Mejor software de gestión de tareas para tachar pendientes (¡y liberar dopamina!)

Nada más satisfactorio que tachar pendientes de una lista… 😌 *sigh*. 

Toda empresa, sin importar su tamaño y sector de actividad, está organizada por departamentos. Estos realizan todo tipo de tareas y dependiendo de la complejidad de las mismas, estas requieren contar con una serie de recursos, seguir un orden cronológico y estar delimitadas por un plazo.

Si tachar líneas de tu lista de Mercadorama estimula la producción de dopamina, ¡imagínate la satisfacción que sentirás al implementar de manera eficaz un software de gestión de tareas para tu negocio o empresa!

Porque desde Appvizer apoyamos los métodos naturales para aumentar el bienestar de las y los empresarios 😉, te traemos una comparativa con 11 herramientas gratis y de pago.

Las herramientas de gestión de tareas son soluciones que ayudan a profesionales, equipos y organizaciones en la planificación y ejecución exitosa de proyectos. Dichas herramientas consisten en programas o aplicaciones informáticas que, a través de sus diferentes funcionalidades, ayudan a organizar y priorizar el trabajo.

Algunos gestores de tareas se enfocan específicamente en proporcionar las características necesarias para llevar un seguimiento del progreso de un evento o proyecto, mientras que otros se integran a otras soluciones para ofrecer una gestión integral del trabajo.

No son pocas las empresas que buscan un software de gestión de tareas gratis. Desde pequeños negocios, pasando por empresas emergentes, hasta pymes, diferentes compañías requieren trabajar de forma colaborativa, sin tener que pasar por una gestión de tareas lenta y engorrosa en Excel.

Las herramientas gratuitas que se presentan en orden alfabético a continuación, te permiten estructurar mejor el trabajo y su organización.

Asana es un excelente punto medio entre una herramienta austera y una solución muy gráfica. Las startups adeptas al trabajo colaborativo en línea, utilizan esta herramienta gratuita de gestión de tareas para colaborar de forma organizada: los proyectos, las tareas y las subtareas se anidan y asignan de forma inteligente.

Todo el mundo tiene acceso a la vista de calendario, la cual permite seguir de cerca el progreso de las tareas programadas, en relación con el tiempo restante.

3 aspectos que hay que conocer:

• Cuenta con una jerarquía funcional aplicada a las tareas. Significa que tienes la facilidad de crear subtareas y hacer que las mismas dependan de haber finalizado otras.
• Envía notificaciones automáticas para que quienes participan en un mismo proyecto puedan comunicarse fácilmente y estén siempre al tanto del progreso del mismo.
• Puedes utilizar Asana de forma gratuita con una cuenta básica. También puedes probar la versión premium de la solución de forma gratuita durante 30 días. Sus planes de pago están disponibles desde 10,99 euros/mes/usuario.

Mindmeister, el conocido software de mapas mentales, ha lanzado su propia herramienta de gestión de proyectos en línea. ¿La ventaja? Los usuarios de Mindmeister pueden utilizar su trabajo de mapeo mental creando tareas en MeisterTask, simplemente arrastrando y soltando, como se ve en el video que precede a este párrafo.

En la versión gratuita de la herramienta, puedes conectar únicamente dos aplicaciones, pero el número de tus proyectos y tareas es ilimitado. Muchos agentes del sector público han adoptado esta herramienta por su facilidad de uso.

3 aspectos que hay que conocer:

• Es fácil de integrar con aplicaciones conocidas como Slack, Freshdesk, G Suite, entre otras.
• El número de miembros que pueden participar en un proyecto es ilimitado.
• cuenta con versiones móviles de la aplicación.

Microsoft To Do, una aplicación de tareas disponible para descarga en dispositivos móviles o para su utilización desde la web, es la apuesta de Microsoft para que las tareas pendientes dejen de ser una carga mental.

A través de características como el planificador diario inteligente, puedes visualizar las tareas a lo largo del día y de la semana, de manera que puedas organizarte mejor y puedas hacerle seguimiento al progreso de tus pendientes.

Esta herramienta de trabajo colaborativo te permite además compartir tus listas de tareas con colegas, amigos o familiares para que cada quien pueda contribuir y el trabajo avance de manera más fluida.

La utilización de la aplicación es bastante intuitiva, gracias a una interfaz sencilla y amigable.

3 aspectos que hay que conocer:

• Es posible integrar la herramienta con las tareas de Outlook, para así tener toda la información centralizada en un mismo lugar.
• Para usuarios de Windows 10, la aplicación ya viene por defecto instalada.
• Las tareas se organizan fácilmente con la funcionalidad Drag&Drop y pueden jerarquizarse con ayuda del ícono de estrella, como es común hacer en el correo electrónico.

Redmine es un software de gestión de proyectos de código abierto funcional, a pesar de su austera y rígida interfaz de origen. Este gestor de tareas gratis permite llevar a cabo una completa gestión: las y los gestores pueden crear proyectos, subproyectos, administrar y asignar tickets, gestionar el progreso del mapa de ruta del producto, disponer de un diagrama de Gantt y de un calendario.

Redmine puede ser adecuado para una empresa que tenga recursos de desarrollo internos competentes para amortizar los costes de instalación, configuración y copia de seguridad.

3 aspectos que hay que conocer:

• Admite un número ilimitado de usuarios.
• Las categorías de tareas son personalizables.
• Permite ver las opciones y organizar el trabajo, según diferentes criterios.

Pensada para las empresas que prestan diferentes tipos de servicios, Taclia es una plataforma que permite gestionar todas las tareas de un negocio de forma eficiente y sustituir los procesos manuales por soluciones automatizadas que ahorran tiempo y costes.

Esta herramienta, además de la gestión de tareas, cuenta con un amplio abanico de servicios que incluyen: CRM, gestión de proyectos y de equipos, facturación y presupuestos, etc.

Puedes descargar la app móvil de Taclia para gestionar tareas y servicios desde cualquier lugar, lo que la hace una herramienta ideal para equipos móviles. Asimismo, gracias a la integración con herramientas de comunicación, contactar a colegas, clientes o proveedores, se vuelve una tarea menos de la cual preocuparte.

3 aspectos que hay que conocer:

• Es posible crear servicios únicos y recurrentes para cada proyecto que se empiece.
• Los servicios y tareas asociadas a las mismas se pueden visualizar en formato calendario, lista o embudo.
• La herramienta permite ver la disponibilidad de recursos en materia de personal y así poder asignarlos en caso de servicios urgentes.

La versión gratuita de Todoist es ideal para estudiantes y profesionales que quieren organizar un evento o proyecto importante. Este software gratuito ofrece atractivas características: los colegas y amigos pueden intercambiar y construir sus proyectos asignando etiquetas y filtros a sus tareas, dentro de sus distintos proyectos.

Para superar el máximo de 5 personas por proyecto y aprovechar todas las funciones profesionales (notificaciones y recordatorios por correo electrónico, etc.) es necesario pasar a la versión de pago.

3 aspectos que hay que conocer:

• Integraciones con 60 aplicaciones (Dropbox, Alexa, Zapier, etc.).
• Hasta 80 proyectos disponibles en la versión gratuita.
• Cuenta con una versión móvil de la aplicación.

Trello es perfecto para las organizaciones que solo requeiren un simple gestor de tareas. Esta herramienta de colaboración gratuita es conocida por su facilidad de uso. Los equipos manejan tableros (tarjetas) a la manera de las plantillas Kanban: la gestión de tareas es muy visual.

Para superar los 10 MB de almacenamiento permitidos, tienes que pasar a una versión de pago o conectar tu Google Drive.

3 aspectos que hay que conocer:

• El trabajo se organiza a partir de tablas, listas y tarjetas ilimitadas.
• Ofrece miembros ilimitados.
• La velocidad de adopción de la herramienta es incomparable.

Gestionar las tareas en línea con una herramienta gratuita puede conllevar algunos riesgos y, en su uso, tanto los usuarios como las directivas pueden sentirse frustrados por la falta de funcionalidades. Veamos qué alternativas de pago en línea existen.

• La cantidad de características y funcionalidades que ofrecen para responder a las necesidades de tu negocio.
• La integración de la herramienta con las aplicaciones que ya utilizas. La compatibilidad entre diferentes soluciones te ahorra tiempo y te ayuda a ganar en productividad.
• La protección de datos que ofrece. Optar por una solución completa y de pago reduce las posibilidades de infectar todo el parque informático con el que ya cuentas.
• El soporte técnico incluido. Contar con asistencia técnica asegura el seguimiento en caso de tareas perdidas, un funcionamiento incorrecto, dificultad de comprensión, etc.
• Escalabilidad. Algunas startups o pequeñas empresas que comienzan con un equipo reducido, suelen utilizar un simple gestor de tareas. A medida que crecen, sin embargo, requieren migrar a un software de gestión de proyectos profesional, que ofrezca infinitas posibilidades, un mayor número de proyectos y usuarios, indicadores de evaluación para optimizar el rendimiento, etc.

Veamos cuál es el mejor gestor de tareas online para tus proyectos. Las siguientes soluciones son presentadas en orden alfabético. ☝️

*Tarifas actualizadas a noviembre de 2022. Algunos precios fueron transformados de dólares a euros de manera aproximativa.

La interfaz, bastante intuitiva, casi que te hace olvidar que estás trabajando o gestionando proyectos. Si TaskWorld afirma desde el principio que "el trabajo en equipo se vuelve un placer", es porque la herramienta es muy visual y colorida.

Las herramientas de colaboración facilitan las interacciones entre los colaboradores, a través de características como: la automatización de tareas repetitivas, tableros interactivos, grupos de proyectos, un chat de empresa, una función "visto por" y capacidades analíticas avanzadas en su mayoría.

La gestión de tareas es visual, por lo que resulta intuitivo en todos los sentidos seguir el progreso del proyecto, controlar el tiempo invertido, etc. Puedes utilizar la aplicación móvil cuando estás fuera de casa.

3 aspectos que hay que conocer:

• La organización del trabajo se hace de manera práctica, gracias a los tableros Kanban.
• Cuenta con herramientas de comunicación como chat integrado.
• La herramienta permite la generación de análisis avanzados.

TimeCamp es una herramienta para el control del tiempo que integra funcionalidades de administración de tareas. Gracias a las opciones que el software ofrece, es más fácil visualizar y gestionar varios proyectos con sus tareas asociadas, ya sean grandes o pequeñas.

Este sistema avanzado para la gestión del tiempo viene con funciones que permiten hacer un seguimiento eficiente del flujo de trabajo. Rastrear proyectos, tareas y actividades es fácil, gracias al sistema de categorización que incluye la herramienta.

La flexibilidad de TimeCamp hace que se integre fácilmente con otras soluciones de contabilidad y colaboración, por ejemplo, lo que facilita un seguimiento del tiempo y de las tareas sin fisuras, ni complicaciones.

3 aspectos que hay que conocer:

• Puedes crear hojas de tiempo precisas para monitorear las fechas de vencimiento.
• El seguimiento del trabajo se puede hacer de manera personalizada para cada miembro del equipo.
• La vista de línea de tiempo permite tener una visión global del avance de los proyectos, sin importar si los equipos trabajan en remoto y en diferentes partes del mundo.

Wimi es la solución dedicada para grandes empresas que buscan mejorar en términos de flexibilidad. Uno de los puntos fuertes de esta plataforma de trabajo colaborativo es que ha sido diseñada como tal para dicho uso.

La herramienta combina multitud de funciones, ofrece numerosas conectividades con otras aplicaciones y es sorprendentemente rápida de implementar.

Por ejemplo, Wimi proporciona herramientas propias como Wimi Drive (espacio de almacenamiento) y sus canales de comunicación de equipo (un sistema equivalente a Slack pero incorporado) asociados a un proyecto, pero permite a los usuarios conectarse a las aplicaciones que están acostumbrados a utilizar como G Suite (Google Apps), Aircall, Dropbox, Microsoft Office 365, One Drive, el CRM Salesforce Sales Cloud, etc.

Compartir archivos, comunicarse por videoconferencia con pantalla compartida o por chat, compartir la agenda, informar sobre cualquier tarea, son todas posibilidades que completan la gestión del trabajo en equipo y la comunicación entre los empleados.

3 aspectos que hay que conocer:

• Es un espacio de trabajo que centraliza la gestión de proyectos y la comunicación.
• La herramienta asegura la sinergia entre las herramientas nativas y las conectadas.
• La plataforma facilita la centralización de los derechos de acceso de los usuarios.

Wrike es una solución accesible y con capacidad de respuesta que ofrece amplias posibilidades de personalización y seguimiento del rendimiento.

La herramienta ofrece una gama completa de funcionalidades: diagrama de Gantt, flujo dinámico de actividades en tiempo real, sincronización del correo electrónico con su calendario y conectividad con aplicaciones empresariales como Salesforce Sales Cloud para CRM, Google Drive, integración del correo electrónico, interoperabilidad con el software de Microsoft, Zendesk, etc.

Con Wrike puedes organizar fácilmente tus proyectos, carpetas, tareas y subtareas con sus propios campos, y seguir el progreso en un tablero personalizado en términos de plazos, carga de trabajo y recursos humanos asignados.

Las plantillas replicables también simplifican la planificación de tareas recurrentes (reunión, proyecto o tarea con la misma estructura).

3 aspectos que hay que conocer:

• Permite la edición colaborativa y sincronizada de documentos en tiempo real.
• Genera informes del equipo en forma de gráficos.
• Facilita la gestión de derechos y accesos de los usuarios.

• El software de gestión de tareas es una herramienta ineludible para todo(a) profesional o equipo que busque asegurar el cumplimiento del trabajo.
• Este tipo de herramientas ayuda a administrar el trabajo en una empresa y las tareas dentro de un proyecto.
• Existe una gran variedad de opciones disponibles en el mercado, gratis y de pago, y depende de las necesidades de cada empresa, escoger una herramienta más básica o avanzada.