Los 11 mejores software de gestión documental para decirle (¡por fin!) adiós al papel

Si gestionar archivos se ha convertido en un desafío para tu equipo, puede que haya llegado el momento de apostar por un software de gestión documental. Estas herramientas no solo optimizan el acceso y almacenamiento de la información, sino que también te permiten ganar tiempo, mejorar la seguridad de tus datos y avanzar en la transformación digital de tu negocio.

Pero, ¿cómo elegir la mejor opción para tu empresa? Con tantas soluciones disponibles, desde plataformas en la nube hasta aplicaciones open source, encontrar el gestor documental ideal puede ser complicado.

En este artículo, te ofrecemos una comparativa completa de los mejores softwares de gestión documental para empresas. Analizamos funcionalidades clave, ventajas y características específicas para que puedas tomar una decisión informada.

Da el siguiente paso hacia una gestión documental más eficiente: tu equipo te lo agradecerá.

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¿Cuál es el mejor software de gestión documental? Tabla comparativa de 11 herramientas gratis y de pago

¿Qué es un software de gestión documental?

Los programas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) consisten en un conjunto de herramientas que, a partir de la digitalización de documentos físicos, permite:

• El almacenamiento centralizado de archivos en una base de datos común,
• la gestión de contenido empresarial,
• el control de versiones,
• la realización periódica de copias de seguridad.

Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y debido a las obligaciones legales que tienen que cumplir las empresas, el software de gestión documental permite almacenar, organizar y controlar todo tipo de información en un mismo lugar.

La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y control de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.

¿Qué tipos de programas de gestión documental existen?

Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.

• Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores. Esto garantiza una gestión eficiente, segura y sin complicaciones para las empresas que buscan delegar el mantenimiento tecnológico en expertos.
• Software gestión documental open source: permite acceder y modificar su código fuente, lo que fomenta mejoras continuas gracias al trabajo colaborativo de desarrolladores, expertos y usuarios que contribuyen a su evolución para adaptarse a las necesidades empresariales.
• Software de gestión documental en español: Ya sea propietario u open source, la mayoría de los gestores documentales están disponibles en español y pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Estas herramientas, altamente personalizables, permiten configurar el sistema según los requisitos de tu organización, ya sea que elijas una solución de alcance global o un desarrollo local.
• Software de gestión documental gratis: con años de desarrollo, hoy en día existen plataformas gratuitas que ofrecen soluciones de gestión documental, especialmente en la nube. Estas herramientas permiten a los equipos colaborar, almacenar y compartir archivos en tiempo real, facilitando una gestión centralizada sin coste alguno.

¿Cuáles son los software de gestión documental más utilizados? Nuestros criterios de selección

Para realizar esta comparativa, hemos considerado los siguientes aspectos:

• Cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas: evaluamos la variedad y profundidad de las funcionalidades que cada software proporciona para la gestión documental.
• Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia general de uso.
• Respaldo ofrecido por el proveedor: consideramos el soporte técnico y la asistencia que el proveedor brinda a sus clientes.
• Posibilidad de personalizar las funcionalidades: valoramos la capacidad del software para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante opciones de personalización.
• Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad general del software para garantizar la protección de la información empresarial.
• Capacidad de respuesta del soporte técnico: evaluamos la eficiencia y rapidez con la que el equipo de soporte técnico atiende las consultas y resuelve los problemas de los usuarios.

¡A comparar programas! ⤵️

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