3 pasos para una planificación de tareas exitosa

Planificación de tareas: ¿por qué hacerla y cómo?

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En el trabajo, la planificación de tareas es primordial para dar visibilidad a lo que tienes que hacer, en qué orden y sin dejar nada de lado.

Especialmente, en la gestión de proyectos, es muy importante organizarse para cumplir a cabalidad con la lista de tareas y las diversas misiones que se tienen.

Te guiamos a través de este proceso crucial, el cual combina organización, colaboración y productividad.

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¿Qué es la planificación de tareas?

El objetivo de la planificación es identificar y programar las tareas que deben llevarse a cabo dentro de un proyecto y luego estimar su duración y los recursos necesarios para completarlas.

La gestión de tareas implica un conjunto de acciones:

  1. Identificación.
  2. Priorización y programación.
  3. Planificación en el tiempo.
  4. Asignación de recursos.
  5. Interconexión de acciones, evaluando cuáles son prescindibles para pasar al siguiente paso y, en caso de ser necesario, hacer reajustes.

La planificación está, por supuesto, estrechamente ligada al factor tiempo (¿cuándo?), pero también a:

  • los objetivos (¿qué?),
  • los interesados (¿quiénes?),
  • los métodos y herramientas (¿cómo?),
  • las restricciones:
    • recursos limitados (mano de obra, materiales);
    • la duración del proyecto;
    • costo lo más bajo posible y dentro del presupuesto inicialmente asignado;
    • óptima calidad y en línea con las previsiones.

Así pues, deben tenerse en cuenta 5 parámetros esenciales:

  • calidad,
  • costo,
  • fecha límite,
  • rendimiento,
  • riesgos.

Importancia de la planificación y organización de tareas

La programación de tareas es esencial porque permite:

  • definir la secuencia lógica de las tareas entre ellas y en el tiempo,
  • expresar una necesidad de recursos o medios,
  • analizar las cargas de trabajo,
  • tener en cuenta los factores de riesgo (limitaciones externas al proyecto),
  • comparar los progresos reales con las previsiones,
  • analizar las consecuencias de una brecha entre lo que se planeó y lo que realmente ocurrió,
  • identificar las fechas de inicio "más tardío" y final "más temprano" de las tareas,
  • simular hipótesis optimistas, pesimistas o probables,
  • priorizar las tareas.

¿Cómo planificar tareas? 3 pasos

1. Divide las tareas

La forma de lidiar con una tarea imposible es cortarla en un número de sub-tareas muy difíciles, y dividir cada una de estas en un grupo de actividades horriblemente duras, y cada una de ellas en acciones complejas, y así sucesivamente...

Terry Pratchett, autor inglés.

Para asegurar la viabilidad del proyecto, las tareas deben hacerse más asequibles y menos aterradoras. La división de las tareas también facilita la estimación de los tiempos y los costos, así como la eliminación de muchos factores de riesgo, producto de hacer proyecciones demasiado lejanas.

Busca que la sub-tarea sea rápida (realizable en día, por ejemplo) y "atómica" (como una unidad del proyecto, realizable en sí misma).

2. Planifica y distribuye el trabajo

Estos dos pasos van de la mano y existen muchas herramientas y métodos creativos que te ayudan a conseguirlo. Tal es el caso de Asana, diseñada para la colaboración y la planificación de proyectos de tamaño medio y la cual permite la integración de otras herramientas como Gmail y Zapier.

En cuanto a los métodos, dos de los muchos que tienes a tu disposición son:

  • El Método de la Cadena Crítica, el cual incluye en su análisis:
    • recursos disponibles,
    • factores de riesgo (costos ocultos, retrasos, fracasos),
    • conflictos de prioridad (multitasking de los empleados),
    • mutualización de los márgenes de seguridad para las tareas críticas (buffer).
  • El Diagrama de Gantt, el cual presenta gráficamente el progreso de las tareas y sus plazos, junto con la lista de actividades (eje Y) y las unidades de tiempo (eje X), para vincular:
    • recursos (humanos o materiales),
    • conexiones (con otras tareas),
    • fechas (inicio y fin).

Soluciones como Wrike te acompañan en la construcción de tu gráfico de Gantt con la ventaja de permitirte que, tanto usuarios como personas externas a la herramienta, puedan participar en la creación de instantáneas del gráfico y ver la cronología actual del proyecto.

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© Wrike

3. Implementa y haz seguimiento a la planificación

Si eres  Gerente de Proyecto, haz una tabla de distribución de tareas, la cual resuma las misiones de todos las partes interesadas y los medios que debes considerarse para cumplir a cabalidad con tu planificación.

¿Quién? (responsable) ¿Qué hace? (tarea, misión) ¿Con qué? (expertos, socios) ¿Para cuándo? (planning) ¿Cómo? (recursos, medios) Seguimiento
           
           
           

7 metodologías para la planificación

Existen diferentes herramientas que te ayudan a dividir un proyecto en tareas para crear tu planning.

Plantillas personalizables con las cuales dividir tus proyectos en componentes más pequeños y manejables, para luego poder programar y asignar todas los recursos necesarios, están disponibles dentro de los recursos que ofrece monday.com.

Otras aplicaciones como Microsoft To Do (antes Wunderlist), ofrecen diferentes funcionalidades relacionadas con la gestión de tareas, incluyendo dentro de una misma solución listas de control y notificaciones basadas en la localización, entre otros.

Otros métodos para la planificación de tareas se listan a continuación.

1. El Mind Mapping (mapa mental)

mapa-mental

© Canva

Este método, que permite organizar la mente y tomar decisiones bien pensadas al abordar un problema, puede utilizarse de forma individual o en grupo.

El objetivo principal se escribe en el centro, dando lugar a ramas de palabras clave que se crean a medida que surgen, de las que se derivan otras ideas, tareas y limitaciones. Dichas tareas pueden ser:

  • sucesivas,
  • simultáneas,
  • convergentes.

Dos criterios entran en juego para lograr una secuencia lógica y fluida:

  • la importancia de la tarea en el proyecto global,
  • su grado de urgencia.

2. El Work Breakdown Structure (WBS)

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El WBS o Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) en español, es uno de los métodos operacionales más conocidos para dividir un proyecto en unidades manejables.

Se trata de una cartografía jerárquica cuyo punto de partida son las principales actividades a realizar y los respectivos entregables.

3. El Método MoSCoW

En la gestión de proyectos ágiles, este método de priorización se centra en la importancia de la tarea y su impacto en la realización del proyecto. De este modo, las tareas se clasifican en:

  • must have: indispensable,
  • should have: importante,
  • could have: bajo impacto,
  • won’t have but would like: opcional.

4. La Matriz Eisenhower

matriz-eisenhower

© Lecciones Aprendidas

En este método, prevalece la importancia sobre la urgencia. Este mismo tipo de matriz se puede utilizar igualmente con los criterios de "ganancia" y "esfuerzo":

Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante.

Dwight David Eisenhower.

5. La Simulación de Monte-Carlo

Se trata de una técnica matemática computarizada que propone varios esquemas posibles y sus probabilidades de realización, según las decisiones tomadas. Todas las consecuencias de las elecciones intermedias están incluidas en el cálculo.

6. La Multiplicación de Criterios (scoring)

  1. Enumera las tareas a realizar, en cualquier orden;
  2. Si tienes 5 tareas, dale a cada una puntuación de urgencia e importancia de 1 (mínimo) a 5 (máximo);
  3. Multiplica las dos puntuaciones;
  4. En la columna de prioridad, el más urgente es el que tiene la mayor puntuación, etc.
Tareas (sin clasificar) Importancia Urgencia Multiplicación Prioridad
Tarea A 2 4 8 2
Tarea B4 1 5 5 4
Tarea C 3 2 6 3
Tarea D 4 3 12 1
Tarea E 5 1 5 4

El anterior ejercicio también es aplicable bajo los criterios "ganancia y esfuerzo".

7. El Diagrama de Pert

Este esquematiza la conexión entre las tareas.

diagrama_de_pert

© Microsoft Project

El tiempo estimado permite establecer el camino más corto, pero también conducir al método del camino crítico, que identifica el camino más largo para alcanzar el objetivo.

Este método, concebido para gestionar proyectos con un gran número de tareas, está siendo cuestionado porque no tiene en cuenta los recursos humanos, presupuestarios, materiales y tecnológicos que son esenciales para una proyección realista.

Planificación: ¡haciendo la tarea!

Son numerosos los métodos y herramientas que facilitan la gestión de tus tareas y la planificación de tu trabajo. La tarea consiste en ponerlas en práctica y definir con cuál consigues un ahorro de tiempo exponencial y un pilotaje más intuitivo.

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