Workflow: el método para ganar en competitividad y rendimiento

workflow

El workflow resuelve los problemas de organización más comunes vinculados con los procesos empresariales: intercambio de tareas, intercambio de información y tiempos de entrega.

El flujo de trabajos es un método que permite, tanto a las pymes como a las grandes empresas, documentar rápidamente sus procesos, seguirlos y automatizarlos en unos pocos clics.

¿El secreto? Una gestión de proyectos con un enfoque de business process management, es decir, centrado en los procesos de negocios. Veamos cómo tu empresa puede mejorar su competitividad radicalmente.

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Workflow: ¿qué es?

 

El workflow no es el proceso de negocio como tal, sino la representación de un conjunto de tareas necesarias para la realización de un proceso operativo. Pero no se trata solo de tareas, sino también de los actores involucrados en su ejecución, ya sean humanos (tus colaboradores y tú mismo) o no (software, aplicaciones, servicios, etc.). También incluye las diferentes interacciones que permiten a estos actores llevar a cabo dicha secuencia de tareas.

Definición en 3 conceptos importantes

El flujo de trabajo

Un workflow es un flujo de trabajo: representa todas las tareas relacionadas con un proceso de negocio o proyecto.

Business process management

Los procesos de negocios definen estas tareas, ayudan a organizarlas a lo largo del tiempo y permiten medir la efectividad.

Gestión automatizada de los procesos

Las herramientas de workflow ayudan a automatizar procesos y a gestionar los flujos de trabajo para diferentes oficios y equipos desde una misma herramienta informática.

¿Por qué automatizar los procesos?

  • Modelado de procesos

El software de flujo de trabajo te ayuda a gestionar los diferentes procesos comerciales: al modelar y automatizar los flujos, puedes mejorar todos los procesos .

  • Sistemas de flujo de trabajo

El software de workflow traduce el enfoque BPM (Business Process Management): se trata de una herramienta para modelar procesos empresariales que ofrece una visión global para la administración y que facilita el trabajo diario de los equipos.

¿Cuál es el objetivo de definir flujos de trabajo?

En el campo profesional, la creación de un flujo de trabajo eficiente tiene 2 fines principales.

Una representación visual y una referencia documental

El objetivo inicial de un workflow es representar de forma gráfica y sintética los procesos empresariales. Se trata de transmitir procesos o conocimientos de forma visual, el flujo de trabajo a menudo se presenta como una o varias imágenes donde los diferentes flujos están representados por flechas y actividades superpuestas.

workflow

©Shutterstock

En principio, el cerebro humano visualiza y retiene fácilmente los elementos gráficos.

El modelado de procesos es el corazón del rendimiento

Si no se definen los procesos en una empresa, la situación puede volverse rápidamente inmanejable y desastrosa en términos de imagen, organización y desarrollo.

De hecho, es necesario saber cómo reaccionar ante la insatisfacción de un cliente, por ejemplo, y establecer de antemano las acciones que se llevarán a cabo para responder adecuadamente. Estas acciones se asignan a cada proceso.

El enfoque BPM da como resultado el modelado de los procesos de negocio, estos representan visualmente cada engranaje en la operación de una empresa y tienen en cuenta los roles respectivos asignados a cada empleado en cuestión.

Algunos ejemplos de procesos:

  • Entrega de un producto a un cliente.

  • Pago de salarios.

  • Procesamiento de la queja del cliente.

  • Gestión de pedidos.

Tipos de Workflow

Una forma de definir los tipos de workflow es agrupando los flujos de trabajo según los procesos empresariales.

Esto designa un conjunto de actividades que están vinculadas en orden cronológico para lograr un objetivo, generalmente finaliza con la entrega de un producto o servicio.

Por lo tanto, calificamos como Business Process, o proceso de negocio, todas las actividades y procedimientos que colectivamente permiten el logro de un objetivo comercial. El flujo de trabajo corresponde a la automatización de procesos de negocios.

Podemos agrupar flujos de trabajo según las siguientes categorías:

  1. Workflow de producción: corresponde a la gestión de los procesos básicos de la empresa. Los procedimientos tienen poco cambio con el tiempo y las transacciones son repetitivas (por ejemplo: contratos de seguro, gestión de disputas, quejas de clientes, etc.).

  2. Workflow administrativo: corresponde a todo lo relacionado con la gestión de formularios.

  3. Workflow Ad-Hoc: para la gestión de procedimientos indeterminados o que cambian con frencuencia.

  4. WorkFlow colaborativo: para la gestión de procedimientos que evolucionan con frecuencia y que están vinculados a un pequeño grupo de trabajo en la empresa.

El workflow es automatización: algunas ventajas

Gracias a la implementación de flujos de trabajo, la comunicación se vuelve transversal entre los diferentes niveles de la empresa. Los empleados tienen una mejor idea de su papel dentro de la compañía y de las actividades que se llevan a cabo.

  • Mejora de procesos: agilidad colaborativa proporcionada por el modelado (comprensión del proceso interno, de los roles, del objetivo de cada tarea, etc.).

  • Respuesta óptima a partir de indicadores y sistemas de alerta.

  • Reducción de costos gracias a la automatización.

  • Mayor productividad gracias a la reducción de los tiempos de procesamiento.

  • Aplicación conforme, estándar y automática de procesos definidos.

  • Seguimiento del progreso de procesos y actividades en tiempo real (diagrama de flujo de trabajo, kanban...).

Herramientas para la gestión del workflow

Las diferentes funcionalidades de un software de flujo de trabajo permiten a la empresa organizar las tareas que los empleados deben realizar.

Estas herramientas incorporan un enfoque BPM para garantizar a la empresa que cada tarea está bien hecha y en el orden preestablecido.

Las partes interesadas tienen acceso a la información necesaria para el desempeño adecuado de sus tareas.

El software suele informar sobre los tiempos de entrega y los tiempos de finalización, además, recuerda los métodos de validación y los pasos a seguir.

Gracias al software de flujo de trabajo, el gerente puede controlar el buen funcionamiento de la empresa, el rendimiento de los equipos y determinar los puntos de dificultad.

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Nintex ayuda a las empresas a planificar, asignar y gestionar los procesos empresariales. Nintex pone el foco en la automatización y optimización de procesos. Desde la definición y el seguimiento de procesos hasta el trabajo colaborativo y la generación de informes.

Nintex también permite la integración con otras soluciones, la gestión documental y el uso móvil.

Youtrack

Youtrack es un software pensado para equipos ágiles. La herramienta soporte el seguimiento de incidencias, la gestión de proyectos, la creación de informes y la planificación y gestión del tiempo en general.

youtrack

Asimismo, la solución es altamente personalizable y ofrece integraciones con las herramientas de gestión empresarial más utilizadas.

Un workflow software: el criterio indispensable

La gestión eficiente de los procesos comerciales son un desafío importante para el éxito de los proyectos de cualquier empresa y requiere la participación de todos los empleados.

La implementación de un programa workflow de alto rendimiento permite formalizar, estandarizar y acelerar el procesamiento de documentos y otras tareas.

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