Factura recurrente: qué es y cómo automatizarla fácilmente

¿Cómo hacer una factura recurrente? 4 ventajas para la empresa

Cada vez más, las grandes organizaciones, así como los autónomos y pequeñas empresas, se están interesando en el tema de la factura recurrente.

Esto se debe a que los patrones de consumo están cambiando y ahora es más común que las personas “alquilen sus bienes” y se suscriban a uno o más servicios.

Si la actividad de tu empresa se inscribe dentro de este modelo de ofrecer servicios regulares, surge entonces la pregunta de cómo gestionar eficazmente las suscripciones y el envío de facturas recurrentes.

Puesto que existen soluciones más rápidas y eficaces que estar duplicando siempre la misma factura "a mano", en este artículo te contamos cómo emitir facturas de forma automática, gracias a la aplicación de algunos fundamentos y herramientas.

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¿Qué es una factura recurrente?

Una factura recurrente se define como una factura de un importe fijo, dirigida al mismo cliente en intervalos de tiempo regulares.

Según la actividad de la empresa, habrá un periodo de tiempo determinado para la creación de facturas y su emisión:

  • semanal,
  • mensual, trimestral, semestral,
  • anual.

Debido a esto, la factura recurrente es común en la gestión de suscripciones a la prensa, gimnasios, compañía de seguros, etc.

Veamos cómo optimizar este proceso y asegurarse de que cumple con todos los requisitos.

¿Cómo hacer una factura?

1. Fija un modelo

En primer lugar, determina el modelo de factura a emplear. Puedes descargar nuestra plantilla en Excel y personalizarla:

Luego, simplemente duplícala, modificando los datos de la factura que son susceptibles de cambiar:

  • la fecha de emisión de la factura,
  • el número de la factura.

2. Establece un plan de seguimiento

Más allá de la generación de la factura en sí, las tareas recurrentes implican un seguimiento riguroso. Para ello, te recomendamos construir una tabla de Excel donde figure la información básica que mencionamos anteriormente, además de:

  • identificación del cliente,
  • descripción del producto o servicio entregado,
  • importe de la factura,
  • información sobre cualquier pago anticipado, cuando proceda,
  • estado de la factura.

Ejemplo de una tabla de seguimiento de facturas con Excel:

seguimiento-factura-excel

© Excel

3. Implementa una herramienta de automatización

Aún cuando has establecido un sistema de seguimiento con la ayuda de Excel, llenar la tabla y seguir el estado de la facturación requiere de mucho rigor. Es necesario evitar la duplicación y respetar las normas relativas a la numeración, por ejemplo.

Por otra parte, la gestión de las facturas y recordatorios impagados requiere una gran meticulosidad, para evitar cualquier pérdida de dinero en la empresa.

Es por esto que el uso de un programa informático de facturación se vuelve esencial. Aún cuando existen muchas opciones en el mercado, te presentamos dos de las mejores herramientas que existen:

  • Intiza, un software para gestión de cobranzas que permite la implementación de un esquema de avisos y reclamos automáticos para que tus clientes reciban notificaciones sobre nuevas facturas, avisos de facturas próximas a vencer y reclamos por facturas vencidas.

intiza-software-facturacion-recurrente

© Intiza

  • Billomat, un software de facturación que facilita la programación de facturas recurrentes, las cuales se generan y envían automáticamente. Asimismo, puedes recordar a tus clientes qué facturas tienen pendientes, conciliar los pagos recibidos y recibir recordatorios en los intervalos definidos.

billomat-software-facturacion-recurrente

© Billomat

Ventajas de un software para facturas recurrentes

A continuación, te presentamos algunas de las ventajas asociadas a los programas que facilitan la facturación recurrente y la gestión de suscripciones.

1. Optimización del tiempo de trabajo

En promedio, toma 9 minutos crear una factura desde cero.

Fuente: © zervant.com

Gracias a un software de facturación o a un software de gestión de suscripciones, basta con rellenar el modelo de factura, los campos que permiten iniciar el proceso de recurrencia (envío de la periodicidad, por ejemplo) ¡y ya está!

El uso de software automatiza los procesos y libera tiempo para tareas más estrategicas y de mayor valor añadido.

2. Fiabilidad y continuidad del proceso

Al no depender únicamente de las operaciones manuales de uno o más individuos, la automatización de la facturación recurrente reduce el riesgo de errores o descuidos.

De la misma manera, gracias a la programación automática, se garantiza la continuidad del servicio en caso de ausencia del empleado responsable de la producción y el envío de las facturas.

3. Reducción del número de recordatorios a los clientes

El estricto cumplimiento de la periodicidad acordada significa que tus clientes siempre reciben sus facturas en la misma fecha. Producto de esto, existe un menor riesgo de enfrentar facturas impagas, gracias a que el hábito se arraiga en tus clientes.

4. Mejora de la gestión del negocio

Por último, la interfaz y las funcionalidades de un software especializado ofrecen una rápida visibilidad de tu flujo de caja, especialmente de las futuras entradas de efectivo. Lo anterior, en parte gracias a la facturación recurrente, lo cual simplifica el control de los costes.

Factura de ventas recurrentes: buenas prácticas

Ya que están claros los beneficios que otorga contar con el soporte de un software especializado para tus facturas recurrentes, veamos algunas buenas prácticas que promueve la utilización de este tipo de herramientas.

Rigurosidad

Esto parece obvio, pero recuerda que la facturación recurrente tras la suscripción de un cliente es la prueba de que existe una relación duradera entre él y tu empresa. Por lo tanto, es un procedimiento que no puedes descuidar.

Prepara desde el comienzo el modelo básico sobre el cual te apoyarás para facturar a tus clientes, incluyendo toda la información necesaria, especialmente la información legal.

Ejemplo de la información básica a incluir en una factura:

ejemplo-factura-informacion

© Plan General Contable

Simplicidad

Para el cliente, esto significa tener un acceso más fácil a su historial de facturas, en caso de que las haya extraviado.

Por la empresa, determinar qué empleados tendrán la autorización de acceder a la información sobre el estado de la facturación.

Versatilidad

Dependiendo del software que elijas, tendrás acceso a otras funcionalidades más generales, pero igualmente útiles para la gestión de tu facturación y contabilidad.

Un ejemplo de esto sería la integración de un módulo de pago en línea, que aliente a los clientes a pagar sus facturas más rápidamente, gracias a la simplificación del proceso.

Gestionar tu facturación: una acción que te permite ahorrar

Hacer una factura recurrente, una práctica inseparable de la gestión de suscripciones, puede ser más complicado de lo que parece. Un error o descuido tiene una doble consecuencia: no sólo te cuesta dinero, sino que también pierdes credibilidad ante tus clientes.

Por consiguiente, debes hacer un seguimiento riguroso de las facturas, lo que se facilita en gran medida mediante la utilización de un software. Aún si eres autónomo, existen opciones de facturación recurrente, adaptadas a tu presupuesto.

Puesto que el tiempo que te ahorras al implementar dichas soluciones es significativo, puedes dedicarte a actividades de mayor valor y que tengan un impacto económico positivo para el desarrollo del negocio.

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