El cuadro de mando Excel te permite, como jefe.a de empresa o de departamento, tener una visión amplia y a largo plazo de la ruta que debes seguir y de la meta que deseas alcanzar.
Porque es esta visión a largo plazo la que impulsa tu negocio, te ayuda a establecer nuevos objetivos, redireccionar los esfuerzos, adaptar la estrategia y apreciar tus éxitos así como tus áreas de mejora.
Pero, ¿qué es un buen cuadro de mando? ¿Qué indicadores debes elegir para obtener un análisis claro y fiable de tu actividad? y finalmente, ¿cómo crear un cuadro de mando Excel?
¿Qué es un cuadro de mando Excel?
Tú tienes visualizado un mapa con los objetivos que deseas alcanzar, pero ¿cómo trasladar esta visión al contexto actual y comunicársela a tu equipo? ¿Y cómo mantenerla en mente día tras día?
Un cuadro de mando es una herramienta de gestión para:
- dirigir la actividad de tu empresa,
- visualizar los resultados,
- ayudar a la toma de decisiones para realizar acciones correctivas.
Al igual que un piloto de avión, necesitas una serie de datos para tomar tus decisiones: velocidad, altitud, nivel de combustible... Toda esta información, llamada indicadores, se transmite mediante cuadrantes, que conforman el cuadro de mando.
Puedes crear un cuadro de mando Excel:
1. por departamento, según indicadores muy precisos, por ejemplo:
- cuadro de mando de marketing,
- cuadro de mandos comercial,
- cuadro de mandos de RR.HH.;
2. por finalidad, como por ejemplo:
- cuadro de mando de gestión, para el control presupuestario;
- cuadro de mando estratégico, o prospectivo;
- cuadro de mando operativo, como el de mando de proyecto;
3. que resuma la información esencial para las estructuras más pequeñas, llamado cuadro de mando global o integral.
Leer también: ¿Cómo crear cuadro de mandos integral fácilmente?
Cuadro de mando e indicadores: ¿cuáles y cómo elegirlos?
Los indicadores (o KPIs - Indicadores Clave de Rendimiento) que se deben supervisar dependen de tu sector de actividad (prestación de servicios, comercio, fabricación, etc.), de tus objetivos y de la finalidad del cuadro de mando (gestión global u orientada a los RR.HH., ventas, finanzas, etc.).
He aquí algunos ejemplos de indicadores:
- la facturación,
- la compra promedio de tu comercio electrónico,
- el trabajo en curso (proveedores y clientes),
- los gastos de RR.HH. (informes de gastos),
- la cantidad de presupuestos pendientes,
- los reclamos activos en el servicio posventa,
- el número de visitantes únicos a su sitio web, etc.
Se pueden clasificar según varios criterios:
- indicadores de rendimiento, que calculan y comparan las cifras;
- indicadores de dirección, que determinan el estado de avance, el progreso de las acciones (en curso, completadas, retrasadas, etc.).
En todos los casos, los datos deben ser claros, no manipulables, predictivos y capaces de evolucionar con tu estrategia.
☝ Nuestros consejos para elegir los indicadores
- Hazte las preguntas adecuadas: cuáles son tus objetivos (por ejemplo, aumentar la satisfacción del cliente) y qué indicadores pueden ayudarte a analizar tu rendimiento en este ámbito (número de reclamaciones, tasa de recompra, evolución de la puntuación NPS, etc.).
- Para tener una visión global, hay que combinar los indicadores financieros (facturación, tesorería, gastos) con los comerciales (número de clientes, tasa de transformación) y los de satisfacción de los clientes.
- Limita el número de KPIs a un máximo de 10 para facilitar el análisis y el seguimiento.
- Determina un período de observación y compáralo con un período similar (N-1 por ejemplo) si tu actividad está sujeta a la estacionalidad, para tener resultados representativos.
Pasos para crear un cuadro de mando Excel
1. Define los objetivos prioritarios claros y medibles; así como los destinatarios del cuadro de mando: ¿qué datos son relevantes para tu empresa?
2. Enumera los diferentes hitos y posibles pasos para alcanzar estos objetivos;
3. Elige los indicadores para medir la consecución de estos objetivos;
4. Designa a una persona para que se encargue de rellenar el cuadro de mando;
5. Crea el cuadro de mando Excel:
- Paso # 1: en la primera columna deben aparecer reflejadas, por bloques, todas las áreas de negocio que deseas analizar. Cada uno de estos bloques debe contar con los KPIs que has seleccionado para dicha área.
👉 Puedes utilizar diferentes colores para cada uno de los bloques, de manera de hacerlo más visual.
- Paso # 2: con el objetivo de tener una perspectiva clara del desarrollo de dicho indicador en el tiempo, se colocan los periodos en meses, trimestres, años, etc.
- Paso # 3: cada indicador deberá contar con una fila en la cual se refleje la diferencia o variación entre un periodo y otro (esto con una simple fórmula de Excel).
- Paso # 4: crea gráficos a partir de la data que has recolectado.
👉 Consejo: deja líneas en blanco para separar un bloque de otro, así facilitaras la visualización y la transmisión de la información.
6. Prueba el uso del cuadro de mando y corrige si faltan datos o son inútiles;
7. Valida y comunica el proceso de rellenar, seguir y compartir el cuadro de mando Excel, para que todo tu equipo sepa cómo utilizarlo y leerlo correctamente.
Plantilla cuadro de mando Excel gratuita
En appvizer te proponemos descargar gratuitamente la siguiente plantilla de cuadro de mando Excel para que la personalices y modifiques a partir de los indicadores que mejor se adaptan a tu empresa.
¿Qué software debes elegir para crear y supervisar tu cuadro de mando?
¿Por qué pasar de utilizar Excel a adoptar un software? Las ventajas son numerosas:
- la automatización de datos,
- la personalización de los informes según tus criterios,
- el establecimiento de alertas cuando se superan o se alcanzan los umbrales críticos,
- la posibilidad de realizar análisis cruzados, conciliando tus datos de Google Analytics, por ejemplo, con los de tu herramienta de gestión de CRM,
- la creación de cuadros de mando muy visuales con sólo arrastrar y soltar,
- el trabajo colaborativo gracias al acceso compartido que permite a los diferentes actores unificar e intercambiar sus datos en torno a los objetivos fijados.
Para construir un cuadro de mando eficiente y personalizado, puedes :
- confiar en un software de gestión, ya sea ERP, CRM o RR.HH., que integre esta funcionalidad;
- optar por un software de análisis más avanzado, basado en Business Intelligence, que recoja tu información clave conectándose a tus herramientas.
Y todo bajo control
Gestionar una empresa es una tarea compleja. Muy frecuentemente, los gerentes olvidan controlar los indicadores de rendimiento de su actividad.
Ya sea para preparar una reunión o para hacer un balance a intervalos regulares, el cuadro de mando Excel es una herramienta de gestión sumamente eficaz.
