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ECM: ¿qué es, y cómo el software revolutiona la gestión de contenido empresarial?

Por Lorenzo RicciEl 3/11/23

Si pensabas que un ECM era un mero repositorio de documentos, es hora de reconsiderar. En el complejo ecosistema empresarial actual, un ECM es un catalizador para la eficiencia, la colaboración y el cumplimiento. 🧐

Actúa como el cerebro detrás de tu estrategia de gestión de contenidos, garantizando que cada fragmento de información, desde una simple factura hasta un contrato complejo, esté en el lugar correcto en el momento adecuado.

En pocas palabras, un sistema de ECM no es solo una parte de tu estrategia empresarial; es el corazón que bombea la vida digital a través de cada capa de tu organización. 🚀

Definición e importancia del ECM para los contenidos de su organización

¿Qué es un ECM o gestor de contenidos empresariales?

Un ECM es más que un lugar para almacenar documentos. Es un sistema integral que permite a las empresas capturar, almacenar, organizar, gestionar, proteger y distribuir contenido digital de manera efectiva.

💡Además, se integra con otras herramientas empresariales, proporcionando una solución completa para la administración de información.

La importancia del ECM para el rendimiento de tus procesos

Con un 40% de los trabajadores del conocimiento gastando tiempo en tareas no productivas relacionadas con la información, según un informe de McKinsey, un ECM eficiente se convierte en un socio crucial para liberar su tiempo.

Un ECM puede impulsar la eficiencia operativa y permitir una mejor toma de decisiones, con capacidades como:

  • búsqueda optimizada,
  • control de versiones,
  • colaboración en tiempo real.

Cómo funciona un sistema de ECM? 5 usos principales

Captura de documentos: no solo un acto de archivo, sino un proceso complejo

Es crucial entender que un ECM o Sistema de Gestión de Contenidos Empresariales no es un simple repositorio de almacenamiento. En la fase de captura de documentos, el ECM emplea tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir documentos físicos en formatos digitales fácilmente manejables. 💼👉💻

Además, la captura no es un acto aislado; se integra con diversas fuentes como:

  • sistemas CRM,
  • bases de datos,
  • correos electrónicos,
  • y aplicaciones empresariales.

Así, recopila todo tipo de documentos, desde facturas hasta contratos y correos electrónicos. Esta captura multifacética es esencial para asegurar que ningún dato valioso se pierda en las grietas del sistema.

Podemos afirmar que la gestión de archivos representa la fase inicial antes de considerar la adopción de soluciones ECM.

Almacenamiento de documentos: más que un simple armario digital

Una vez capturados, los documentos se almacenan en lo que podríamos denominar un "depósito central", pero es mucho más sofisticado que un simple lugar de almacenamiento. 🤓

Se utilizan metadatos, etiquetas y una estructura jerárquica de carpetas para asegurar que los archivos no solo se guarden, sino que sean fácilmente recuperables.

Los ECM modernos incluso emplean tecnologías de IA para categorizar y etiquetar documentos automáticamente, facilitando así el acceso y la recuperación en el futuro.

Gestión de documentos: el corazón que bombea vida al sistema

La gestión de documentos es realmente el núcleo del sistema ECM. No se trata simplemente de almacenar archivos en una carpeta; se trata de cómo esos documentos se editan, comparten, colaboran y finalmente se archivan o se eliminan. 🤹

Los sistemas ECM ofrecen funcionalidades como control de versiones para rastrear cambios, permisos para asegurar que solo las personas adecuadas accedan a los archivos, y características de colaboración en tiempo real que permiten a múltiples usuarios trabajar en un solo documento sin conflictos de versiones.

Seguridad y preservación de los documentos: el guardián de tu fortaleza digital

La seguridad es un aspecto crítico en cualquier sistema ECM. Con el aumento de las ciberamenazas, es vital tener un sistema que ofrezca características robustas como:

  • cifrado de datos,
  • autenticación de dos factores,
  • y control granular de los permisos de acceso. 🛂

Además, la preservación de documentos implica respaldos regulares y capacidades de recuperación ante desastres para garantizar que los documentos vitales de la empresa se mantengan seguros.

Entregamiento eficiente de los documentos: más allá del botón "Enviar"

El último paso en la cadena del ECM es asegurar que los documentos lleguen a las personas adecuadas de la forma más eficiente posible. Esto va más allá de simplemente enviar un archivo por correo electrónico. 📁📨

Los sistemas de ECM modernos permiten configurar flujos de trabajo que automatizan el proceso de distribución. Además, las API permiten integraciones con otros sistemas empresariales para una entrega más fluida y coherente de la información.

6 características y funciones de un software ECM

#1 Un archivo digital para su organización

El ECM actúa como un archivo digital, pero no solo para documentos textuales. También puede almacenar imágenes, videos, y todo tipo de medios. Piensa en esto como tu propia biblioteca digital, pero una que es completamente personalizable para las necesidades de tu organización.

#2 Una gestión de sus contenidos, datos y mucho más

Los ECM no solo se limitan a gestionar documentos. También manejan datos estructurados (como bases de datos) y no estructurados (como correos electrónicos). También pueden gestionar flujos de trabajo y automatizar procesos, desde la aprobación de documentos hasta el onboarding de empleados. 🙌

#3 Una colaboración en equipo más fluida

Los sistemas de ECM suelen contar con herramientas colaborativas integradas. Estas van desde sencillos sistemas de mensajería y notas hasta tableros de tareas complejos. Esto permite una colaboración en equipo más fluida y eficiente, evitando malentendidos y demoras.

#4 Analítica y gestión de informes

Los ECM no solo almacenan y gestionan datos, sino que también los analizan. Las funciones de análisis y generación de informes permiten a los usuarios extraer insights valiosos para la toma de decisiones basadas en datos. 📈

#5 Cumplimiento y seguridad

En un mundo con cada vez más regulaciones como GDPR, HIPAA y otros estándares de la industria, tener un sistema que ayuda en el cumplimiento es invaluable.

#6 Automatización de los flujos de trabajo

La automatización es clave para la eficiencia. Un buen sistema de ECM permite configurar flujos de trabajo que automatizan tareas rutinarias, permitiendo que el personal se enfoque en trabajos más críticos y creativos. ⚙️👩‍💻

Quién puede utilizar un software ECM para simplificar su trabajo día a día?

Departamento de marketing y ventas

Los departamentos de marketing y ventas generan y usan una cantidad significativa de contenido, desde material de marketing como folletos y presentaciones hasta informes de ventas y contratos con clientes.

Un ECM puede ayudar a:

  • organizar estos documentos,
  • y a crear flujos de trabajo automatizados para su aprobación y distribución.

💡 Además, facilita la gestión de activos digitales como imágenes y videos, que son esenciales para campañas de marketing modernas.

Departamento de recursos humanos

La gestión de talento involucra una gran cantidad de papeleo, desde contratos de empleo hasta evaluaciones de rendimiento y registros de capacitación. Un ECM eficiente puede automatizar muchas de estas tareas y asegurar que la documentación esté siempre actualizada y en conformidad con las leyes laborales.

✅ Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce el riesgo de errores humanos, lo cual es crucial para evitar litigios y garantizar un ambiente de trabajo seguro y justo.

Departamento legal y de cumplimiento

Los departamentos legales y de cumplimiento están inundados de documentos que van desde contratos y acuerdos hasta políticas internas y registros de cumplimiento. Un ECM puede:

  • facilitar la búsqueda de estos documentos,
  • asegurar que se mantengan seguros,
  • y facilitar el proceso de auditoría.

☝️ Con las regulaciones cambiando constantemente, la capacidad de un ECM para adaptarse y asegurar que los documentos estén siempre en conformidad es invaluable.

Departamento de finanzas y contabilidad

Este departamento maneja documentos sensibles como facturas, declaraciones fiscales, y proyecciones financieras.

🤔 ¿Qué puede hacer un ECM para los contables y departamentos financieros?

  • automatizar el proceso de aprobación de facturas,
  • mejorar la precisión de los informes financieros,
  • asegurar que los documentos estén seguros y en conformidad con las regulaciones financieras,
  • integrarse con otros sistemas financieros para operaciones más eficientes.

Departamento de TI

Los equipos informáticos se benefician del ECM para gestionar la documentación técnica, registros de cambios en el software y documentación para auditorías de seguridad. Puede ayudar en la gestión de proyectos y proporcionar un lugar centralizado para la colaboración entre desarrolladores, analistas de sistemas y administradores de redes.

Proveedores y socios externos

Por fin, los proveedores y socios externos también son beneficiarios clave de un sistema de ECM. Estos sistemas pueden facilitar la colaboración y el intercambio seguro de documentos, permitiendo una comunicación más fluida y un tiempo de ciclo más rápido para proyectos conjuntos.

7 ejemplos de software ECM para gestionar sus contenidos

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DocuWare

SharePoint

Alfresco Content Services

Therefore™ (Canon)

FileNet Content Manager

OpenText

IvDoc

Por las empresas de más de 2 a 5000 empleados Por las empresas de más de 1 empleados Por las empresas de más de 250 empleados Por todas las empresas Por todas las empresas Por todas las empresas Por todas las empresas

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Sharepoint (Microsoft)

Sharepoint de Microsoft es más que un simple sistema de ECM; es un ecosistema completo que impulsa la colaboración y la gestión de contenidos a una escala corporativa.

¿Estás usando Office 365? Sharepoint se integra perfectamente, permitiendo a los equipos crear, compartir y gestionar documentos directamente desde aplicaciones familiares como Word y Excel.

Su arquitectura altamente personalizable y su amplia gama de complementos hacen de SharePoint una solución de ECM que puede adaptarse a casi cualquier requisito empresarial. Además, la robusta seguridad asegura que tus documentos estén protegidos, incluso cuando se accede a ellos de forma remota.

✅ Lo que más nos gusta: integración con Office 365

SharePoint

Plataforma de Colaboración Empresarial: GED, Intranet, ..
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Alfresco

Alfresco va más allá de ser un simple sistema de almacenamiento de documentos; es un facilitador para la fuerza laboral moderna. Su diseño ágil y su enfoque en soluciones móviles lo hacen ideal para empresas que tienen equipos dispersos geográficamente o que trabajan de forma remota.

La capacidad de Alfresco para adaptarse y escalar según las necesidades empresariales lo convierte en una opción robusta para organizaciones de todos los tamaños. Además, su API abierta y la capacidad de integración lo hacen increíblemente versátil.

Lo que más nos gusta: adaptación a las tecnologías móviles

Alfresco Content Services

32 Opiniones

Gestión de contenidos para grandes empresas
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DocuWare

Si la eficiencia es tu mantra, DocuWare podría ser tu mejor apuesta. Este sistema de ECM se destaca por su impresionante gama de herramientas de automatización que pueden manejar desde flujos de trabajo sencillos hasta procesos empresariales complejos.

Docuware también ofrece capacidades de escaneo de documentos y OCR, lo que facilita la conversión de documentos físicos a digitales. Su capacidad para integrarse con una variedad de aplicaciones empresariales, desde soluciones de ERP hasta sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), lo convierte en un socio flexible en tu estrategia de digitalización.

Lo que más nos gusta: sus herramientas de automatización

DocuWare

Plataforma de Gestión Documental para PYMEs
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ThereforeTM (Canon)

ThereforeTM (Canon) sobresale como un sistema integral de ECM (Enterprise Content Management) ideal para ti si estás buscando una gestión documental eficaz y adaptable. Este software es reconocido por su robusta selección de herramientas de automatización, capaces de manejar sin complicaciones desde tareas administrativas rutinarias hasta los procesos más complejos y específicos del negocio.

Además, ThereforeTM se equipa con funcionalidades avanzadas de digitalización, incluyendo escaneo de documentos y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), facilitando así la transición de lo análogo a lo digital. Su flexibilidad para integrarse con una amplia gama de aplicaciones empresariales es notable, siendo compatible con sistemas ERP y CRM, lo que lo convierte en una solución versátil y escalable para tu digitalización empresarial.

Lo que más nos gusta: su digitalización avanzada de las tareas rutinarias

Therefore™ (Canon)

ECM combina innovación y eficiencia en gestión documental
Más información sobre Therefore™ (Canon)

IBM FileNet Content Manager

IBM FileNet Content Manager no es para los débiles de corazón. Este sistema ECM está repleto de funciones de análisis de datos y aprendizaje automático. ¿Buscas entender las métricas detrás del uso de tus documentos y cómo mejorar los flujos de trabajo?

Esta solución te proporciona las herramientas y los informes analíticos para hacerlo. Además, sus capacidades avanzadas de automatización permiten una gestión de documentos más eficiente y efectiva.

Lo que más nos gusta: sus capacidades analíticas

FileNet Content Manager

1 Opiniones

Software de gestión documental
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OpenText

¿Operas en un sector como la atención médica, el derecho o la banca, donde el cumplimiento y la seguridad son más que palabras de moda? Entonces OpenText podría ser la solución de ECM para ti.

Con funciones avanzadas como la retención de registros, el cifrado de datos y las auditorías, OpenText se convierte en el sistema preferido para aquellos en industrias reguladas.

Su plataforma también se integra bien con otras herramientas de cumplimiento, asegurando que te mantengas siempre dentro de la legalidad.

Lo que más nos gusta: su atención al cumplimiento y a la seguridad

OpenText

3 Opiniones

Mejora y automatiza tu gestión documental
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IvDoc

IvDoc es una solución ECM que pone un énfasis particular en la seguridad y la eficiencia. Con una amplia gama de herramientas de automatización, este sistema se asegura de que los procesos rutinarios se manejen de manera rápida y sin errores.

Su fuerte enfoque en la seguridad lo hace ideal para organizaciones que manejan información sensible o confidencial. Desde el cifrado hasta el control de acceso detallado, IvDoc ofrece una seguridad robusta que satisface incluso las necesidades más estrictas.

Lo que más nos gusta: su simplificación de las tareas rutinarias

IvDoc

Gestión documental avanzada para la transformación digital
Más información sobre IvDoc

ECM: un software muy importante para la organización documental de su empresa

Un ECM no es un lujo, sino una necesidad en el mundo empresarial moderno.

Las empresas que aún no han adoptado un sistema de ECM están dejando pasar una oportunidad clave para optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia, y garantizar la seguridad de sus datos y documentos. 🦺

En una era donde la información es un activo clave, la falta de un sistema de ECM efectivo puede dejar a una empresa en una posición competitiva desventajosa.

Un ECM bien implementado se convierte en la columna vertebral de la estrategia digital de una empresa, ayudando en todo, desde la colaboración y la toma de decisiones hasta el cumplimiento y la seguridad.

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