¿Workflow, que és? Tu flujo de trabajo controlado y avanzando sobre ruedas

Mánager de equipo o gerente de empresa entusiasta, comienzas tu día enfrentando la organización del trabajo de tus equipos.

Avanzas a buen paso y, de pronto, te das cuenta que pasaste por alto una de las etapas esenciales para que el proyecto que te ocupa avance como previsto. ¡Menudo lío!

Pero que este obstáculo en la pista no te detenga. Estaciona en la zona de pit-stop, recarga baterías, aprópiate de la Fórmula 1 para construir tu workflow y asegúrate de documentar, seguir y automatizar tus procesos en cuestión de minutos.

🏁 ¡Arrancamos!

El workflow o flujo de trabajo en español, es la representación de un conjunto de tareas necesarias para la realización de un proceso operativo.

Además de velar por el control de dicho conjunto de tareas, el workflow también se ocupa de definir las y los actores involucrados en su ejecución en términos de:

• Los recursos humanos (los diferentes equipos y mánagers);
• los recursos operacionales y del área de tecnología (el software, las aplicaciones y otras herramientas).

Asimismo, incluye las diferentes interacciones que permiten a estos actores llevar a cabo dicha secuencia de tareas.

Por su parte, los procesos de negocios o Business Process Management (BPM), definen estas tareas, ayudan a organizarlas a lo largo del tiempo y permiten medir su efectividad.

En el campo profesional, la creación de un flujo de trabajo eficiente tiene 2 fines principales:

El objetivo inicial de un workflow es representar de forma visual y sintética los procesos empresariales.

A menudo, el flujo de trabajo se presenta como una o varias imágenes donde los diferentes flujos están representados por flechas y actividades superpuestas. Esto se hace porque, en principio, el cerebro humano visualiza y retiene fácilmente elementos gráficos.

Si no se definen los procesos en una empresa, la situación puede volverse rápidamente inmanejable y desastrosa en términos de imagen, organización y desarrollo.

De hecho, es necesario saber cómo reaccionar ante la insatisfacción de un cliente, por ejemplo, y establecer de antemano las acciones que se llevarán a cabo para responder adecuadamente. Estas acciones se asignan a cada proceso.

El enfoque BPM da como resultado el modelado de los procesos de negocio, el cual representa visualmente cada engranaje de la operación de una empresa y tienen en cuenta los roles respectivos, asignados a cada empleado.

Gracias a la implementación de flujos de trabajo, la comunicación se vuelve transversal entre los diferentes niveles de la empresa. Los empleados tienen una mejor idea de su papel dentro de la compañía y de las actividades que deben llevar a cabo.

Además de esto, es posible:

• La mejora de procesos: agilidad colaborativa proporcionada por el modelado (comprensión del proceso interno, de los roles, del objetivo de cada tarea, etc.).
• Una respuesta óptima a partir de indicadores y sistemas de alerta.
• La reducción de costos, gracias a la automatización.
• Una mayor productividad, gracias a la reducción de los tiempos de procesamiento.
• Una aplicación conforme, estándar y automática de procesos definidos.
• Una gestión de pedidos automatizada.
• La mejora en la toma de decisiones.
• La centralización de la base de datos e integración con el correo electrónico.
• El seguimiento de actividades en tiempo real gracias a la implementación de diagramas de flujo de trabajo, metodología Kanban, etc.

Una forma de definir los tipos de workflow es agrupando los flujos de trabajo, según los procesos empresariales:

• Workflow de producción: Corresponde a la gestión de los procesos básicos de la empresa. Los procedimientos tienen poco cambio con el tiempo y las transacciones son repetitivas (por ejemplo: contratos de seguro, gestión de disputas, quejas de clientes, etc.).
• Workflow administrativo: Corresponde a todo lo relacionado con la gestión de formularios.
• Workflow Ad-Hoc: Para la gestión de procedimientos indeterminados o que cambian con frecuencia.
• Workflow colaborativo: Para la gestión de procedimientos que evolucionan con frecuencia y que están vinculados a un pequeño grupo de trabajo en la empresa.

☝️ Independientemente del tipo de workflow del que se trate, cada uno designa un conjunto de actividades que:

• Persiguen un objetivo,
• están vinculadas en orden cronológico,
• finalizan generalmente con la entrega de un producto o servicio.

Por lo tanto, calificamos como Business Process, o proceso de negocio, a todas las actividades y procedimientos que colectivamente permiten trabajar en la consecución de un logro.

Imaginemos el proceso de incorporación de nuevos empleados en una empresa dinámica de tecnología. Aquí, un workflow bien aceitado transforma una rutina administrativa en una experiencia fluida y agradable.

Desde el primer día, todo está preparado:

• el espacio de trabajo listo,
• accesos informáticos configurados,
• y un itinerario de bienvenida esperando.

Cada paso del workflow está cuidadosamente diseñado para ser claro y eficiente. ¿El resultado? Un nuevo miembro del equipo se siente acogido y listo para empezar con buen pie.

La automatización eleva este workflow de onboarding. Con herramientas adecuadas, tareas como enviar correos de bienvenida o programar formaciones se automatizan. Esto no solo ahorra tiempo, sino que asegura que cada detalle importante se maneje con precisión, permitiendo al equipo de RRHH enfocarse en brindar una experiencia más personal y acogedora al nuevo empleado.

Este proceso no solo facilita la vida al equipo de RRHH y a los gerentes, sino que también pone de manifiesto cómo un buen flujo de trabajo puede crear una atmósfera positiva y profesional desde el principio. Es la demostración perfecta de cómo los detalles bien pensados en un workflow pueden hacer una gran diferencia en la experiencia laboral diaria.

La creación de un workflow puede llevarse a cabo en seis etapas y gracias a las diferentes funcionalidades que las herramientas y el software de flujo de trabajo te ofrecen.

La primera etapa consiste en llevar a cabo una visualización preliminar del flujo de tareas y de cómo será el proceso de interacción del usuario con tu producto o servicio.

Necesitas tener clara la big picture antes de comenzar a desglosarla en partes más pequeñas y manejables.

Tener una visión global del proyecto también permite tener más claro hacia dónde te diriges y recalcular tu trayectoria, en caso de requerirse.

Un proyecto comienza en el momento en el que una meta pretende ser alcanzada. Para llegar allí, es necesario definir dos elementos fundamentales:

• El alcance (hasta dónde llega el proyecto),
• los objetivos (cada una de las acciones que permitirán alcanzar la meta definida).

Definir una serie de objetivos que esperas cumplir permite que organices tu flujo de trabajo en función de la prioridad de cada objetivo y del momento en el cual cada uno de estos debe cumplirse.

Una vez definidos los objetivos, será más fácil automatizarlos a partir de diferentes métodos y asegurar su cumplimiento.

A partir de la definición de objetivos, es posible ahora visualizar los procesos que será necesario poner en marcha para alcanzarlos. Esto se logra por medio de etapas que incluyen:

• Definir cada una de las acciones que darán inicio a los procesos;
• analizar los resultados que se obtengan de cada una y su contribución global al flujo de trabajo, de manera que este sea fluido.

La definición de acciones por lo general contempla la necesidad de relacionarlas entre sí, jerárquicamente y con base en el orden cronológico en el que se deben ejecutar. En esta etapa, recurrir a la construcción de un Diagrama de Gantt puede resultar bastante útil.

Ya vimos cómo un instrumento como el Diagrama de Gantt contribuye a organizar el flujo de trabajo dentro de un proyecto u organización.

Adicionalmente, existen software de automatización de flujo de trabajo, herramientas especializadas, que facilitan el trabajo al permitirte simplificar las acciones que requieres llevar a cabo.

Por ejemplo:

✅ DocuWare transforma la gestión documental al agilizar las operaciones con avanzadas funciones de digitalización. Este software mejora la productividad automatizando procesos críticos como la validación de documentos y la administración de tareas. Con facilidad de integración en sistemas existentes y un fuerte enfoque en la seguridad, DocuWare permite a las empresas centrarse en iniciativas estratégicas mientras aumentan la eficiencia operativa.

✅ Therefore™ de Canon, es un sistema de gestión de información que revoluciona el manejo de workflows. Con funciones de digitalización y automatización, simplifica la gestión documental y agiliza los procesos empresariales. Por ejemplo, además de la aprobación de documentos, facilita la asignación automática de tareas y el seguimiento de plazos de entrega, ahorrando tiempo valioso y permitiendo a las empresas enfocarse en actividades más estratégicas.

Ahora debes constatar que los resultados obtenidos, corresponden con las metas que proyectaste en un principio.

Las diferentes funcionalidades de un software de flujo de trabajo permiten a la empresa organizar las tareas que cada persona debe realizar.

Estas herramientas incorporan un enfoque BPM para garantizar que la ejecución de cada tarea está bien hecha y en el orden preestablecido. Además, las partes interesadas tienen acceso a la información necesaria para el desempeño adecuado de sus tareas.

El software suele informar sobre los tiempos de entrega y los tiempos de finalización, además, recuerda los métodos de validación y los pasos a seguir.

A partir de la organización de las actividades, el trabajo está automatizado y tu proyecto va andando dentro de los plazos establecidos. ¿O quizás los tiempos podrían optimizarse? ¿Quizás alguna proyección generó un retraso o imprevistos salieron al paso?

Para responder a todas esas pregunta y, sobre todo, para poder sacar provecho del trabajo realizado y de lo que pudo o no salir bien, establece un método de seguimiento de las acciones y de los resultados que obtuviste de manera periódica.

Con el fin de asegurar siempre el buen funcionamiento de tus procesos, puedes implementar KPI o indicadores clave de desempeño. Posteriormente, podrás analizar si requieres implementar acciones correctivas.

• El workflow consiste en organizar una serie de acciones y de recursos en torno a la consecución de un objetivo o meta común.
• La gestión eficiente de los procesos empresariales es un desafío importante para el éxito de cualquier empresa y requiere la participación de todos las partes involucradas.
• La implementación de un programa workflow de alto rendimiento permite formalizar, estandarizar y acelerar el procesamiento de documentos y otras tareas.