Hot desking: 5 ventajas de los espacios de trabajo flexible en la empresa

Teniendo en cuenta que las personas pasan una gran parte de su vida en la oficina, es apenas normal imaginarse que los esfuerzos de los empleadores por contribuir al confort de sus trabajadores se enfoquen en ofrecer espacios de trabajo satisfactorios.

El hot desking, el trabajo híbrido y la flexibilidad laboral son modelos que ponen a prueba el lugar de trabajo y su capacidad de ofrecer a los empleados las condiciones que requieren para lograr comprometerse con su trabajo y generar mejores resultados.

Mientras que proyectos a nivel nacional como la semana laboral de cuatro días reciben el aval del Gobierno, las empresas en España le siguen apostando al diseño de sus oficinas y espacios de trabajo compartido como medidas para mejorar la salud de los trabajadores y fomentar su productividad.

Quédate con nosotros y descubre con este artículo de qué va el término hot desking. Asimismo, cómo hacer para que su implementación en la empresa aporte las ventajas necesarias para que tu negocio siga siendo un referente de calidad, bienestar y éxito.

El origen de este concepto se remonta al siglo XVI, cuando en la Marina estadounidense, se asignaba una cama a más de un miembro de la tripulación a bordo de un submarino. Esto se conocía como “hot racking” y tenía como objetivo optimizar al máximo el espacio físico con el que se contaba.

☝️ Se hablaba de hot puesto que la cama permanecía “caliente” cuando llegaba a utilizarla el nuevo ocupante.

En un contexto laboral moderno, el término aparece a partir de la década de los 90 y se comienza a aplicar en centros empresariales, a medida que los puestos de trabajo individuales comienzan a hacerse innecesarios.

Un hot desk se define como un escritorio puesto a disposición de los trabajadores bajo la premisa de utilizarlo cuando lo necesiten y dentro de un modelo de trabajo rotativo.

En este sentido, el concepto de hot desking designa la práctica de implementar en la oficina escritorios compartidos, en vez de asignarlos de forma individual o permanente; es decir, a cambio de que los mismos pertenezcan a un trabajador en particular.

🔥  En español, se habla también de “escritorio flexible” o “mesa caliente”, cuando nos referimos al hecho de no contar con escritorios fijos e inamovibles.

El aumento en el valor de los alquileres es un fenómeno que viene produciéndose desde hace un tiempo y el cual tiende a intensificarse a medida que las ciudades se densifican.

Afortunadamente, de manera análoga, los avances tecnológicos han ido permitiendo que las empresas requieran cada vez menos de la presencia física de sus trabajadores, lo que vendría a compensar, en cierta medida, la creciente necesidad de contar con instalaciones y oficinas.

Debido a lo anterior, no es una sorpresa que métodos como el hot desking se implementen en la empresa como una estrategia para ahorrar costes. Pero esta no es la única ventaja que ofrece este modelo. Implementado correctamente, el mismo puede conllevar otros muchos beneficios.

Un estudio de Steelcase e Ipsos sobre comportamientos laborales concluyó que solo el 13% de los trabajadores de todo el mundo están satisfechos con su espacio de trabajo. Lo impactante de la cifra, según el estudio, resulta de establecer la relación que existe entre satisfacción con el lugar del trabajo y el grado de compromiso de las personas con sus misiones.

De ahí que sea importante considerar nuevos modelos que contribuyan a mejorar la forma en la que los trabajadores se sienten cuando están en la oficina. En ese sentido, algunos de los beneficios que podría ofrecer el hot desking a este propósito son los siguientes:

Un espacio de trabajo bien diseñado, acogedor, cómodo y limpio se vuelve el escenario ideal para fomentar la inspiración de las personas que trabajan en él.

Las nuevas oficinas de Boehringer Ingelheim en Connecticut son la prueba de cómo espacios de trabajo amplios y modernos pueden promover el bienestar y la colaboración.

Un sistema de hot desking gestionado correctamente favorece la limpieza de la oficina y la liberación del espacio. Escritorios minimalistas en los cuales dejan de abundar los objetos personales, así como una mayor área disponible para prever salas de descanso o esparcimiento, se vuelven la norma.

Teniendo en cuenta que alrededor del 40% del espacio en las oficinas permanece vacío a lo largo de la jornada laboral, optar por un modelo de aprovechamiento del espacio resulta apenas lógico. ¿La consecuencia lógica? Una reducción en costes operativos de hasta 30% (fuente: Verdict, medio de comunicación inglés).

Tener que cambiar de puesto en la oficina, conlleva necesariamente el descubrimiento de nuevos colegas y sus cargos, así como de sus formas de trabajar. Esto fomenta la creación de conexiones entre colegas de una misma empresa, pero que al no formar parte del mismo equipo, nunca antes se hubieran relacionado.

El mundo laboral ha tenido que adaptarse rápidamente a las exigencias evolutivas del mercado. Modelos como el hot desking o el coworking incentivan la transformación digital de las empresas, gracias a que se apoyan en herramientas automatizadas y desplegables en la nube.

Es posible que si el hot desking no se implementa correctamente, el mismo se vuelva un arma de doble filo para las compañías que optan por él. En contraposición a las ventajas que ofrece, he aquí algunos de los desafíos que conlleva:

1. Mayor logística en la gestión empresarial. Puesto que dentro de este modelo los trabajadores toman el puesto que más les conviene al llegar, a nivel directivo es necesario una mayor logística para garantizar la buena organización del trabajo y que el funcionamiento de los equipos no se vea afectado.
2. Desconexión del trabajador con su lugar de trabajo. Siendo la oficina un lugar en el cual la persona pasa una cantidad de horas al día considerable y un espacio en el cual se desarrolla profesional y personalmente, es normal que esta sienta la necesidad de contar con un espacio personalizable. Los espacios de trabajo flexible, por lo contrario, erradican esta posibilidad y tienden a volver las oficinas espacios impersonales con los cuales las personas no sienten ninguna conexión.
3. Detrimento en la comunicación. En contraposición a una posible mejoría en términos de networking empresarial, el hot desking podría estar degradando la comunicación. Ante la realidad de que los equipos tengan que separarse y dispersarse por toda la oficina, la comunicación entre los mismos se puede dificultar y verse reflejado a largo plazo en los resultados.
4. Desigualdad en el lugar de trabajo. Cuando las normas no se aplican a todos los miembros de una organización de la misma manera, se genera un sentimiento de diferenciación y favoritismo que generalmente no es apreciado por los empleados.
5. Falta de concentración. En espacios de trabajo abiertos, si bien es cierto que tener la oportunidad de conversar con diferentes colegas puede reforzar los lazos de equipo, el ruido generado por el parloteo constante puede constituir una fuente de distracción importante.

Hoy, mucho más que antes, los trabajadores están siendo conscientes de su contexto laboral. Esto los lleva a exigir mejores condiciones contractuales y una mayor calidad en el entorno físico.

Es por esto que las empresas deben estar en capacidad de ofrecer el bienestar necesario que capte al mejor talento y les permita seguir siendo competitivas.

A continuación, te dejamos algunos aspectos a tener en cuenta si estás explorando la posibilidad de instaurar un modelo de hot desking para tu empresa.

• El diseño interior. Presta especial atención al diseño de los espacios para asegurar que los mismos sean agradables, luminosos y bien organizados. Del mismo modo, te aseguras de destinar zonas que las personas puedan utilizar en función del trabajo que deben realizar (en grupo o de forma individual, por ejemplo).
• No dejes de lado la privacidad. Aún en empresas cuyos espacios de trabajo son abiertos y compartidos, es importante destinar lugares donde las personas puedan:
  • Trabajar sin distracciones,
  • hacer llamadas telefónicas o de video sin ser interrumpidas,
  • llevar a cabo reuniones.
• Organiza y coordina el trabajo presencial. Si estás pensando en instaurar esta modalidad para tu empresa, quizás se deba a que no cuentas con el espacio suficiente para acoger a toda tu plantilla al mismo tiempo. Crea un calendario y organiza el trabajo presencial de tus trabajadores, sugiriendo algunos días de presencia por equipo.
• Implementa herramientas adaptadas. Para asegurar la continuidad de la actividad y el buen trabajo en equipo, asegúrate de incluir en tu plan de trabajo flexible herramientas colaborativas como:
  • Gestores de tareas y de proyectos,
  • herramientas de comunicación,
  • software de trabajo colaborativo.
• Sensibiliza a los trabajadores a los cambios. Más allá de los aspectos técnicos y operativos, ten en cuenta que en un comienzo, algunas personas pueden no querer formar parte de un entorno de trabajo flexible. Esto requerirá de un acompañamiento y exposición de las razones de implementación y beneficios de este modelo.

Como viste, transformar el modo en el que las organizaciones trabajan requiere de cambios no solo en términos de configuración del espacio físico, sino también de la cultura empresarial y de la mentalidad de las personas. Para no tenerte que privar de propuestas novedosas que puedan revolucionar tu negocio, asegúrate de tomar las medidas necesarias para sacarle el mayor provecho.