Gestión de proyectos: definición, características y fases

Gestión de proyectos: definción, características y fases. Todo lo que tienes que saber sobre la planificación de proyectos para gestionar el cambio y transformar la empresa lo consigues aquí. 

Estas dos dimensiones de la Gestión de Proyectos producen efectos extremadamente beneficiosos y son cada vez más comunes en todas las empresas. La planificación de proyectos es un tema que afecta a todos los oficios y departamentos de una empresa. Este artículo tiene como objetivo esbozar todo lo referente al concepto de la gestión del proyecto.

Un proyecto es un conjunto de actividades organizadas en fases o etapas y que forman una unidad de gestión para el logro de un objetivo definido y preciso.

Un proyecto (según el investigador francés Christophe Midler) se caracteriza por los siguientes 7 puntos:

1. 👉  Un proyecto tiene como finalidad alcanzar un objetivo específico

De una u otra manera, se espera un resultado claro y concreto. La gestión del proyecto comienza estableciendo una meta: todos los recursos y cronogramas se deducen de este objetivo, a diferencia de otras actividades de la empresa que se basan en habilidades y experiencias individuales y colectivas para diseñar la empresa y sus productos.

2. 👉  Un proyecto es único y puntual

Un proyecto comienza con una expresión de necesidad y termina cuando se alcanza el objetivo. Si un proyecto se repite de manera recurrente, ya no hablamos de un proyecto, sino de una actividad.

3. 👉  Un proyecto responde a la expresión de una necesidad

La necesidad es expresada por el "cliente". El responsable del proyecto debe formular esta necesidad en términos que sean comprensibles sin ambigüedad por el equipo encargado de llevar el proyecto adelante. 

4. 👉  Un proyecto está sujeto a incertidumbre

La gestión de la incertidumbre es una dimensión obligatoria a la hora de planificar un futuro desconocido. La incertidumbre crea riesgos u oportunidades potenciales.

5. 👉  Un proyecto es combinatorio y multidisciplinario

Un proyecto alcanza el éxito sólo si todas las actividades y tareas colectivas aportan valor.

6. 👉  Un proyecto es temporal

El comienzo y el final de un proyecto deben conocerse antes del lanzamiento, lo que hace necesario anticipar y gestionar de inmediato los riesgos, los problemas y las incógnitas.

7. 👉  Un proyecto depende de su entorno

Un proyecto no puede aislarse de su entorno. La gestión del proyecto debe minimizar los impactos negativos que frenarían o impedirían la realización del objetivo dentro de los límites de tiempo impartidos.

Además de estas 7 características, un proyecto se define por 3 desafíos principales relacionadas entre sí simultáneamente:

1. El tiempo (fechas y plazos).

2. Las especificaciones técnicas (mantener el alcance del proyecto).

3. Los recursos (presupuesto / costos).

Si se modifica una de estas tres dimensiones, las otras dos se verán afectadas al mismo tiempo. A continuación veremos que el método, esencial en la gestión de proyectos, combinado con buenas prácticas te permitirán mantener estos 3 aspectos bajo control y, por lo tanto, tener éxito en tu proyecto. Los anglosajones usan el término "OTOBOS" para conceptualizar este objetivo: On Time, On Budget, On Scope.

La gestión de proyectos se refiere a la actividad que permite que el diseño y la ejecución trabajen en conjunto para lograr el resultado esperado tomando en cuenta las 3 restricciones mencionados anteriormente:

• tiempo,

• alcance,

• recursos.

La gestión de proyectos también tiene la virtud de gestionar la paradoja entre el conocimiento del cliente y la capacidad de acción: al comienzo del proyecto, el equipo tiene una capacidad de acción importante, pero poco conocimiento. Posteriormente, y a lo largo del proyecto, el conocimiento aumenta y la capacidad de acción disminuye.

De hecho, la gestión del proyecto permite aportar un máximo de conocimientos al comienzo del proyecto cuando uno tiene una gran capacidad de acción. Eso equivale a pensar el proyecto cuidadosamente antes de comenzar.

La implementación de un proyecto es relevante si responde positivamente a las siguientes preguntas:

• ¿Es esta una misión puntual y específica?

• ¿Es necesario un entregable?

• ¿Existe una limitación de tiempo, presupuesto o alcance técnico?

• ¿La concepción y la ejecución deberían trabajar juntos?

Más allá de la empresa, el proyecto se convierte, dentro de la compañía, en una figura de la anticipación, la transversalidad y la racionalización de la acción colectiva temporal. Es por eso que la Gestión de Proyectos se ha democratizado. La expresión "trabajar en modo proyecto" se ha vuelto común en todas las empresas y particularmente en las más innovadoras. Detrás de esta expresión se encuentra la búsqueda de productividad al aumentar el valor creado y / o reducir los costos

La gestión del proyecto gira en torno a las personas involucradas: el pilar más importante de cualquier proyecto. Son las personas u organizaciones internas y/o externas que participan en al menos una fase del proyecto o en el resultado que se debe lograr. Más concretamente, los actores de la gestión del proyecto pueden ser los siguientes:

• El cliente.

• Los ingenieros del equipo de ejecución.

• Los empleados de la empresa (como usuarios del producto final, por ejemplo).

• El Scrum Master o directos de proyectos (persona fundamental en la gestión de proyectos ágiles).

• El jefe de proyectos (también conocido como Project Manager).

Los actores de la gestión de proyectos deben ser considerados desde cuatro aspectos fundamentales: 

• Sus habilidades,

• Su personalidad, 

• Sus responsabilidades,

• Su influencia. 

El talento de un buen jefe de proyecto es saber cómo identificar estos componentes en un individuo que participa en el proyecto. Esto permite, por ejemplo, hacer las combinaciones de competencias correctas o solicitar / informar a las personas adecuadas en el momento correcto.

Un proyecto puede dividirse en 4, 7 o más de 10 fases. De manera simplificada, estos son los 4 pasos principales de la gestión de proyectos.

Como hemos visto anteriormente, el punto de partida para la planificación del proyecto es la formalización del resultado esperado. Por lo tanto, la necesidad debe ser expresada de manera clara y precisa para que los implicados en el proyecto puedan responder de manera eficaz a las especificaciones y particularidades del mismo. 

A partir de este análisis se definirán los 3 componentes estructurantes del proyecto: 

• Tiempo, 

• Presupuesto, 

• Perímetro. 

De hecho, si el análisis de las necesidades es incorrecto, la planificación del proyecto será necesariamente incorrecta y no se lograran los objetivos. A menudo, el equipo escribe las especificaciones funcionales y técnicas para que no haya ambigüedad en la necesidad.

Sobre la base de las especificaciones, la concepción y la ejecución trabajarán en conjunto para evaluar el esfuerzo requerido para entregar el resultado esperado (fase de cifrado). Los otros parámetros son resultado de esta planificación, el proyecto suele evolucionar según los intercambios y decisiones sobre la marcha.

Dividir el proyecto en tareas y misiones permite establecer una secuencia de tareas según un calendario. Este trabajo a menudo se materializa en un diagrama de Gantt. Además de las tareas y misiones, la planificación debe tener en cuenta las fases de reflexión y los tiempos no productivos (reuniones, decisiones, expectativas).

La fase 2 generalmente se traduce en un planning detallado.

El seguimiento del proyecto es la fase que más requiere de habilidades en las relaciones interpersonales y reactividad. Es necesario monitorear la correcta ejecución de cada una de las tareas. El responsable del proyecto debe ser capaz de identificar los puntos de fricción, los riesgos, las oportunidades, las desviaciones y proponer soluciones rápidamente.

El software de gestión de proyectos en línea (SaaS) proporciona información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, ofreciéndote una mayor maniobrabilidad y control. Puesto que la comunicación y la colaboración también son fundamentales para la buena interacción de los equipos de concepción y ejecución, confiar tu gestión a una herramienta como monday.com te ofrece un sinnúmero de ventajas: 

• Gestión eficaz de la carga de trabajo de tus equipos.
• Integración con otras herramientas que ya utilizas.
• Generación de cronogramas y flujos de trabajo.
• Generación de informes y diagramas tanto en la versión móvil, como en la de escritorio.

Un proyecto llega a la fase final cuando se alcanza el objetivo. Para conocer esta información, el objetivo definido en el origen del proyecto debe ser SMART (S-pecific – Específico, M-easurable – Medible, A-chievable – Alcanzable, R-ealistic – Realista). Por lo tanto, los informes y los paneles son esenciales para justificar el logro de un objetivo.

Al contrario de lo que podemos creer, todavía queda una última etapa después del logro del objetivo: hacer un informe final del proyecto. Esta evaluación permite que los futuros proyectos beneficien de las buenas prácticas y eviten cometer los mismos errores. El aprendizaje es parte de la cultura de la gestión de proyectos.

Actividades transversales

En cada etapa de la gestión de proyectos, es esencial:

• Comunicar regularmente con las partes interesadas.

• Controlar derivas, anticipar riesgos.

• Adaptarse (pérdida de un talento, llegada de un nuevo colaborador, oportunidad tecnológica).

• Gestionar los recursos humanos: este es el principal factor de éxito o fracaso de un proyecto.

La gestión de proyectos puede parecer bastante compleja, pero en realidad, cuando se conocen las características y las fases descritas anteriormente, ¡no hay nada que temer! La organización y el rigor serán tus mejores aliados: manten un tablero actualizado con indicadores relevantes, y tu proyecto será un éxito.

¿Por qué no optar por una herramienta de gestión de proyectos en línea? Automatiza ciertas tareas, simplifica la gestión del proyecto y ahorra un tiempo considerable. Todo lo que tienes que hacer es elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para ti!