ERP online: ¿qué software elegir para la gestión de empresarial de tu pyme?

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¿Quisieras implementar un ERP online para pymes que satisfaga las necesidades de tu negocio, pero no sabes cuál elegir? En este artículo, appvizer proporciona varias soluciones, detallando los criterios para elegir la que mejor se ajusta a las actividades de tu empresa y destacando los beneficios de su uso. Al final del artículo, no te pierdas nuestra comparativa de software gratis y de pago para guiarte en tu elección.

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¿Qué es un sistema ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning en inglés) es una herramienta informática diseñada para gestionar todos los procesos operativos de una empresa. También conocido como un paquete de software de gestión integrado. Estos reúnen diferentes módulos de gestión dentro de una misma aplicación. Desde la gestión de ventas y relaciones con el cliente (CRM) hasta la gestión de inventarios, compras y ventas, incluyendo la contabilidad y la producción. Está diseñado para cubrir todas las necesidades de tu negocio.

¿Cuáles son las ventajas de un ERP en modo SaaS?

Ventaja n° 1: centralización de la información

La herramienta brinda un entorno de trabajo completo y permite centralizar la información en una sola plataforma. Los datos se gestionan de forma unificada en una sola base de datos y la información se almacena en tiempo real. Además, ofrecen una visión 360° de todos los flujos (compras, ventas, contabilidad, producción, existencias, etc.) y permiten supervisar tu actividad (volumen de ventas, márgenes, flujo de caja, etc.) con tan solo un vistazo facilitando la toma de decisiones.

Ventaja n° 2: solución modular

Un ERP ofrece generalmente un amplio menú de módulos para elegir, con los cuales puedes estructurar tu actividad en función de las necesidades específicas de tu empresa. Es común que este software integre al menos tres funciones principales como: finanzas, gestión de ventas y gestión de producción, pero el resto de los módulos esenciales tendrán que definirse con mayor precisión en torno a tus procesos y actividades empresariales.

Ventaja n° 3: simplificación de procesos

No más complejidad gracias a que los procesos están simplificados y son más directos, reduciendo la pérdida de información:

  • Menor riesgo de duplicar información o de errores.

  • Permite el intercambio de datos.

  • Se gana agilidad.

  • Mejora la comunicación interna.

  • Los intercambios entre clientes y socios son fluidos.

Todas estas ventajas te conducen a un aumento de la productividad y a la optimización de los procesos, lo que te permite dedicarle más tiempo a las decisiones estratégicas.

Ventaja n° 4: retorno de la inversión

Un ERP no sólo te ahorrará tiempo y aumentará la productividad de tu empresa al instante, puesto que estas mejoras permanecerán en el tiempo. Estas soluciones son duraderas, ya que ofrecen módulos interconectados que se adaptan exactamente a tus necesidades, a diferencia del uso de varias herramientas inadecuadas que pueden impedir una buena comunicación y coordinación entre los diferentes departamentos de tu empresa. Por lo tanto el retorno de la inversión de un sistema ERP puede traducirse en ahorros considerables tanto a corto como a mediano y largo plazo.

Ventaja n° 5: seguridad de datos

Los proveedores de software SaaS te permiten realizar copias de seguridad de tus datos en la nube con niveles de seguridad muy altos. Sin riesgo de pérdidas y con seguridad garantizada: ganas en tranquilidad y puedes concentrarte en tu negocio.

ERP online pymes

¿Por qué elegir un ERP online para pymes?

El mercado de sistemas ERP para pymes es muy amplio, con una multitud de software que ofrecen diferentes funcionalidades. La ventaja de una solución dedicada al tamaño de tu empresa es que está diseñada específicamente para cumplir con los requisitos y necesidades del negocio donde esta se desarrolla.

En un sector en el que la competencia es feroz, las funciones de un ERP se centran en particular en mejorar la capacidad de respuesta comercial y en mantener la competitividad de la empresa con funcionalidades como:

  • Optimización de inventario.

  • Elaboración de inventario de los materiales.

  • Gestión de todos los canales de venta (puntos de venta, comercio electrónico, etc.).

  • Agilización de la gestión de los pagos, recordatorios de los clientes, etc.

Los ERP orientados a las pymes ofrecen a la dirección de la empresa una visión clara y sencilla de los elementos esenciales para la toma de decisiones y rentabilidad de la organización. 

Los módulos esenciales para el sector del comercio/distribución

Con una variedad de actividades (comercio al por mayor, comercio industrial, cooperativas agrícolas y vinícolas, etc.) y una pluralidad de sectores (madera, muebles, materiales de construcción, combustibles, alimentos, etc.), no todas las empresas comerciales tienen las mismas expectativas respecto a su software de gestión.

¿Qué características se deben tomar en cuenta? Entre los muchos módulos existentes, corresponderá al director de la empresa asegurarse de que la herramienta posea los elementos esenciales para el buen funcionamiento de su organización. He aquí algunos ejemplos, para elegir y adaptar en función del tipo de actividad:

  • Gestión de compras: para automatizar, planificar y gestionar las licitaciones, los pedidos y las compras de los proveedores;

  • Gestión de ventas: para procesar toda la información de los clientes, desde la creación del perfil hasta la facturación: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas;

  • Herramientas de seguimiento y análisis: para comparar el volumen de negocios real con el objetivo definido, calcular los márgenes realizados y los márgenes previstos;

  • Sistema de gestión de almacenes: para gestionar todas las operaciones de un almacén, incluyendo la optimización de la preparación de pedidos y el envío;

  • Gestión multidivisa: para potenciar las oportunidades internacionales a través de la gestión flexible y simplificada de múltiples divisas, tipos de cambio y fluctuaciones monetarias. Las cuentas bancarias también se pueden gestionar en moneda extranjera;

  • Gestión de trazabilidad de lotes y SSCC (Serial Shipping Container Code): para realizar un seguimiento eficaz de los números de lote en las operaciones de envío, distribución y recepción;

  • Gestión EDI (Electronic Data Interchange): para comunicar los sistemas informáticos de los diferentes socios comerciales de forma automatizada y, en última instancia, mejorar el rendimiento;

  • Solución disponible en movimiento: una de las características más buscadas por los usuarios, para utilizar la herramienta en cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Qué criterios debes utilizar para elegir un ERP?

¿Cómo elegir un ERP? Los pilares del crecimiento de una empresa son las ventas, las compras y la obtención de beneficios. Con el fin de darles prioridad y maximizar su eficiencia, las empresas tienen todo el interés en elegir una solución integrada adaptada a sus necesidades, incluyendo las características que se detallan a continuación:

Fácil de manejar

La herramienta elegida debe ofrecer ergonomía y gran facilidad de uso, puesto que con una interfaz fluida e intuitiva, se optimizará el tiempo de implementación de los procesos en los trabajo existentes. Los usuarios deben poder estar familiarizados con la plataforma en un corto periodo de tiempo para ganar productividad lo antes posible.

Completo

Con las numerosas opciones de módulos a tu disposición, debes poder disponer de toda la información necesaria para crear una solución completa que se adapte a los procesos de tu empresa. Asegúrate de que todos los módulos satisfagan tus necesidades. También te recomendamos tener en cuenta las integraciones que ofrecen con otros software.

Personalizable

Tu ERP debe ajustarse a los procesos específicos de tu empresa (y no al revés). Debe ser configurable y modular, para adaptarse mejor al tamaño de tu organización, reflejando al mismo tiempo tus flujos de trabajo.

Móvil

El ERP tendrá que adaptarse a todas las situaciones de movilidad: con una conexión a internet y una identificación de usuario, los datos accesibles al instante. Debe permitir el acceso desde cualquier lugar y sin restricciones.

Disponible en modo SaaS

Software 100% online, es decir, que se ponga a disposición del usuario a través de una simple conexión a Internet. Estas soluciones son confiables y eficientes, se actualizan regularmente por los equipos técnicos y ofrecen asistencia profesional para responder a cualquier problema que encuentre el cliente. El modo SaaS permite reducir significativamente el presupuesto de cualquier proyecto de implementación.

ERP gratis

Bitrix24

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Bitrix24 es una plataforma ERP en la nube gratis que cuenta con diferentes módulos para la gestión de clientes, tareas, proyectos, atención al cliente, comunicación interna y ecommerce. Además sus soluciones están dividas por rol, industria, necesidad, herramientas y tamaño del negocio, con el objetivo de ofrecer un servicio lo más personalizado posible.

Dentro de sus ventajas se destacan:

  • Chat interno.

  • Calendarios privados y grupales.

  • Elaboración de grupos de trabajos.

  • Aplicación móvil.

  • Espacio para gestionar recursos humanos.

Odoo

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Odoo es una herramienta Open Source de gestión empresarial que cuenta con múltiples módulos y soluciones muy completas. Las categorías se dividen en ventas (CRM, facturación, puntos de ventas, etc.), operaciones (contabilidad, proyectos, recursos humanos, inventario, etc.) y herramientas de productividad (encuestas, comunicación, marketing, etc.).

Entre sus ventajas se encuentran:

  • Actualización del software.

  • Soporte ilimitado.

  • Integración con Google Docs y Google Sheets.

  • Chat interno.

  • Control de acceso a la plataforma.

Comparativo: 5 soluciones ERP de alto rendimiento en modo SaaS

Para ayudarte a hacer la elección de un ERP para pymes, te presentamos a continuación nuestra selección de los 5 sistemas más eficientes del mercado. 

Deltek

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Deltek es un software ERP online enfocado en pequeñas y medianas empresas. El mismo ofrece una gran cantidad de funcionalidades que permiten maximizar el potencial de tu empresa, ofrecer un mejor servicio y aumentar las ganancias.

Entre sus ventajas, podemos mencionar:

  • Sistema integrado que ofrece soporte financiero y de recursos a lo largo de todo un proyecto.

  • Solución modificable y adaptable a las necesidades de las empresas.

  • 93% de los usuarios de Deltek obtienen un retorno de la inversión positivo.

  • Visualización en tiempo real de todas las actividades.

  • Promueve el trabajo colaborativo.

EPICOR

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EPICOR es un sistema ERP que cuenta con más de 20.000 clientes en 150 países en todo el mundo y está disponible tanto en modo SaaS como alojada o en la premisa. Esta herramienta permite aumentar la productividad y el rendimiento de tu empresa.

Dentro de sus ventajas podemos destacar:

  • Interfaz fácil de utilizar, intuitiva y ergonómica.

  • Indicadores claves para evaluar el desempeño de tus recursos.

  • Solución multimedia: acceso a todos tus datos en cualquier momento, en cualquier lugar y desde tu ordenador, tableta o smartphone.

  • Análisis predictivos.

  • Integración con múltiples aplicaciones.

Microsoft Dynamics 365

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Microsoft Dynamics 365 es un programa de gestión online que permite administrar todo tu negocio en un único entorno. Sencillo y personalizable, ofrece diferentes módulos tales como: contabilidad, CRM, gestión de ventas, etc. en función de las necesidades inherentes de tu empresa.

Entre las ventajas del software Microsoft Dynamics podemos destacar:

  • Aumento de la eficiencia en su gestión comercial: cotización, facturación, pagos de clientes, etc.

  • Centralización en tiempo real de los flujos desde y hacia los canales de venta.

  • Gestión contable: declaraciones de IVA, activos fijos, intercambio de datos con su contable, etc.

  • Seguimiento de la actividad: estadísticas, cuadros de mando y gráficos accesibles con un solo clic.

  • Soporte técnico completo.

Netsuite ERP

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Netsuite ERP es un ERP completo y modular que cubre todas las áreas de una empresa en los sectores de la industria y el comercio. Gestiona todas las funciones centrales de las pymes: ventas, compras, inventario, producción, contabilidad, mantenimiento, etc.

La cobertura funcional de Netsuite ERP incluye las siguientes ventajas:

  • Planificación de recursos y seguimiento automatizado de la producción.

  • Diseño, programación, registro, trazabilidad y control de las actividades de producción.

  • Contabilidad general o analítica, informes financieros, cuadros de mando, etc.

  • Gestión empresarial.

  • Gestión de documentos, gestión de relaciones con el cliente (CRM), business intelligence, gestión de flujos de trabajo, etc.

Peoplesoft

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Peoplesoft es un software de gestión empresarial online que ofrece funcionalidades para aumentar la productividad y acelerar el desempeño del negocio a un precio muy asequible. Automatiza los procesos a la vez que proporciona un servicio de calidad a los clientes.

Peoplesoft cuenta con las siguientes ventajas:

  • Soporte técnico.

  • Seguimiento logístico.

  • Gestión de tesorería para anticipar y gestionar los picos y valles.

  • Preparación de la contabilidad: ahorro de tiempo y minimización de riesgo de error.

  • Análisis de los indicadores claves de la empresa en tiempo real: permiten supervisar la actividad de tu empresa.

SAP

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SAP es una herramienta ERP en la nube orientada a pequeñas y medianas empresas que permite automatizar procesos y aumentar la productividad del negocio. Además, ofrece capacitaciones para tus empleados e integraciones con diversas aplicaciones.

Entre sus ventajas están:

  • Cuenta con 171 millones de usuarios en la nube en 180 países.

  • Más de 18.300 socios alrededor del mundo.

  • Certificación global del British Standard Institute en seguridad de datos.

  • Cuenta con socios como: Microsoft, Alibaba, Amazon, Google, IBM, etc.

  • El 91% de los Forbes Global 2000 es cliente de SAP.

Conclusión

Las empresas según su tamaño tienen necesidades diferentes entre sí, así que ¿por qué utilizar un ERP para pymes?

Adquirir un ERP especializado en las necesidades que tiene tu negocio, como hemos visto, le brinda muchas ventajas a tu empresa:

  • Se beneficia del análisis de indicadores estratégicos con una visión 360° y una gestión en tiempo real de todas las actividades.

  • Tiene un mejor control de los costos.

  • Optimiza los procesos, en particular, haciendo que los intercambios sean más fluidos.

  • Reduce los tiempos de implementación: los ajustes son fáciles y modificables y la solución es adaptable.

La solución se adapta al sector comercial que elijas y dispondrás de todas las funciones que necesites. También estas proponen una simplificación de los flujos de información entre los diferentes departamentos, con el fin de asegurar la rentabilidad y sostenibilidad de tu empresa.

Ahora tienes las pautas esenciales para hacer tu elección: ¡depende de ti probar y finalmente seleccionar la herramienta que más te convenga! 
 

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