Software de Business Process Management

Business Process Management software: guía de compra

¿Qué es el Software BPM?

BPM significa Business Process Management o gestión de procesos de negocios - en español. 
Estas soluciones permiten analizar y mejorar la fluidez de los procesos de negocios implementados por las empresas con el objetivo de mejorar los indicadores de desempeño. 

La transformación digital permite a las empresas evolucionar mucho más rápido. Adoptar una herramienta para la gestión de procesos constituye un activo real para la optimización de las compañías de hoy en día.

¿Cómo funciona el Software BPM?

El enfoque del BPM consiste en automatizar las tareas que tienen un bajo valor agregado y que son más susceptibles a errores humanos.

Un proceso de negocios es una serie de acciones que los empleados deben realizar para lograr sus objetivos. Cada proceso suele ser diferente y su optimización puede ser difícil de obtener. 

El BPM nos da acceso a un modelado rápido e intuitivo de todos estos procesos. 

Concretamente, el BPM coloca todos los procesos en el centro de la organización y crea una cartografía de la misma.

El uso del software BPM garantiza la posibilidad de anticipar anomalías. Además, de ofrecer a las empresas la oportunidad de mejorar sus procesos de negocio.

Un BPM garantiza que todos los procesos implementados respondan eficazmente a las necesidades de los clientes. Asimismo, el BPM analiza y adapta sus procesos y flujos de trabajo regularmente de acuerdo con las condiciones y restricciones que identifica.

La gestión del contenido y el modelado de procesos ayudan a ahorrar tiempo y a ganar en competitividad y productividad. Al detallar cada una de las etapas de los procesos, los socios mantienen la misma calidad de un trabajo colaborativo.

¿Cuáles son las principales características de un Software BPM?

Antes de elegir un software BPM, es necesario definir las necesidades específicas a tu empresa. El BPM que elijas debe tener necesariamente las siguientes funcionalidades esenciales:

El modelado de procesos

Describir de manera detallada los pasos y las reglas de gestión que caracterizan un proceso de negocios. El modelado  proporciona una mejor gestión de los actores de cada proceso y de sus papeles. Todo esto permite transponer el mapeo de los procesos realizados y modelar los diferentes flujos de trabajo de cada proceso.

Tener reglas de automatización de procesos que puedan aplicarse a todos los flujos de trabajo. Por lo tanto, es necesario que las acciones automáticas estén presentes y que también haya cambios en tiempo real para ganar en productividad.

La capacidad de integración con otras herramientas de gestión

Esta es una función esencial, que sirve para todas las organizaciones. Un buen BPM tendrá que ser capaz de interactuar con todos los sistemas de información en la empresa para ejecutar los procesos (por ejemplo, el envío automático de notificaciones a los clientes al enviar solicitudes o la ejecución de un evento después de la validación de un formulario.)
 
El BPM puede ser compatible con un ERP, un software de gestión de recursos humanos o un CRM. Esta capacidad de integración con otras aplicaciones constituye un aumento en la productividad.

¿Quién usa el software de gestión de procesos de negocio?

Dada la importancia de la gestión de proyectos en todas las empresas, el uso de herramientas que funcionan en sinergia con la tecnología de la información es esencial.  Las soluciones BPM son software utilizados para centralizar todas las funciones de la empresa. 

Las herramientas BPM tiene la particularidad de proporcionar una visión global del funcionamiento de la organización.

Las herramientas para Business Process Management o gestión de procesos de negocios ofrecen muchas funcionalidades. Estas se convierten en soluciones demasiado avanzada para empresas pequeñas. 

La gestión de procesos empresariales es un enfoque de gestión que permite resaltar el funcionamiento de una empresa con la ayuda de un mapa. Cualquier compañía que tenga muchas interacciones entre diferentes oficios y sectores puede beneficiarse con la utilización de este software. Por lo tanto, las medianas empresas y las grandes corporaciones son las principales interesadas en el uso de esta herramienta.

¿Por qué utilizar un software de gestión de procesos de negocio?

Ventajas de la implementación de herramientas de gestión

El modelado de procesos de negocios mediante el uso de este software de gestión ayudará a reducir los errores humanos y optimizará las tareas con un alto valor agregado. Una poderosa palanca de gestión para las empresas:

Un innegable ahorro de tiempo

Todos los elementos están en un solo lugar y se puede obtener una visión global en tan solo segundos. El enfoque del software BPM permite modelar el ciclo de vida de los procesos simplemente arrastrando y soltando objetos: etapas, eventos, condiciones, enlaces lógicos. 

Estas herramientas hacen que la representación de los procesos de la empresa sea extremadamente simple. Una vez creados los procesos, las aplicaciones los ejecutan. Por lo tanto, este software está directamente relacionado con el sistema de información de la compañía.

Mejor trazabilidad de los cambios en los documentos de procesos de negocio

Almacenamiento mucho más fácil y mejor gestión de los documentos. Clara visibilidad de las decisiones e impactos en el negocio.

Un ROI rápido

Este enfoque de la gestión hace posible garantizar la eficiencia de cada acción implementada. Rápidamente se cumplen los objetivos, se establece una mejor relación con el cliente, se gana en productividad y se logra un crecimiento rápidamente visible.

Identificación inmediata de mal funcionamiento y una mejor gestión de riesgos

El software BPM proporciona una serie de controles para informar a los responsables de posibles fallas en un proceso: casos no previstos, errores de datos, etc. Este proceso de monitoreo permite posicionarse en un proceso de mejora continua en el que los clientes y los servicios internos se benefician diariamente.

Además:

• Mayor participación y mejor colaboración por parte del equipo a través de un enfoque claro de los  procesos.

• Un intercambio más sencillo durante el trabajo colaborativo.

• Mejor comunicación con los socios. 

• Reducción de los costes de producción.

• Optimización del flujo de trabajo

• La posibilidad de beneficiarse de actualizaciones automáticas (Soluciones SaaS).

Desventajas

Es importante acompañar a nuestros empleados de extremo a extremo en la conducción del cambio.

El software BPM de código abierto no siempre contiene las funciones esenciales para la perfecta explotación de la gestión de procesos de negocios.

¿Cómo elegir un software BPM?

• Solución escalable.

• Seguridad de los datos.

• Asistencia ofrecida por el editor.

• Ergonomía.

• Flexibilidad (adaptación a las necesidades del negocio)

• Actualizaciones y mantenimientos automáticos

• Costo: variable según el editor

El mejor software BPM gratuito y de código abierto

• Bubble Plan 

• Axelor 

• Activiti  

• Bonita BPM 

• JBPM 

El software profesional más popular de BPM

• Iterop 

• Bizagi

• Geo-Replicator 

• Kontinuum 

• Quality Saas

• CleverOcean  

• Engage Process modeler 

• Adobe Livecycle ES4