Domina la gestión de documentos digitales con 6 buenas prácticas y selección de softwares

Domina la gestión de documentos digitales con 6 buenas prácticas y selección de softwares

Por Maëlys De Santis
El 12/2/24

Facturas y más facturas. Y hojas de gastos, contratos, expedientes de clientes y personal... El volumen de documentación en papel y digital en las empresas es enorme. Además, no para de crecer cada día.

¿Tú y tus empleados estáis desbordados? Como empresario, no tienes otra solución: ¡debes implementar un sistema de gestión de documentos digitales eficaz! ¡El éxito de tu empresa depende de ello!

Y claro, como seguro que tienes preguntas, aquí te las resolvemos todas. ¡Coge papel y lápiz! 📃 ✏️

¿Qué es la gestión de documentos digitales?

Las empresas, como todo en la vida, hay que empezarlas por los cimientos. Y éstos son los documentos importantes que la conforman y que se generan cada día, en cada departamento. Por eso hay que saber gestionarlos correctamente.

Una definición simple y un objetivo claro

La gestión de documentos digitales se refiere al proceso de:

  1. crear,
  2. organizar,
  3. almacenar,
  4. recuperar
  5. y gestionar documentos electrónicos de manera eficiente.

Su objetivo es mejorar la accesibilidad y facilitar la colaboración. También busca aumentar la seguridad y el cumplimiento de las políticas y regulaciones relacionadas con la información almacenada en formato digital.

💡 El uso de tecnologías y prácticas específicas es fundamental para conseguir que la gestión de los documentos sea un éxito. Por ello, hoy en día es innegociable la implementación de un software o sistema de gestión documental (SGD).

¿A quién puede servir una gestión eficaz de la documentación digital?

La respuesta es simple: cualquier persona o entidad. Da igual el sector y el contexto. Todos pueden beneficiarse de un buen sistema de gestión documental. ✅ Por ejemplo:

  • Empresas privadas. Además de mejorar la eficiencia operativa, pueden reducir los costos asociados al almacenamiento de la documentación física.
  • Profesionales individuales. Una gestión eficiente de los documentos digitales permite a los autónomos organizar mejor la información relevante para su trabajo y mejorar la productividad.
  • Instituciones educativas, para administrar mejor los registros estudiantiles, los materiales de investigación y otros documentos académicos.
  • Entidades públicas, como ayuntamientos. Una correcta gestión documental sirve para tratar los datos confidenciales de manera segura y mejorar la transparencia.
  • Organizaciones sin fines de lucro. Sirven para mejorar la gestión de la documentación de proyectos y facilitar la colaboración entre miembros del equipo dispersos geográficamente.

🗄️ Por supuesto, en las empresas, la mayoría de departamentos puede beneficiarse de un tratamiento eficaz de los documentos. Estos son algunos ejemplos:

  • Recursos Humanos: simplifica el proceso de contratación y la gestión de nóminas, entre otros.
  • Finanzas y Contabilidad: facilita la contabilidad electrónica, el pago de facturas, recibos, y los estados financieros y auditorías.
  • Servicio al cliente: permite un acceso rápido a la información sobre los clientes, historiales de comunicación y la resolución de problemas ya clasificados y verificados.
  • Operaciones y TIC: mayor eficiencia en la gestión de inventarios y la logística. Del lado informático, mejora la seguridad de la información y los registros de incidencias.
  • Gerencia: para la dirección, la gestión correcta de los documentos proporciona una visión más clara de la situación y permite una mejor toma de decisiones.

7 ventajas de una eficaz gestión de los documentos digitales

¡Repetimos otra vez! La buena gestión de los documentos se ha convertido en una piedra angular para la eficiencia operativa y el éxito empresarial. ¿Pero por qué? Pues por sus muchas ventajas. Vamos a verlas.

Ventaja 1: Almacenamiento, sincronización y compartición de documentos y archivos

La ventaja más visible en el día a día. Una buena gestión documental permite a los empleados compartir documentos y colaborar en ellos rápida y eficazmente. El objetivo es encontrar siempre rápidamente el fichero correcto.

El núcleo central es un repositorio de documentos donde se archivan todos los documentos ordenados de una forma correcta. Archivos contables, patentes, guías editoriales… En fin, documentación importante que debe estar bien protegida y a la vez, ser consultable fácilmente.

Los mejores sistemas de gestión documental permiten la sincronización en tiempo real de los documentos. También ofrecen la posibilidad de gestionar los permisos y el uso, garantizando que todas las partes trabajen siempre con los archivos correctos.

Ventaja 2: Indexación de contenido y documentos

Si la anterior es la ventaja más evidente para tus empleados, la indexación de contenido y documentos es el punto crucial para el éxito de tu empresa. Este proceso es fundamental para gestionar toda la información.

Debes establecer una nomenclatura, reglas y jerarquía claras para organizar y clasificar los documentos digitales. Desde ahí, el software de gestión ordenará y pondrá a disposición en el sitio correcto cada clase de documentación: facturas, contratos, patentes…

➡️ Cada documento digital contiene unos metadatos básicos que organizan los documentos: título, descripción y fecha. Estos datos y las categorías en que se clasifican facilitan el acceso a los documentos que necesite cualquier empleado o la dirección.

Ventaja 3: Automatización de flujos de trabajo

Este es el objetivo básico de un software SGD. El paso a una correcta gestión documental garantiza que la afluencia masiva de documentos dentro de tu empresa se recopile y trate de forma estructurada.

Los documentos entran en un flujo de trabajo automatizado. Facturas y hojas de gasto, por ejemplo, se registran automáticamente y se dirigen al departamento correcto de manera instantánea. Todo el sistema gana en seguridad al evitarse el paso de los documentos por diversas manos.

Al mismo tiempo, la automatización de los flujos de trabajo ahorra tiempo en tareas superfluas a los empleados y mejora la colaboración entre ellos. ¡Todo irá como la seda!

Ventaja 4: Menos papel = más barato, seguro y ecológico

Con la digitalización de la documentación, tu empresa ahorra espacio y dinero. Almacenar documentos en papel requiere espacio físico, recursos materiales y costos asociados. Una gestión de documentos digitales elimina todo esto. 💰🔐

Además, sin papel, se reduce la posibilidad de la pérdida de archivos, por errores humanos o climáticos. Igualmente se elimina el riesgo de pérdida o robo de información confidencial. Los documentos están cifrados y su acceso está controlado.

Por último, y no menos importante hoy, al minimizar la dependencia del papel, se reduce el impacto ambiental. Un proceso más ecológico que refuerza la responsabilidad corporativa y la sostenibilidad.

Otras ventajas y beneficios de la gestión de documentos digitales

¿No te parecen todavía bastantes los beneficios de la gestión digital de los documentos? Pues toma algunos más.

  • Cumplimiento normativo de los datos. Ayuda a cumplir con las regulaciones relacionadas con la gestión de la información, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
  • Mejora de la productividad. Como todo está disponible online y los procesos automatizados, mejora la productividad de los empleados. ¡Ya no tendrán que dedicar tiempo a tareas tediosas!
  • Respaldo y recuperación de los archivos. Realiza copias de seguridad de los documentos digitales de manera automatizada. ¡En caso de pérdida de datos por algún motivo, recuperarlos es pan comido!

6 Buenas prácticas en la gestión de documentos digitales

Para una exitosa gestión documental tienes que determinar tus necesidades. Y entonces ya podrás pensar en cómo quieres gestionar los archivos. ¡Sigue estás buenas prácticas y despega! 🥇🚀

#1. Establecer políticas y procedimientos claros

Antes que nada, define las políticas y procedimientos que describan cómo crear, organizar, almacenar y eliminar los documentos en tu organización. No olvides documentarlo todo y ofrecer su consulta a tus empleados.

Después, establece un sistema de clasificación coherente que refleje la estructura y las necesidades de tu empresa. Usa categorías, etiquetas, metadatos, o una combinación de estos para indexar y organizar tus documentos.

#2. Establecer permisos y controles de acceso

Para aumentar la seguridad y confidencialidad de la información, cada empleado debe acceder exclusivamente a los documentos que necesita. Pero no más allá de eso. Limita el acceso a los documentos según el nivel de autorización de cada usuario.

🌟 Por ejemplo, al conjunto de los contratos de los empleados sólo debe acceder el departamento de Recursos Humanos. A la documentación sobre acuerdos o proyectos futuros, que son confidenciales, solo accederá la dirección.

#3. Crear un flujo de trabajo documental

Diseña y automatiza todos los procesos documentales. Es decir, automatiza toda la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos. Esto ayuda a agilizar las operaciones y a garantizar la calidad de los archivos.

🌟 Un ejemplo: establece un flujo automático para el envío, archivo y recuperación de los emails. O para las facturas electrónicas: diseña el recorrido automático que deben seguir desde que llegan hasta que se pagan y archivan.

#4. Promover la formación y la concienciación de tus empleados

Esto es clave para el éxito de tu empresa. Y para la retención del talento. Debes formar a los empleados sobre las políticas y procedimientos de gestión documental. Igualmente, fórmalos en el uso adecuado del software de gestión de documentos.

Fomenta una cultura de concienciación sobre la importancia de la gestión documental digital. Muéstrales los beneficios de gestionar correctamente los documentos. Ganarán en productividad y comodidad. ¡Y al final estarán más contentos!

#5. Realizar auditorías periódicas y mejorar continuamente

Programa auditorías regulares para verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos. Así podrás identificar áreas de mejora y garantizar la integridad y la precisión de la información.

Con el análisis periódico podrás actualizar y mejorar continuamente tus procesos. ¡No tengas miedo! Revisa regularmente tus políticas y procedimientos para que sigan siendo efectivos y se ajusten a las necesidades cambiantes de tu empresa.

#6. Y por supuesto… implementar un sistema de gestión de documentos (SGD)

Ya ha quedado claro, pero por si acaso, lo repetimos otra vez. Utiliza un sistema de gestión de documentos para almacenar, organizar, recuperar y compartir documentos de manera eficiente.

Asegúrate de que el software elegido sea fácil de usar y se adapte realmente a tus necesidades. Hay muchos, así que investiga antes de elegir. En el siguiente punto te ayudamos a ello.

Cómo elegir el mejor software de gestión de documentos digitales: 7 criterios a tener en cuenta 🤔

Sabemos que es difícil elegir el mejor software de gestión de documentos digitales para tu empresa. Todavía más cuando hay tantos sistemas en el mercado. Pero para eso estamos nosotros. ¡Sigue estos criterios y factores! 👌

  1. Evalúa tus necesidades: identifica las necesidades específicas de tu negocio. Céntrate en la cantidad de documentos que tienes, la colaboración necesaria entre los equipos, la seguridad…
  2. La facilidad de uso: busca un software intuitivo que sea fácil de usar para todos tus empleados.
  3. Seguridad del sistema y normativo: mira que incluya encriptación de datos, control de acceso y auditorías de seguridad. También que cumpla con la RGPD.
  4. Capacidades de búsqueda: el software tiene que facilitar la búsqueda y organización de los documentos con etiquetas, categorías y metadatos para que se encuentren rápidamente.
  5. ¿En la nube o solo en la oficina?: si tus equipos trabajan desde casa, no olvides mirar que el software funciona bien en remoto y que la información es accesible en la nube.
  6. Integraciones y escalabilidad: verifica que el sistema se integra fácilmente con otras herramientas que ya uses. También que es escalable si tu empresa crece y el volumen de documentos con ella.
  7. Soporte y actualizaciones: el proveedor debe ofrecer un buen soporte técnico y actualizaciones regulares para mantener el software a la última.

¿Cuáles son los mejores softwares de gestión de documentos digitales?

Como hay muchos, no dudes en comparar varios sistemas de gestión de documentos digitales. Pero ten claro que la decisión debe responder siempre a las necesidades de tu negocio. Nosotros destacamos los 3 que siguen:

Therefore (Canon)

OpenKM

Alfresco Content Services

Por todas las empresas Por todas las empresas Por las empresas de más de 250 empleados

Precio bajo solicitud

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Therefore™ (Canon)

Therefore™ se adapta a todo tipo de empresas. Con una interfaz muy intuitiva, es capaz de gestionar fácilmente los documentos electrónicos en cada fase de sus ciclos de vida. Otras funcionalidades destacables son:

  • Integración nativa con ERPs como Navision, Business Central y SAP, y con otros sistemas a través de web services.
    Búsqueda inteligente y recuperación de los documentos a través de un repositorio seguro y centralizado.
  • Características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Therefore (Canon)

ECM combina innovación y eficiencia en gestión documental
Más información sobre Therefore (Canon)

OpenKM

OpenKM es un sistema de gestión de código abierto apto para todas las empresas. Dispone de 3 versiones (y 3 precios) para que puedas elegir la que más se adapta a tus necesidades. Entre otras características despunta por esto:

  • Gestión documental completa que incluye la captura, localización y control del flujo de documentos.
  • Configuración total de los permisos de acceso y la seguridad de los documentos.
  • Aplicación de reglas de validación para la automatización de procesos y tareas.
OpenKM

69 Opiniones

Software de gestión documental
Más información sobre OpenKM

Alfresco

Alfresco es también una solución de código abierto y en la nube. Permite gestionar el contenido, conectar la información con los usuarios y acceder a las aplicaciones con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Destaca también por esto:

  • Prueba gratuita de 30 días para sus cuatro soluciones adaptables a cualquier tipo y tamaño de empresa.
  • Extracción de información a partir de las funcionalidades de escaneo y captura de documentos, basado en el RGPD.
  • Análisis avanzados a partir de IA y el aprendizaje automático.
Alfresco Content Services

105 Opiniones

Gestión de contenidos para grandes empresas
Más información sobre Alfresco Content Services

La gestión de documentos digitales en resumen

Una eficaz gestión de los documentos digitales es esencial para hacer tu negocio competitivo. También para lograr adaptarse a los cambios en el entorno empresarial, como la digitalización actual y el volumen de documentos que conlleva.

En resumen, desde mejorar la productividad y la colaboración hasta garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo, las ventajas son muy claras. Además, al invertir en una buena solución de gestión de documentos digitales también estarás aumentando la seguridad y reduciendo costes. ¿A qué esperas? 😉

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