Guía básica sobre cómo digitalizar una pequeña empresa

Por María Fernanda Aguirre
El 22/7/21
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Según el Informe E-Pyme del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI), en 2020, la mayoría de empresas activas en España eran pequeñas empresas (entre 10 y 49 empleados).

Teniendo en cuenta la importancia que estas empresas revisten para la economía nacional, es fundamental que su modelo de negocio esté asegurado y sea eficiente desde un punto de vista financiero y operacional.

Pero, concretamente, ¿cómo digitalizar una pequeña empresa?, ¿cuáles son los procesos internos, las tecnologías disponibles y las buenas prácticas a tener en cuenta para que el proceso de digitalización sea exitoso?

En este artículo, Appvizer detalla los pasos y acciones que las pequeñas y medianas empresas pueden implementar para sumarse a la ola de la transformación digital.

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¿Qué es digitalizar una pyme?

Digitalizar una pyme es un objetivo estratégico que se apoya en cuatro grandes acciones principales. Sin embargo, según el tipo de negocio y el sector de la economía, dichas acciones pueden contemplar más o menos actividades:

  1. Repensar los procesos internos y determinar cuáles son susceptibles de automatizar.
  2. Implementar herramientas de gestión como:
    1. Un SIRH,
    2. Un CRM,
    3. Un ERP, etc.
  3. Asegurar la presencia digital del negocio.

Hablar de la transformación digital de las pymes es un tema que puede generar dudas e, incluso, resistencia. Debido a los retos que conlleva considerar este cambio, especialmente para las pequeñas empresas que deben pensar en invertir recursos y esfuerzos con los que muchas veces no cuentan, dar este paso no resulta fácil.

Sin embargo, a largo plazo, la implementación de un plan de digitalización pyme, compuesto de medidas y herramientas digitales, trae consigo una serie de ventajas que revisaremos al final de este artículo.

Apenas un 30,7% de las pymes españolas han automatizado parcial o totalmente su negocio, frente al 51,4% de las compañías de mayor tamaño.

Informe E-Pyme 2020, ONTSI.

¿Cómo se digitaliza una empresa? → 5 acciones clave

1. Conociendo sus necesidades

El punto de partida de todo cambio es tener claro por qué el mismo es necesario. En este sentido, las empresas deben tener un conocimiento profundo de su funcionamiento, por lo cual requieren llevar a cabo un análisis que considere aspectos como:

  • La propuesta de valor y en qué medida la misma puede mejorar gracias a la tecnología.
  • Los procesos internos clave y cuáles de los mismos se pueden considerar dentro de una estrategia de transformación digital.
  • El avance tecnológico del sector de actividad del que forma parte y cómo permanecer a la vanguardia.

2. Evaluando sus procesos

Frente a los procesos internos de las empresas, la estrategia de digitalización puede consistir en:

  • Determinar los procesos de menor valor que sean susceptibles de automatización, de manera que estos no consuman más tiempo y dinero del que es necesario.
  • Enfocarse en los procesos estratégicos que generan mayor valor para la empresa y ver de qué manera optimizarlos a partir de un flujo de trabajo optimizado y de herramientas adaptadas.
  • Optar por no discriminar ningún proceso y comenzar la transición a nivel general y de forma progresiva.

3. Implementando herramientas adaptadas

Una vez que se ha definido qué procesos serán los primeros en conocer un cambio en su funcionamiento y en la manera como se van a ejecutar de ahora en adelante, se debe analizar qué herramientas de gestión harán esto posible.

Hoy en día, las empresas cuentan con un sinnúmero de opciones en términos de herramientas, muchas de las cuales son gratuitas y, por ende, no constituyen un dolor de cabeza financiero para las pequeñas empresas:

  • Herramientas completas de gestión. De estas forman parte instrumentos como:
    • El Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH). Concebida para agilizar los procesos del Departamento de RR. HH., esta herramienta incluye soluciones para:
      • La gestión de la nómina,
      • la gestión del personal (reclutamiento, evaluación y seguimiento, formación, etc.),
      • la gestión administrativa, etc.
    • El Enterprise Resource Planning (ERP). Este instrumento consiste en un conjunto de software que permite automatizar la mayoría de los procesos operativos y productivos de un negocio.
    • El Customer Relationship Management (CRM). Enfocado principalmente en la gestión de clientes y clientes potenciales, esta herramienta permite centralizar y obtener datos sobre todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
  • Herramientas especializadas para cada uno de los procesos empresariales que se quiera automatizar y cuya implementación permite ahorrar costes gracias a su comodidad y simplicidad:
    • Software de facturación y contabilidad,
    • herramientas para la gestión de tareas,
    • plataformas colaborativas,
    • instrumentos de comunicación, etc.

4. Asegurando la continuidad de su actividad

Frente a contextos particulares donde la actividad de una empresa puede verse desestabilizada e, incluso, amenazada, la digitalización de ciertos procesos puede significar la continuidad de la actividad empresarial:

  • Recursos Humanos. Este aspecto es fundamental para lograr el cambio. Antes que nada, la empresa debe asegurarse de:
    • Sensibilizar a los empleados a la transformación y a la utilización de las nuevas herramientas.
    • Considerar la contratación de nuevos perfiles y especialistas en campos como Google Analytics, Google Adwords, Google Search Console, etc.
  • Gestión de la relación con el cliente. El cambio de dinámicas en la relación con los clientes debidas al distanciamiento social, por ejemplo, ha acentuado la necesidad de automatizar ciertas acciones que aseguren la satisfacción del cliente:
    • Programación del centro de llamadas,
    • administración de las reservas,
    • seguimiento y monitoreo de visitas al sitio web,
  • Marketing y ventas. Para atraer nuevos clientes es necesario una estrategia omnicanal de marketing digital y retención de clientes.

5. Garantizando su presencia en internet

Hoy en día, lo que no se encuentra en internet, podemos decir que no existe. La presencia web de los negocios es fundamental para su crecimiento, puesto que los canales predilectos del consumidor son, hoy en día, los digitales.

Pero ser visible en internet no es suficiente. Desde un punto de vista estratégico, es fundamental ofrecer una experiencia en línea de calidad, a través de la creación de una página web intuitiva, moderna y agradable que ofrezca, entre otros:

  • Herramientas de localización,
  • conexión con las redes sociales,
  • acceso a los productos y servicios a partir de una tienda online,
  • diversos métodos de pago,
  • ciberseguridad.

Aunque España dispone de más comercios que el resto de países de Europa, la venta online en el país se encuentra un punto por detrás de la media de los demás países de la región.

Informe E-Pyme 2020, ONTSI.

La importancia de contar con canales de venta electrónica consiste en poder considerar al tiempo aspectos como la publicidad online, la cual resulta igualmente necesaria en procesos de venta directa, pero que debe pagarse por separado.

Ventajas de la digitalización de la empresa

Además de rentabilizar tu negocio, son varias las ventajas que la implementación de herramientas digitales adecuadas te ofrece:

  • Una gestión moderna y eficaz de los procesos,
  • una óptima experiencia del cliente,
  • una mejor imagen de marca,
  • una presencia online eficaz,
  • un ahorro de recursos (tiempo y dinero, principalmente).

Equiparte con una herramienta que optimice toda la gestión de tu negocio y la gestión de tus clientes es una apuesta segura en el proceso de digitalizar tu empresa.

SimplyBook.me, por ejemplo, no solo ofrece un sistema de reservas eficaz para diferentes modelos de negocio, sino que también te permite crear tu propio sitio web de reservas y personalizarlo según las necesidades propias de tu negocio. Organiza clases, ofrece tarjetas de regalo, paquetes de membresía y acepta pagos sin ningún problema, todo desde una misma plataforma.

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Descubre otras herramientas colaborativas que te ayudarán a hacer crecer tu negocio. Siempre habrá una opción que se adapte a tus necesidades.

Digitalización de pequeñas y medianas empresas: el paso a dar

Hoy en día, las empresas tienen a su alcance y disposición diferentes recursos tecnológicos. La implementación de nueva tecnología, si bien en un primer momento puede parecer inaccesible en términos financieros para las pequeñas empresas, lo cierto es que a largo plazo contribuyen a reducir costes.

Apostar por analizar estratégicamente los datos a través de métodos como el Big Data o el Small Data, por ejemplo, se convierte en una fuente de información relevante a partir de la cual tomar mejores decisiones que impacten positivamente el crecimiento del negocio.

¿Qué estrategias, herramientas o buenas prácticas te han ayudado a digitalizar tu empresa?, ¿tienes alguna recomendación? Te leemos en los comentarios.

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