Workflow: en qué consiste, ventajas y software

Workflow: ¿cómo hacerlo para aumentar tu competitividad y rendimiento?

workflow

El workflow, como instrumento de organización, contribuye a resolver los problemas más comunes vinculados con los procesos empresariales. Esto incluye el intercambio de tareas, de información y los tiempos de entrega.

El flujo de trabajo es un método que permite, tanto a las pymes como a las grandes empresas, documentar rápidamente sus procesos, seguirlos y automatizarlos en unos cuantos clics.

¿El secreto? Una gestión de proyectos con un enfoque de Business Process Management; es decir, centrado en los procesos de negocios.

Veamos cómo tu empresa puede mejorar su competitividad radicalmente.

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¿En qué consiste el Workflow?

Workflow: significado en español

El workflow o flujo de trabajo en español, es la representación de un conjunto de tareas necesarias para la realización de un proceso operativo.

Además de tareas, contempla los actores involucrados en su ejecución:

  • recursos humanos (tú y tu equipo);
  • recursos operacionales (software, aplicaciones, servicios, etc.).

Asimismo, incluye las diferentes interacciones que permiten a estos actores llevar a cabo dicha secuencia de tareas.

Por su parte, los procesos de negocios o Business Process Management (BMP), definen estas tareas, ayudan a organizarlas a lo largo del tiempo y permiten medir su efectividad.

Tipos de Workflow

Una forma de definir los tipos de workflow es agrupando los flujos de trabajo, según los procesos empresariales.

Esto designa un conjunto de actividades que persiguen un objetivo, las cuales están vinculadas en orden cronológico y que finalizan generalmente con la entrega de un producto o servicio.

Por lo tanto, calificamos como Business Process, o proceso de negocio, a todas las actividades y procedimientos que colectivamente permiten el logro de un objetivo comercial. El flujo de trabajo corresponde a la automatización de procesos de negocios.

Podemos agrupar flujos de trabajo según las siguientes categorías:

  • Workflow de producción. Corresponde a la gestión de los procesos básicos de la empresa. Los procedimientos tienen poco cambio con el tiempo y las transacciones son repetitivas (por ejemplo: contratos de seguro, gestión de disputas, quejas de clientes, etc.).
  • Workflow administrativo. Corresponde a todo lo relacionado con la gestión de formularios.
  • Workflow Ad-Hoc. Para la gestión de procedimientos indeterminados o que cambian con frecuencia.
  • Workflow colaborativo. Para la gestión de procedimientos que evolucionan con frecuencia y que están vinculados a un pequeño grupo de trabajo en la empresa.

Objetivos de establecer sistemas de flujo

En el campo profesional, la creación de un flujo de trabajo eficiente tiene 2 fines principales:

1. Representación visual y referencia documental

El objetivo inicial de un workflow es representar de forma visual y sintética los procesos empresariales.

A menudo, el flujo de trabajo se presenta como una o varias imágenes donde los diferentes flujos están representados por flechas y actividades superpuestas. Esto se hace porque en principio, el cerebro humano visualiza y retiene fácilmente elementos gráficos.

workflow-ejemplo

© Flokzu

2. Modelado de procesos

Si no se definen los procesos en una empresa, la situación puede volverse rápidamente inmanejable y desastrosa en términos de imagen, organización y desarrollo.

De hecho, es necesario saber cómo reaccionar ante la insatisfacción de un cliente, por ejemplo, y establecer de antemano las acciones que se llevarán a cabo para responder adecuadamente. Estas acciones se asignan a cada proceso.

El enfoque BPM da como resultado el modelado de los procesos de negocio, el cual representa visualmente cada engranaje de la operación de una empresa y tienen en cuenta los roles respectivos, asignados a cada empleado.

Ventajas de implementar un flujo de trabajo

Gracias a la implementación de flujos de trabajo, la comunicación se vuelve transversal entre los diferentes niveles de la empresa. Los empleados tienen una mejor idea de su papel dentro de la compañía y de las actividades que deben llevar a cabo.

Además de esto, es posible:

  • La mejora de procesos: agilidad colaborativa proporcionada por el modelado (comprensión del proceso interno, de los roles, del objetivo de cada tarea, etc.).
  • Una respuesta óptima a partir de indicadores y sistemas de alerta.
  • La reducción de costos, gracias a la automatización.
  • Una mayor productividad, gracias a la reducción de los tiempos de procesamiento.
  • Una aplicación conforme, estándar y automática de procesos definidos.
  • Una gestión de pedidos automatizada.
  • La mejora en la toma de decisiones.
  • La centralización de la base de datos e integración con el correo electrónico.
  • El seguimiento de actividades en tiempo real gracias a la implementación de diagramas de flujo de trabajo, metodología Kanban, etc.

¿Cómo se hace un workflow en 5 pasos?

La creación de un workflow puede llevarse a cabo en cinco etapas y gracias a las diferentes funcionalidades que los software de flujo de trabajo ofrecen.

1. Visualiza tu flujo de tareas

La primera etapa consiste en llevar a cabo una visualización preliminar del flujo de tareas y de cómo será el proceso de interacción del usuario con tu producto o servicio.

2. Define los objetivos

Define una serie de objetivos que esperas que el flujo de trabajo cumpla. Una vez definidos, será más fácil automatizarlos y asegurar su cumplimiento.

3. Genera las acciones

A partir de la organización visual de tus procesos, ahora puedes:

  • definir cuál es la acción que dará inicio al proceso;
  • analizar los resultados de esta y de las demás acciones que componen el flujo de trabajo.

4. Analiza los resultados

Ahora debes constatar que los resultados obtenidos, corresponden con las metas que proyectaste en un principio.

5. Haz seguimiento

Con el fin de asegurar siempre el buen funcionamiento de tus procesos, mide y haz seguimiento de las acciones y los resultado de manera periódica.

Software para asegurar un workflow eficiente

Las diferentes funcionalidades de un software de flujo de trabajo permiten a la empresa organizar las tareas que los empleados deben realizar.

Estas herramientas incorporan un enfoque BPM para garantizar que la ejecución de cada tarea está bien hecha y en el orden preestablecido. Además, las partes interesadas tienen acceso a la información necesaria para el desempeño adecuado de sus tareas.

El software suele informar sobre los tiempos de entrega y los tiempos de finalización, además, recuerda los métodos de validación y los pasos a seguir.

Dos potentes soluciones que te ayudan a controlar tus flujos de trabajo son:

  • Nintex ayuda a las empresas a planificar, asignar y gestionar los procesos empresariales. Desde la definición y el seguimiento de procesos, hasta el trabajo colaborativo y la generación de informes.

    Esta herramienta también permite la integración con otras soluciones, la gestión documental y el uso móvil.

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© Nintex

  • Youtrack permite hacer seguimiento de tareas e incidencias. Además, es una herramienta infalible para equipos ágiles que busquen asegurar la gestión de proyectos, la creación de informes, y la planificación y gestión del tiempo.

    Altamente personalizable, ofrece integraciones con las herramientas de gestión empresarial más utilizadas.

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© Youtrack

Gestión de flujo de trabajo: el éxito empresarial

La gestión eficiente de los procesos comerciales son un desafío importante para el éxito de los proyectos de cualquier empresa y requiere la participación de todos los empleados.

La implementación de un programa workflow de alto rendimiento permite formalizar, estandarizar y acelerar el procesamiento de documentos y otras tareas.

¿Ya lo intentaste?

Artículo actualizado, publicado inicialmente en abril de 2020.

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