Software agenda

Los programas de agenda electrónica son software colaborativos pensados para centralizar y organizar todas tus tareas, citas y eventos. 

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Software agenda electrónica

El software para agenda electrónica facilita la creación de calendarios electrónicos accesibles, personalizables y compartidos con los empleados de toda la empresa. Los calendarios se han convertido en características estándar de muchos ordenadores y teléfonos inteligentes.

El software agenda electrónica se puede vender como un producto independiente, pero a menudo se incluye en una suite de oficina más grande. Los clientes lo utilizan para agilizar el funcionamiento interno de una empresa, con características que pueden incluir: programación colaborativa, recordatorio de correo electrónico, vista de calendario predeterminada (un día, una semana, un mes o un año) semana laboral o publicación de horas de trabajo, etc. y agendas grupales.

¿Qué es el software agenda?

Las aplicaciones de calendario también se conocen como software de calendario y facilitan la creación de calendarios electrónicos que son accesibles, editables y compartibles con los empleados de toda la empresa. Los calendarios se han convertido en una característica estándar en muchos ordenadores y teléfonos inteligentes.

Una aplicación de agenda puede venderse como un producto independiente, pero a menudo se incluye en una suite ofimática más grande. Los clientes lo utilizan para agilizar el funcionamiento interno de una empresa, con características que pueden incluir: programación colaborativa, recordatorios de citas por correo electrónico, visualización de un calendario predeterminado (un día, una semana, un mes o un año, visualización de la semana laboral o de la hora, etc.), y un calendario que se puede utilizar para crear un calendario que se puede utilizar para crear un calendario.

¿Cómo funciona un calendario electrónico?

El calendario electrónico nació como una herramienta para desmaterializar la agenda tradicional en papel añadiendo características que la hacen más efectiva. Es una herramienta fácil de usar para organizar el tiempo y hacer un seguimiento de la lista y gestión de citas. Permite establecer notificaciones para tener un recordatorio de las citas programadas y permite una gestión más eficaz de las actividades rutinarias mediante el establecimiento de eventos recurrentes. La mayoría de estas plataformas también permiten diferenciar visualmente los distintos tipos de actividades (por ejemplo, por color) y priorizar las actividades para saber lo que se puede posponer en caso de que surjan imprevistos.

Una característica esencial es su carácter de colaboración para poder compartir con los usuarios, a elección del propietario, sus actividades y disponibilidad. Además, al igual que con los diarios de papel, es muy fácil configurar los diferentes modos de visualización para gestionar mejor el tiempo.

¿Cuáles son las funcionalidades de un software de agenda electrónica?

En el comercio hay varios programas de agenda electrónica, algunos de ellos ya integrados en su PC o smartphone. A pesar de algunas diferencias, la mayoría de ellos tienen características básicas comunes:

  • Compartir actividades.

  • Gestión de contactos personales.

  • Generación de copias de seguridad.

  • Seguimiento de actividades diarias y tareas pendientes.

  • Notificaciones urgentes.

  • Eventos recurrentes.

  • Lista de tareas.

  • Etiquetas según el tipo.

  • Diferentes opciones de visualización.

  • Importar eventos desde otro software.

  • Sincronización multiplataforma.

  • Quienquiera que esté buscando una aplicación de diario electrónico.

Los usos de una agenda electrónica pueden ser diferentes:

  • Uso personal: para empezar podemos hablar de la optimización de todas las actividades personales para poder conciliar trabajo, familia, comisiones y entretenimiento.

  • Uso corporativo: permite un mejor trabajo de colaboración con los miembros del equipo para estar disponibles para reuniones y/o escándalos.

  • Uso comercial: permite dar una idea más visual e intuitiva de la disponibilidad y concertar citas con los clientes.

¿Por qué usar una agenda electrónica?

Aunque para los amantes de la escritura, la agenda en papel siempre será mejor la agenda electrónica tiene muchas ventajas:

  • Mayor seguridad: la protección que disfrutará será de dos tipos. En primer lugar, al ser un software que puede ser sincronizado en diferentes dispositivos, la pérdida de uno de ellos asegurará que no se pierda permanentemente toda la información. Además, al poder configurar un inicio de sesión para acceder a él, estarás seguro de que tus eventos, privados o no, estarán a salvo de miradas indiscretas.

  • Siempre contigo: ¿cuántas veces por la mañana nos olvidamos de algo en casa? la agenda está perfectamente entre las cosas que podríamos dejar en la mesa al salir. Un diario electrónico le permite consultarlo dondequiera que esté...

  • Gestión de citas: al poder ver la agenda de la persona con la que se está reuniendo, será mucho más fácil encontrar un hueco común.

  • Notificaciones: si escribimos algo en nuestra agenda es para no olvidarlo, pero si no miramos la agenda de papel a menudo, siempre se nos puede pasar algo por alto. Es gracias a las notificaciones push que te asegurarás de no dejar nada fuera.

  • Mayor claridad: las etiquetas, los diferentes tipos de compromisos, etc., permiten ver mejor y más rápido lo que son nuestros compromisos.

¿Cómo elegir una aplicación de agenda?

Hay varios factores a tener en cuenta y sobre todo depende de cómo se utilicen. Sin embargo, en términos generales, hay algunas características importantes que son especialmente importantes para el uso profesional.

Seguridad: Al tener sus actividades profesionales, contiene información privada para tu empresa. Adopta soluciones que requieran una contraseña de acceso para evitar hacerlas públicas.

Integraciones: El hecho de que te permita importar información de otros programas informáticos (como la gestión de las vacaciones, por ejemplo) te ahorra tiempo y te ofrece una visión más completa.Además. debería ser capaz de poder integrarse con cualquier sistema operativo: iOS y Android. 

Compartir: Elige un software que simplifique el trabajo en colaboración. De cualquier manera, tu eliges si y con quién compartir la agenda.

Precio: Hablando de precio, hay grandes soluciones gratuitas en el mercado. En cualquier caso, como para todas las cosas, la regla es no escatimar en la calidad. Siempre se puede encontrar una solución que cubra otras características pero con una agenda electrónica integrada. También puedes optar por un software gratuito. 

Mejor programas para hacer calendario gratis

  • Timify.

  • SuperSaaS.

  • Acuity Scheduling.

  • MonHoraire.

Mejores aplicaciones de calendario

A continuación se presenta una lista de las soluciones de agenda electrónica más populares en el mercado:

  • Google Calendar.

  • Microsoft Office 365.

  • Mozilla thunderbird.

  • Calendario de Windows.

  • iCalendar.

Soluciones complementarias de Agenda electrónica

Suite ofimática

Redes sociales corporativas

Gestión Documental

Compartir archivos

Gestión de citas online

Presentación

Apuntes

Firma digital

Gestor de tareas

Transferir archivos

Gestión de ideas

Gestión del conocimiento

Consejo de administración

Virtual Data Room (VDR)

Reunión

Generador de formularios

Venue Management

Herramientas colaborativas

Intranet