Monday vs Todoist: el duelo entre herramientas de gestión de proyectos que hará temblar a los equipos de producto en 2025
¿Alguna vez te has encontrado a las 23.30 horas con una lista interminable de tareas pendientes, preguntándote si tu herramienta te está ayudando en la gestión de tus proyectos... o te está ralentizando? No eres el único.
👉Por eso Appvizer ha urdido una comparativa "Monday vs Todoist " diseñada para erradicar la indecisión. Hemos desempolvado cada rincón de estos dos monstruos, hemos probado las integraciones hasta la saciedad y te hemos proporcionado casos reales para que te vayas con la solución que te hará cumplir, no "más tarde", sino "ahora".
¿Qué es Todoist?
Visión general de Todoist
Todoist es la "navaja suiza" de la productividad personal y de los equipos pequeños. Lanzada en 2007 por Amir Salihefendic, se ha consolidado como la referencia minimalista para transformar cualquier pensamiento disperso en una acción concreta.
Todoist te permite :
- gestionar listas de tareas pendientes
- organizar proyectos ligeros
- hacer un seguimiento de los objetivos OKR,
- acordarte de comprar leche.
¿A quién va dirigido? Freelancers, consultores, equipos de startups de hasta 50 personas o ejecutivos que buscan una segunda memoria.
Principales características de Todoist
- Añadido rápido universal: atajo global (⌥ + Espacio en Mac, Ctrl + Alt + A en Windows) + reconocimiento natural de fechas ("repetir cada 3er viernes").
- Vistas: Lista, Kanban, Calendario.
- Etiquetas y filtros: crea consultas complejas como "@Urgent & #ClienteA & próximos 7 días".
- Recordatorios: nativos, geolocalizados, recurrentes.
- Archivos adjuntos: 25-100 MB según plan.
- Gamificación: sistema de Karma + rachas.
- Offline primero: 100% funcional offline.
Todoist
Ventajas y desventajas de Todoist
✅ Ventajas
- Velocidad récord de onboarding: el 80% de los nuevos usuarios crean su primera tarea en menos de 40 segundos.
- Aplicaciones ultraligeras (51 MB iOS, 23 MB Android).
- Precios agresivos: sólo 4 euros al mes y versión gratuita.
- Seguridad: AES-256 + SOC 2 Tipo II + servidores de la UE (RGPD).
- Integraciones fluidas: más de 60 nativas + Zapier & IFTTT.
❌ Inconvenientes
- Sin Gantt nativo.
- Sin gestión de recursos.
- Limitaciones del plan gratuito: 5 proyectos activos, 5 colaboradores máximo.
- Sin cuadros de mando de BI.
¿Qué es monday.com?
Visión general de monday.com
Nacido en 2012 bajo el nombre de "daPulse", monday.com se ha convertido en el Work OS de referencia tras un rebranding en 2017 y una salida a bolsa en 2021 (NASDAQ: MNDY).
Esta herramienta permite:
- Orquestar proyectos complejos,
- gestionar presupuestos
- automatizar procesos
- gestionar carteras de productos o incidencias ITSM.
🎯 ¿A quién va dirigido? Pymes, ETIs y grandes cuentas (Universal Music, Canva, Adobe, Coca-Cola) que buscan una alternativa a Jira, Asana o Smartsheet.
Principales características de monday.com - la caja de herramientas completa
- Múltiples vistas: Tableau, Kanban, Gantt, Calendario, Cronología, Carga de trabajo, Mapa, Formulario.
- Automatización sin código: más de 200 plantillas, condiciones AND/OR, webhooks.
- Cuadros de mando y BI: widgets nativos, KPI en tiempo real, conexión GA, HubSpot, Salesforce.
- Gestión de recursos: carga de trabajo, capacidad, alertas de sobrecarga.
- Docs & Whiteboards: documentos colaborativos en tiempo real, pizarras infinitas.
- Seguridad: AES-256, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, FedRAMP en curso.
monday.com
Ventajas y desventajas de monday.com
✅ Ventajas
- Escalabilidad: 1 o 10.000 usuarios sin ralentización.
- Interfaz visual intuitiva (arrastrar y soltar): el 92% de los nuevos usuarios crean su primer tablón en < 6 minutos.
- Potente automatización que ahorra entre 5 y 10 horas/semana.
- Marketplace de aplicaciones (más de 200 widgets).
- Soporte 24/7 + Customer Success Manager a partir de 20 licencias.
❌ Desventajas
- Curva de aprendizaje más larga (1-2 días).
- Precios elevados: 11 euros mínimo por usuario.
- Funcionalidades de pago a partir del plan Estándar (Gantt, time-tracking).
Todoist vs Monday: comparar características
| Características principales | Todoist | Monday.com |
| Tipo de herramienta | Gestor de tareas | Sistema operativo completo |
| Vistas disponibles | Lista, Kanban, Calendario | Lista, Kanban, Gantt, Calendario, Cronología, Carga de trabajo |
| Gantt y dependencias | No nativa | Sí, nativa e interactiva |
| Gestión de recursos | No | Sí (capacidad, carga de trabajo) |
| Seguimiento de presupuestos y costes | Mediante notas personalizadas | Widgets nativos, fórmulas |
| Automatización | Recordatorios y recurrencia | Automatización avanzada sin código |
| Comentarios y archivos | Sí, limitado (25-100 MB) | Ilimitado (250-500 MB) |
| Cuadros de mando BI | No | Cuadros de mando en tiempo real |
| Modo offline | Completo | Parcial |
| Plantillas | 60+ | 200+ por sector |
| API y webhooks | RESTful completo | RESTful + GraphQL |
Todoist vs Monday : comparación de precios
| Plan | Todoist (€/usuario/mes) | monday.com (€/usuario/mes) |
| Gratis | Principiante: 0
|
Gratis: 0
|
| Principiante / Básico | - | Básico: 9
|
| Pro / Estándar | Pro: 4
|
Estándar: 12
|
| Business / Pro | Business: 6
|
Pro: 19
|
| Empresa | - | Empresa: sobre presupuesto
|
Todoist vs Monday: ¿qué interfaz es más intuitiva?
| Criterio UX | Todoist | Monday.com |
| Tiempo de aprendizaje | < 5 minutos | 15-30 minutos |
| Navegación | Menú lateral minimalista | Barra lateral + pestañas contextuales |
| Personalización visual | 10 temas de colores + modo oscuro | Más de 100 plantillas + colores totalmente gratuitos |
| Atajos de teclado | 60+ atajos, muy fluidos | Más de 50 atajos personalizables |
| Móvil | 100% sin conexión | sin conexión parcial |
| Accesibilidad | WCAG 2.1 AA | WCAG 2.1 AA |
Todoist vs Monday: compara integraciones - el partido en 6 rondas
📍Round 1 - Productividad individual
- Todoist: Siri, Alexa, Google Assistant, accesos directos de iOS.
- monday.com: Google Assistant a través de Zapier, sin Alexa nativa.
📍Ronda 2 - Comunicación y colaboración.
- Todoist: Slack bidireccional (crear tarea desde mensaje, comentar desde tarea), Microsoft Teams básico.
- monday.com: Slack nativo, Teams, Gmail, Outlook, comentarios en tiempo real, notificaciones filtrables.
📍 Ronda 3 - Desarrollo y DevOps.
- Todoist: GitHub, GitLab a través de Zapier (nuevo asunto → tarea).
- monday.com: GitHub, GitLab, Bitbucket nativo, commits → actualización de estado, ramas → elementos del tablón.
📍 Ronda 4 - CRM y ventas.
- Todoist: HubSpot, Pipedrive a través de Zapier.
- monday.com: HubSpot, Salesforce, Pipedrive nativo, mapeo de campos, upsert automático.
📍 Ronda 5 - Marketing y analítica
- Todoist: Google Analytics, Facebook Ads a través de Zapier.
- monday.com: GA, Facebook Ads, anuncios nativos de LinkedIn, widgets de ROI.
📍 Ronda 6 - Automatización de terceros.
- Todoist: Zapier (3,000+ zaps), IFTTT, Make.
- monday.com: Zapier, Make, Workato, Tray.io + webhooks de salida + GraphQL.
💡Verdict: Todoist es un ecosistema ligero pero sólido, monday.com es un hub empresarial sin fisuras.
¿Cuándo elegir Todoist o Monday?
Ejemplos de casos de uso de Todoist
- Consultor SEO independiente: gestiona 15 clientes a través de 15 proyectos Todoist; etiquetas @Audit, @Backlink, @RelanceFacture; recordatorios semanales para revisiones de puestos.
- Agencia web de 8 personas: sprints de dos semanas dirigidos por una plantilla Kanban de "Planificación de sprints"; integración con GitHub para transformar cada RP en una tarea de "Revisión".
- Blogger de estilo de vida: calendario editorial con recurrencia "publicar lunes y jueves" y recordatorios de fotos/SEO.
- Asociación de voluntariado: organización de un evento benéfico: lista de tareas compartida con secciones "Patrocinadores", "Logística", "Com" y recordatorios d-7/d-1.
Ejemplos de casos de uso de monday.com
- DTC de comercio electrónico: pipeline completo del producto desde la idea hasta el lanzamiento; Gantt para los hitos, carga de trabajo para el equipo fotográfico, cuadro de mandos de ROI conectado a Shopify.
- Agencia de marketing de 40 personas: 1 tablero por cliente, automatizado "estado = 'Por aprobar' → notificación al cliente + creación de tarea de diseño".
- Departamento de TI de una empresa mediana: tablero "Incidencias P1" con formulario público, SLA de 30 minutos, escalado automático, registros de auditoría SOC 2.
- Eventos: gestión de una feria: planificación de proveedores, presupuesto por partida, hito "Validación del modelo de stand".
- Departamento de RR.HH.: proceso de incorporación de nuevos empleados: lista de comprobación de 30-60-90 días, automatización de las solicitudes de equipos informáticos.
Conclusión
Todoist es el aliado ideal si buscas simplicidad absoluta:
- aprendizaje instantáneo,
- bajo coste
- sincronización perfecta en todos tus dispositivos.
monday.com se vuelve indispensable a medida que tus flujos de trabajo se vuelven más complejos:
- presupuestos,
- recursos,
- automatización,
- los cuadros de mando en tiempo real son tus mejores bazas.
👉 ¿Cuántas personas hay en tu equipo?
≤ 50 → Todoist.
> 50 → monday.com.
👉 ¿Necesitas un Gantt, presupuesto, recursos?
No → Todoist.
Sí → monday.com.
👉¿Cuál es tu presupuesto máximo por usuario?
≤ 6 € → Todoist.
≥ 11 € → monday.com.
Preguntas frecuentes - Todoist vs Monday
Es fácil migrar de Todoist a Monday.com?
Sí. monday.com ofrece un asistente de importación CSV y JSON en tres clics. Las etiquetas se convierten en tags, las secciones en grupos y los comentarios se mantienen. Tiempo medio para 1.000 tareas: 12 minutos. Bonificación: monday.com conserva las fechas de creación originales para el historial.
¿Ofrece monday.com una aplicación de escritorio?
Sí. Aplicaciones nativas para Windows (MSI y Microsoft Store) y macOS (DMG y Mac App Store) + PWA en Linux y ChromeOS. La PWA admite notificaciones del sistema y modo offline parcial. Actualizaciones automáticas cada 2 semanas.
¿Es Todoist compatible con RGPD?
Absolutamente. Los servidores están alojados en Frankfurt (Alemania), encriptación AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito, DPA actualizada, opción de firmar un CCE (Cláusulas Contractuales Tipo) y activar el borrado automático de datos al cerrar la cuenta.