¿Abrumado? ¡Domine el arte de la planificación de tareas para triunfar!

En el trabajo, la planificación de tareas es esencial, ya que te da una idea clara de lo que tienes que hacer, en qué orden y sin omisiones.
Es muy importante organizarse para llevar a cabo las distintas tareas, sobre todo en la gestión de proyectos.

Así sabrás a qué atenerte, fomentarás el trabajo en equipo y estarás en condiciones de comunicar tus progresos a tus directivos, socios y clientes.

Le guiaremos en esta etapa crucial, combinando organización, colaboración y productividad.

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Planificación de tareas: definición y retos

El objetivo de la planificación es determinar y programar las tareas que hay que realizar en un proyecto y, a continuación, estimar su duración y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Existen varias técnicas para dividir un proyecto en tareas y asignarlas en un calendario.

La gestión de tareas implica una serie de acciones

1. Identificar las tareas, desglosando el proyecto,
2. dar prioridad a las tareas: programarlas en relación con las demás,
3. programar las tareas: distribuirlas en el tiempo,
4. distribución de tareas: asignación de recursos.

Interconectadas, estas acciones exigen a veces pasar a la etapa siguiente y reajustarse después. Por ejemplo, las limitaciones en la asignación de recursos humanos pueden llevar a revisar la planificación.

Por supuesto, la planificación está estrechamente relacionada con el factor tiempo (¿cuándo?), pero también con :

• los objetivos (¿qué?)
• las partes interesadas (¿quién?)
• métodos e instrumentos (¿cómo?),
• las limitaciones:
  • los recursos suelen ser limitados (mano de obra, equipos) ;
  • La duración del proyecto debe ser lo más breve posible;
  • el coste debe ser lo más bajo posible y ajustarse al presupuesto asignado inicialmente
  • la calidad debe ser óptima y ajustarse a las previsiones.

Así pues, hay 5 parámetros esenciales a tener en cuenta:

• Calidad
• coste
• plazo de entrega
• rendimiento
• el riesgo.

La importancia de la planificación

La planificación de tareas es esencial porque permite :

• definir la secuencia lógica de las tareas entre sí y a lo largo del tiempo,
• expresar una necesidad de recursos o medios,
• analizar las cargas de trabajo,
• tener en cuenta los factores de riesgo (limitaciones ajenas al proyecto),
• comparar el progreso real con las previsiones,
• analizar las consecuencias de una diferencia entre lo previsto y lo realmente realizado,
• identificar las fechas "más tardías" de inicio y "más tempranas" de finalización de las tareas,
• simular hipótesis optimistas, pesimistas o probables,
• priorizar tareas.

Las 4 etapas de la planificación

Etapa 1: Identifica tus objetivos y las tareas necesarias para alcanzarlos

Antes de lanzarte de cabeza a algo, tómate tu tiempo para definir adónde quieres llegar.
Un objetivo claro significa un proyecto bien definido. Y cuando dices objetivo, dices tareas del proyecto a realizar.

📌 Piensa en estas preguntas

• ¿cuál es el entregable previsto?
• de qué recursos se dispone?
• quién hace qué y por qué?

A continuación, desglosa cada función o fase del proyecto en tareas concretas. Cuanto más preciso seas, más productiva será la gestión de tu proyecto .

Paso 2: Defina la prioridad de cada tarea y asígnele una fecha límite

No todas las tareas tienen el mismo peso. Algunas son urgentes, otras simplemente importantes.
Priorízalas, utilizando por ejemplo la matriz de Eisenhower (que se explica más adelante en este artículo).
A continuación, añada plazos realistas a cada tarea.

Piensa también en las dependencias entre tareas. Es imposible que pongas las baldosas antes de haber hormigonado la losa 😉 .

Paso 3: Asignar tareas

Una planificación eficaz de las tareas se basa en una buena división del trabajo.
Asigna cada acción a un miembro del equipo en función de:

• su disponibilidad ;
• sus habilidades ;
• la carga de trabajo actual.

Una buena herramienta de gestión te ayudará a visualizar todo esto. Además, el compromiso personal aumenta cuando se sabe exactamente qué hay que hacer y por qué.

Paso 4: Controla el progreso de tus tareas

Planificar está bien. El seguimiento es aún mejor.
Sin visibilidad en tiempo real, su bonito calendario corre el riesgo de acabar como un rompecabezas.

Establece un seguimiento claro del progreso. Utiliza un panel de control, un diagrama de Gantt o una solución más visual como Trello o Asana.

🎯 ¿El objetivo?

• Identificar cualquier retraso o bloqueo ;
• reajustar la carga de trabajo si es necesario;
• mantener a todos en el mismo barco (y en el buen camino).

Gestión de tareas

Desglose y programación de tareas

Para realizar una tarea imposible, la dividimos en pequeños trozos de tareas simplemente muy difíciles, que luego dividimos en tareas terriblemente arduas, que a su vez dividimos en tareas delicadas, y así sucesivamente.

Terry Pratchett, auteur anglais

¡Ése es el secreto! Para mejorar la viabilidad del proyecto, hay que hacer las tareas más accesibles y menos aterradoras, para movilizar y motivar a los empleados. Cada tarea completada se convierte entonces en un éxito reconfortante.

Dividir las tareas también facilita la estimación de plazos y costes, y elimina muchos de los factores de riesgo asociados a proyectar demasiado lejos en el futuro. Es lo que se conoce como efecto túnel: es imposible evaluar la carga de trabajo de otra manera.

Lo ideal es que la tarea a desglosar sea rápida (un día, por ejemplo) y "atómica": es una unidad de proyecto y puede realizarse por sí sola.
Si depende de las demás y sus límites son demasiado difusos, hay que revisar el desglose. Hay varios métodos que pueden ayudarle a hacerlo.

Mapas mentales

Este método de mapa mental, que permite organizar la mente y tomar decisiones bien meditadas a partir de un problema, puede utilizarse individualmente o en grupo.
El objetivo principal se escribe en el centro, dando lugar a ramas de palabras clave que se van creando sobre la marcha, de las que fluyen otras ideas, tareas y limitaciones. El diagrama va de lo general (en el centro) a lo específico.

Jefe de proyecto, equipo de proyecto, su trabajo no acaba aquí: ahora que las distintas tareas están claramente identificadas, hay que establecer su interconexión (o interdependencia).

Las tareas pueden ser :

• sucesivas
• simultáneas
• convergentes.

Pero, ¿cuáles debe realizar primero para garantizar una secuencia fluida y lógica?

Entran en juego dos criterios

• la importancia de la tarea en el conjunto del proyecto,
• su grado de urgencia.

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es uno de los métodos operativos más conocidos para dividir un proyecto en unidades gestionables.
Se trata de un mapa jerárquico que comienza con las principales actividades que deben llevarse a cabo, es decir, los principales entregables y las tareas que deben realizarse.-Se trata de un mapeo jerárquico que parte de las principales actividades a realizar, es decir, los entregables y subentregables principales (proyecto padre y tareas hijas por debajo), hasta las tareas necesarias para llevarlas a cabo y las subtareas.

Para ello, por supuesto, debe

• haber realizado un inventario exhaustivo de todos estos entregables y tareas en la fase previa,
• identificar las tareas interdependientes vinculadas a entregables y subentregables bien definidos (organizados anteriormente en columnas).

El método MoSCoW

En la gestión ágil de proyectos, este método de priorización se centra precisamente en la importancia de la tarea y su impacto en la finalización del proyecto.

Existen :

• Debe tener: esencial,
• Debería tener: importante,
• Podría tener: tiene poco impacto,
• Won't have but would like: opcional.

La matriz Eisenhower

Prioriza la importancia sobre la urgencia.

Lo importante rara vez es urgente, y lo urgente rara vez es importante.

Dwight David Eisenhower

Nota: El mismo tipo de matriz puede utilizarse con los criterios de "ganancia" y "esfuerzo":

Para los más científicos, existe otro método: la simulación de Montecarlo.

Se trata de una técnica matemática informatizada que propone varios esquemas posibles y sus probabilidades de realización en función de las decisiones tomadas. En el cálculo se incluyen todas las consecuencias de las elecciones intermedias.

Multiplicar los criterios ( puntuación)

1. Enumere las tareas a realizar, en cualquier orden;
2. Si tiene 5 tareas, asigne puntuaciones de urgencia e importancia de 1 (mínimo) a 5 (máximo) a cada tarea;
3. Multiplique las dos puntuaciones;
4. En la columna de prioridad, la tarea más urgente es la que tiene la puntuación más alta, etc.

Esto también funciona con los criterios "ganancia"/"esfuerzo".

El diagrama PERT

Este diagrama muestra la conexión entre tareas.

El tiempo estimado permite establecer la ruta más corta, pero también conduce al método del camino crítico, que identifica el camino más crítico, la ruta más larga para alcanzar el objetivo.

Este método, desarrollado por Morgan Walker y James Kelley en 1957 para gestionar proyectos con un gran número de tareas, ha sido cuestionado porque no tiene en cuenta los recursos humanos, presupuestarios, materiales y tecnológicos imprescindibles para una proyección realista.

Planificación y asignación de tareas

Al igual que ocurre con los métodos de desglose de tareas y programación, estas dos fases se reúnen en la misma sección porque van de la mano.
Existen muchas herramientas de planificación de tareas. He aquí una selección.

El método de la cadena crítica

Para compensar las deficiencias del método del camino crítico, muchos jefes de proyecto prefieren utilizar el método de la cadena crítica, que tiene en cuenta :

• los recursos disponibles y su nivelación
• Los factores de riesgo (costes ocultos, retrasos, fracasos),
• los conflictos de prioridades debidos a la multitarea de los empleados, que no pueden dedicarse plenamente a varias tareas al mismo tiempo,
• la puesta en común de márgenes de seguridad para las tareas críticas ( buffer del proyecto).

En este artículo encontrará extractos de cursos de formación sobre los métodos PERT y de la cadena crítica, rápidos y directos.

El diagrama de Gantt

Presenta gráficamente el avance de las tareas y sus plazos, con la lista de actividades (en la ordenada) y las unidades de tiempo (en la abscisa).
Cada tarea puede estar vinculada a :

• recursos (humanos o materiales)
• conexiones (con otras tareas),
• fechas (inicio y fin).

El diagrama de Gantt (llamado así por su creador, Henry Gantt) es muy utilizado porque es :

• fácil de utilizar
• fácil de actualizar
• fácil de entender tanto por expertos como por principiantes
• muy visual
• estructurador
• colaborativa,
• dinámico.

Ejemplo 2:

Al mismo tiempo, se puede elaborar un cuadro de distribución de tareas, a veces llamado kifékoi?
Proporciona al director del proyecto un resumen de las tareas de todas las partes implicadas y los recursos que deben desplegarse para llevarlas a cabo.

Soluciones de software de programación de tareas

Atrás quedaron los días de los paneles de pared con canalones o los enchufes en T.

En cuanto a Excel, cuyas funcionalidades se pueden exprimir siempre que se dominen, por qué no. Pero para los novatos y los jefes de proyecto que no tienen tiempo que perder, ¡adelante!

Excel es :

• consume mucho tiempo
• no se adapta al trabajo colaborativo
• no es móvil
• poco legible cuando se planifican muchas tareas.

Un vistazo rápido al planificador de tareas de Excel con un diagrama de Gantt:

Y ahora, ¡bienvenidos a la era digital, colaborativa y móvil!

Algunas herramientas gratuitas de planificación de tareas

Tu agenda electrónica de Outlook o Gmail

Crea tareas, con colores dedicados, recurrencias, inicios y finales. Aparecerán entonces en tu calendario en línea, que podrás consultar desde tu ordenador o smartphone, y te enviarán recordatorios.
También puedes invitar a otras personas y añadir archivos adjuntos.
Es mejor que Excel para colaborar, pero no te permite hacer diagramas, por ejemplo, ni tener una visión de conjunto, informes personalizados, etc.

Aplicaciones para Android o iPhone

Existen muchas aplicaciones tipo lista de tareas, como Wunderlist y Todoist. Pero sus funciones son bastante básicas. Para obtener más, a menudo hay que actualizarse a la versión premium.

Por ejemplo, Todoist, que detecta automáticamente cierta información clave en tu idioma ("reunión todos los lunes") y automatiza la tarea recurrente.

Otras ventajas son

• lista de comprobación,
• notificaciones geolocalizadas,
• sincronización con iCal, Google Calendar, etc,
• gratuito para 80 proyectos activos.

El software de gestión de tareas de código abierto de referencia: redmine

Totalmente configurable, Redmine se adapta fácilmente a las especificidades de sus proyectos. Puedes crear tantos campos como quieras en forma de tickets (solicitudes de acción), para agruparlos y filtrarlos rápidamente.
Como todo software de código abierto, lleva tiempo configurarlo y requiere conocimientos informáticos internos, pero la herramienta merece la pena, ya que se adapta a tus necesidades y limitaciones.

Redmine ofrece :

• un número ilimitado de usuarios,
• una conexión segura con nombre de usuario y contraseña,
• una visión general de todos los proyectos en curso,
• una hoja de ruta,
• una vista de calendario o de lista,
• creación de listas personalizadas,
• compartir con los miembros de su equipo,
• crear tickets con título, descripción, número y campos personalizables,
• generar informes (diagramas de Gantt, gráficos desplegables).

Redmine

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Gestión de proyectos eficiente para equipos organizados

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Planificadores de tareas profesionales y de pago

Asana, la colaboración en su corazón

Este software de gestión de tareas y proyectos está diseñado para la colaboración y planificación de proyectos de tamaño medio.

Ofrece una agradable experiencia de usuario y colaborador con una interfaz intuitiva y funcionalidades bien pensadas.
Se puede integrar con una amplia gama de herramientas, como Redmine, Gmail, Outlook, Slack y Zapier.

Asana ofrece una versión gratuita para hasta 15 usuarios y una versión premium desde 5,75 €/mes/usuario para pequeñas empresas.

Asana

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Gestión del trabajo, proyectos y tareas

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Beesbusy, la potencia simplificada

Beesbusy es un software francés de gestión de proyectos, ideal para empresas de entre 20 y 300 usuarios. Su promesa: hacerle más eficaz en la planificación y gestión diaria de sus tareas y proyectos.

Beesbusy ofrece gratuitamente un paquete gratuito con un número ilimitado de proyectos, listas y tareas para una organización simplificada. Cabe señalar que para sus paquetes de pago, el editor tiene en cuenta el hecho de que "no todos los usuarios son activos": tiene en cuenta a los usuarios ocasionales para una escala de tarifas más justa.

Los puntos fuertes de Beesbusy en la planificación de tareas incluyen :

• La visualización de las tareas en una lista para poder gestionarlas en grupos, en modo Kanban,
• la priorización visual simplificada de las tareas (permanecen visibles en la parte superior de la lista),
• un diagrama de Gantt para cada proyecto con una visualización que permite planificar para duraciones cortas o largas, también disponible en vista multiproyecto,
• la posibilidad de desglosar fácilmente la carga de trabajo por recurso, independientemente de la duración de la tarea, para que pueda ver por sí mismo la viabilidad del proyecto en el plazo previsto,
• su facilidad de uso es reconocida por los usuarios, que la prefieren a Trello, gracias a la especial atención prestada a la ergonomía.

Beesbusy

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Funcionalidades fáciles de usar y elaboradas

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MeisterTask, ágil y visual

MeisterTask es una herramienta de gestión de tareas muy intuitiva para equipos que trabajan en modo proyecto. Se adapta a todos los proyectos y procesos de trabajo ágiles. Dispone de una interfaz agradable y personalizable.
Combinada con MindMeister, permite crear mapas mentales y colaborar en ellos.

MeisterTask también ofrece una versión gratuita, haz clic en el enlace para ver lo que incluye.

Ofrece :

• la creación y gestión de cuadros de mando personalizables,
• tableros Kanban
• calendarios editoriales,
• automatización de ciertas tareas,
• fácil integración con las herramientas utilizadas por su equipo (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, etc.),
• adición de documentos,
• conexión y dependencia entre tareas,
• campos personalizables en cada tarea, etc,
• una aplicación móvil gratuita para iPhone y iPad.

MeisterTask

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Mejora la Gestión de Tareas con Herramienta Innovadora

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El planificador de tareas en Windows 10

Microsoft Planner forma parte de la suite Office 365.
A menudo se compara con Trello por su programación de tareas:

• columnas personalizables
• tarjetas de tareas que se pueden mover de columna en columna.

También permite :

• compartir archivos,
• discusiones sobre el trabajo en curso,
• actualizaciones de progreso.

Trello, la herramienta de los creativos

Trello es una aplicación que facilita la creación de espacios visuales divididos en pasos para organizar y seguir a la perfección el progreso de tus proyectos.

Muy popular entre los equipos creativos, ofrece una visión rápida del progreso del proyecto mediante tableros inspirados en el método Kanban (notas post-it en una pizarra blanca).
Al igual que Microsoft Planner, no sirve para proyectos complejos, pero es una buena solución para gestionar tareas sencillas.

Trello

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Herramienta para trabajar de forma colaborativa

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Cómo elegir su herramienta de planificación Tabla comparativa

No todas las herramientas son iguales. Algunas están diseñadas para la gestión de proyectos complejos. Otras brillan por su sencillez y productividad inmediata.
Debes elegir en función de tus necesidades, tu equipo y tu estilo de trabajo.

Aquí tienes una rápida comparativa que te ayudará a tomar la decisión correcta 👇 :

💡 Consejo: prueba varias herramientas antes de decidirte. Una buena herramienta de gestión debe adaptarse a tu forma de trabajar, ¡no al revés!

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¡Deja de matarte a trabajar!

No faltan soluciones que te ayuden a gestionar tus tareas y optimizar la planificación de tu trabajo.
Merece la pena elegir una que te permita integrar las herramientas que tus equipos ya utilizan a diario, como Asana o MeisterTask, para un ahorro de tiempo exponencial y una gestión muy intuitiva.
Prueba las versiones gratuitas y comparte tus experiencias con nosotros.