¿Cómo la factura recurrente le ofrece indiscutibles ventajas a la empresa?

Cada vez más, las grandes organizaciones, así como los autónomos y pequeñas empresas, se están interesando en el tema de la factura recurrente.

Esto se debe a que los patrones de consumo están cambiando y ahora es más común que las personas “alquilen sus bienes” y se suscriban a uno o más servicios.

Si la actividad de tu empresa se inscribe dentro de este modelo de ofrecer servicios regulares o servicios de forma periódica, surge entonces la pregunta de cómo gestionar eficazmente las suscripciones y el envío de este tipo de facturas.

Existen soluciones que automatizan las tareas repetitivas, de manera que tu empresa pueda obtener ventajas a diferentes niveles. En este artículo, te contamos cuáles son los fundamentos de la factura recurrente y cómo emitir facturas de forma automática.

Una factura recurrente se define como una factura de un importe fijo, dirigida al mismo cliente y enviada en intervalos de tiempo regulares.

Según la actividad de la empresa, habrá un periodo de tiempo determinado para la creación de facturas y su emisión:

• semanal,
• mensual, trimestral, semestral,
• anual.

Debido a esto, la factura recurrente es común en la gestión de suscripciones a servicios como:

• la prensa,
• los gimnasios,
• las compañías de seguros,
• cualquier tipo de membresía,
• asesoría y consultoría, etc.

Hacer de la facturación recurrente un proceso automático, proporciona diferentes ventajas a la empresa, especialmente cuando esta debe generar información similar cada cierto tiempo. Es el caso de las empresas que deben administrar un servicio de suscripciones.

Tener la opción de implementar un software de facturación o de gestión de suscripciones, simplifica el proceso de rellenar un modelo predeterminado de factura, incluir la información que permita determinar la recurrencia en la fecha de envío ¡y ya está!

El uso de software automatiza los procesos y libera tiempo para tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.

Al no depender únicamente de las operaciones manuales de una o más personas, la automatización de la facturación recurrente reduce el riesgo de errores o descuidos.

De la misma manera, gracias a la programación automática, se garantiza la continuidad del servicio en caso de ausencia de la persona responsable de la producción y el envío de las facturas.

El estricto cumplimiento de la periodicidad acordada significa que tus clientes siempre reciben sus facturas en la misma fecha. Producto de esto, existe un menor riesgo de enfrentar facturas impagas, gracias a que el hábito se arraiga en tus clientes.

La interfaz y las funcionalidades de un software especializado, así como la simplicidad de las aplicaciones móviles para facturación, ofrecen una rápida visibilidad de tu flujo de caja, especialmente de las futuras entradas de efectivo. Lo anterior, en parte gracias a la facturación recurrente, lo cual simplifica el control de los costes.

Veamos cómo cumplir con todos los requisitos al optimizar el proceso de facturar de manera periódica.

En primer lugar, establece el nuevo modelo de factura que vayas a implementar para administrar de ahora en adelante tu facturación recurrente. Te facilitamos una plantilla en Excel, la cual puedes descargar y personalizar fácilmente:

Luego, simplemente duplícala para crear una serie de facturas, modificando los datos de la factura que son susceptibles de cambiar:

• la fecha de emisión de la factura,
• el número de la factura.

Más allá de la generación de la factura en sí, ejecutar tareas recurrentes implica un seguimiento riguroso. Para ello, te recomendamos construir una tabla de Excel donde figure la información básica que mencionamos anteriormente, además de detallar la siguiente:

• la identificación del cliente,
• la descripción del producto o servicio entregado,
• el importe de la factura,
• la información sobre cualquier anticipo de pago (si procede),
• estado de la factura.

Ejemplo de una tabla de seguimiento de facturas con Excel:

Aún cuando has establecido un sistema de seguimiento con la ayuda de un formulario en Excel, llenar la tabla y seguir el estado de la facturación requiere de mucho rigor. Es necesario evitar la presencia de duplicados y respetar las normas relativas a la numeración y trazabilidad.

Por otra parte, la gestión de las facturas y recordatorios impagados requiere una gran meticulosidad, para evitar cualquier pérdida de dinero en la empresa.

Debido a lo anterior, seleccionar un software o programa de facturación se vuelve esencial. Existen muchas opciones en el mercado que contribuyen a optimizar los procesos empresariales y facilitan la automatización de tareas recurrentes. Encuentra el que más se adapte a las necesidades de facturación de tu empresa.

Habiendo comprobado las ventajas de contar con el soporte de un software especializado para tus facturas recurrentes y habiendo hecho una revisión del proceso a seguir, finalicemos por establecer algunas buenas prácticas para la correcta utilización de este tipo de herramientas.

Esto parece obvio, pero recuerda que la facturación recurrente, tras la suscripción de un cliente, es la prueba de que existe una relación duradera entre él y tu empresa. Por lo tanto, es un procedimiento que no puedes descuidar.

Prepara desde el comienzo el modelo básico sobre el cual te apoyarás para facturar a tus clientes, incluyendo toda la información necesaria, especialmente la información legal.

Ejemplo de la información básica a incluir en una factura:

Para el cliente, esto significa tener un acceso más fácil a su historial de facturas, en caso de haberlas extraviado o requerir una copia adicional. La empresa debe, por su parte, otorgar el permiso de acceso correspondiente y determinar qué empleados tendrán la autorización de acceder a la información sobre el estado de la facturación.

Dependiendo del software que elijas, tendrás acceso a otras funcionalidades más generales, pero igualmente útiles para la gestión de tu facturación y contabilidad. Un ejemplo de esto sería la integración de un módulo de pago en línea, que aliente a los clientes a pagar sus facturas más rápidamente, gracias a la simplificación del proceso.