Gestionar los gastos como un profesional y asegurar la rentabilidad

Exhumar decenas de recibos, validar montañas de notas de gastos y verificar cientos de líneas en la hoja de Excel, ¿te suena familiar?

Si como contador·a o director·a financiero·a este es tu día a día para llevar a cabo la gestión de gastos en tu empresa, quizás sea momento de revisar algunos procesos y de adoptar mejores prácticas.

Con las claves y herramientas que te traemos hoy, el control de gastos profesionales será una tarea que podrás hacer ¡hasta con los ojos cerrados!

Realizar un análisis de los gastos de la empresa es el primer paso para poder instaurar una política de gestión de gastos. Los resultados te permitirán identificar:

1. Los tipos de gastos (variables y fijos),

2. Los puestos con gastos significativos (ejecutivos y comerciales, por dar un ejemplo),

3. Los trabajadores con gastos abusivos, entre otras cosas.

Con base en estas tres informaciones, tu empresa podrá establecer presupuestos y ajustar los montos según el tipo de pago, adaptar los límites establecidos para gastos de desplazamiento u otros, y definir los importes a partir de los cuales es necesaria una validación por parte de la jerarquía. 

La gestión documental es importante para la justificación y el reembolso de los gastos. Gracias a la tecnología, ya no es necesario conservar todos los justificativos de pagos. Por ejemplo, la AEAT ha implementado una sede electrónica para el suministro de los registros de facturación conocida como Suministro Inmediato de Información (SII). En este sentido, existen aplicaciones para la gestión de gastos empresariales, homologadas por la Agencia Tributaria, capaces de permitir el envío en tiempo real de las facturas a la AETA. 

Tomar una foto del recibo o factura es suficiente para comenzar el proceso de almacenamiento y gestión. A través de la tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), el sistema extrae todas las informaciones del justificativo y crea el gasto. Una vez el proceso completado, el papel ya no tendrá ninguna utilidad y el almacenamiento físico no será una obligación. 

Si la captura del justificativo se realiza sin problema, las etapas de almacenamiento suelen ser más complejas. Generalmente, es necesario adjuntar una firma electrónica con el objetivo de garantizar la integridad del justificativo.

Afortunadamente, las soluciones de automatización de las notas  e informes de gastos integran ese tipo de funcionalidades.

Una de las razones por las cuales la gestión de notas de gastos representa una tarea penosa para las empresas, es porque todas esperan el último momento para ocuparse de ello. 

Asimismo, numerosas empresas imponen fechas topes para declarar, validar y reembolsar a los trabajadores. En consecuencia, los empleados declaran sus gastos de forma masiva, los responsables se ven obligados a validar sin profundizar mucho en el tipo de gasto o el monto, y el servicio de contabilidad se ahoga en un mar de facturas de proveedores, clientes y empleados. 

La gestión de notas de gastos es una tarea recurrente, dedicar horas cada mes a controlar uno a uno los justificativos no solo es extremadamente fastidioso, sino que constituye una inmensa pérdida de tiempo y de productividad para todo el personal. 

Tratar las notas de gastos conforme se realizan los pagos permite:

• Reducir el riesgo de errores,

• mejorar los flujos de trabajo.

Por lo general, en las grandes empresas, los contadores no pueden permitirse la verificación de todos los justificativos. Una buena técnica de control es priorizar la verificación de determinadas notas de gastos, por ejemplo: las notas de gastos de los ejecutivos, aquellas que pueden parecer elevadas, los gastos superiores a la media establecida o los gastos de los últimos talentos que han integrado la empresa. 

Las soluciones para gestión de gastos almacenan y clasifican los justificativos, realizar el muestreo será más sencillo que nunca. Además, la mayoría de las aplicaciones ofrecen funcionalidades para generar informes, reportes, presupuestos y mucho más.

Si aún no te convences de los beneficios de utilizar la tecnología para la gestión de los gastos de tu empresa, pese a la obligación del Suministro Inmediato de Información (SII), te resumimos en once puntos las ventajas de integrar una aplicación en tu gestión empresarial:

1. Introducción de datos inmediata, móvil y casi automática: con un escáner o una foto de la nota de gasto es suficiente para lanzar el proceso. 

2. Gestión de los justificativos: las aplicaciones suelen tener las funcionalidades de escáner o gestión de fotos recibidas incluidas. 

3. Petición y validación de reembolso en tan solo unos clics. 

4. Gestión de pagos automáticos a través de la conexión con tu programa de contabilidad.

5. Almacenamiento de los justificativos a valor probatorio.

6. Análisis simplificado de gastos gracias al tablero de mandos y a la generación de informes.

7. Comunicación interna mucho más fluida y transparente. 

8. Aumento de la productividad y satisfacción de todos los utilizadores. 

9. Automatización de procedimientos fiscales y contables (integración del libro mayor, por ejemplo), y de carácter obligatorio. 

10. Reducción de costes: tener una visión global de todos tus gastos, te permitirá controlar mejor.

11. Gestión de gastos de viajes simplicada: con un software basado en la nube, puedes conectarte en cualquier momento y en cualquier lugar. 

• Para ganar en productividad, la herramienta debe ser capaz de conectarse con los sistemas existentes en tu empresa: contabilidad, facturación en línea, ERP, gestión de proyectos, contabilidad, nómina, etc.

• Un SIRH completo que integre un módulo de gestión para notas de gastos también puede ser una opción interesante. 

• Verifica la reversibilidad de los datos, para poder recuperarlos en caso de que cambies de editor. 

• Interésate en las tecnologías integradas en el software. Presta especial interés al OCR, algunos editores utilizan tecnologías no europeas y puede que estas no estén en conformidad el RGPD (Reglamento Europeo para la Protección de Datos). 

Anfix, la solución que se adapta a todo tipo de empresas: autónomos, pymes y asesores. 

Anfix te permitirá:

• La conexión con bancos,

• la extracción de tickets con CleverScan,

• la conexión desde android/iOs y Apple Watch,

• la introducción automática de datos de la contabilidad de proyectos (IVA e impuestos),

• la importación de datos desde tu aplicación de gestión de gastos actual,

• los mismos estándares de seguridad que se exigen a la banca,

• la categorización de pagos para un mejor control de gastos y presupuestos.

Más que una plataforma para controlar los pagos, Cuéntica es una herramienta inteligente de gestión. Contar con información económica actualizada y simplificada permite tomar decisiones pertinentes.

Con Cuentica podrás:

• Tener soporte personalizado de economistas; 

• controlar el panel de control con datos en tiempo real;

• visualizar los gastos de manera simplificada: por categorías o tipos de gastos;

• centralizar la información de los proveedores;

• emitir facturas;

• tener un seguimiento de cobros y pagos;

• integrar el software de gestión con todas tus herramientas (Cuentica dispone de una API abierta);

• calcular impuestos (modelos de Hacienda disponibles);

• buscar, agregar y exportar cobros y pagos en Excel y PDF.

La solución va más allá de un simple software de gestión, Expensya aconseja a sus clientes en la elaboración de estrategias para la gestión de gastos personales. 

Con Expensya es posible contar con:

• Una tecnología OCR avanzada para permitir la extracción automática de las informaciones en un recibo o factura a partir de una simple foto;

• un almacenamiento con valor legal (4 certificaciones ISO entre las cuales ISO 27001);

• un cálculo automático de la distancia y de las indemnizaciones kilométricas;

• una categorización de gastos para una lectura simplificada;

• una conversión automática en divisas extranjeras;

• una duplicación y un almacenamiento de los datos de los utilizadores en datacenters altamente seguros en Europa;

• el almacenamiento y el importe de los libros contables;

• la interoperabilidad con programas de contabilidad como Quickbooks en línea. 

Kizeo Forms propone la estandarización y uniformidad de la documentación digital, incluyendo las notas de gastos:

Pensado para cualquier tipo de empresa y en cualquier sector, Kizeo forms permite:

• El reemplazo de la hoja de cálculo por una plataforma intuitiva, segura y fácil de usar;

• la configuración de la naturaleza de los gastos y los campos obligatorios en función del negocio: fotografía para los justificantes o campos de geolocalización; 

• el importe de los justificativos a partir de una simple foto; 

• la comunicación entre la oficina y los equipos en el terreno ¡en tiempo real!;

• la creación ilimitada de formularios completamente personalizados;

• el envío de datos ilimitados;

• un soporte personalizado e innovador gracias a herramientas de comunicación como WhatsApp; 

• la personalización de varios escenarios, por ejemplo, el envío automático a los encargados para aprobación.

Si tu empresa opera en un universo Odoo (Odoo CRM, Odoo Projects, Odoo Sales, Odoo Accounting, etc.), esta solución dedicada a la gestión de gastos vendrá a integrarse naturalmente con el resto de las herramientas.

Odoo permite a las empresas:

• Una gestión personalizada por equipos o departamentos; 

• la realización de un reporte de gastos para aprobación de responsables;

• una comunicación interna optimizada (es posible añadir comentarios a los registros de gastos);

• la gestión unificada de varias empresas y de diferentes divisas;

• el reembolso de gastos en tan solo unos cuantos clics;

• la aplicación de filtros por fechas, empleados y tipo de gastos;

• el envío de las facturas a una dirección de correo electrónico dedicada que crea automáticamente el registro y adjunta el justificativo;

• la opción de registrar el tipo de pago (avance de dinero para reembolso o tarjeta de crédito corporativa).

Spendesk es una herramienta (web y móvil) propone una alternativa para las empresas: tarjetas de pago inteligentes.

Spendesk propone: 

• Tarjetas Mastercard prepagadas para más autonomía por parte de los trabajadores en desplazamiento profesional;

• el establecimiento de un límite mensual, por persona y por transacción;

• tarjetas virtuales de un solo uso para pagos online (acreditadas con el monto de la compra o reservación);

• seguimiento de gastos: visibilidad y trazabilidad simplificada de los pagos realizados por trabajadores y socios;

• una categorización automática de los gastos por tipo y por departamento;

• la consignación de recibos y de facturas (vía una simple foto);

• la automatización de algunas tareas repetitivas;

• la posibilidad de exportar todos los pagos desde una hoja de cálculo Excel a la solución contable. 

Simplifica la gestión de gastos para ti y tus colaboradores: define las líneas directivas, establece un proceso de gestión e integra una herramienta de gestión que se adapte a las necesidades de tu negocio.