Top 3 de los mejores gestores de proyectos para impulsar tu empresa [Comparativa 2022]

Un gestor de proyectos es un sistema operativo que se encarga de asegurar el buen desarrollo de las tareas de un proyecto. A partir de una serie de funcionalidades, la empresa está en capacidad de articular todos sus proyectos y garantizar su éxito.

Para asegurar su utilidad dentro de la gestión empresarial, un gestor de proyectos debe asegurar una serie acciones y ofrecer un conjunto de ventajas:

• Planificación del trabajo. Un proyecto comienza con la definición de las necesidades y objetivos. Esto se traducirá posteriormente en una lista de tareas y subtareas que habrá que realizar y las cuales deberán estar alineadas entre sí, para no generar retrasos en las fechas de entrega.
• Comunicación interna y externa. Dentro de los proyectos, un aspecto característico es la comunicación entre todas las partes interesadas. Internamente, la organización requiere que los miembros del equipo que participan en el desarrollo del proyecto estén en constante comunicación. De cara al cliente, y en aras de asegurar su satisfacción, es también importante contar con herramientas que faciliten los intercambios de información y la retroalimentación.
• Definición y seguimiento de los plazos. Los proyectos se caracterizan por tener un ciclo de vida. Desde su concepción, pasando por su desarrollo hasta el momento en el que son terminados, los proyectos requieren estar delimitados y cumplir con un cronograma que los enmarque y les asegure su eficiencia.
• Gestión de los recursos. Parte del éxito de un proyecto consiste en hacer las estimaciones adecuadas en términos de recursos (humanos, materiales y de tiempo). Un gestor de proyectos facilita la asignación de recursos a través de funcionalidades de estimación de presupuesto. Asimismo, una estimación final de la rentabilidad del proyecto es posible gracias a funcionalidades de informes y reportes y a la estimación del ROI.

Los criterios de selección que tuvimos en cuenta para escoger cuáles gestores de proyectos presentar en esta comparativa fueron los siguientes:

• Las funcionalidades destacadas de cada solución,
• el reconocimiento y la notoriedad de la herramienta,
• el público objetivo al que van dirigidas,
• el contenido disponible en español,
• los planes de pago que ofrecen y sus tarifas.

Los siguientes programas, disponibles también para dispositivos móviles, son presentados siguiendo una lógica de orden alfabético.

SmartSheet es un software de gestión de proyectos en modo SaaS para la colaboración y la gestión del trabajo, desarrollado y comercializado por SmartSheet Inc. Es aconsejable tanto para la gestión de un único proyecto, como para la gestión integral de una empresa.

Las funcionalidades de SmartSheet que contribuyen a llevar una gestión de proyectos efectivas incluyen:

• Registro de actividad para visualizar cambios en hojas, informes y paneles.
• Centro de administración para ver e interactuar fácilmente con las herramientas de administración en una consola centralizada.
• Bridge para automatizar los flujos de trabajo que comparten datos entre plataformas.
• API para administrar los datos y la información de la cuenta de SmartSheet a nivel programático.
• Líneas de base para mantener la responsabilidad de los miembros del equipo.
• Conectores para mejorar la colaboración y la toma de decisiones, fusionar y reemplazar datos de cualquier sistema.
• Ruta crítica para la visualización de tareas que afectan directamente la fecha de finalización de su proyecto.
• Generador de documentos PDF personalizados para crear contratos, órdenes de compra y otros tipos de documentos.
• Gestión de proyectos para visualizar las tareas, mantener al equipo en sintonía, optimizar el trabajo y la comunicación.

SmartSheet ofrece diferentes planes de pago entre los cuales se encuentran el Individual, el de Negocios y el Empresarial, con un costo variable a partir de 13€.

• SmartSheet cuenta con una aplicación móvil que permite optimizar la productividad del trabajo en cualquier momento y en tiempo real.
• Ofrece un generador de informes para consolidar la información clave de distintas hojas en una única descripción general.
• Cuenta con la creación de tarjetas que ayudan a los equipos a mantenerse bien encaminados y a compartir e iniciar acciones de forma conjunta.

Wrike es una plataforma colaborativa basada en la nube, ideal para la gestión de proyectos y que se adapta a las necesidades de las startups, las pyme y las grandes empresas.

Las funcionalidades de Wrike que contribuyen a llevar una gestión de proyectos efectiva incluyen:

• Diagramas de Gantt para visualización de plazos y análisis de ruta crítica.
• Integraciones avanzadas con MS Project, Excel y RSS.
• Diagramas Burndown para una correcta planificación de tiempos y recursos.
• Interfaz de arrastrar y soltar que facilita la realización de cambios en tiempo real y equilibrar las cargas de trabajo que contribuyen a aumentar el ROI.
• Paneles de control personalizables que vinculan los esfuerzos realizados con resultados obtenidos.
• Automatización de los flujos de trabajo y formularios de solicitud personalizados que ayudan a ahorrar tiempo y centrarse en tareas de mayor valor para el negocio.
• Tableros Kanban para trabajar de manera más ágil y efectiva.
• Métodos ágiles o tradicionales para la gestión de proyectos como Agile o de cascada.
• Más de 400 integraciones, entre las cuales MS Teams y G Suite, que te permiten trabajar con entornos conocidos y sin tener que adaptarte a nuevas herramientas.

Wrike ofrece una versión gratuita bastante completa y tres planes de pago diferentes: Professional, Business y Enterprise. Wrike está disponible a partir de 8 euros/usuario/ mes.

• Wrike está disponible en por lo menos 18 idiomas y su soporte técnico y asistencia se adaptan al horario laboral de diferentes empresas en diferentes lugares.
• Ofrece una serie de complementos adicionales a las funciones básicas, los cuales contribuyen a añadir mayor valor a los proyectos.
• Cuenta con inteligencia de negocio integrada, aplicada a la generación de informes y análisis avanzados, sin necesidad de exportar datos y gestionar informes en otros lugares.

Zoho Projects es la solución para la gestión de proyectos de Zoho. Consiste en ser una herramienta para la gestión de proyectos basada en la nube que ayuda a planificar y desarrollar proyectos desde el inicio hasta el fin.

Las funcionalidades de Zoho Projects que lo convierten en uno de los mejores gestores de proyectos incluyen:

• Gestión de tareas por medio de estructuras de desglose, basadas en hitos, listas de tareas y dependencias.
• Diagramas de Gantt y paneles Kanban que facilitan el establecimiento de dependencias entre tareas.
• Control de fechas límite a partir de temporizadores de tareas, planillas de horas trabajadas y cronograma de proyecto.
• Estimación y administración de presupuestos gracias a la integración con Zoho Books o Invoice.
• Gráficos e informes, básicos y avanzados, sobre el avance de las tareas del proyectos, así como del estado de posibles errores.
• Integraciones y complementos con el calendario de Google, Google Task, OneDrive, Microsoft Office 365, Slack y mucho más.
• Trabajo colaborativo simplificado gracias a acciones como: fuente interactiva, menciones a usuarios, salas de chat, foros de discusión, envío de correos electrónicos, centralización de la documentación en un solo lugar.
• Vistas personalizadas que facilitan la priorización de las tareas, según su grado de importancia.
• Webhooks para la automatización de notificaciones referentes a problemas y las fechas de vencimiento para su solución.
• Aplicaciones móviles disponibles para iOS y Android.

• Cuenta con una Comunidad Zoho en Español, un espacio en línea donde los usuarios de habla hispana pueden compartir sus experiencias y conocimientos entre sí.
• Ofrece una herramienta para la gestión de proyectos ágiles, Zoho Sprints, la cual se integra al funcionamiento normal de Zoho, permitiendo la gestión de proyectos híbridos.
• Facilidad para integrar información proveniente de hojas de cálculo en Excel que facilita el trabajo colaborativo.

*Tarifas a junio 2021

Los gestores de proyectos ayudan a las empresas a optimizar su organización, planificación y desarrollo de proyectos. A partir de diferentes funcionalidades, orientan correctamente la dirección del negocio. También resultan fundamentales para la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas en un proyecto.

Es importante recalcar que utilizar un software de gestión de proyectos es una opción alternativa a los métodos tradicionales. Este ofrece la posibilidad de organizar mejor el trabajo y poderse enfocar en el cumplimiento de objetivos y en la consecución de resultados.

Ahora que pudiste comparar las ventajas que te ofrecen algunas soluciones, no dudes en consultar nuestro directorio para encontrar otras herramientas de gestión de proyectos que puedan adaptarse a tus necesidades puntuales y a las de tu empresa.