Mejor software de gestión documental para decirle (¡por fin!) adiós al papel

¿Tu empresa está a punto o en pleno proceso de transformación digital?

A estas alturas, ya sabes que necesitarás contar con un software capaz de gestionar el flujo de documentos que esto requerirá. Sin embargo, ¿cómo puedes encontrar un software de gestión documental adecuado para satisfacer tus necesidades?

Aquí te ofrecemos una comparativa de diez soluciones DMS (Document Management System) con diversas opciones para gestionar, modificar e indexar tus documentos. Te aseguramos que cuando termines de leer este artículo, el único papel que tolerarás en tu empresa será el que vaya a desempeñar tu gestor documental 😉.

Los programas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) consisten en un conjunto de herramientas que, a partir de la digitalización de documentos físicos, permite:

• El almacenamiento centralizado de archivos en una base de datos común,
• la gestión de contenido empresarial,
• el control de versiones,
• la realización periódica de copias de seguridad.

Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y debido a las obligaciones legales que tienen que cumplir las empresas, el software de gestión documental permite almacenar, organizar y controlar todo tipo de información en un mismo lugar.

La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y control de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.

Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.

Se refiere a un software desarrollado por un proveedor que ofrece todos los servicios y respaldos necesarios para que las empresas puedan gestionar su contenido de manera segura y eficiente.

Esto incluye el soporte técnico y el alojamiento de los datos en los servidores propios del proveedor de servicios.

Un gestor documental open source o de código abierto hace referencia a un sistema distribuido bajo una licencia que permite hacer cambios al código fuente.

En otras palabras, esta modalidad permite que las mejoras y diferentes versiones que va a tener el programa se alimenten del trabajo de una comunidad de usuarios, expertos y desarrolladores, que trabajan para la consecución del mismo objetivo.

Que sean open source o propietario, hoy en día existen diferentes tipos de gestores y, en su gran mayoría, están disponibles en español, así como en otros muchos idiomas. Puesto que este tipo de plataformas cuentan con un alto grado de personalización, la configuración de la herramienta se hace en función de las particularidades de cada empresa que accede a los servicios.

Ya sea que optes por una solución con despliegue internacional o por un desarrollo local, puedes estar seguro de que tu software de gestión documental estará disponible en español.

Puesto que la gestión documental es un proceso que viene implementándose en las empresas desde hace varios años, no es raro que existan grandes plataformas que ofrecen este servicio de manera gratuita, como es el caso de Google Drive. Este es quizás el gestor documental en la nube más conocido actualmente.

El programa para archivar documentos gratis de Google, permite a los equipos que trabajan de manera colaborativa, crear, almacenar y compartir archivos en tiempo real y de manera centralizada.

Para hacer esta comparativa hemos tomamos en cuenta una serie de aspectos como:

• La cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas.
• La facilidad de uso y la ergonomía de la interfaz, así como el respaldo ofrecido por el proveedor.
• La posibilidad de personalizar las distintas funcionalidades del software.
• La fiabilidad y seguridad garantizadas por la plataforma.
• La capacidad de respuesta del soporte técnico.

Alfresco es un conjunto de soluciones informáticas destinado a todo tipo de empresas y que contribuye al manejo de procesos y contenido de manera inteligente, con el objetivo de acelerar el flujo del negocio.

Esta solución en la nube permite gestionar el contenido, conectar la información con los usuarios y acceder a las aplicaciones con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

El sistema de gestión de documentos de código abierto de Alfresco ofrece una prueba gratuita de 30 días para sus cuatro soluciones empresariales.

• Servicios de gobernanza desde los cuales desarrollar cuadros de clasificación y automatizar la declaración de documentos de archivo.
• Extracción de información empresarial a partir de las funcionalidades de escaneo y captura de documentos.
• Análisis avanzados a partir de IA y el aprendizaje automático.
• Recuperación de contenido relevante por medio de sugerencias de búsqueda instantánea y filtros.
• Movimiento automático de documentos de un proceso empresarial a otro, gracias a los modelos de metadatos enriquecidos.

• El software para la gestión de documentos de Alfresco controla el contenido empresarial a partir de un sistema de gobierno de la información integrado y basado en el RGPD.
• El acceso móvil, de escritorio y web que ofrece la herramienta, así como el acceso desde aplicaciones de productividad comunes que permite trabajar, utilizando dispositivos e interfaces familiares.

Avanbox es una herramienta de gestión documental que permite compartir documentos de manera segura, así como llevar un seguimiento de las diferentes versiones de un documento intervenido por varios usuarios.

La plataforma permite la agrupación, asignación y búsqueda de documentos, a partir de expedientes, por lo que el trabajo se vuelve más ordenado e intuitivo.

💰Una versión básica de Avanbox está disponible para descarga gratuita. Para acceder a funcionalidades avanzadas, la plataforma cuenta con tres planes adicionales.

• Sistematización de la creación, compartición y localización de documentos, independientemente del usuario.
• Catalogación y localización de documentos mediante tecnología OCR.
• Automatización del etiquetado mediante la gestión avanzada de metadatos.
• Gestión de flujos de trabajo a través de un sistema de avisos y tareas.
• Recuperación de documentos eliminados y gestión de backup centralizado.

• La herramienta cuenta con un servicio propio de correo electrónico a través del cual los mails son gestionados como documentos. El motor de búsqueda integrado, clasifica y localiza cualquier mail en cuestión de segundos.
• Todos los documentos se almacenan en la base de datos o en el servidor propio de la empresa, a menos que se decida optar por el servicio cloud de Avanbox en cuyo caso, ellos poner a tu servicio sus servidores.

Therefore™ (Canon) es una solución de gestión documental que ofrece a las empresas de todos los tamaños una manera eficiente de organizar, almacenar y manejar su información. 

Esta plataforma en la nube brinda la flexibilidad necesaria para acceder a documentos y datos empresariales desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, potenciando la productividad y la colaboración.

Su interfaz muy intuitiva y su alto nivel de seguridad prometen una experiencia muy agradable a sus usuarios.

• Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,
• Gestión de contenido empresarial (ECM) a través de un repositorio seguro y centralizado para todos los documentos de la empresa,
• Búsqueda inteligente y recuperación de contenido,
• Integración: se integra a suites de productividad, sistemas CRM, ERP, entre otros, gracias a los conectores nativos o a través de servicios web,
• Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD

• La capacidad de esta herramienta de integrarse rápidamente con sistemas existentes, facilitando la transición y fomentando la adopción de la plataforma.
• Su interfaz intuitiva y fácil de usar, capaz de ayudar a los usuarios a adaptarse rápidamente, mejorando la eficiencia general.

DocuWare es un software DMS que facilita la gestión y el archivo de documentos digitales, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad y privacidad.

El software ofrece a sus usuarios la posibilidad de introducir datos de diversas fuentes y de gestionar estos datos de manera automática. DocuWare resulta especialmente útil y efectivo para el trabajo en contabilidad, gestión de proyectos y recursos humanos.

💰Una demostración gratuita de la herramienta está disponible. El coste de los demás planes se encuentran disponibles bajo demanda.

• Gestión documental basada en IA, capaz de identificar y extraer la información clave de los documentos para facilitar su indexación y visibilidad.
• Creación de flujos de trabajo para automatizar el procesamiento de documentos con rutas de aprobación condicionales.
• Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
• Protección de la información y los documentos confidenciales contra el acceso no autorizado, la pérdida de datos o los fallos del sistema.

• La herramienta ofrece numerosas aplicaciones que pueden integrarse con otros programas (software CRM, ERP, SIRH, etc.). La búsqueda también está optimizada para estar disponible desde estas aplicaciones.
• La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.

Dokmee es una solución integrada de gestión que ofrece servicios de creación de imágenes, escaneo y colaboración para empresas de todo el mundo.

El conjunto de herramientas que ofrece Dokmee incluye un software de contador de páginas para grandes cantidades de archivos de negocios y una solución de gestión de contenidos empresariales.

💰 Algunas de las más grandes multinacionales como Sony o Toyota utilizan este software de gestión documental. Puedes solicitar una demostración gratis del producto, a través de la página web del proveedor.

• Gestión de contenido empresarial en más de 20 tipos de formatos, incluyendo audio y video (PDF, Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD, JPEG).
• Escaneo y captura de datos con indexado avanzado, basado en secuencia de comandos e inteligencia artificial.
• Reconocimiento de formatos estructurados y no desestructurados, a partir de códigos de barras, códigos QR e indexado mágico, entre otros.
• Enrutamiento de documentos con base en reglas predeterminadas.
• Optimización de procesos de negocio y flujos de trabajo, así como sellado automático de documentos.

• La tecnología cloud de Dokmee permite el almacenamiento seguro de la información en la nube, así como la auditoría de todos los archivos y acciones hechas por los usuarios.
• Que en una misma solución confluyen herramientas de captura de información y de gestión documental.
• La funcionalidad de escaneo es ilimitada y no te cargan por clic.

Nuxeo es un software de código abierto, disponible bajo una licencia LPGL.

El software es adecuado para pequeñas y medianas empresas, pero también es utilizado a gran escala por algunas empresas para gestionar terabytes, enormes cantidades de documentos y dar soporte a decenas de miles de usuarios.

El software es especialmente atractivo para las empresas que necesitan gestionar eficazmente los contenidos de las funciones de compra, administración y comunicación con una plataforma flexible y segura.

💰 Nuxeo es una herramienta de código abierto, pero ofrece licencias de suscripción a sus servicios y herramientas. Las funcionalidades de nivel de servicio y el soporte técnico, están dirigidas a los profesionales de la informática y son de pago.

• Motor de flujo de trabajo BPM avanzado:
  • Optimización de los procesos empresariales,
  • herramientas de gestión de casos,
  • gestión de documentos en tiempo real.
• Reelaboración constante del flujo de trabajo según sea necesario.
• Compatibilidad con la mayoría de los programas y aplicaciones a través de su API.
• Posibilidades de integración casi ilimitadas y mejoras constantes de la herramienta.
• Disponible en todos los modos de alojamiento y en los siguientes sistemas operativos: Mac, Windows, Linux, Android, iOS.

• Software de código abierto: un sistema totalmente personalizable, incluida la interfaz. El software puede adaptarse a cualquier entorno y satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
• El software incluye un mercado para facilitar la adición de funciones y aplicaciones que se adapten a sus necesidades. El soporte técnico ofrece asistencia personalizada en cada etapa de su instalación.

OnlyOffice comenzó siendo un editor de documentos en línea que utilizaba el elemento HTML5 Canvas. Hoy en día, consiste en una suite ofimática en la nube completa y rica en funciones, altamente compatible con los formatos de archivo Microsoft Office y OpenDocument, entre otros.

Esta herramienta de gestión está dirigida a organizaciones y empresas cuya política no favorece el software con licencia pública y que desean recibir asistencia técnica.

💰OnlyOffice ofrece diferentes tipos de soluciones y despliegue para las mismas, a diferentes precios: Docs (Enterprise y Developer Editions) y Workspace (Cloud y Server). Para uso personal, la herramienta es completamente gratis.

• Conexiones simultáneas para editar documentos.
• Opciones de branding y URL de dominio personalizado.
• Historial de inicio de sesión y traza de auditoría.
• Búsqueda de texto completo en el correo y en el contenido de los documentos.
• Creación y coedición de formularios de documentos rellenables en línea y que pueden ser guardados como archivos PDF.

• La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
• Su potente editor en línea, altamente compatible con formatos de documentos de Microsoft y el reproductor de archivos multimedia multiformato.

Open KM es un sistema de gestión documental de código abierto, para administrar y controlar el contenido y el flujo de trabajo en empresas de todo tipo, de una forma eficiente.

La herramienta integra diferentes soluciones que van desde la gestión documental, pasando por el trabajo colaborativo entre usuarios, hasta funcionalidades de búsqueda avanzada.

💰 Existen tres versiones de la herramienta, disponibles para descarga desde el sitio web del proveedor. También es posible solicitar una demostración gratuita para cada una de ellas.

• Gestión documental completa que incluye la captura, localización y control del flujo de documentos.
• Gestión de registros y establecimiento de un proceso de trazabilidad de las acciones para establecer etapas y plazos en las acciones a realizar.
• Definición y la reutilización de la lógica de negocio a través de workflows que vinculan los procesos con la creación de contenido.
• Aplicación de reglas de validación para la automatización de procesos y tareas.
• Archivo automático de correos electrónicos y encriptación de documentos.

• La versatilidad de la aplicación, que incluye herramientas administrativas, a partir de las cuales se pueden definir roles y cuotas de usuario, el nivel de seguridad de cada documento, el log de actividad y la configuración de tareas.
• Su conector específico que ofrece servicios CMIS (Content Management Interoperability Services).

ParseDoc es una herramienta de lectura y procesamiento automatizado de documentos empresariales, desarrollada por la empresa Exponentia.

Este software es capaz de conectarse a los sistemas de gestión de la empresa que lo implemente, de manera que la recepción, el análisis y la gestión de archivos de uso habitual se vea simplificado.

💰 Empresas de todo tipo pueden solicitar una demostración gratuita del producto, a través de la página web del proveedor.

• Gestión de facturas que realiza el reconocimiento automático de la información contenido en las mismas, a través de IA.
• Extracción y almacenamiento de información, gracias a la integración con herramientas ERP como SAP, Navision, Sage o Holded.
• Supervisión de la información que se crea y almacena, a partir de la utilización de una interfaz sencilla e intuitiva.
• Automatización de tareas repetitivas y reducción de la carga de trabajo.
• Lectura y procesamiento automático de documentos.

• La simplificación que hace la herramienta del manejo de documentos de tipo financiero como facturas, albaranes y presupuestos, a través del análisis y catalogamiento de los datos de interés.
• No hay cláusulas de permanencia que te obliguen a mantener los servicios más allá del tiempo que decidas utilizarlos.

QuoFiles es un software de gestión documental y plataforma colaborativa empresarial desarrollado por CEI Europe y basado en Microsoft SharePoint que le permite a cualquier tipo de organización, simplificar la ejecución de sus procesos administrativos.

Este software de gestión documental permite, entre otras funcionalidades, disponer de todos los documentos en formato digital para archivarlos correctamente.

💰 Las soluciones de QuoFiles pueden ser probadas, solicitando una demostración gratuita desde el sitio web del proveedor.

• Definición de planes de auditorías tanto internas, como externas.
• Creación de cuestionarios online sobre reclamaciones y no conformidades, para asegurar la satisfacción del cliente.
• Gestión de documentación con funcionalidades para copias controladas y control de versiones y revisiones.
• Portal de calidad corporativo (SharePoint online).
• Registro automático y cronológico de todas las acciones relacionadas con cada entidad.

• El hecho de que el software de gestión documental de QuoFiles incluye tres soluciones en una misma plataforma con funcionalidades de gestión de calidad, Sharepoint y captura de documentos.
• Su sistema de gestión eQMS, basado en la tecnología de Microsoft Dynamics.

R2 Docuo es un software de gestión documental que ayuda a pymes y multinacionales a gestionar automáticamente sus documentos, así como sus flujos de trabajo. La herramienta se integra con Microsoft 365 para facilitar la creación, revisión, intercambio y firma de documentos.

💰 Puedes probar R2 Docuo gratuitamente durante 30 días o contratar alguno de los tres planes de pago con los que cuenta la herramienta.

• Conversión de tareas manuales en completos flujos de trabajo automáticos.
• Gestión documental a partir de plantillas inteligentes Word 365 con autocompletado y reglas automáticas.
• Colaboración con clientes y proveedores, intercambiando archivos, información o comentarios mediante un portal corporativo, enlaces de descarga y formularios web.
• Firma electrónica y envío de contratos y acuerdos a clientes, a través de enlaces personalizados que pueden usar desde sus dispositivos móviles con plena validez legal.
• Búsqueda avanzada de archivos a través de metadatos, introduciendo solamente algunas palabras clave.

• La identificación de cuellos de botella se simplifica considerablemente gracias a que cada flujo de trabajo muestra el estado de cada documento, utilizando tableros Kanban y un código de colores personalizado.
• Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.

Los gestores documentales vieron su origen en la necesidad que tenían las empresas de gestionar el contenido que generaban, así como de garantizar su calidad.

Los sistemas de gestión documental varían hoy en día tanto en tamaño, como en alcance, pero, de manera general, ofrecen algunas de las siguientes características:

• Archivo de diferentes tipos de documentos como facturas, modelos contables, propuestas de proyectos, planos, etc.
• Edición simultánea de documentos.
• Registro histórico de los cambios de un archivo.
• Control de versiones a partir de la asignación de perfiles como lector, editor, comentador, etc.
• Restauración de versiones anteriores en caso de error o de necesitar comprender cambios que surgieron.
• Inclusión de anotaciones y comentarios.

• Facilitan el trabajo colaborativo. Cuando en una misma organización son varias las personas que intervienen un mismo documento, es necesario contar con funcionalidades que permitan rastrear las últimas modificaciones y que cuenten con servicios de edición que faciliten la inclusión de comentarios, por ejemplo.
• Reducen el riesgo en la pérdida de información. Atrás quedaron los tiempos en los que “la información no guardaba” o tú perdías tiempo valioso porque los cambios que habías hecho a un documento, finalmente no se reflejaban. Ahora, es posible restaurar versiones anteriores de los documentos y analizar en qué momento se produjeron cambios determinantes.
• Reducen costes asociados al almacenamiento. Está claro que son cada vez más las compañías que buscan reducir el espacio físico que ocupan. Con la democratización del teletrabajo, ya no es necesario contar con amplios espacios en las oficinas y, mucho menos, para el archivo de la documentación de la misma. En este sentido, la digitalización de los documentos permite tenerlos centralizados en un servidor propio o en la nube, evitándote tener que disponer de un espacio específico para tal fin.
• Garantizan la calidad de la información. Según el tipo de documentos que se maneje, es necesario poder contar con herramientas para hacer un seguimiento asiduo de los cambios que se generan, la información que se incluye y aquella que finalmente se descarta.

• Un software de gestión documental es una herramienta que permite, bajo una plataforma colaborativa, cubrir necesidades de las empresas en términos del contenido y la información que generan y manejan.
• Un gestor documental, entonces, permite tener un control más exhaustivo de la documentación y que las organizaciones sean cada vez más competitivas.
• Entre los beneficios que una herramienta DSM (o prgrama de gestión de documentos) ofrece, se incluyen:
  • La centralización de la información,
  • la disposición de información para consulta,
  • el seguimiento de flujos de trabajo,
  • la calidad de los procesos empresariales.
• El software más utilizado a la hora de trabajar con documentos digitales es aquel que se adapta a las necesidades de cada empresa, según el volumen de documentación que la misma maneje.