Pequeña y mediana empresa: sí, también ustedes pueden beneficiarse con un ERP

¿ERP pyme? Eh..., ¿acaso es necesario?

¡Sí! El software ERP no solo es para las grandes organizaciones. Además de ayudarte a gestionar tus actividades comerciales y logísticas, esta herramienta constituye una auténtica navaja suiza para tu pequeña o mediana empresa.

¿Todavía lo consideras una inversión innecesaria? ¡Vaya hueso duro de roer! Déjanos mostrarte cuáles son las ventajas de un ERP y por qué adoptar uno cuando se es (todavía) una pequeña empresa.

Descubre también nuestros criterios de selección para elegir el mejor ERP para tu empresa, así como nuestro ranking de ERP en España.

Un ERP (Enterprise Resource Planning), en español Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, es un programa que centraliza la base de datos de toda la empresa, con el objetivo de que la información se comparta y actualice en tiempo real.

La aplicación de este instrumento informático da lugar a la puesta en marcha de varios módulos, los cuales funcionan de manera independiente, pero basándose en una única fuente de información.

Tener la capacidad de gestionar de manera integrada tu Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, te permite aumentar la productividad, disminuir los costes operativos y, en gran medida, tomar mejores decisiones.

Como ya vimos, un ERP (enterprise resources planning) es un software compuesto por un conjunto de módulos y una base de datos única, donde los datos están normalizados, centralizados, contextualizados, actualizados en tiempo real y accesibles en cualquier momento.

Por otro lado, una visión de 360º de las actividades operativas de la empresa, permite y asegura  una gestión más eficaz.

A medida que crecen, las pymes tienden a equipar a cada departamento con herramientas para gestionar sus necesidades específicas: software para la contabilidad, software para la gestión de existencias, etc.

¿El resultado? Una acumulación de software que no se comunica entre sí. La información no es fácilmente accesible, a veces se introduce varias veces de diferentes maneras. Todo ello conlleva un alto riesgo de errores y pérdidas de tiempo, que pueden perjudicar la productividad de la empresa.

💪 Al utilizar un ERP, tu pyme:

• Optimiza tus procesos de gestión gracias a la centralización de la gestión de datos;
• se beneficia de manejar información homogénea y actualizada en todos los medios y sitios, para consulta y uso de losequipos;
• cuenta con un sistema de información único e integral;
• simplifica su comunicación, ya sea interna o externa;
• reduce los costes de gestión de la información;
• aumenta la productividad;
• los costes y los plazos se controlan mejor.

Hemos realizado la siguiente comparativa de sistemas ERP para pymes, tomando en cuenta algunos criterios de análisis:

• El sector de actividad al cual están dirigidos, teniendo en cuenta que para algunas empresas la prioridad será la planificación y el control en tiempo real, mientras que para otras será el control de costes, el cumplimiento de las normas de seguridad, la trazabilidad, la vigilancia de las existencias, etc. Existen diferentes tipos de ERP para cada sector:
  • Industria manufacturera,
  • industria alimentaria y vinícola,
  • industria química y farmacéutica,
  • comercio minorista,
  • empresas de servicios,
  • construcción e ingeniería, etc.
• El tamaño de la estructura: una pyme tiene entre 51 y 250 empleados, una información que puede marcar la diferencia en cuanto al número de usuarios y las necesidades funcionales. Del mismo modo, el volumen de negocios y los datos a procesar son aspectos a considerar al momento de optar por un sistema de gestión u otro.
• El costo de la solución empresarial ERP y sus limitaciones: la utilización de un ERP es una garantía de ahorro a mediano plazo, pero puede representar una inversión importante para una pyme. Por esto, es importante definir qué módulos y funciones avanzadas son una prioridad para las pequeñas y medianas empresas.
• Algunos factores extra considerados fueron:
  • el soporte al cliente;
  • su disponibilidad en otros idiomas y países;
  • la tecnología: reportes del usuario, simplicidad para IU y UX, inteligencia de negocio, seguridad de la data, tiempo de respuesta, capacidad de integración con otros sistemas y de personalización;
  • la escalabilidad;
  • las referencias.

☝️ Los software son presentados en orden alfabético.

*Precios actualizados a noviembre de 2022. Algunos precios en divisa extranjera fueron transformados a euros de manera aproximativa.

a3ERP es un sistema de gestión ERP que garantiza una gestión eficiente de tu negocio, al permitirte tener una visión global en tiempo real de todos los procesos productivos.

Esta solución se adapta a todo tipo de pymes de cualquier sector de producción, al ofrecer una amplia variedad de módulos y soluciones verticales especializadas.

• Adaptado al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Sistema escalable que permite la expansión de las funcionalidades, a medida que tu negocio crece.
• Ofrece diferentes soluciones, según el tamaño de la estructura: base, plus, profesional o premium.
• Gestión del punto de venta (TPV).
• Facturación y contabilidad:
  • Gestión de extractos bancarios;
  • optimización de circuitos administrativos.
• Contabilidad analítica, financiera y presupuestaria.
• Gestión de logística:
  • Gestión multialmacén y multiubicación;
  • consulta y análisis de movimientos;
  • rotación de stock.
• Compras y ventas:
  • Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas;
  • facturación electrónica;
  • CRM.
• Calendario para la gestión de citas y tareas.
• Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEOS).
• Gestión del Impuesto de Sociedades.
• Integraciones con:
  • Office 365 para la gestión de tareas y acciones entre usuarios;
  • Mailchimp para la gestión de campañas.
• Business Intelligence aplicada a la generación de informes analíticos sobre el negocio (cuadros de mando, reportes, estadísticas y comparativas).

• La última novedad de a3ERP es su adaptación a la normativa Ticket BAI de las Haciendas Forales del País Vasco, lo que le da entrada a la lista de Software Garante de Ticket BAI.
• Canal de soporte online basado en un sistema de tickets y una biblioteca con más de 10 000 recursos documentales, disponibles para consulta.

Cloud Gestion es un software ERP que combina funcionalidades de CRM y facturación en la nube. La aplicación versátil y potente de Cloud Gestion, lleva más de diez años evolucionando en su desarrollo para responder a las necesidades de autónomos y empresas.

Esta herramienta de gestión te permite administrar todos tus procesos y tareas, de forma rápida y fácil, desde cualquier lugar.

• Ventas:
  • Listado y gestión de clientes, para facilitar la búsqueda y la edición;
  • centralización de facturas y otros documentos;
  • elaboración y envío de presupuestos, albaranes y facturas;
  • partes de trabajo facturables directamente;
  • generación de avisos de trabajo de los clientes.
• Compras:
  • Listado y gestión de proveedores;
  • control y seguimiento de pagos.
• Almacén virtual:
  • Adición, búsqueda y clasificación de productos en familias y subfamilias;
  • control de stock.
• Gestión del personal:
  • Listado de trabajadores junto con la información de interés de cada uno;
  • almacenamiento de los pagos de nómina;
• Administración:
  • Sistema de privilegios para control de acceso de los usuarios;
  • gestión documental.
• Informes y gráficos:
  • Creación de balances;
  • listado de clientes con importes facturados.

• El módulo SAT, diseñado para brindar soporte a empresas SAT, mantenedoras y reparadoras. A través de diferentes funcionalidades como la asignación de tiempos y personal o el control de avisos de asistencia, es posible reducir la posibilidad de errores y tiempos muertos.
• La versatilidad de la herramienta que se adapta a diferentes sectores, con soluciones específicas para las necesidades de cada uno: construcción, distribución y comercialización, diseño y publicidad, etc.

Concebida especialmente para la gestión de las pymes, Dynamics 365 Business Central es la solución ERP que antes se conocía como Dynamics NAV. Esta herramienta ERP ofrece un conjunto de herramientas de colaboración e inteligencia de negocio que se integran paulatinamente a los procesos empresariales.

• Flujos de trabajo:
  • Cuadros de mando y tableros de KPI por usuario;
  • histórico de datos sobre los flujos de procesos;
  • automatización de flujos de trabajo, trazas de auditorías y otros recursos basados en IA;
  • integraciones con Microsoft Outlook y Excel para mejorar la experiencia del cliente.
• Gestión financiera:
  • Utilización de gráficos y previsiones de tiempo que mantienen el cumplimiento y las medidas de seguridad;
  • gestión del flujo de efectivo;
  • conciliación bancaria;
  • Power Automate para acelerar los cierres mensuales y anuales;
  • informes integrados desde Excel y Microsoft Power BI para conocer el flujo de efectivo en tiempo real.
• Ventas:
  • Creación de estructuras de precios y descuentos flexibles para diferentes grupos de clientes;
  • seguimiento de acuerdos con los clientes.
• Fácil instalación y utilización, gracias a metodologías de implantación RapidStart.
• Optimización de la cadena de suministro a través de una visión integral de la gestión de operaciones, compras, fabricación, inventario y almacenes.
• Métricas en tiempo real con miras a cumplir con los plazos de entrega y asegurar la rentabilidad de los proyectos.

• El soporte asegurado que ofrece la herramienta, debido al respaldo de Microsoft y un moderno sistema integrado de información.
• La disponibilidad de una aplicación Microsoft Business Central que facilita la transferencia de datos empresariales a través de Teams.

Ekon ERP es una solución de gestión empresarial destinada especialmente a las pymes. Desarrollado en España, este ERP cuenta con presencia mundial, gracias a estar disponible en diferentes idiomas y contemplar la legislación local.

Con Ekon ERP las empresas y organizaciones de todos los tamaños y sectores ganan flexibilidad, agilidad y adaptabilidad necesarias para seguir creciendo.

• Soluciones verticales, horizontales y departamentales que incluyen:
  • La gestión de nómina;
  • la gestión administrativa;
  • características de CRM;
  • la gestión del punto de venta;
  • funcionalidades de producción;
  • soluciones dirigidas a la optimización de la cadena de suministro.
• Gestión de proyectos dentro de la que se incluyen:
  • La gestión documental;
  • la administración de recursos humanos;
  • el seguimiento y control de la gestión financiera.
• Herramienta BI nativa de analítica y visualización de datos (Ekon Vision):
  • Análisis de información de las diferentes partes del ERP o de su sistema de gestión en cuadros de mando complementario;
  • generación de métricas y KPI;
  • cuadros de mando orientados a todas las áreas de la empresa (finanzas, ventas, CRM o compras).
• Asistente Virtual (EVA):
  • Más de 300 circuitos de formación;
  • modelo de formación productiva.

• Gracias a ser un sistema ERP multilengua y en conformidad con la legislación de diferentes países, Ekon resulta una herramienta ideal para empresas que cuenten con presencia internacional o que estén buscando internacionalizarse.
• La asistencia técnica que ofrece, soportada por dos centros propios de I+D, una amplia red de partners y años de experiencia en el mercado español.

Holded es una herramienta de gestión en la nube, diseñada para que las pymes administren todos sus procesos empresariales desde el mismo lugar. La plataforma facilita la gestión de tu negocio, desde la facturación y contabilidad, hasta la gestión de inventario y CRM.

Este sistema ERP se adapta a las necesidades de las empresas, automatizando procesos a partir de un diseño y usabilidad sin límites.

• Facturación:
  • Personalización de facturas a partir de plantillas editables;
  • automatización de la creación de facturas proforma y presupuesto;
  • listado de impuestos;
  • personalización de retenciones y porcentajes;
  • cobro de facturas online, poniendo a disponibilidad de los clientes diferentes métodos de pago.
• Contabilidad:
  • Control de vencimientos, mediante gráficas e información numérica;
  • Conciliación automática de movimientos bancarios;
  • actualización automática del libro diario;
  • rellenado automático de modelos.
• Gestión de proyectos:
  • Planificación de proyectos;
  • cálculo de rentabilidad;
  • gestión de recursos;
  • planificación de proyectos: Kanban, diagrama de Gantt, sprints, etc.
• Inventario:
  • Segmentación de productos a partir de diferentes atributos;
  • informes sobre el análisis de venta de artículos;
  • código SKU para llevar un control de los productos del almacén.
• Software CRM para la gestión de oportunidades de venta en embudos.

• El módulo para la gestión de equipos, el cual propone diferentes funcionalidades para la administración del personal. Por medio de este puedes centralizar toda la información referente a los trabajadores como sus contratos, llevar a cabo un asiduo control de ausencias y gestionar la nómina, entre otros.
• El portal del cliente, el cual ofrece una relación más directa con los proveedores, distribuidores y clientes y que permite realizar cobros y pagos de manera rápida y sencilla.

Orientado ciento por ciento a las pymes, el software de Horus es otra de las opciones en la nube para realizar la gestión integral de tu empresa. Esta solución está diseñada para ser rápidamente ejecutada y configurada, gracias a que cuenta con un sistema menos complejo y costoso que un ERP tradicional.

• Ventas:
  • Gestión y fidelización de clientes;
  • aplicación de múltiples descuentos de ventas;
  • facturación automática y recurrente.
• Gestión financiera:
  • Módulo estándar de gestión de cash-flow;
  • control automático de SWIFT bancario;
  • conciliación bancaria avanzada.
• Compras y almacén:
  • Gestión de almacenes;
  • administración del departamento de compras;
  • retención de proveedores;
  • configuración de productos;
  • optimización del proceso de reaprovisionamiento.
• Tesorería
• Adaptable a las dimensiones y necesidades de cada empresa, gracias a la incorporación de funcionalidades y departamentos.
• Información disponible desde cualquier dispositivo: PC, navegador, tableta o smartphone.
• Entorno familiar basado en Microsoft Office, lo cual conlleva una experiencia del usuario intuitiva y sencilla.
• Backups automáticos y descargas de la copia de seguridad de la base de datos en cualquier momento.
• Herramienta de importación y exportación desde y hacia Excel, para una mayor autonomía en la gestión del cliente.

• Como complemento para Dynamics 365 Business Central, Horus amplía y añade funcionalidades nuevas sobre las propias que presenta Business Central. La ventaja de lo anterior es que contribuye a mejorar la experiencia de los usuarios según los objetivos específicos de cada organización.
• Horus se sirve de pantallas más depuradas, accesos más rápidos y configuraciones mejor definidas para personalizar la experiencia de usuario.

Quartup ERP en la nube es una de las soluciones integrales concebidas por Quartup, empresa española de consultoría y tecnología.

Gracias a su interfaz fácil de usar y una API de servicios web permite reducir el tiempo de implementación. Uno de los aspectos que para las empresas es fundamental a la hora de considerar el ERP cloud de Quartup es la reducción de costes que se genera a partir de funcionalidades que simplifican la gestión del negocio.

• CRM:
  • Gestión de contactos;
  • coordinación de actividades comerciales;
  • calendario de citas y eventos.
• Compras:
  • Gestión del ciclo de aprovisionamiento.
• Ventas y distribución:
  • Preparación y envío de ofertas y pedidos;
  • facturación.
• Almacén:
  • Control de inventarios;
  • gestión de tarifas;
  • logística.
• Contabilidad y finanzas:
  • Estados contables;
  • tesorería;
  • gestión de impuestos.
• Proyectos y servicios:
  • Control de tareas;
  • gestión de contratos;
  • informes sobre indicadores clave;
  • personalización de listados e informes;
  • posibilidad de añadir comentarios, etiquetas y archivos adjuntos;
  • plan de formación y asesoramiento en la utilización de la herramienta.
• Fabricación y montajes:
  • Control de la producción;
  • escandallos de material.
• Punto de venta integrado.
• Integraciones de comercio electrónico, Google Apps y Mailchimp.
• Servicio de soporte y asistencia técnica vía teléfono, chat o un sistema de ticketing.

• La escalabilidad que ofrece la herramienta, que te permite agregar módulos y usuarios a medida que tu negocio va creciendo y va requiriendo un mayor número de funcionalidades.
• La posibilidad de llevar a cabo una logística multicanal online y offline y de centralizar todas las acciones referentes a pedidos de los clientes, control de productos y de precios.

Con el software de gestión de SAP Business One, obtienes mayor control sobre tu empresa o subsidiaria, gracias a que conecta y optimiza tus procesos, al tiempo que crece contigo.

Esta herramienta, diseñada específicamente para pymes, es una solución única y asequible para gestionar toda la empresa, incluidas las finanzas, las ventas, las relaciones con los clientes y las operaciones.

• Gestión financiera:
  • Automatización de tareas contable;
  • gestión del flujo de efectivo y de activos fijos;
  • conciliación bancaria;
  • informes y análisis financieros;
  • manejo financiero integral a partir de actividades automatizadas como el mantenimiento del libro de asientos y la habilitación de transacciones multidivisa.
• Gestión de ventas y clientes:
  • Seguimiento de oportunidades de venta;
  • creación de campañas de marketing;
  • gestión de contratos de garantía y acuerdos de servicio;
  • ventas móviles.
• Control de inventario:
  • Gestión de datos maestros;
  • sincronización en tiempo real de los recibos de bienes y los niveles de inventario en el depósito;
  • procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
• Acompañamiento en el crecimiento de tu empresa mediante SAP Business One studio, el Kit de software de desarrollo, o 500 otras soluciones disponibles.
• Control y gestión del inventario por medio de diferentes métodos de análisis como costo estándar, media móvil o FIFO.

• La integración con la plataforma de SAP HANA que permite aprovechar la computación de memoria para el análisis y la elaboración de informes.
• La Business Intelligence integrada y aplicada a la creación de reportes y el análisis de indicadores clave de desempeño (KPI).

Los módulos que conforman un ERP se especializan en un área de negocio y cuentan con sus propias herramientas y funciones. Dichos módulos son usualmente vendidos como adds-on. Esto significa que podrás adquirir los que consideres necesarios para la gestión de tu pyme.

Estos son algunos de los módulos que podrás añadir a tu sistema según tu conveniencia:

• Control de finanzas y contabilidad: seguimiento de cuentas por pagar y por cobrar, conciliación bancaria, generación de balances, albaranes, entre otros.
• Gestión de almacén y cadena de suministros: gestión de existencias, control de inventario, optimización de espacios, seguimiento de la mercancía.
• Gestión de compras: adquisiciones, gestión de pedidos y de proveedores.
• Gestión de recursos humanos: nóminas, portal del empleado, reclutamiento y selección, gestión de talento humano.
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM): historial de comunicación con el cliente o futuros clientes, segmentación de clientes.

A través de todas las funcionalidades que ofrece y que facilitan la gestión empresarial y te que te permiten ahorrar tiempo y dinero. 

Te dejamos un resumen de las características principales que te proporciona un ERP:

• Módulos centralizados. La principal y, probablemente, más importante funcionalidad de un ERP es la centralización. Los módulos en un ERP están pensados para trabajar juntos y en armonía. La plataforma integrada e intuitiva del ERP analiza, monitorea y controla numerosas tareas, de diferentes áreas de negocio, en una misma base de datos.
• Gestión de base de datos ERP. Donde se encuentra toda la información en un mismo lugar, de modo que todos tus empleados manejen los mismos datos. El análisis de estos datos le permite a todos en la empresa estar alineados y optimizar las operaciones, reducir costos, etc. Asimismo, permite realizar reportes donde se refleje, mediante tablas o gráficos, toda la información recolectada.
• Automatización. Un ERP permite programar actividades para que sean realizadas automáticamente en el periodo de tiempo que mejor convenga. Esto disminuye el margen de error, ahorra tiempo (y quien dice tiempo, dice dinero) y permite concentrar los esfuerzos en tareas más complejas.
• Seguimiento y visibilidad. Un ERP te permite tener una visión amplia y clara de lo que sucede en tu empresa. De igual forma, permite hacer el seguimiento, tanto de la información, como de objetos tangibles (por ejemplo en la gestión de la cadena de suministros) y comprender mejor los indicadores para así tomar las decisiones más acertadas.

• No solo las grandes empresas pueden beneficiarse de las ventajas que ofrece una herramienta avanzada como un ERP. 
• Las pequeñas y medianas empresas también cuentan con un sinnúmero de opciones en el mercado, especialmente pensadas para ella, como Sage ERP, Holded ERP y otros.
• Elige tu software ERP según tus necesidades puntuales y disponibilidad de presupuesto. ¡Nada te impide hacerlo evolucionar más tarde, según el crecimiento de tu negocio! De ahí que nuestro consejo sea: opta por un software ERP escalable y un soporte al cliente de calidad.
• Aún cuando la adopción de un ERP pueda representar un peso considerable en tu presupuesto, el retorno sobre la inversión, tan solo considerando el tiempo ahorrado, ¡resulta inestimable!