Cuadro de mando comercial: una herramienta esencial de dirección y control

El cuadro de mando comercial es una herramienta indispensable de análisis y dirección en la gestión empresarial.

Más concretamente, está relacionado con la gestión comercial: presupuestos, facturación, gestión de proveedores y seguimiento de clientes.

Veamos qué es, qué elementos lo conforman y cómo elaborar un cuadro de mando comercial para tu empresa. ¡El artículo incluye una plantilla gratuita!

Llamado commercial dashboard en inglés, el cuadro de mando comercial de una empresa es una herramienta de gestión y apoyo a la toma de decisiones en tiempo real, basada en una evaluación cuantificada de las actividades de la empresa.

Dicha herramienta estratégica mejora la práctica comercial y es una palanca para identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa. Es de ayuda para el Director Comercial y sus equipos, así como para La Dirección de la compañía.

☝️ No hay que confundirlo con el informe comercial, que es una herramienta de control destinada únicamente a los responsables de la toma de decisiones. El cuadro de mando comercial es un documento de seguimiento de la evolución de la actividad comercial con respecto a los objetivos fijados, durante un periodo definido.

Veamos qué características e indicadores conforman un cuadro de mando comercial eficiente.

En cuanto a sus cualidades, un buen cuadro de mando comercial debe ser:

1. Integral. Debe ofrecer una visión global de la gestión comercial, y debe incluir la cartera de clientes y distintos escenarios.
2. Analítico. Debe proporcionar análisis detallados de la gestión comercial.
3. Dinámico. Debe facilitar una rápida toma de decisiones.
4. Intuitivo. Debe ser directo, presentar la mínima información de forma visual.
5. Cuantificable. Debe mostrar datos y valores demostrables.
6. Flexible. Debe permitir cambios y personalización dependiendo de las necesidades y la evolución de la empresa.
7. Riguroso. Debe proporcionar información exacta y precisa.
8. Actualizado. Debe presentar información actualizada en todo momento.

En cuanto a su presentación:

• la forma de presentar un cuadro de mando empresarial depende de los destinatarios y de sus objetivos;
• se presenta en tablas y gráficos para mostrar la información esencial a simple vista;
• debe limitarse a un máximo de 10 KPI empresariales para que sea legible, aireado y, por tanto, utilizable;
• los puntos de referencia basados en el tiempo, conocidos como waypoints, se definen para permitir la medición de las desviaciones en estos lugares.

Referente a la información imprescindible, debe incluir:

• el producto o servicio a comercializar,
• el mercado potencial,
• el público objetivo,
• el equipo comercial de la empresa.

La gestión de la actividad comercial se centra generalmente en dos dimensiones: las ventas totales y la actuación de los comerciales.

En ambos casos, los expertos se ponen de acuerdo para recomendar indicadores comerciales (referencias analíticas):

• limitados en número, para que sea fácilmente comprensible para todos,
• evolutivos, para adaptarse a las prioridades y necesidades de la empresa,
• claros y supervisados por toda la cadena de gestión comercial.

El cuadro de mando puede evolucionar dependiendo de las nuevas palancas de desempeño identificadas, pero debe tener cierta continuidad para ser utilizable en el tiempo y permitir comparaciones.

Entre los indicadores clave: la facturación, la cesta media, los márgenes, etc.

También es importante seleccionar indicadores de rendimiento que sean coherentes con los objetivos empresariales. De hecho, estos deben:

• satisfacer las necesidades de la empresa,
• responder a la situación y a las expectativas del momento,
• medir el grado de consecución de un factor clave de éxito.

Pero, ¿cómo definir los KPI? Se definen en función de la estrategia de la empresa y de sus palancas de acción:

• resultados (aumento de la facturación, del margen, del porcentaje de cuota de mercado y de clientes satisfechos, etc.);
• objetivos comerciales (porcentaje de renovación en el volumen de ventas, porcentaje de prospectos contactados, etc.);
• actividades de venta (por ejemplo, el proceso de transformación de leads, en un contexto B2B).

Llegados a este punto, quizás te preguntas qué puede ganar tu empresa con la utilización de un cuadro de mando comercial en comparación a otros documentos existentes. La respuesta es clara: múltiples beneficios.

Contar con un cuadro de mando comercial va a situar al equipo de ventas en una clara ventaja competitiva porque permite:

• una visión global y clara de los procesos de negocio, la cual permite analizar de forma sencilla datos y métricas cuantificables;
• permite una optimización de la gestión comercial, ahorrando tiempo en la toma de decisiones.
• una rápida detección de errores, e incluso anticiparse a posibles problemas;
• la detección de puntos de mejora;
• focalizarse en las prioridades, gracias su estructura visual;

Además, un cuadro de mando comercial es una herramienta muy recomendable por su exactitud y facilidad de uso.

Cuadro de mando comercial, ¿sabes cuándo usarlo? La respuesta es: siempre.

Si te has convencido de que implementar un cuadro de mando comercial en tu empresa es la mejor opción para lograr una gestión eficiente de las ventas, a continuación te mostramos cómo hacerlo y qué herramientas tienes a tu alcance.

¿Cuáles son los ejes de progreso de la fuerza de ventas según la estrategia comercial establecida?

Para evaluar los ejes establecidos, tienes que ser selectivo. Si hay demasiados datos, el resultado no será mejor, estará desordenado y dificultará su lectura.

La recogida suele ser tediosa y propensa a errores. Su automatización con las herramientas adecuadas puede salvar vidas.

Crea un proyecto de cuadro de mando, haz un test de prueba durante un período determinado, ajusta los indicadores, define la versión final, y atribuye tareas a las personas afectadas.

Si no te convence la idea de utilizar un software externo, optar por un “cuadro de mando comercial Excel” puede ser una buena opción para obtener una visión completa de la gestión comercial de tu empresa.

Para inspirarle, te ofrecemos un ejemplo gratuito de cuadro de mando comercial en Excel. ¡Clica encima para descargarlo!

Por otro lado, si trabajar con hojas de cálculo no es de tu agrado, existen otras opciones que van a permitirte crear tu cuadro de mando comercial como:

• un software crm dedicado a la gestión comercial, ya sea web u on-premise.
• un sistema de información más global, como un ERP en la nube.

✅ Tanto las herramientas software como las ERP van a permitirte automatizar la recogida y el tratamiento de datos de manera simple y eficaz.

💡 CRM y ERP vienen fácilmente a la mente. Pero, ¿has pensado ya en un software de inteligencia empresarial?

Por ejemplo, DigDash automatiza la creación de cuadros de mando ágiles para empresas que van desde las pymes a las grandes cuentas: los gestores siguen la actividad de su equipo de ventas y la dirección obtiene una visión macro del rendimiento, todo ello en una herramienta robusta pero fácil de usar.

El cuadro de mando comercial es esencial para dirigir y supervisar sus actividades de ventas.

Le da acceso a una visualización y un análisis muy detallados de las acciones correctivas que debe tener en cuenta en su estrategia, las áreas de mejora y, por supuesto, ¡sus éxitos!