gestión y de finanzas.

Responder a esta pregunta de manera concreta resulta complicado, teniendo en cuenta que en el mercado existen diferentes tipos de software ERP, muchos de los cuales han sido concebidos para ofrecer planes que se adapten a las necesidades económicas y operativas de un conjunto global de empresas.

Es por esto que una de las características de este tipo de soluciones es la modularidad: el proveedor de software ofrece paquetes constituidos por diferentes módulos a los cuales se puede acceder por separado e ir completando a medida que la empresa vaya aumentando la cantidad de procesos a gestionar por medio del sistema de gestión.

A la hora de seleccionar una herramienta ERP, las empresas pueden elegir entre:

• Productos con licencia,
• un software online (que funcione en modo SaaS).

Otros aspectos a considerar en cuanto se busca escoger un ERP se listan a continuación:

1. Cabe mencionar que también existen soluciones gratuitas, que en su mayoría son paquetes de software que ofrecen una demo para que los usuarios los prueben antes de tener que invertir grandes sumas de dinero.
2. Los sistemas de información ERP están disponibles en DVD, pero también se pueden descargar y programar desde Internet. Los proveedores suelen ofrecer una versión de prueba a los futuros usuarios para mostrarles las ventajas que el producto aporta a su gestión. La prueba suele durar un mes, tras la cual hay que introducir un número de licencia para seguir utilizándola.
3. No siempre son necesarias todas las funcionalidades que ofrece una herramienta. Los requisitos de una gran estructura industrial no son los mismos que los de una pyme. De ahí la ventajas de que las pymes puedan elegir una versión con funciones limitadas a un precio más asequible.
4. La escalabilidad de una solución ERP permite que la misma pueda ser actualizarla a medida que el negocio va creciendo y se va desarrollando.
5. Cuantas más funciones tenga un paquete de software, mayor será el precio del ERP. El número de usuarios también puede influir en el precio. Las soluciones completas suelen incluir aplicaciones para:
   • La gestión de ventas,
   • La gestión de inventarios,
   • Las compras,
   • La logística,
   • El mantenimiento,
   • La producción,
   • La contabilidad,
   • Los recursos humanos.

Teniendo en cuenta lo anterior, no existe una única solución ideal para tu empresa. Lo que sí existen son diferentes tipos de ERP para pymes y diferentes tipos de soluciones. Te ofrecemos algunas de nuestras mejores comparativas para que puedas consultarlas y escoger la opción que más se adapte a las necesidades y especificidades puntuales de tu negocio:

• ERP para pymes,
• ERP en nube,
• ERP de código abierto.

Gracias a que las opciones son variadas y no requieren del mismo presupuesto, la decisión de adquirir un ERP para una pyme es considerable. Aún cuando los gastos que se generarán son importantes, las ventajas que la herramienta ofrece terminan rentabilizando con creces la adquisición.

Para finalizar, revisemos cómo puede beneficiarse una pyme de un software ERP:

• La centralización de los datos que se hace posible gracias a la herramienta, facilita la toma de decisiones. La recolección de datos y estadísticas pero, sobre todo, su análisis, hace que la empresa esté mejor preparada para reaccionar y tomar ciertas iniciativas estratégicas para el negocio.
• Esta herramienta de trabajo también permite a los empleados responder de manera más eficiente y eficaz en cuanto se produce un evento en la empresa.
• La comunicación interna se mejora, puesto que los problemas relacionados con la mala circulación de la información se limitan, al registrarse la información en un mismo lugar.
• La productividad de los equipos aumenta al contar con procesos mejor delimitados y más eficientes.

No son pocos los proveedores de software que desarrollan sistemas de gestión pensados para responder a las necesidades específicas de las empresas.

Necesitar implantar un ERP en una pyme puede parecer una decisión aplazable, sobre todo si la inversión resulta considerable. Sin embargo, si el desarrollo de la pyme y sus procesos productivos y operativos están en constante evolución, los gastos que supone dicha inversión se verán compensados a posteriori con el aumento indiscutible que verá el rendimiento del negocio.

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