Gestión de archivos: conceptos básicos y ventajas

¿Qué puede aportar la gestión de archivos a tu empresa?

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La gestión de archivos es el proceso que permite tener organizados todos los archivos de información empresarial. Ofrece numerosas ventajas para tu organización, las cuales detallaremos a lo largo de este artículo.

Si quieres ordenar y clasificar los documentos empresariales más importantes, ¡sigue leyendo!

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¿Qué es la gestión de archivos de una empresa?

La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial, ya sea en forma de documentos físicos o electrónicos.

La información empresarial recoge todos los datos, procesos y recursos que la organización ha ido recopilando a lo largo del tiempo. Por lo tanto, es un activo intangible de gran valor para el equipo, ya que permite recoger todo el conocimiento que se ha ido adquiriendo a lo largo de los años.

Conceptos básicos para la gestión de archivos

1. Archivos

El archivo, ya sea físico o electrónico, es el conjunto de datos que se recopila de manera ordenada y categorizada. Estas unidades se disponen de forma relacional y han de ser identificadas de forma clara.

Estos archivos pueden ser modificados, trasladados y eliminados en cualquier momento.

2. Directorios

Es el sistema donde se guardan los archivos que tienen relación directa entre sí. Es decir, ya sea tema, concepto o soporte. También podemos encontrar carpetas donde se facilita la organización de los archivos.

3. Campos

Los campos son las identificaciones de los archivos donde se guardan los datos descriptivos. Cada unidad de información lleva consigo un campo donde explica qué archivo es, dónde ha de ser guardado y su identificador básico.

4. Registro

El registro hace referencia al conjunto de campos que tienen una relación entre sí.

5. Bases de datos

En una base de datos, se recogen distintas unidades de información que tienen un contexto común. Este almacenamiento de archivos se realiza de forma sistemática para que puedan ser utilizados posteriormente.

Ventajas de una buena gestión documental y organización de archivos

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1. Mejora la organización y validez de la información

Los archivos empresariales pueden recoger la información de todos los departamentos y áreas de la empresa. Por eso, teniendo una buena gestión documental, conseguimos que estén organizados y sean de fácil consulta para los directos interesados.

Al estar, también, centralizados en un mismo servidor, aseguras que todos los documentos electrónicos tengan la aprobación de la empresa, por lo que son totalmente válidos para su utilización interna y externa.

2. Control de accesos y seguridad

Teniendo claro en qué lugar tienes todos tus documentos, también puedes controlar quién tiene acceso y quién no a los distintos archivos.

De esta forma, también tienes una mayor seguridad sobre los archivos que se suben al servidor, evitando virus. También, tu equipo puede descargarlos con la mayor seguridad en sus dispositivos.

3. Soporte técnico para el manejo de datos

Si tu empresa tiene una persona específica para encargarse del manejo de los datos, su recolección y mantenimiento, ya cuenta con un apoyo técnico para su labor. La gestión de archivos debe tener un soporte donde realizar esta recopilación.

4. Mayor control del espacio y de los datos con los que se trabaja

El espacio físico tiene limitaciones obvias, pero la capacidad digital de tus dispositivos también. Con una buena gestión de documentos, puedes obtener mucho más espacio, evitando duplicidades y datos innecesarios.

5. Envío de datos seguro

El equipo tiene que, en algunas ocasiones, enviar unidades de la información tanto de forma interna como externa. Con el servidor de archivos que se utiliza podemos compartir los documentos a través de herramientas como el correo electrónico.

6. Centralización de la información

La gestión de archivos trae un aspecto positivo para tu empresa: consigue que toda la información esté centralizada. De esta manera, tienes en todo momento los documentos localizados y accesibles para el mando directivo

¿Cómo integrar una buena gestión de archivos en tu empresa?

Para conseguir que tu empresa cuente con una buena gestión de archivos empresariales, debes seguir algunas etapas:

  1. Definir los pasos a seguir en el proyecto.
  2. Implementar un sistema de gestión informático que te permita categorizar los archivos, ya sean físicos o virtuales, tenerlos a disposición de tus usuarios, compartirlos con el equipo, organizar los campos descriptivos.
  3. Realizar una formación para los/as usuarios/as.

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