4 consejos para implementar una política de gastos eficiente para tu empresa

¿Estás preparado para implementar una política de gastos para tu empresa? En ese caso, has llegado al lugar adecuado.

Tener una política de gastos profesionales es sumamente importante para cualquier empresa u organización ya que permite dejar claras las condiciones de gastos para empleados y empleadores. Sin embargo, no existe una receta única para realizar una política de gastos ideal. Todo dependerá de las necesidades de tu negocio y a las características de tu equipo.

Es por esto que Appvizer te explica qué es una política de gastos y cuáles son los gastos en la empresa (con ejemplos). Adicionalmente, podrás descarga un libro blanco con algunos consejos para llevar a cabo una gestión de gastos exitosa que le convenga a todos los miembros de tu equipo.

Sin más preámbulo, ¡comencemos!

Una política de gastos es una serie de normas y prácticas con respecto a cómo se debe manejar el dinero de una empresa.

En otras palabras, se trata de los límites y reglas que deben seguir tanto los directivos como los empleados con respecto a los gastos profesionales y el manejo del dinero de la organización que le es asignado para cumplir con ciertas misiones. Así pues, estas políticas aclaran cualquier tipo de dudas con respecto a los pagos, consumos y reembolsos.

Las políticas son la mejor manera de establecer las expectativas y eliminar las zonas grises para los empleados. La causa más común de las violaciones de la política de gastos de los empleados se debe a la falta de comprensión de la política, mezclada con una baja tolerancia para buscar la respuesta a las preguntas.

Cada empresa, dependiendo del tipo de actividad al que se dedique, debe establecer políticas con respecto a ciertos aspectos clave del desarrollo del negocio.

A continuación, algunas de las diferentes y más comunes políticas de gastos que pone en práctica una empresa:

En el caso de empresas cuyo personal debe trasladarse para cumplir con sus misiones, puede ocurrir una de dos cosas: que el trabajador utilice un vehículo corporativo o que deba desplazarse en su coche propio. En el caso de que el coche le pertenezca al trabajador, la empresa deberá establecer sus normas o políticas para procesar y reembolsar este gasto profesional.

Algunas de las políticas más comunes son:

• Mediante un cálculo de la cantidad exacta de kilómetros recorridos y de los gastos incurridos, la empresa procederá a reembolsar al trabajador.
• Estableciendo un precio por kilómetro recorrido que puede ir de 0,05 céntimos a 0,82, según lo acordado.

Este tipo de políticas varía en cada empresa y se refiere a todas aquellas normas establecidas para controlar mejor los gastos internos. Por ejemplo, en lo que se refiere a la política de dietas, cada empresa establecerá un precio por dieta que puede variar entre 15 € o 25 € según sea el caso.

Esta política rige todo lo relacionado con viajes, tanto a nivel nacional como al extranjero. Así pues, una política de gastos de viajes de negocio suele considerar:

• El cambio de divisas,
• la contratación de seguros médicos,
• los costes de manutención del país al que se viaja para trabajar, etc.

Así mismo, se suele definir la política de tiques y la presentación, o no, de los mismos para proceder al reembolso de los gastos.

Descubre a partir de qué prácticas y con la ayuda de qué herramientas asegurar la correcta gestión de los gastos profesionales de tu empresa, gracias al siguiente libro blanco coescrito con Expensya:

A continuación, te damos cuatro consejos para implementar una política de gastos de manera exitosa:

Ya sea que tu empresa sea una pyme o una gran empresa, debes, ante todo, conocer cuáles son los requerimientos de consumo de cada departamento o empleado para poder desempeñar correctamente sus funciones. Para esto, es recomendable basarse en el histórico y la media de gasto de cada perfil.

Instaura una política de control de gastos que no deje lugar a dudas. Específica cada uno de los detalles, pero, al mismo tiempo, ve directo al punto. En la medida en que simplifiques las políticas, será más fácil que tus empleados las recuerden y, por ende, las cumplan. Establece las condiciones del reembolso de los gastos, los métodos de pago, los justificantes necesarios, etc.

💡 Especifica claramente cuáles son los gastos no reembolsables.

☝ Comunica a tus empleados siempre que haya algún cambio o nuevos lineamientos.

Una vez hayas cerrado el ejercicio, dedica un tiempo prudente a estudiar y analizar cuál fue el comportamiento financiero de tu empresa. Pon especial atención a los gastos en los que se ha incurrido:

• Corrobora el cumplimiento de la política, así como de sus condiciones;
• compara el comportamiento real de tus gastos con las previsiones hechas a principio del ejercicio.

La manera más eficaz de controlar los gastos de tu empresa, así como el cumplimiento de las políticas establecidas para este fin, es mediante la visualización de tus gastos e ingresos. Contar con la información de tus finanzas en tiempo real te permite llevar el control de tus finanzas sin perder demasiado tiempo y evitando errores humanos.

Una herramienta de gestión de gastos e ingresos te permite automatizar este tipo de actividades para que así puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio.

Como hemos visto, las empresas tienen diferentes tipos de gastos y estos pueden ser clasificados en tres grupos, a saber:

1. Gastos fijos: Se refiere a aquellos gastos que no sufren casi ningún cambio, es decir, que se mantienen inalterables. El pago por concepto de alquiler de un local es un ejemplo de este tipo de gasto, puesto que no varía de mes a mes.
2. Gastos variables: este tipo de gasto se ven afectados por la actividad de la empresa o el departamento al que pertenecen, por lo tanto, suelen variar de un mes a otro o de una operación a otra. Un ejemplo de esto son las compras de mercaderías que cambian dependiendo de múltiples factores.
3. Gastos mixtos: Son aquellos gastos para los cuales se establece una cantidad fija, pero que permite variaciones según ciertas condiciones. Los salarios de los trabajadores pueden ser considerados como gastos mixtos, ya que, en muchas profesiones, el empleado cuenta con un salario fijo, pero también puede recibir variables de acuerdo a la productividad.

Una política de gastos deficiente puede generar conflictos a nivel laboral como por ejemplo incomodidad por parte de tu equipo, malentendidos y reclamaciones que terminan por generar un ambiente laboral incómodo. Sin hablar del riesgo que, financieramente, esto representa para una empresa.

En este sentido, y para evitar todo este tipo de inconvenientes, lo más adecuado es poner en práctica una política adaptada a tu negocio y comunicarla de forma clara y directa a todos tus empleados de manera que no existan dudas al respecto.

Y tú, ¿qué tipo de política de gastos pones en práctica en tu empresa?