El medio de comunicación que reinventa la empresa
El medio de comunicación que reinventa la empresa
El volumen de información en una compañía es como el dólar: aumenta de pronto y sin que lo veas venir.
Diferentes canales de recepción como el correo electrónico, las cartas y las descargas, así como las personas creando, modificando y compartiendo documentos y archivos, contribuyen a esto.
Para evitar perder el control de la información, la gestión documental en empresas ayuda a administrar, centralizar y mantener actualizados todos los documentos.
👉 Descubre por qué y cómo implementar la gestión documental en tu empresa ¡y evita que tu información se devalúe!
La gestión documental en una empresa hace referencia al almacenamiento, administración y control de todos los documentos mediante parámetros establecidos y normalizados.
Los documentos archivados de una empresa, ya sean físicos o en formato electrónico, constituyen la expertise y el know-how (conocimiento) de la misma. Se trata de activos intangibles con un valor que le permite a la compañía diferenciarse de otras.
Por lo tanto, la gestión de documentos se hace con el objetivo de optimizar el funcionamiento de la empresa, a través del buen manejo de su documentación.
Todas las empresas, sin importar el tamaño que tengan, sector al que pertenezcan o la actividad que desarrollen, cuentan con una gestión documental. Esto no quiere decir que todas cuenten con los mismos tipos de sistemas o métodos, sino que tratándose de un proceso estratégico para las organizaciones, el mismo es obligatorio.
Existen, sin embargo, ciertas particularidades, según el tipo de entidad del que estemos hablando.
Debido al carácter legal de los documentos que maneja una administración pública, en este caso la gestión documental debe ser llevada a cabo de conformidad con las normas internas del establecimiento y externas oficiales, en términos de:
En cuanto a las empresas privadas, si bien no todos los documentos revisten la misma importancia y valor legal que si lo comparamos con la administración pública, estas también requieren contar con un sistema que les permita tener su información clasificada y accesible en todo momento.
Es igualmente importante definir códigos y formas de tratar la información y establecer una jerarquía de permisos de acceso a la misma, con el fin de asegurar su buen manejo.
Un sistema de gestión documental en una empresa es la forma de gestionar los documentos de una forma estandarizada y común. Como vimos, cada empresa tiene la suya, gracias a la cual logra beneficiarse.
La Gestión Electrónica de Documentos (GED) correctamente establecida y soportada en procesos y herramientas adecuadas:
Al desmaterializar sus procesos internos, la empresa es capaz de establecer y cumplir con los requisitos de distribución y almacenamiento ISO 9001.
©Calidad & GestiónEsto es muy importante ya que, en el caso de una auditoría, la arquitectura de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management) permite que esta se realice de manera rápida y eficaz.
➡ Toda la información está reunida y estructurada en un solo lugar y a disposición de las autoridades fiscales.
Una gestión documental en la nube o en modo SaaS, da accesibilidad a todo el equipo, incluso cuando este está en desplazamiento.
Adicionalmente, contar con dispositivos provistos con funcionalidades de gestión de derechos, permite el acceso a agentes externos como proveedores o clientes, para gozar de intercambios más fluidos.
Los flujos de trabajo de validación pueden ser configurados en una herramienta de gestión documental y estar documentados en el protocolo interno de la empresa. Esto se hace con el fin de establecer reglas de publicación semiautomáticas. Todo el mundo tiene acceso a lo que necesita y los administradores pueden abrir o limitar ciertos accesos.
➡ Al acelerar la desmaterialización de tus procesos internos, favoreces la transición digital de tu empresa. La conformidad y homogeneidad en tus documentos, enriquece y consolida tu sistema de información.
De manera general, la gestión documental en una empresa, ayuda a evitar una serie de situaciones perjudiciales para el negocio.
Las disfunciones internas de una empresa tienen un impacto negativo en la productividad, que puede notarse a nivel del cliente.
De hecho, ya en 2019, casi una de cada cuatro empresas declaraba haber perdido clientes debido a una mala gestión documental. Y casi el 76% de las empresas que experimentaron una interrupción temporal o un rediseño de sus procesos de gestión de documentos tenían problemas de negocio o de cumplimiento.
Como empresa, tienes obligaciones legales que cumplir, tanto contables (facturas, informes de gastos, etc.), como legales (contratos, nóminas, etc.). En caso de desastre físico, como un incendio o una inundación, la pérdida de documentos en papel puede ser dramática.
Clusif, una asociación de profesionales de la seguridad, estima que el 70% de las empresas que sufren este tipo de incidentes quebrarían en tres semanas, y el 10% en dos años.
La gestión de documentos en papel representa un coste para la empresa.
Por supuesto, hablamos del propio soporte y la tinta de impresión, pero también de la electricidad utilizada por la sala de fotocopias, el mantenimiento de las máquinas y el coste de transporte y entrega de los documentos.
Luego, están los esfuerzos destinados al archivo y almacenamiento, el valor del espacio y, por último, el salario de las personas implicadas.
Cada día se imprimen y se tiran más de mil millones de hojas de papel en el mismo día en las empresas. Es una cifra desesperante para el planeta en primer lugar, así como para las propias empresas.
Los documentos en papel se trasnpapelan. Los procesos manuales implican la recepción del soporte, la presencia del firmante para su validación... El 33% de los procedimientos basados en documentos físicos se consideran ineficaces.
La gestión de documentos en papel hace que la empresa sea menos receptiva. El tiempo de procesamiento es mayor. Por ello, es raro que se adelante un descuento, por ejemplo. Por otro lado, si te retrasas, te arriesgas a recibir sanciones económicas y, sobre todo, a que tus proveedores te pongan en la lista negra.
En una empresa con una mala gestión de documentos, cada empleado pasa una media de 18 minutos al día buscando un documento. El más mínimo error en la presentación de un artículo puede costar a la empresa hasta 100 euros. Un documento perdido cuesta entre 280 y 560 euros. Cuando sabes que se pierde uno cada doce segundos, ¡te estremeces!
Contar con un sistema de gestión documental, como hemos visto, resulta de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa.
Implementarlo y asegurar su buen funcionamiento, consiste en seguir una serie de etapas que revisaremos a continuación.
Es normal que al momento de decidir implementar un sistema de gestión documental, tengas documentos en físico. Lo primero entonces será la digitalización de todos aquellos que requieran estarlo.
La captura y almacenamiento de los documentos se realiza por medio del escaneo. Todos los departamentos deben colaborar decidiendo qué elementos merece la pena guardar, deberán ser realizados de acuerdo a todos los departamentos que aporten información.
Para los demás documentos que no sean susceptibles de escaneo, puedes establecer un sistema de archivado físico, aunque procura en la medida de lo posible, que todos tus soportes cuenten con una versión numérica.
Por gestor de documentos podemos entender:
Tener una persona encargada específicamente de la gestión de documentos ayuda a mejorar el estado de los mismos. Este gestor también determinará en qué estado se encuentra la documentación y estimará cuánto tiempo tomará clasificarla.
Una herramienta automatizada, además de asegurar el correcto almacenamiento y tratamiento de la información, contribuirá a una gestión documental más eficiente y expedita.
Más adelante veremos algunas soluciones de gestión documental que podrás implementar.
El encargado de la gestión de la información, debe realizar ahora las siguientes acciones:
Una empresa está constantemente gestionando documentos de manera física y digital. Las y los trabajadores deberán ser instruidos en determinar cuáles tienen una necesidad de ser preservados. Una vez determinado el archivo o documento se debe:
El flujo de documentos o movimiento de los archivos del sistema de gestión a otros departamentos debe asegurarse en todo momento, por medio de ciertas reglas establecidas.
La implementación de un software especializado te ayuda a mejorar tu sistema de gestión de documentos, haciéndolo mucho más rápido y eficaz.
Las opciones son infinitas. Puedes leer nuestra comparativa sobre el mejor software de gestión documental u optar por alguna de las siguientes herramientas:
