Recorrido por las 9 mejores plataformas colaborativas: funcionalidades principales

Las plataformas colaborativas están cambiando la forma que tienen las organizaciones de trabajar. De hecho, la colaboración y la comunicación están en el centro de los procesos internos de la empresa.

Una plataforma o herramienta colaborativa es una interfaz accesible a varias personas, que favorece las interacciones, gracias a la posibilidad de compartir y sincronizar elementos. También se conoce como groupware, un término que abarca los software de grupo.

Con las herramientas adecuadas, tus equipos son más eficientes y trabajan de forma más agradable y fluida. Pero, ¿qué plataforma colaborativa es la más adecuada para tu organización? Una comparativa se hace necesaria, ¡a que sí!

Una plataforma colaborativa es una solución híbrida que reúne herramientas de comunicación y colaboración, utilizadas internamente en un espacio profesional virtual común.

Accesible en línea, este software incluye:

• Gestión de proyectos;
• gestión electrónica de documentos (GED);
• la Red Social Corporativa (RSC);
• mensajería instantánea (chat);
• videoconferencias;
• gestión del conocimiento, blogs, comunidades;
• plataforma de gestión, cocreación, innovación participativa;
• calendario compartido, etc.

Existen una serie de características que hacen de estas herramientas algo bastante útil para el desarrollo de proyectos específicos:

• La centralización de herramientas: desde el punto de vista de la gestión, las soluciones colaborativas conllevan una transformación digital que reconfigura las relaciones internas. La dimensión de RR. HH. se ve impactada positivamente, tanto si se trata de una gran empresa como de una pyme.
• La optimización de los flujos de trabajo: al tener centralizada toda la información sobre un proyecto, hay una mejor visibilidad del trabajo que lleva a cabo cada persona. Asimismo, se rompen los silos, para lograr una mayor transversalidad en la empresa y, por tanto, un mayor compromiso entre equipos.
• La fluidez en la comunicación: contar con un espacio de intercambio, anima a las personas a permanecer en contacto. Todo el mundo está invitado a expresarse, comentar, dar su opinión o hacer una contribución. Así, los intercambios entre los equipos, incluso en el contexto del trabajo a distancia o de las empresas con múltiples sedes, se hace más fluido.
• La versatilidad de opciones que ofrecen: algunas plataformas están desplegadas a nivel local; otras, en cambio, están en línea y son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es el caso del software ofrecido en modo SaaS, cuyas ventajas operativas en términos de movilidad son innegables.

Existen diferentes tipos de plataformas colaborativas que podemos clasificar según la propuesta de valor y los usos que ofrecen:

1. Plataformas multifuncionales: hoy en día, muchas plataformas de colaboración han evolucionado para poder reunir el mayor número de herramientas posibles, capaces de satisfacer diferentes sectores y sus necesidades particulares.
2. Redes sociales corporativas (RSC): representan la evolución 2.0 de herramientas de comunicación como la intranet, utilizada internamente, y la extranet, utilizada para comunicarse con los proveedores y clientes. Se concibe como un lugar de trabajo digital que fomenta el intercambio de conocimientos entre los empleados. A medio camino entre la colaboración y la comunicación, es una herramienta de socialización.
3. Soluciones de comunicación unificada: una nueva generación de herramientas que tienen por objetivo centralizar todos los canales de comunicación de una empresa (telefonía en la nube, chat, mensajería, videoconferencia, pantalla compartida, documentos compartidos y calendario) en una única plataforma, con una sola interfaz.
4. Herramientas para compartir y transferir archivos: están pensadas para la gestión de contenidos y el archivo virtual en la nube, proporcionando todos los requisitos en términos de uso y seguridad que necesitan las empresas para su información.
5. Programas de gestión de proyectos y tareas: eficaces para coordinar el desarrollo de proyectos, gracias a contemplar la gestión documental, los flujos de trabajo, la comunicación entre equipos y demás aspectos que facilitan la realización de tareas.
6. Suites de oficina: el editor de texto, la hoja de cálculo y el software de presentación son las herramientas básicas para los empleados. Coordinadas entre sí y conectadas con aplicaciones afines como la agenda, la libreta de direcciones y la mensajería instantánea, constituyen una suite ofimática en el corazón del día a día en la empresa.

Puesto que una buena herramienta colaborativa debe ser capaz de alinearse con la forma de trabajar de tu empresa y evolucionar con ella. Para esto, las mismas deben contar con ciertas características. Teniendo esto en cuenta, Appvizer realizó la siguiente comparativa teniendo en cuenta:

• La versatilidad de la herramienta:
  • La automatización de los flujos de trabajo,
  • la comunicación,
  • la gestión documental.
• La proposición de valor agregado, bien sea a nivel de la interoperabilidad con otras herramientas o funcionalidades complementarias;
• la facilidad y ergonomía de la herramienta;
• la rentabilidad de la solución.

☝️  Los software son presentados en orden alfabético.

Asana es un software de gestión de tareas y proyectos que facilita la coordinación del trabajo en equipo. Esta herramienta brinda a los equipos de una misma empresa o proyecto, lo necesario para mantenerse sincronizados, cumplir con los plazos y alcanzar sus objetivos.

Asana es ideal tanto para uso individual como para su implementación en medianas y grandes empresas.

• Definición de objetivos estratégicos:
  • Definición y seguimiento de objetivos y resultados clave (OKR);
  • asignación de objetivos por empleado.
• Cronograma de trabajo:
  • Creación de diagramas de Gantt;
  • creación de planes de proyecto para el cumplimiento de plazos de entrega;
  • ajuste manual de fechas.
• Gestión del portafolio:
  • Visualización global de los proyectos en curso;
  • organización y priorización de tareas.
• Automatización de procesos:
  • Reglas para vincular automáticamente tareas creadas en Slack, Gmail o Outlook;
  • dependencia de las tareas que se actualizan automáticamente cuando surgen conflictos en el cronograma.
• Gestión de recursos:
  • Panorama completo de la capacidad productiva de cada equipo;
  • asignación de valores a las tareas (horas, puntos, etc.) para estimar la dedicación que requieren;
  • fácil reprogramación de tareas con la función arrastrar y soltar;
  • vistas filtradas por rol y por persona.

✅  Asana ofrece una versión gratuita para usuarios individuales o equipos que están empezando a gestionar proyectos.

La filosofía detrás del nombre de la herramienta en relación con el valor agregado que ofrece la misma: “Asana representa la unión de la forma y la fluidez, para permanecer concentrado a pesar de las distracciones”. En otras palabras, esta herramienta consigue simplificar la ejecución de tareas, al permitir una mayor concentración y fluidez para los equipos.

Figma es una plataforma de diseño digital que ayuda a los equipos a crear, compartir, evaluar y enviar diseños de alta calidad. Este software cuenta con herramientas capaces de simplificar los flujos de trabajo, promover la colaboración entre equipos y zonas horarias y diversificar los procesos de diseño para que sea más divertido y sencillo.

Esta herramienta de diseño en la nube puede ser utilizada por independientes, autónomos, pymes y grandes empresas que creen e implementen diseños.

• Herramientas colaborativas:
  • Creación, actualización y acceso a páginas del proyecto;
  • seguimiento de archivos creados por cada usuario en su perfil;
  • visualización de proyectos y colaboradores en las páginas de equipo y organización;
  • diseño colaborativo entre colegas de trabajo;
  • seguimiento al proceso de diseño con el modo observación;
  • historial de versiones;
  • envío de enlaces hacia tus prototipos;
  • inclusión de comentarios, menciones a las personas del proyecto para obtener respuestas o retroalimentación.
• Características para diseño:
  • Creación de bibliotecas de archivos, iconos, fondos, imágenes, avatares, fuentes, etc., alineadas con el código y que evolucionan a medida que la empresa crece;
  • funcionalidad de drag & drop para mover archivos fácilmente;
  • componentes y diseños reutilizables, intuitivos de usar y fáciles de intercambiar;
  • creación de componentes para facilitar el trabajo de los desarrolladores.

✅ Figma ofrece una versión gratuita para la gestión de un proyecto.

Su nuevo tablero online, FigJam, diseñado especialmente para que los equipos exploren ideas juntos. Con esta herramienta, puedes crear documentos de diseño colaborativo en los cuales llevar a cabo lluvias de ideas, trazar flujos de trabajo y dejar comentarios en tiempo real, mientras las personas van creando.

G-Suite, ahora llamado Google Workspace, es un servicio que ofrece un conjunto de herramientas de comunicación y trabajo colaborativo online. Las soluciones de G-Suite abierta permiten conectar nubes públicas y privadas, de manera que las empresas puedan modernizarse y crecer a mayor velocidad, independientemente del entorno.

La suite de Google es ideal para optimizar y simplificar el trabajo de startups, pymes y grandes organizaciones de todos los sectores que requieran trabajar en simultáneo y de manera colaborativa.

• Productividad y colaboración:
  • Correo electrónico sin anuncios y con protección contra suplantación de identidad y spam;
  • Google Chat (aceptación automática de invitaciones e historial de conversaciones);
  • Google Calendar (consulta y reservación de salas);
  • Google Docs. (hojas de cálculo, presentaciones, etc.);
  • Google Meets para llamadas de voz y videoconferencias con posibilidad de grabación;
  • Google Drive para creación, edición y almacenamiento de documentos en la nube;
  • creador de sitios web y formularios de encuesta.
• Seguridad y gestión:
  • Verificación de acceso en dos etapas;
  • programas de protección avanzada;
  • gestión de puntos de conexión;
  • controles de políticas.
• Otras herramientas:
  • AppSheet para la creación de aplicaciones sin necesidad de programar código.
  • Cloud Search para tareas que requieran una búsqueda inteligente avanzada.

La pizarra digital colaborativa Jamboard, la cual permite el acceso y la conectividad a un lienzo interactivo, desde el navegador web o el móvil y que facilita la creación de contenido de manera colaborativa en tiempo real. En este lienzo puedes dibujar, importar imágenes y otros contenidos desde la web o tus documentos para añadirlos a tu proyecto.

Ideaflip es un software de trabajo colaborativo que otorga importancia a las ideas a partir de un novedoso de sistema de notas adhesivas. Gracias al diseño moderno y sencillo de Ideaflip, la planificación de proyectos y la organización del trabajo se vuelven flexibles y fluidas. Asimismo, las reuniones a distancia se vuelven divertidas y eficaces.Ideaflip puede ser utilizado por equipos de cualquier tamaño que deseen sacarle mayor provecho a sus reuniones creativas.

• Creación de notas autoadhesivas que contribuyen a:
  • Animar y dinamizar las reuniones en torno a las lluvias de ideas;
  • organizar los flujos de trabajo;
  • priorizar actividades y definir subactividades en cada proyecto;
  • establecer un sistema de votación para la evaluación de pensamientos, conceptos y planes;
  • anotar comentarios a medida que vayan surgiendo;
  • conectar actividades e ideas para configurar flujos de trabajo más claros.
• Descarga y exportación de archivos y documentos para compartir con otros equipos.
• Creación y difusión de tableros de notas adhesivas entre los miembros de tu equipo para que el trabajo conjunto pueda llevarse a cabo, incluso a distancia.
• Envío de invitaciones a sesiones rápidas para actores externos de la organización que requieran participar en el proceso creativo.
• Galería de plantillas y procesos que incluye diseños de rejilla y análisis retrospectivos de diferentes tipos.

✅   Ideaflip ofrece una prueba gratuita durante 14 días.

Las plantillas que pone a disposición Ideaflip para la gestión de proyectos, la definición del modelo de negocio y la optimización de las formas de trabajo internas, entre las cuales se incluyen: el Business Model Canvas, el Análisis SWOT, el Strategy Explorer y el Swimlanes.

Microsoft Office 365 es una herramienta colaborativa en la nube que proporciona un entorno seguro y privado para crear, editar, compartir y almacenar archivos y documentos. Este proveedor de los reconocidos e imprescindibles servicios de Word, Excel y PowerPoint, ofrece también sus servicios en línea a través de Sharepoint.

La suite de Microsoft es ampliamente utilizada por empresas de todos los tamaños y todos los sectores económicos que requieren trabajar con archivos compartidos.

• Trabajo colaborativo y comunicación:
  • Microsoft Teams para la creación de reuniones online y videollamadas para un máximo de 300 personas;
  • chat de equipo disponible desde el escritorio o cualquier otro dispositivo móvil;
  • creación de espacios de equipo para compartir información, contenido y archivos;
  • organización de seminarios web con páginas de registro incluidas, así como confirmaciones por correo y creación de informes.
• Correo electrónico y calendario:
  • Buzón de 50 GB;
  • personalización del nombre de dominio;
  • Exchange para acceder a correos de categoría empresarial en dispositivos móviles, tabletas, escritorios y desde la web;
  • administración del calendario;
  • calendarios compartidos;
  • programación de reuniones.
• Gestión de empresa:
  • Microsoft Forms para la recopilación de comentarios de clientes y empleados;
  • Microsoft Lists para hacer seguimiento del trabajo en equipo;
  • Microsoft Bookings para programación y administración de citas.

✅   Microsoft Office 365 ofrece una prueba gratuita durante un mes.

Las ventajas que brinda el hecho de que Microsoft Office 365 pueda integrarse con la RSE Yammer y Skype for Business, lo que la convierte en una herramienta no solo apta para la gestión documental, sino también para las comunicaciones. Además, la herramienta también ofrece un espacio de almacenamiento adaptado a grandes volúmenes de información.

Slack es una aplicación de comunicación que ofrece servicios de mensajería a las empresas para que se puedan mantener conectadas en todo momento. Gracias a la tecnología de Slack, los equipos empresariales pueden trabajar de forma colaborativa, eficaz e interconectada.

El entorno seguro de Slack está pensado para ofrecer a empresas de todos los tamaños, la seguridad que requieren respecto a su información.

• Espacios organizados:
  • Creación de canales (abiertos o cerrados, según el nivel de confidencialidad requerido) para cada proyecto, tema o equipo;
  • visión compartida del trabajo realizado;
  • envío de invitaciones a actores externos a la empresa para comunicarse con ellos;
  • funcionalidad de “Juntas” para tener conversaciones de voz en directo;
  • centralización de la información;
  • almacenamiento de histórico de archivos.
• Personalización de los flujos de trabajo:
  • Definición y personalización de notificaciones, según el estado (ausente, ocupado, etc.);
  • automatización de tareas diarias;
  • creación procesos de solicitudes estándar;
  • envío de reconocimientos y organización de lluvias de ideas.
• Comunicaciones:
  • Envío de anuncios internos para toda la empresa o por departamentos;
  • llamadas de voz y video;
  • videoconferencias con la opción de compartir pantalla.

✅   Slack ofrece una versión gratuita que incluye: 10 000 mensajes, 10 integraciones, llamadas de voz y videollamadas.

La herramienta Slack Connect que permite trasladar las comunicaciones con tus colaboradores, proveedores o clientes fuera de las cadenas de correo electrónico y así aumentar tu productividad. Esta solución tiene un impacto positivo comprobado en aspectos como la concretización de acuerdos comerciales y el tratamiento efectivo de tickets de casos de clientes.

Trello es una herramienta de colaboración visual para gestionar proyectos y organizar el trabajo. A través de tableros, listas y tarjetas, Trello permite organizar y priorizar tareas y actividades en contextos tanto personales como laborales.

Trello es ideal para pymes y grandes empresas que busquen optimizar procesos de ventas, marketing, recursos humanos y más.

• Organización del trabajo:
  • Tableros, listas y tarjetas para la organización de tareas y actividades;
  • configuración de calendarios y cronogramas;
  • panel de estadísticas para la consulta de diferentes datos.
• Gestión de tareas:
  • Difusión y supervisión del progreso de cada tarea;
  • creación de tarjetas y visualización en listados y por estado de tarea;
  • desglose de tareas con vista previa de checklists, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, conversaciones, etc.;
  • repartición de cargas de trabajo.
• Automatización del flujo de trabajo:
  • Inteligencia Artificial (Butler) que usa comandos lingüísticos naturales para automatizar acciones y tareas comunes;
  • configuración de botones personalizados;
  • registro de actividad;
  • alertas sobre plazos a vencer.
• Elaboración de informes:
  • Creación de campos personalizados;
  • Power-ups para la integración con otras herramientas y software como Confluence, Slack, Google Drive y más.
• Marketing:
  • Planificación de campañas retrospectivas con visuales de su progreso;
  • establecimiento de flujos de trabajo y desarrollo de canales de comunicación.

✅   Trello ofrece una versión gratuita que incluye: tarjetas ilimitadas, hasta 10 tableros por espacio de trabajo y almacenamiento ilimitado, entre otros.

La completa base de recursos gráficos y operativos que ofrece Trello, en la cual puedes encontrar plantillas fáciles de copiar o bien crear las propias para personalizar tus proyectos y comenzar a promover el trabajo colaborativo entre los equipos.

Visme es una herramienta concebida para ayudar a autónomos y empresas a diseñar, almacenar y compartir contenido de calidad y visualmente agradable.

Además de poder considerarse como un taller de trabajo para diseñadores, Visme también es una plataforma colaborativa para intercambiar contenido educativo y proporcionar a personas que no cuenten con mayores conocimientos en diseño gráfico, las herramientas que necesitan para convertirse en verdaderos comunicadores visuales.

• Imagen de marca:
  • Creación de contenido de marca;
  • almacenamiento de activos de diseño, logotipos, colores, fuentes, imágenes y plantillas en una ubicación central para garantizar que el contenido de tus clientes se ajuste a la marca en todo momento;
  • análisis exhaustivos sobre las piezas de contenido creadas;
  • descarga y difusión de contenidos.
• Creación de contenido:
  • Presentaciones de venta para captar clientes potenciales;
  • creación de infografías para micrositios y cuadros de mando de clientes que informen sobre los resultados de las campañas;
  • visualizaciones de datos, cuadros de mando e informes;
  • blog interactivo y gráficos para redes sociales.
• Marketing: herramientas para la creación de campañas de marketing.
• Recursos Humanos: creación de documentos internos como políticas de empresa y presentaciones corporativas, manuales de formación para nuevos empleados, etc.

✅   Visme ofrece una versión gratuita que incluye: 100 MB de almacenamiento, plantillas y proyectos.

La posibilidad que brinda Visme a los equipos que diseñan piezas gráficas de trabajar en estrecha colaboración. Todas las creaciones pueden ser enviadas por correo electrónico o a través de un enlace privado para ser revisadas por los clientes, de manera que puedan dejar comentarios que permitan mejorar y finalizar los diseños.

Wimi es una plataforma colaborativa que propone funciones de productividad esenciales para espacios de trabajo unificados, a través de una interfaz sencilla y atractiva. Dentro de sus soluciones, propone funcionalidades para el trabajo en equipo, el intercambio de documentos, la gestión de tareas y la optimización de la comunicación entre equipos.

Esta solución de gestión en línea todo en uno está diseñada para equipos de trabajo tanto grandes como pequeños de cualquier sector económico.

• Espacios de trabajo unificados: personalización y desarrollo de proyectos y actividades.
• Comunicaciones:
  • Canales de discusión;
  • mensajes privados;
  • llamadas audio y video para interacciones en tiempo real;
  • pantalla compartida.
• Gestión documental:
  • Organización e intercambio de documentos y archivos entre colegas y con los clientes;
  • arborescencia de archivos;
  • previsualización de documentos;
  • historial de las actividades de los archivos y sus versiones.
• Gestión de tareas:
  • Creación y administración de categorías de tareas;
  • generación y recepción de comentarios y notificaciones sobre las tareas en curso;
  • vista Kanban.
• Cronograma:
  • Creación de eventos;
  • visualización de hitos, las fechas clave de cada proyecto;
  • calendarios compartidos;
  • creación de eventos recurrentes;
  • sincronización de calendarios a través de Outlook Connector.
• Reportes:
  • Gráficos de actividad de los proyectos;
  • estimaciones sobre las fechas de entrega;
  • informes de desempeño de los equipos.

✅   Wimi ofrece una prueba gratuita durante 14 días.

La gestión que hace Wimi de los derechos de acceso para cada perfil que participa dentro de un proyecto (empleado, socio, cliente). Esto permite a las organizaciones administrar con precisión los diferentes espacios de trabajo y módulos, así como garantizar la seguridad de los archivos.

Las herramientas de trabajo colaborativo en la nube, ya sean multifuncionales o especializadas, permiten desarrollar la inteligencia colectiva. Ahora puedes elegir tu futura plataforma colaborativa con base en sus características y propuesta de valor. ¡No esperes más!