Trabajo colaborativo: ventajas de implementarlo en la empresa

4 ventajas de implementar el trabajo colaborativo en tu organización

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Más allá del trabajo en equipo, el cual es esencial para el funcionamiento óptimo de cualquier proyecto profesional, el trabajo colaborativo induce cambios más radicales en las organizaciones y en las prácticas de gestión. Implica mover las líneas de la empresa y redefinir la participación y responsabilidad de cada individuo.

Pero, ¿qué actitudes requiere el trabajo colaborativo para que contribuya efectivamente a un aumento en la productividad de la empresa? En este artículo lo analizamos, junto con sus ventajas.

Puesto que la eficacia de esta forma de trabajo reposa en la transformación digital y en el uso de software especializados, al final revisaremos qué herramientas existen y de qué manera simplifican la comunicación en la organización.

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¿Qué es el trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo se basa en la inteligencia colectiva; es decir, en la interacción entre diferentes personas y en la puesta en común de sus habilidades y conocimientos, en aras de lograr un objetivo común.

Lo anterior no se limita a las competencias de los individuos, sino también a:

  • los valores,
  • los proyectos,
  • la documentación,
  • los medios de comunicación,
  • los recursos,
  • las herramientas informáticas.

☝ ️ Este modo de trabajo conlleva un aprendizaje colaborativo que rompe con las barreras jerárquicas y lleva a las empresas de una estructura vertical, hacia una estructura horizontal.

Para qué sirve el trabajo colaborativo en la empresa

El objetivo de establecer una estrecha colaboración entre los equipos es promover:

  • el surgimiento de ideas a partir de diferentes puntos de vista,
  • la participación y la responsabilidad de todo el mundo en el proyecto,
  • la colaboración y la innovación.

Diferencia entre el trabajo en equipo y el trabajo colaborativo

La noción de trabajo en equipo se asocia a menudo con la de trabajo colaborativo.

Para comprender plenamente los desafíos del trabajo colaborativo es importante destacar las diferencias entre ambas nociones.

Cuando se trabaja en equipo, las tareas que componen un proyecto son jerárquicas y se asignan a una persona o equipo específico, con base en sus habilidades y teniendo en cuenta la estructura de la empresa.

Si bien este modo de funcionamiento puede prever una organización horizontal de las actividades, a menudo sigue funcionando dentro de un marco de trabajo vertical.

Trabajo en equipo:

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© The Noun Project

Por el contrario, el trabajo colaborativo implica una responsabilidad colectiva, objetivos y tareas comunes. Por ende, se desarrolla dentro de un marco más flexible.

trabajo colaborativo:

diferencias-trabajo-equipo-trabajo-colaborativo

© The Noun Project

Características del trabajo colaborativo

Existen algunas dinámicas que caracterizan el trabajo colaborativo, de manera que el mismo asegure una forma de trabajo eficiente y fluida.

1. Comunicación regular

El individuo no solo se centra en sus tareas, sino que amplía el alcance de sus acciones. El objetivo es alinearse con el resto del equipo para lograr un objetivo común predefinido.

Esto se traduce en una comunicación permanente y constructiva entre todas las personas involucradas.

2. Seguimiento

Este punto es similar al anterior: para no dispersar demasiado sus esfuerzos, los/las empleados⋅as deben poder seguir el avance del proyecto, para poder determinar lo que se ha logrado y lo que queda por hacer.

Tener visibilidad sobre el progreso del proyecto fomenta el trabajo colaborativo.

3. Ampliación del campo de acción

El trabajo colaborativo, basado en la inteligencia colectiva, solo funciona bien si el mérito, las aptitudes y la relevancia de una persona van más allá de su estatus profesional y el título de su cargo.

En este sentido, por ejemplo, se incentiva a que las personas del Departamento Comercial, Marketing, Producción, etc., presenten ideas que no estén directamente relacionadas con su área de especialización. De este intercambio surge la colaboración.

4. Eliminación de barreras jerárquicas

El trabajo colaborativo desafía las prácticas de la gestión tradicional al sugerir un aplanamiento de la estructura jerárquica.

Debido a esto, algunas empresas comienzan a reconsiderar el papel del/la Gerente. Su misión ya no consiste en imponer un marco estricto ni validar las acciones de sus subordinados, sino en promover la colaboración, a través de la orientación y el liderazgo.

Sin embargo, según el grado de madurez de la empresa con respecto al trabajo colaborativo, la eliminación abrupta de cualquier forma de gestión puede ser en menor o mayor grado perjudicial para los/las empleados⋅as. La plataforma de comercio electrónico Zappos, por ejemplo, ha perdido el 14% de su fuerza de trabajo tras la eliminación de los puestos directivos (fuente: The Wall Street Journal).

Ventajas del trabajo colaborativo

1. Mayor productividad

Solos vamos más rápido, juntos llegamos más lejos.

Proverbio africano.

Cada vez más empresas han comprendido que varias cabezas piensan más que una y que resulta más conveniente fomentar la inteligencia colectiva que el individualismo y la competencia. Esto permite mejorar la calidad del trabajo y ganar en productividad.

2. Ahorro de tiempo

Gracias a la centralización de la información, a partir de herramientas y métodos de colaboración, los equipos ahorran tiempo en la ejecución de sus tareas.

☝️ El trabajo colaborativo solo puede ser eficiente si las personas se organizan de manera inteligente y disciplinada, especialmente cuando se trata de reuniones de trabajo.

3. Resolución de problemas

Frente a las emergencias y otros problemas, los equipos están en capacidad de responder más rápidamente en pro de la resolución de problemas porque:

  • se sienten más involucrados y con más poder,
  • cuentan con más flexibilidad y agilidad,
  • ponen en común sus conocimientos y habilidades.

4. Bienestar laboral

El 60% de los empleados cree que el trabajo colaborativo tiene un impacto particularmente positivo en su motivación en el trabajo.

Según una encuesta de Ipsos y Openmind Kfé, sentirse valorado en el trabajo, crear vínculos con los colegas y poder evolucionar en un ambiente confiable, son condiciones que promueven el bienestar laboral.

Hoy en día, somos conscientes del impacto del desarrollo profesional en la retención del talento, la motivación y la productividad.

¿Cómo llevar a cabo el trabajo colaborativo?

1. Genera un entorno apropiado

Para fomentar el trabajo colaborativo, se reorganizan los espacios de trabajo.

En consecuencia, las oficinas open space parecen ser apropiadas ya que fomentan la proximidad y “deconstruyen” los servicios.

Un óptimo entorno de trabajo colaborativo también incluye lugares para reuniones e intercambios espontáneos, así como cubículos, salas de reuniones, áreas de descanso, etc.

2. Implementa herramientas eficaces

Aunque la noción de trabajo colaborativo no es nueva, últimamente ha cobrado una nueva dimensión, debido a la aparición de nuevos instrumentos de trabajo.

En efecto, estos instrumentos han permitido derribar las barreras tecnológicas y facilitar así el desarrollo de prácticas de gestión colaborativa. Estos pueden ser:

Fomenta el trabajo colaborativo y cooperativo

Si bien son varias las ventajas que conlleva el trabajo colaborativo, una modificación en la gestión de la empresa debe hacerse de manera gradual para no desestabilizar el correcto funcionamiento del negocio.

Este cambio, generalmente, debe ir de la mano de la transformación digital. La elección y apropiación de las herramientas adecuadas por parte de los equipos es una de las claves del éxito.

Sin embargo, según un estudio de Lecko y YouGov, solo entre el 5 y el 15% de los empleados utilizan regularmente las nuevas herramientas de colaboración. El correo electrónico sigue siendo el canal de comunicación preferido.

Debido a esto, es necesario desplegar estrategias que incentiven constantemente el trabajo colaborativo y cooperativo, a través de diferentes instrumentos de apoyo.

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