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¿Por qué convertir tu empresa en un digital workplace?

Por María Fernanda AguirreActualizado el 7 de julio de 2021, públicado inicialmente en septiembre 2020

Los grandes cambios que está experimentando el entorno laboral hace necesario que desde la empresa se conciba la posibilidad de implementar nuevas metodologías de trabajo. El teletrabajo, los espacios colaborativos, y la oficina flexible son algunas de ellas.

La creación de entornos de trabajo digitales o digital workplaces, provistos de procesos y herramientas capaces de aumentar la productividad de la empresa, mejorar la experiencia del usuario y simplificar el trabajo de los empleados está a la orden del día.

En esta oportunidad, te explicamos qué es el digital workplace, por qué resulta beneficioso para las empresas y de qué manera implementarlo.

🚀 Comencemos.

¿Qué es y cómo funciona un workplace digital?

¿Qué es el workplace digital?

Digital workplace o espacio de trabajo digital hace referencia a la construcción de un lugar de trabajo que favorezca la colaboración y la comunicación, al tiempo que potencie la inteligencia colectiva y la innovación, incluso en un contexto de trabajo remoto.

La creación de dicho espacio de trabajo consiste entonces en:

  • La transformación digital de los procesos empresariales (recursos humanos, administración, finanzas, etc.).
  • El acceso a la información por parte de cada empleado desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
  • La implementación de herramientas digitales e instrumentos de trabajo colaborativo: software, chat, base de datos compartida, agenda, etc.

¿Cómo funciona un digital workplace?

El workplace digital es un espacio de trabajo colaborativo y virtual de 360° que permite acceder a un único espacio desde donde sea posible:

  • La gestión de la documentación,
  • la comunicación en tiempo real y desde cualquier lugar,
  • la coordinación de proyectos tanto internos como externos.

Hoy en día existe un sinnúmero de herramientas digitales que aún siendo innovadoras, fueron concebidas de manera separada y no funcionan bien juntas. Lo que se busca desde el workplace es centralizar e interconectar todas las herramientas pertenecientes a procesos como:

  • La gestión electrónica de documentos: crear, compartir y archivar documentos de trabajo.
  • La gestión de contenidos: motor de búsqueda e indexación de documentos.
  • La gestión del conocimiento: guías y métodos de trabajo (FAQ, tutoriales, procesos, etc.).
  • La organización y comunicación interna:
    • Servicio de mensajería interna;
    • foro, chat o herramienta de videoconferencia;
    • calendario compartido;
    • directorio de empresa;
    • red social corporativa;
    • conexión con otros sistemas y aplicaciones (CRM, ERP, etc.).

El digital workplace va más allá de ser un método de colaboración interna para convertirse en un movimiento que conecte también a los socios y clientes.

Ventajas de un lugar de trabajo digital

Los beneficios que proporciona un digital workplace a la empresa se observan a diferentes niveles.

1. Ventajas operacionales del digital workplace

  • Productividad y desempeño. Integrado en el sistema de información (SI) para la interacción con las herramientas de ERP o CRM, por ejemplo, el workplace te permite racionalizar los procesos. Además, el acceso a la información se hace más fácil y rápido. ¿El resultado? 👉 Los empleados ganan en productividad y la empresa en rendimiento.
  • Colaboración y comunicación. El lugar de trabajo digital permite reducir los costes relacionados con la comunicación interna (sobre todo si la empresa tiene varias sedes o incluso es internacional). Además, optimiza la colaboración y el trabajo en equipo entre todos los actores de la organización. ¿Cuáles resultan siendo los beneficios? 👉 La empresa utiliza la inteligencia colectiva para avanzar eficientemente en sus proyectos y resolver los problemas con mayor facilidad.
  • Flexibilidad y movilidad. Utilizar un lugar de trabajo digital también significa beneficiarse de un sistema que promueve la flexibilidad y la movilidad. Así, cada empleado puede trabajar donde y cuando quiera. ¿Qué ventajas conlleva esto? 👉 La empresa asegura así una mejor continuidad de su actividad, y el empleado se beneficia de un entorno de trabajo cualitativo que le permite conciliar mejor la vida privada y profesional.

2. Ventajas a largo plazo

  • Calidad de vida en el trabajo. Al hacer hincapié en la colaboración y la horizontalidad de la organización, el espacio de trabajo digital promueve la independencia de los empleados y el desarrollo de sus aptitudes. ¡Una gran ayuda para retener el talento!
  • Transformación de la organización. En última instancia, el lugar de trabajo digital ayuda a las empresas que buscan una verdadera transformación de su modelo de negocio. Este cambio da lugar a un deseo de trabajar de forma diferente, más ágil e innovadora.
  • Organización empresarial. Generalmente, la repartición del trabajo se hace de manera más horizontal, en detrimento del modelo jerárquico vertical tradicional.

¿Cómo implementar un espacio de trabajo digital en la empresa?

Como en cualquier proyecto, existe una serie de pasos a considerar para que los nuevos procesos encuentren una verdadera utilidad en la empresa y su desarrollo resulte mucho más coherente.

1. Definición de la línea base

Antes de repensar el lugar de trabajo, hay que preguntarse ¿cuál es la necesidad de hacerlo? Identificar las necesidades del equipo en relación con los objetivos de la empresa (comerciales, financieros y de calidad), es el punto de partida.

Para esto, haz un balance de la situación actual, las fortalezas y debilidades de la organización y sus herramientas actuales.

2. Organiza el trabajo

Crear un equipo transversal dedicado a la recopilación de la información y al establecimiento de la línea base sobre la situación de la empresa. Puedes apoyarte en la experticia del Departamento IT para buscar instrumentos o plataformas que se presenten para organizar de manera eficaz el trabajo por hacer.

Ampárate en las bondades que métodos y procesos como el Big Data, el Cloud Computing y el IoT tienen para ofrecerte.

3. Mide el pulso de la organización

El activo más importante de la empresa es su fuerza laboral. Para fomentar y optimizar el uso del lugar de trabajo digital establecido, es muy importante solicitar la opinión de tus trabajadores. Estos, como futuros usuarios de los instrumentos actores del cambio, pueden compartir su punto de vista frente a:

  • La implementación de nuevas herramientas,
  • los procesos o actividades susceptibles de mejora.

4. Identifica procesos clave

Contando con la información de entrada, ya puedes determinar qué procesos serán los primeros a modernizar y de qué manera:

  • Gestión del personal. Todos los procesos del Departamento de Recursos Humanos tienen un gran potencial para ser automatizados y, por ende, optimizados:
    • Selección y reclutamiento,
    • Administración de todo el ciclo de vida del trabajador: vinculación, desarrollo de capacidades, desintegración.
  • Gestión documental. Recuperación de todos los documentos generados por la empresa para su procesamiento y almacenamiento. También aplica en cuanto a la definición de reglas que garanticen la seguridad de la información (gestión de los derechos de acceso, alojamiento de datos) y el derecho a la desconexión.
  • People Analytics. Captura de información importante y su posterior conversión en datos cuantificables (KPI) y analizables.

5. Implementa herramientas adecuadas

Existen diferentes herramientas, muchas de las cuales se pueden incluso emplear a partir de dispositivos móviles, las cuales contribuyen al fortalecimiento de un workplace digital:

  • Para gestionar proyectos: Trello es un software pensado para que los equipos trabajen de forma colaborativa. El intuitivo programa en línea permite la comunicación en tiempo real gracias a diferentes funcionalidades: trabajar con listas, tableros o tarjetas, ¡es posible y muy fácil!
  • Para comunicar de manera efectiva: Google Hangouts es una aplicación de chat para una comunicación fluida entre el equipo. Su servicio de mensajería online y videollamadas funciona con cualquier cuenta de Google.
  • Para validar y firmar documentos: Yousign sirve para firmar todo tipo de documentos. Este software permite optimizar flujos de trabajo y archivar documentos probatorios con marca de tiempo. Yousign asegura un entorno digital seguro puesto que es jurídicamente vinculante y se encuentra alojado en la UE.

Entorno workplace: ¿el futuro?

Para trabajar eficazmente en cualquier situación, se necesita más flexibilidad y colaboración. Esto requiere una comunicación fluida a nivel interno, pero también con los proveedores de servicios, socios y clientes. No es de extrañar que las soluciones basadas en la nube satisfagan estas necesidades.

Pero mientras que el espacio de trabajo es virtual, las relaciones y expectativas siguen siendo humanas. Y en la colaboración intervienen las personas. Optar por un lugar de trabajo digital hace a los equipos más ágiles, siempre y cuando elijas uno que satisfaga sus necesidades y promueva una experiencia de colaboración positiva.

Ahorra tiempo y facilita la puesta en marcha de espacios digitales. Comparte tu opinión con nosotros en los comentarios.

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