¿Cómo generar un anticipo de factura adecuadamente?

Por Rina Peña
Actualizado el 27 de noviembre de 2020, públicado inicialmente en agosto 2019
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¿Modelo factura anticipo clientes? ¿Cuándo necesitas realizar un anticipo de factura? Cuando al vender bienes o servicios tus clientes te pagan por adelantado.

Como la facturación debes hacerla de acuerdo a las condiciones que establece la ley, te proponemos un modelo de factura de anticipo para tus clientes, con la información necesaria que debe contener la misma, ¡así no te tienes que preocupar por la forma en la que debes hacer la factura!

¿Qué es un anticipo de factura?

El principio básico de anticipo

El anticipo consiste en un forma de financiación en la que el cliente paga por adelantado una parte del importe del pedido de un bien o servicio. Esta suma inicial o pagos por plazos se deducen del saldo final a pagar, al momento que el pedido ha sido entregado o completado.

Cuando se requiere un pago inicial es a menudo para confirmar una orden, esto le asegura al proveedor que el cliente no va a cancelar el pedido de imprevisto, y si lo hace, la empresa no pierde tanto dinero. A la vez, cuando se fijan pagos en diferentes plazos, estos le aseguran al negocio tener flujos de dinero durante un tiempo.

En el caso de actividades que implican altos costos, por ejemplo, en materias primas en sectores manufacturados, o en tiempo dedicado a la prestación de servicios, el anticipo reduce el riesgo de impago.

El anticipo: una cuestión de flujo de caja

Por parte del deudor, el anticipo tiene la ventaja de distribuir los pagos a lo largo del tiempo:

  • Un primer pago valida el pedido.
  • En el ínterin podrán efectuarse otros pagos anticipados.
  • Se hace un saldo final, después de reducir el importe total con los anticipos anteriores.

El anticipo suaviza el flujo de caja y beneficia tanto al cliente como al proveedor, cuyas entradas de dinero se distribuyen desde el principio y, a veces, a lo largo de la producción o servicio.

¿Cómo facturar un anticipo?

1. Cumplir con las obligaciones legales

Tan pronto como recibas un anticipo, se debe realizar una factura y gravar el monto parcial o total con el IVA, la Ley 37/1992 en el artículo 75 así lo estipula: 

En las operaciones sujetas a gravamen que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos.

Los autónomos con prácticas profesionales, también deben aplicar el porcentaje de retención que le corresponde por IRPF.

Solo están exentas las entregas intracomunitarias de bienes que no sean susceptible a ser gravadas en el Estado miembro de destino o las entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos, siempre y cuando la persona adquirente en destino cumpla con lo establecido en el penúltimo párrafo de este artículo o no tenga el título de empresario o profesional.

Por otro lado, al momento de hacer la declaración del IVA, específicamente el modelo 303, los montos tienen que ser declarados en el trimestre y área de actividad a la que pertenecen según la fecha de la factura. Esto aplica tanto para el anticipo como para las ventas en general.

2. Anunciar el anticipo por adelantado

Si se utiliza un sistema de anticipo, se debe informar al deudor por adelantado. Por lo tanto, tus cotizaciones o facturas proforma deben mencionar esto. Sin embargo, debes recordar que una factura proforma no tiene un valor contable ni comercial. Por lo tanto, deberá ir seguida de una factura de anticipo como tal.

3. Declarar el IVA en los anticipos de clientes

Es de suma importancia que el anticipo esté claro desde el principio, pues de esto dependerá que puedas declarar el modelo 347 correctamente. En el mismo, los anticipos de los clientes debes registrarlos en la sección de facturas emitidas y tus clientes en el de facturas recibidas. Además, debes tener en cuenta que tienes que incluir el monto total facturado con el IVA incluido y que los importes deben estar detallados por trimestres.

4. Calcular el anticipo a facturar

El importe pagado como anticipo podrá ser un porcentaje del importe total, o un importe determinado, expresado en euros. Es costumbre fijarlo entre 30% a 50% de la cantidad total.

Modelo de factura de anticipo: descarga gratuita plantilla factura Excel

Existen muchos medios para realizar una factura de anticipo, puedes hacerla con un editor de texto como Microsoft Word o Excel, también puedes utilizar herramientas pensadas para la generación de todo tipo de facturas: ordinarias, rectificativas, factura de proforma, modelo factura entrega a cuenta o modelo factura pago a cuenta, etc. Descarga el modelo de factura online para hacer facturas en Excel. 

¿Por qué descargar un modelo factura anticipo clientes en Excel?

  • Contar con una plantilla de factura personalizable.
  • Crear una factura en unos cuantos clics.
  • Ingresar formulas para el cálculo automático del importe de la factura.
  • Duplicar la plantilla gratis para generar nuevas facturas.

¿Qué debe incluirse en un modelo factura anticipo clientes?

1. Reglas de facturación

La factura de anticipo se presenta como una factura clásica. Debes mencionar los mismos elementos obligatorios, entre estos están:

  • NIF,
  • nombre y dirección de la empresa,
  • nombre y dirección del cliente,
  • número de factura,
  • fecha,
  • monto anticipado.

La numeración sigue la misma cronología que para las demás facturas.

2. Las especificaciones del anticipo

La fecha que debe indicarse en el anticipo corresponde al día en el que fue hecho. En cuanto a las condiciones de pago, se puede especificar una fecha específica o la forma en la que se harán lo pagos.

El anticipo de factura no tiene que especificar las mercancías o servicios en cuestión, a diferencia de una factura tradicional, que siempre debe especificar la naturaleza, cantidad y valor de cada elemento de la venta.

3. Establecer el monto total de la factura

Es posible pagar uno o más anticipos en un misma transacción. En cada pago, es aconsejable que se especifique a cual factura pertenece cada uno.

Además, en la factura donde se realiza el pago final, debes detallar todos los depósitos hechos relacionado a esa venta, mencionando los montos, números y fechas de cada uno.

Emitir un anticipo de factura 

Tener en cuenta el IVA

Debes proceder como en una factura tradicional e indicar el importe con IVA, puedes aplicar el mismo por cada pago que te realicen o en el pago final. Sin embargo, ten cuidado de no contabilizarlo en sus diferentes plazos, y olvidar aplicar el impuesto al momento del saldo.

Evitar errores

El uso de software de facturación simplifica enormemente la tarea. A partir de un presupuesto, sólo tienes que especificar el importe o porcentaje del anticipo: el software lo envía automáticamente. Esto evita que se cometan errores de cantidad. Una gran ayuda para cuando tengas aplicar tasas diferentes.

Los mejores software para realizar tus anticipos de factura

Ventajas de utilizar un software de facturación en lugar de un modelo de factura Excel gratis

  • Generación de factura electrónica. 
  • Interoperabildad con pasarela de pago.
  • Gesitón de diferentes métodods de pago.
  • Recordatorios en cuanto a fechas de vencimiento.
  • Generación de número de factura.
  • Disponibilidad de diferentes modelos: plantilla de factura proforma, anticipos, etc.
  • Disminución de errores.
  • Seguridad de los datos.

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BitFactura es un software de facturación en línea que simplifica la Gestión Contable de autónomos y pymes. Gracias a su procedimiento simplificado para facturas similares y a sus modelos para nota de abono, factura proforma, factura recurrente, etc., puedes ahorrar una gran cantidad de tiempo.

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Los anticipos son una práctica útil tanto para el comprador como para el vendedor. Su implementación debe cumplir con ciertas reglas que el software de facturación te ayudará a aplicar, mientras profesionalizas tu gestión interna.
 

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