Tarjetas bancarias empresariales: la nueva forma de gestionar los gastos

Por Bechir Ben Farhat
El 20/9/21
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Día a día y con la transición a la Industria 4.0, cada vez hacemos más compras por Internet. Tanto así que este hábito ha comenzado a extenderse al mundo empresarial. Los gastos profesionales que se hacen en comercios electrónicos no son pocos: suscripciones a software SaaS, billetes de avión y tren, habitaciones de hotel, alquiler de coches, etc.

Hoy en día, las compras por internet son más recurrentes: casi una cuarta parte de las compras se realizan en línea, lo que supone un ascenso meteórico para el mundo del e-commerce.

La automatización de los procesos y la digitalización están marcando una nueva tendencia. ¿Qué papel juegan las tarjetas empresariales dentro de la misma? Será lo que explicaremos en este artículo.

¿Qué es una tarjeta bancaria empresarial?

Tarjeta empresarial: definición

Recientemente, por razones de seguridad y confidencialidad, la tarjeta virtual empresarial ha hecho su aparición en el mercado. Es una tarjeta prepago a la que se le asigna una determinada cantidad de dinero. Tiene muchas ventajas, como un mayor nivel de seguridad y una mejor gestión de los gastos profesionales.

¿Cómo utilizar una tarjeta virtual de pago?

La tarjeta virtual se utiliza de la misma manera que una tarjeta bancaria tradicional. Tiene una fecha de caducidad y un código CVV de 3 dígitos.

Como habrás comprendido, la particularidad de la tarjeta virtual es que está completamente digitalizada. Esta transición representa una revolución para la gestión de los gastos de los empleados en las empresas.

¿Cuáles son los diferentes tipos de tarjetas bancarias para empresas?

Tarjetas corporate

Una tarjeta corporate es una tarjeta de pago proporcionada por la empresa a sus empleados. Estas tarjetas son más adecuadas para las grandes empresas internacionales que viajan con frecuencia y realizan pagos en diferentes divisas.

Los empleados pueden realizar sus gastos profesionales de forma independiente y sin necesidad de dar ningún anticipo. La tarjeta corporativa y la cuenta bancaria de la empresa están directamente vinculadas: no hay necesidad de informes de gastos para reembolsar a los empleados.

Tarjetas business

Las tarjetas business, tarjetas de empresa o tarjetas de presentación están destinadas principalmente a las pequeñas y medianas empresas.

La tarjeta business facilita la optimización y el control de los gastos realizados en el transcurso de una misión empresarial.

Tarjetas logée

La tarjeta logée o de alojamiento es una solución de pago centralizada que permite pagar y controlar todos los gastos realizados durante los viajes de negocios.

Tarjetas de compra

Dentro de un contexto profesional, las tarjetas de compra simplifican el proceso de compras recurrentes, ofreciendo una mejor trazabilidad de los gastos realizados. Los empleados pagan las facturas a los proveedores preseleccionados por la Dirección de la empresa.

Tarjetas virtuales

Como se ha mencionado anteriormente, una tarjeta virtual es una tarjeta prepago a la que se le asigna un importe predefinido. La tarjeta se utilizará de la misma manera que una tarjeta bancaria tradicional, con una fecha de caducidad y un código CVV de 3 dígitos. Tiene muchas ventajas, las cuales analizaremos a continuación.

¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas bancarias para empresas?

Di adiós a los gastos que dependían del presupuesto personal de los empleados

Con las tarjetas virtuales, los empleados ya no tienen que incurrir en gastos de su propio bolsillo durante los viajes de negocios.

Antes de la llegada de las tarjetas bancarias empresariales, esta era una práctica común. El uso de una aplicación innovadora de gestión de gastos junto con una tarjeta bancaria, como la que ofrece Expensya, es un elemento crucial para automatizar el proceso financiero.

Además, contar con el presupuesto personal de tus empleados no es práctico para ellos: puede ser que no dispongan de fondos suficientes para cubrir los gastos empresariales.

Por lo tanto, las tarjetas bancarias empresariales son necesarias para el buen desarrollo de las actividades. Le permiten a tus empleados pagar cantidades específicas de dinero, evitándoles tener que pasar por situaciones incómodas.

Ahorra tiempo y aumenta la productividad

Ahora te ahorrarás todo el tiempo que inviertes creando informes y notas de gastos en Excel. El sistema de pago con tarjeta virtual lleva el registro de todas las transacciones realizadas por cada empleado en la cuenta bancaria de la empresa, así como en la aplicación de gestión de gastos empresariales online.

Esta plataforma digitaliza los recibos de pago, crea informes de gastos y los transfiere automáticamente a los gestores y contables. Esto ahorra mucho tiempo a los empleados y les ayuda a liberar sus agendas para tareas más importantes.

Realiza pagos seguros

La tarjeta bancaria virtual se puede bloquear con un solo clic, lo que aumenta el nivel de seguridad. Por esta misma razón, las empresas están optando por esta práctica, que no solo aumenta el nivel de seguridad de los empleados de una empresa, sino que también les permite hacer un seguimiento más eficaz de sus gastos profesionales. Esto puede limitar o incluso eliminar por completo cualquier anomalía o intento de fraude.

Con una solución de gestión de gastos integrada, eludir la política de gastos de la empresa no es una posibilidad, gracias a la supervisión constante de la Dirección Financiera y Administrativa.

Simplifica tus pagos internacionales

Los empleados también pueden utilizar sus tarjetas bancarias a nivel internacional. Pueden pagar en moneda extranjera sin tener que ir a una oficina de cambio. Además, con este nuevo método de pago, los empleados viajan más tranquilos puesto que no tienen que llevar grandes cantidades de dinero en efectivo.

Las tarjetas virtuales, además, son las más adecuadas para los pagos en línea y garantizan un alto nivel de seguridad. Cada empleado genera un número de tarjeta específico para él y su compra particular. Esto reduce el riesgo de fraude y piratería de la tarjeta bancaria empresarial.

Sin embargo, todo tiene sus límites, y la digitalización de los procesos es uno de ellos.

¿Cuáles son los límites de las tarjetas bancarias para empresas?

Un medio de pago que no es tan versátil

Las tarjetas bancarias empresariales, como todas las demás soluciones de pago, tienen ciertas limitaciones. Algunos comercios no disponen de un Terminal de Pago Electrónico( TPE) o solo aceptan tarjetas a partir de un determinado monto.

Sin embargo, si se asocia con varios proveedores de servicios, cadenas de restaurantes, alojamientos o marcas, esto puede evitarse.

La pérdida de soportes

Con la transición a las tarjetas virtuales y los fondos prepagados de la empresa, los empleados pueden descuidar los recibos y las facturas de los gastos realizados durante los viajes de negocios.

Sin embargo, los recibos siguen siendo un paso crucial en el proceso de gestión de gastos. Cuando los pagos con tarjeta de crédito de la empresa se complementan con una aplicación de gestión de gastos, este problema puede evitarse. Utilizando sus teléfonos inteligentes, los empleados pueden escanear sus recibos y facturas, los cuales quedarán guardados en la nube y tendrán valor probatorio frente a las instituciones auditoras.

¿Cómo obtener tarjetas bancarias empresariales?

Existen soluciones online que automatizan todo el proceso de gestión de los gastos de la empresa, desde el pago hasta la contabilidad. En Expensya, por ejemplo, todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta y puedes aprovechar una tarjeta bancaria empresarial virtual con una aplicación nativa de gestión de gastos.

Las compras en línea de tus empleados se controlan desde tu cuenta de administrador, las tarjetas de pago virtuales se generan en dos clics y pueden configurarse según las necesidades (límite de pago, fecha de caducidad, tipo de compra, etc.) y los recibos de pago se escanean y guardan en la nube.

La rápida creación de cuentas y la eficacia en la gestión de sus gastos son posibles gracias a las innovadoras soluciones ofrecidas.

Esta solución es más cómoda, tiene un mayor nivel de seguridad y simplifica considerablemente la vida diaria de los empleados de la empresa.

Gracias a la última tecnología en gestión de gastos que ofrecen empresas SaaS como Expensya, los empleados podrán beneficiarse de las tarjetas virtuales para sus compras online; pero, sobre todo de estas ventajas:

  • Facilidad de uso,
  • un alto nivel de seguridad en los pagos,
  • procesos más rápidos,
  • la eliminación de los riesgos de fraude.

Bechir Ben Farhat se incorporó a Expensya en 2020 como Communication and Content Manager. Expensya ofrece una multitud de características diseñadas para una solución integral que cubre todos los gastos que involucran a los empleados.

Bechir Ben Farhat

Bechir Ben Farhat, Communication and Content Manager

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