KPI de mantenimiento: conoce los indicadores y reduce tus costos de funcionamiento

¿Buscas definir los KPI de mantenimiento pertinentes para tus equipos, con el objetivo de incrementar la productividad y rentabilidad de tus activos de producción?

La tendencia es hacia el TPM, total productive maintenance, una evolución de los métodos de mantenimiento destinada a mejorar el rendimiento de las máquinas mediante un enfoque proactivo. De hecho, cada vez hablamos más del mantenimiento preventivo, el cual tiene un impacto positivo en la actividad de tu empresa, ya sea en tus gastos o en tus ingresos.

Por supuesto, "más vale prevenir que lamentar", pero para ello hay que saber detectar las señales de alarma.

Sea cual sea tu plan de mantenimiento, es importante supervisar los indicadores de mantenimiento adecuados para ajustar la estrategia según sea necesario. En este sentido: ¿Hay algún KPI de mantenimiento que deba supervisarse más que otro?, ¿cómo elegir los indicadores adecuados y cómo controlarlos?

Un indicador de mantenimiento es esencial para cualquier empresa dotada de equipos cuyo buen funcionamiento repercute en su actividad y resultados (particularmente en el sector industrial).

La gestión del mantenimiento tiene muchos retos:

• la preservación de la producción,
• la rentabilidad del equipo,
• la reducción de costes (mantenimiento, sustitución),
• la satisfacción del cliente,
• la mejora de las condiciones de trabajo y, por tanto, ¡la productividad!

La selección y la aplicación de los indicadores de mantenimiento responden a los objetivos específicos de la empresa. Estos deben ser recogidos conscientemente, mediante sensores o intervención humana, y analizados para transformarlos en acciones a planificar, según las necesidades de cada empresa (aumento total de la producción, de la calidad, del bienestar y la seguridad de sus empleados, etc.).

Los KPI de mantenimiento pueden dividirse en dos grandes familias:

• Indicadores clave de rendimiento, entre ellos:
  • la disponibilidad de los equipos,
  • la fiabilidad,
  • el rendimiento,
  • la eficacia,
  • el tiempo promedio de averías,
  • la eficiencia del departamento de mantenimiento, etc.

• Indicadores de rendimiento, especialmente en relación con el cumplimiento del presupuesto de mantenimiento y la gestión de las existencias.

👆También hay quienes consideran que los indicadores de mantenimiento se pueden dividir en 3 categorías:

1. Costes de funcionamiento:

• • la mano de obra,
  • el consumo de recursos (consumibles, energía, etc.),
  • la capitalización de activos (herramientas, máquinas, alquileres), etc.

2. Gastos de mantenimiento:

• • el tipo de mantenimiento (mantenimiento preventivo sistemático, mantenimiento preventivo condicional, mantenimiento preventivo predictivo, mantenimiento correctivo inmediato, mantenimiento correctivo diferido, etc.),
  • el consumo de piezas de recambio,
  • los costes de subcontratación.

3. Resultados de las operaciones de mantenimiento: correspondientes a los indicadores de rendimiento vistos anteriormente (disponibilidad, fiabilidad de los equipos).

A continuación se presentan los KPI de mantenimiento más utilizados, así como algunos ejemplos de cálculos:

El MTBF es uno de los indicadores que permite comprender la fiabilidad de un equipo, junto con la tasa de fallos, o tasa de averías.

El MTBF es la media del tiempo de buen funcionamiento entre dos fallos (o Main Time Between Failure) y se calcula de la siguiente manera:

✏ Tiempo total de funcionamiento en un periodo determinado/número de fallos o averías

Ejemplo de cálculo del MTBF, si el tiempo de referencia es de 160 horas, y si el tiempo acumulado de las 5 averías registradas en este periodo es de 10 horas:

▷ (160 h - 10 h)/5 = 30 horas

La tasa de fallos es de 5 fallos/160 horas de funcionamiento = 0,03 fallos por hora (3%).

Se pueden controlar otros indicadores de fiabilidad:

• MTTF (tiempo medio de funcionamiento de un equipo antes de la primera avería),
• MUT (tiempo medio de funcionamiento tras la reparación).

MDT Mean Down Time (Tiempo promedio de avería)

La Eficacia Global de Equipos Productivos, o en inglés Overall Equipment Effectiveness, es la relación entre la producción real y la producción máxima.

Esta información se obtiene gracias a este cálculo:

✏ OEE = Tasa de disponibilidad X tasa de rendimiento X tasa de calidad

• ✏Tasa de disponibilidad = tiempo de funcionamiento bruto/tiempo de funcionamiento teórico
• ✏Tasa de rendimiento = tiempo de funcionamiento neto/tiempo de funcionamiento bruto
• ✏Tasa de calidad = tiempo útil (de producción óptima)/tiempo de funcionamiento neto

Ejemplo de cálculo del OEE:

si el tiempo teórico = 10 h, el tiempo bruto = 8 h, el tiempo neto = 7 h, el tiempo útil= 5 h 30

▷ Tasa de disponibilidad = 8/10 = 0,8 (80%)

▷ Tasa de rendimiento = 7/8 = 0,875 (87,5%)

▷ Tasa de calidad = 5,5/7 = 0,785 (78,5%)

▷ OEE = 0,8 X 0,875 X 0,785 = 0,549 (54,9%)

Las posibles pérdidas de eficiencia pueden deberse a:

• el calendario (vacaciones, ausencias, etc.),
• las fluctuaciones del mercado (caída de los pedidos),
• la escasez de existencias,
• el mantenimiento planificado,
• las paradas rutinarias (limpieza, etc.),
• las averías.

El MTTR es la media del tiempo medio de reparación (Main Time To Repair) y se calcula así:

✏ Tiempo total de mantenimiento/número de reparaciones

Esta tasa no sólo da una medida de la eficacia de las intervenciones, sino también una idea de la capacidad de mantenimiento de un equipo, que depende de criterios como:

• la documentación técnica,
• la facilidad de acceso,
• la facilidad de uso, ergonomía,
• la seguridad,
• los criterios del fabricante (diseño, servicio posventa, disponibilidad de un componente o servicio y coste de las piezas de recambio),
• los tipos de mantenimiento aplicados (seguimiento de los equipos o reparación sólo en caso de avería, índice de mantenimiento preventivo y correctivo).

La disponibilidad depende de:

• la fiabilidad (MTBF),
• la mantenibilidad (MTTR),
• la logística de mantenimiento (organización, procedimientos de mantenimiento y reparación, recursos humanos, gestión del inventario de componentes y piezas de repuesto, etc.).

Así se calcula el total de la tasa de disponibilidad durante un periodo T:

✏ Tiempo de uso y espera/(tiempo de uso y espera + tiempo de mantenimiento)

El Porcentaje de Mantenimiento Planificado, o Planned Maintenance Percentage, indica el grado de eficiencia y éxito en la gestión de una empresa. Existen dos cálculos:

• Porcentaje de mantenimiento programado o preventivo: debe ser lo más cercano posible al 100%, se calcula de la siguiente manera:

✏ Suma de horas dedicadas al mantenimiento preventivo/número de horas totales de mantenimiento

• Índice de mantenimiento correctivo, cuyo cálculo es:

✏ Suma de horas dedicadas al mantenimiento correctivo/número de horas totales de mantenimiento.

1. Indicador de gastos de mantenimiento en relación con el valor de sustitución del equipo:

✏ Coste de mantenimiento/valor del equipo a mantener

2. Indicador de los gastos de mantenimiento relativos al valor añadido producido:

✏ Coste de mantenimiento/valor añadido producido

3. Indicador de la relación entre el valor añadido producido y el valor del equipo a mantener:

✏ Coste de mantenimiento/volumen de negocio relacionado a la producción

4. Indicador de la evolución de los costos de mantenimiento a corto plazo:

✏ Coste de mantenimiento/cantidad de producción

5. Indicador de la evolución de la eficiencia económica del mantenimiento:

✏ (Costes de mantenimiento + costes de inactividad)/volumen de negocio relacionado a la producción

6. Indicador de la evolución de la eficiencia técnica del mantenimiento del equipo:

✏ Coste de los fallos/(costes de mantenimiento + costes de los fallos)

7. Indicador de la evolución de los costes de producción por unidad producida:

✏ (Valor del equipo a mantener + costes de mantenimiento)/cantidades producidas

8. Proporción de los costes de mantenimiento preventivo sobre el total de los gastos de mantenimiento:

✏ Coste de mantenimiento preventivo/costes de mantenimiento (preventivo + correctivo)

9. Indicador para la decisión de sustitución de equipos:

✏ Coste de las revisiones, modernización, renovaciones/costes de mantenimiento

10. Indicador de gasto corriente (ayuda a decidir entre reparar o revisar a profundidad):

✏ Coste de las piezas utilizadas/(costes del personal de intervención + piezas consumidas)

11. Índice de rotación de existencias:

✏ Valor de las existencias de mantenimiento/valor de los activos que se deben mantener

12. Índice de utilización de activos:

✏ Tiempo efectivo de funcionamiento/tiempo efectivo disponible

13. Disponibilidad operativa de los equipos:

✏ Tiempo real de funcionamiento/tiempo total

14. Penalización por indisponibilidad que sufre el usuario debido al mantenimiento:

✏ Tiempo de inactividad por mantenimiento/tiempo necesario

15. Tiempo de inactividad debido al mantenimiento del equipo:

✏ Tiempo de inactividad por mantenimiento/tiempo total de inactividad

16. Indicador de eficiencia global del mantenimiento:

✏ Tiempo de inactividad por mantenimiento/tiempo de funcionamiento o cantidad de producción

17. Importancia del mantenimiento correctivo en las intervenciones de mantenimiento:

✏ Tiempo de mantenimiento correctivo/tiempo de mantenimiento

18. Tiempo necesario para realizar las operaciones de mantenimiento correctivo (tiempo administrativo, logístico, de preparación y técnico):

✏ Tiempo extra de mantenimiento correctivo/tiempo de mantenimiento correctivo

19. Proporción de intervenciones previstas en todas las intervenciones realizadas en los equipos:

✏ Tiempo de trabajo previsto/tiempo de mantenimiento

20. Gestión del personal de mantenimiento y su formación:

✏ Tiempo o costes de formación del personal de mantenimiento/servicio de mantenimiento real

✏ o tiempo o coste de formación de mantenimiento/tiempo o coste de formación de la empresa

Para una gestión óptima del mantenimiento, hay que tener en cuenta y combinar dos visiones:

• la visión de campo y la búsqueda de la mejora del rendimiento operativo y de las condiciones de trabajo en la empresa,
• la visión de la gestión, incluida la motivación de los equipos y la consecución de los objetivos financieros (rentabilidad).

Por eso es muy importante consultar a las partes interesadas y aprovechar su experiencia en el área para definir los indicadores de mantenimiento adecuados que se deben supervisar y en qué orden de prioridades:

• por línea de negocio,
• por periodo,
• por máquina,
• por sitio.
• por instalación.

Dos preguntas pueden orientarte en la dirección correcta:

• ¿Qué es importante para la gerencia, en términos de resultados?
• ¿Qué creen los equipos de campo que hay que mejorar?

Las respuestas a estas preguntas te proporcionarán una primera lista de indicadores a controlar.

Mantén sólo aquellos que sean medibles y comprensibles para todas las partes interesadas. No es necesario controlar 50 indicadores a la vez, céntrate en los 10 más importantes.

☝️ Involucra a tus técnicos, ya sean internos o subcontratados. Esto impulsará su rendimiento y su compromiso con la mejora continua de las operaciones de mantenimiento de la planta.

Ya has visto lo extremadamente compleja que es la tarea de realizar los cálculos de los indicadores anteriores.

Otra palanca para mejorar y controlar el mantenimiento en tu empresa es la elección de una herramienta especializada para la Gestión de Mantenimiento. Esta, te permite, entre otras cosas, plasmar los resultados en forma de informes y gráficos, mediante cuadros de mando que facilitan el análisis y lo hacen más visual.

La gestión del mantenimiento puede garantizarse con herramientas de GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) que supervisan el rendimiento y los problemas detectados en sus equipos.

Tienen la ventaja de poder controlar los distintos indicadores seleccionados y recomendar operaciones en función de su evolución (por ejemplo, sustituir una máquina en lugar de repararla).

Elegir los indicadores de mantenimiento adecuados es esencial para evitar perder demasiado tiempo recopilando y analizando datos innecesarios.

Pero también es necesario saber comunicar tus objetivos a los empleados, así como el impacto de las averías en la actividad de la empresa.

Los KPI de mantenimiento son una gran ayuda para la gestión y toma de decisiones que mejorarán el rendimiento de tus equipos y, en consecuencia, de la empresa. Y todo gracias al control de los riesgos de avería y de las intervenciones que requieren una inversión excesiva en tiempo, personal y dinero.

¿Qué indicadores de mantenimiento te gustaría seguir de cerca? Cuéntanos en los comentarios 👇