Ventajas de implementar una tarjeta para gastos de empresa

En el mundo laboral, cada vez es más común utilizar las tarjetas para gastos de empresa como una solución efectiva para el control de gastos del servicio financiero de las organizaciones.

¿Estás interesado en ofrecer a tus empleados este tipo de tarjeta para los gastos profesionales, pero no sabes exactamente cómo funciona la tarjeta de empresa ni el alcance de sus beneficios? En este artículo, Appvizer te lo explica todo: funcionamiento, tipos de tarjetas y más.

Comencemos que ¡la casa invita! 🤑

La tarjeta de empresa es un medio de pago concedido a los empleados, cuyo uso no contempla sus gastos personales, sino estrictamente aquellos gastos relacionados con la compañía y su actividad.

Generalmente, las empresas ofrecen esta facilidad a los empleados cuyas misiones profesionales contemplan viajes de negocios en los que es necesario avanzar muchos pagos.

Este tipo de tarjetas de débito o tarjetas de crédito que las empresas ponen a disposición de sus empleados, sirven para cubrir gastos por concepto de:

• Transporte,
• kilometraje,
• gastos de representación,
• costes relacionados con las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), como la compra de una suscripción de software, etc.

Por lo general, la empresa llega a un acuerdo con algún banco (BBVA, Bankinter, N26, etc.) o algún proveedor de servicios como Pleo para obtener tarjetas virtuales para su negocio.

💡 Los gastos realizados con esta tarjeta bancaria podrán ser debitados:

• Directamente desde la cuenta de la empresa,
• desde la cuenta del empleado.

Según las necesidades de cada negocio y las particularidades de su actividad, es posible implementar diferentes tipos de tarjetas. De hecho, si el servicio se contrata con un proveedor de servicios bancarios, serán estos los que determinen los diferentes planes a ofrecer.

• Tarjeta individual. Esta es ofrecida a cada trabajador de la empresa, partiendo del hecho que cada uno incurre, en algún momento del año, en gastos profesionales. Dichos gastos pueden estar relacionados con desplazamientos, alojamiento y dietas.
• Tarjeta empresarial, corporate o business. Este es un tipo de tarjeta con una mayor capacidad de gasto (o fondo de tarjeta), lo que permite llevar a cabo operaciones económicas con montos más significativos.
• Tarjeta virtual. Este tipo de tarjetas toma en cuenta que las compras a través de la web son especialmente sensibles, ya que el riesgo de piratería es muy alto y aumenta cada año. Para garantizar un proceso seguro, las empresas pueden considerar implementar las tarjetas virtuales de un solo uso. Estas ofrecen la garantía de comprar en línea con un alto nivel de seguridad. Por cada compra que se realiza, se genera una tarjeta con sus propios datos, evitando así la piratería.

Una de las ventajas más evidentes para los empleados es que ya no tienen que pagar por adelantado los gastos de la empresa.

Puesto que los gastos profesionales pueden alcanzar montos muy altos si la persona pasa mucho tiempo en movimiento, poder pagar los gastos necesarios para el desempeño de las funciones a través de una tarjeta corporativa resulta un verdadero alivio.

Con esta tranquilidad, tus empleados serán sin duda más eficientes durante sus misiones.

Para el Gerente, el Director Contable o el Director Financiero de la empresa, poder establecer límites de gasto automáticos de acuerdo con su política, les quita una gran preocupación.

Además, es posible personalizar los parámetros de cada tarjeta de forma rápida y, por tanto, de cada empleado, según sus necesidades específicas (zona geográfica, días de uso, límite, etc.).

Con la tarjeta para gastos de empresa obtienes una visibilidad en tiempo real de todos los gastos generados dentro del marco de las misiones profesionales.

Vinculada a tu solución de gestión de gastos o a tu programa de contabilidad, puedes:

• Visualizar los gastos en el sistema,
• mantenerlos bajo control,
• consultar regularmente los extractos (a los cuales también podrá acceder el titular de la tarjeta).

La gestión de los informes de gastos en los viajes de negocios supone una carga mental adicional para los empleados debida a:

• Tener que cuidar no haber gastado más de lo permitido;
• evitar perder los recibos y justificantes para el reembolso;
• preguntarse cuándo le serán reembolsados todos los gastos que tuvo que pagar de su bolsillo.

Con la tarjeta para gastos de empleados, estos se desplazan sin tener que preocuparse de todo lo anterior y pueden sufragar los gastos necesarios con total tranquilidad.

Aunque por norma los empleados de las empresas no llevan a cabo acciones fraudulentas, lo cierto es que muchas empresas se ven afectadas por el fenómeno de los informes de gastos falsos.

Este tipo de comportamiento hace que la empresa pierda dinero al reembolsar gastos que no debería tener y puede generar una pérdida de hasta el 5% de los ingresos anuales (Oversight Systems 2017).

Además, la empresa puede estar expuesta a riesgos si durante una auditoría por parte de la autoridad competente se detectan anomalías en los procesos. El uso de tarjetas de empresa contribuyen a mitigar este problema.

Como hemos visto, las tarjetas para gastos de empresa funcionan como una tarjeta bancaria normal y pueden utilizarse para pagar las compras. Sin embargo, con estas no es posible retirar dinero de un cajero automático o cubrir gastos personales.

Ofrecer a tus empleados una tarjeta bancaria está bien, pero ¿cómo comprobar que respeten los límites impuestos por la política de gastos? Con este tipo de instrumentos es posible establecer restricciones de gasto (límites, zonas geográficas, determinados días de la semana, etc.) individualmente para cada tarjeta.

Si la tarjeta está vinculada a la cuenta del empleado, se puede establecer un débito diferido que no descuente inmediatamente el importe pagado. Esto es mucho más cómodo para el empleado, ya que le permite recibir el reembolso antes de que el banco lo cargue en su cuenta. Es una garantía de tranquilidad, ya que el débito puede aplazarse hasta un mes después del gasto.

Por supuesto, esto es válido si la empresa cuenta con un sistema eficaz de reembolso y gestión de gastos.

💳   Ahora que ya revelamos para ti todos los secretos de las tarjetas de empresa, ¿estás preparado para implementar esta solución para tu negocio? ¡Déjanoslo saber en los comentarios!