La gestión documental ayuda a gestionar el volumen de información y la cantidad de documentos que crece rápida y exponencialmente en las empresas.
A través de diferentes canales de recepción como el correo electrónico, las cartas y las descargas, los empleados se dedican a modificar y compartir documentos y archivos. ¿Cómo puedes asegurarte que los mismos estén centralizados y actualizados continuamente?
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La gestión documental: qué es y por qué es necesaria
Definición
En el mundo empresarial, la gestión documental hace referencia al almacenamiento, administración y control de todos los documentos almacenados mediante parámetros establecidos y normalizados.
Los documentos y archivos de una empresa, ya sean físicos o en formato electrónico forman parte del expertise y conocimiento de una compañía. Se trata de activos intangibles con un valor que nos diferencia de otras empresas
Por lo tanto, la gestión de documentos se hace con el objetivo de optimizar el funcionamiento de la empresa, el cual reposa en gran parte en su documentación y cómo esta es manejada. Además, evitamos la pérdida de documento
Importancia de un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental en una empresa es la forma de gestionar los documentos de una forma estandarizada y común. Cada empresa tiene la suya y, gracias a ella, solucionamos una serie de situaciones que impactan el buen desempeño del negocio, como por ejemplo:
- El almacenamiento anticuado de documentos, ya sea:
- documentos físicos(papel): hojas clasificadas, grapadas y archivadas en carpetas, formando una voluminosa biblioteca;
- documentos electrónicos: archivos almacenados en el correo electrónico, un servidor o un disco duro, sin homogeneidad de nombre o estructura de árbol.
- La duplicidad de archivos y la falta de un control de versiones.
- La falta de trazabilidad de los documentos al no poder controlar las diferentes fuentes y medios de comunicación de donde provienen.
Los beneficios de la GED para tu negocio
La Gestión Electrónica de Documentos (GED) reúne todas las técnicas de gestión documental de archivos electrónicos. Dicha gestión documental permite optimizar el manejo de:
- la base de datos de la empresa,
- las copias de seguridad de los documentos generados,
- el control de acceso a los documentos.
Asimismo, tiene un impacto positivo para tu empresa, a diferentes niveles.
1. Estandarización de tus procesos
Al desmaterializar sus procesos internos, la empresa es capaz de establecer y cumplir con los requisitos de distribución y almacenamiento ISO 9001.
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Esto es muy importante ya que, en el caso de una auditoría, la arquitectura de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management) permite que esta se realice de manera rápida y fácil.
➡ Toda la información está reunida y estructurada en un solo lugar y a disposición de las autoridades fiscales.
2. Mayor accesibilidad
Una gestión documental en la nube en modo SaaS da accesibilidad a todo el equipo incluso si están en movimiento. Adicionalmente, compartir dispositivos con gestión de derechos, permite el acceso a agentes externos como proveedores o clientes, para gozar de intercambios más fluidos.
3. Aseguramiento de tu productividad
Los flujos de trabajo de validación pueden ser configurados en la herramienta, con el fin de establecer reglas de publicación semiautomáticas. Todo el mundo tiene acceso a lo que necesita y los administradores pueden abrir o limitar ciertos accesos.
➡ Al acelerar la desmaterialización de tus procesos internos, favoreces la transición digital de tu empresa. La conformidad y homogeneidad en tus documentos, enriquece y consolida tu sistema de información.
¿Cómo ponemos en marcha un sistema de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental son muy importantes, como hemos visto, para un correcto funcionamiento de la empresa. Para implementarla, recomendamos seguir estos pasos.
1. Designar al gestor de documentos
El gestor de documentos es la persona encargada de almacenar los documentos, escoger qué sistema de gestión documental es más adecuado para la empresa y formar al resto del equipo en su utilización. Dependiendo de la empresa, podrá haber una persona encargada específicamente para ello o lo puede llevar alguien del departamento de comunicación, marketing o el que cumpla la función.
Tener una persona encargada específicamente de la gestión de documentos ayuda a mejorar el estado de los mismos. Este gestor también determinará en qué estado se encuentra tu documentación y estimará cuánto tiempo tomará clasificarla.
2. Implementar una herramienta
Una vez decida qué herramienta va a ser la utilizada, el encargado de la gestión realizará las siguientes acciones:
- Establecer las categorías de clasificación, su orden y lógica.
- Definir los procesos que darán cuenta de aspectos como: identificación, acceso y seguridad de los documentos.
- Implantar un procedimiento de trazabilidad y seguimiento.
Posteriormente, se debe realizar la digitalización de los documentos físicos antiguos. La captura y almacenamiento de estos se realiza por medio del escaneo. Todos los departamentos deben colaborar decidiendo qué elementos merece la pena guardar, deberán ser realizados de acuerdo a todos los departamentos que aporten información.
3.Añadir nuevos documentos
Una empresa está constantemente gestionando documentos de manera física y digital. Los propios empleados deberán ser instruidos en determinar cuáles tienen una necesidad de ser preservados. Una vez determinado el archivo o documento se debe:
-
Escanear el archivo en concreto
- Avisar al gestor de documentación
- Introducir el documento en la herramienta escogida
- Completar sus categorías
- Permitir el flujo de documentos, el movimiento de los archivos del sistema de gestión a otros departamentos
Apóyate en soluciones de gestión documental
La implementación de un software especializado te ayuda a mejorar tu sistema de gestión de documentos, haciéndolo mucho más rápido y eficaz
Document Manager, la unión de todos los procesos
Document Manager permite, gracias a su Gestor Documental, integrar todos tus sistemas de gestión, desde el proceso de escaneado e imagen de documentos, hasta la generación de flujo de trabajo y archivo seguro. Te permite una optimización en la indexación y búsqueda de documentos.
Dokmee, la gestión documental poderosa e intuitiva
Dokmee es una plataforma segura y profesional de GED que permite a las pymes simplificar su gestión documental. Esta herramienta "todo en uno" ofrece una amplia gama de funcionalidades y trazabilidad de documentos.
También te permite ahorrar tiempo, al ofrecerte crear tus propios flujos de trabajo automatizados. Permite la indexación automática y resulta un apoyo en cumplimiento de la ISO y la RGPD.
Leer también: ¿Qué es el RGPD? Descubre todo lo que tienes que saber
Kizeo Forms, formularios para una mejor gestión
Kizeo Forms permite crear formularios de una gran cantidad de datos como mantenimiento, facturas, inventarios de activos, etc. Para empresas de carácter industrial resulta de gran utilidad ya que permite crear el documento y archivarlo al mismo tiempo.
Una de sus principales ventajas es que puede ser utilizado fácilmente por todo el equipo sin necesidad de que haya una persona específica para su control, por lo que se gana en rapidez y a nivel económico. Con la suscripción pro, también permite que se use desde el móvil.
Zeendoc, más que gestión documental
Zeendoc es una solución francesa de gestión y archivo documental en la nube que apoya a sus usuarios, sea cual sea su sector y negocio, en su transformación digital.
Además de la gestión documental, esta plataforma de intercambio entre colaboradores.as, clientes y proveedores, automatiza tareas administrativas (asientos contables, envío de facturas, validación de informes de gastos, etc.). Se puede adaptar el precio al nivel de información con la que se opera.
© Zeendoc
Los mejores resultados gracias a la GED
Todo lo que generamos en nuestra empresa tiene un valor que puede ser utilizado en otra actividad. El conocimiento, al final, se encuentra en los documentos y archivos donde hemos recogido todas las actividades pasadas. La Gestión Electrónica de Documentos ayuda a rescatarlos cuando y dónde sea.
No lo pienses, ¡consigue mejorar tus resultados al máximo con las herramientas que te hemos ofrecido!
