Trello vs Notion: ¿qué herramienta de gestión de proyectos debes elegir para mejorar tu productividad?
Cuando se busca una herramienta de gestión de proyectos sencilla, flexible y eficaz, siempre aparecen dos nombres: Trello y Notion. Dos gigantes de la gestión colaborativa, dos filosofías... y una elección que hacer.
- Por un lado, Trello: la estrella de Kanban, visual, intuitiva y diseñada para el seguimiento diario de las tareas.
- Por otro, Notion: la aplicación de espacio de trabajo todo en uno que combina notas, bases de datos, cuadros de mando y documentación de equipo.
Entonces, ¿Trello o Notion? Cuál se adapta mejor a tu forma de trabajar, al tamaño de tu equipo o a tu necesidad de productividad?
💡 En esta completa comparativa, analizamos a fondo las características, la interfaz, el precio, las integraciones y los casos de uso de estos dos paquetes de software, para ayudarte a tomar la mejor decisión, sin perder el tiempo.
¿Qué es Trello?
Visión general de Trello
Trello es la pizarra digital de los equipos modernos. Desarrollado por Atlassian, este software de gestión visual se basa en un enfoque Kanban sencillo y muy eficaz. Organizas tu trabajo en forma de tarjetas, columnas y listas, que puedes mover, anotar, etiquetar o compartir en un abrir y cerrar de ojos.
¿Su principal baza? Una interfaz ultraintuitiva que te permite gestionar proyectos, hacer un seguimiento de las tareas y colaborar en tiempo real sin fricciones. Tanto si estás planificando el lanzamiento de un producto, gestionando un sprint ágil u organizando un calendario editorial, Trello se adapta a una amplia gama de usos... siempre y cuando no le pidas demasiado a la hora de estructurar los datos.
Principales características de Trello
Trello brilla por su sencillez, pero eso no significa que carezca de características clave. Antes de entrar en detalles, recordemos que Trello es una herramienta modular. Su núcleo son las tablas. Pero gracias a una rica biblioteca de Power-Ups (integraciones), puede transformarse en un verdadero centro de productividad. Esto es lo que encontrarás en su arsenal nativo (y a través de Power-Ups):
- Tableros Kanban: estructura visual de columnas para seguir el progreso de las tareas;
- tarjetas personalizables: añade listas de comprobación, fechas límite, archivos adjuntos, comentarios, etc;
- etiquetas y filtros: para clasificar, organizar y priorizar mejor las tareas;
- automatizaciones (Butler): activación automática de acciones según reglas definidas;
- compartir y colaborar en equipo: menciones, notificaciones, permisos avanzados..;
- Power-Ups: integración con Google Drive, Slack, Notion, GitHub, etc;
- calendario y vista cronológica: para visualizar la planificación a lo largo del tiempo (versión de pago).
Trello
Ventajas y desventajas de Trello
Aunque ampliamente adoptado, Trello no es una solución perfecta. Como cualquier herramienta de gestión, brilla en algunos casos... y muestra sus limitaciones en otros.
✅ S u sencillez, claridad visual y capacidad para conseguir que un equipo trabaje junto en un tiempo récord. Para estructuras pequeñas o proyectos bien marcados, a menudo es todo lo que necesitas. Empecemos por lo que Trello hace mejor:
- rápido de aprender: no requiere formación para empezar;
- interfaz clara e intuitiva: las columnas y tarjetas hablan por sí solas;
- ideal para Kanban: gestión visual de tareas muy eficaz;
- colaborativo y flexible: ideal para equipos multiproyecto;
- numerosas integraciones a través de Power-Ups: Slack, Google Workspace, Notion Trello, etc;
- generosa versión gratuita: suficiente para muchas necesidades.
❌ Pero en cuanto se quiere ir más allá en la estructuración, las bases de datos o la gestión compleja, Trello alcanza sus límites. Ahí es donde puede resultar demasiado simple... o incluso frustrante. Estos son sus puntos débiles
- falta de estructura jerárquica: no hay subpáginas ni bases de datos avanzadas ;
- dependencia de Power-Ups para ciertas funciones cruciales;
- no es adecuado para proyectos muy complejos o muy documentados;
- vista limitada fuera de Kanban (calendario y línea de tiempo sólo disponibles previo pago);
- las funciones de automatización siguen siendo básicas.
¿Qué es Notion?
Presentación general de Notion
Notion es la navaja suiza de las herramientas de trabajo digitales. En parte gestor de notas, en parte base de datos sin código y en parte software de gestión de proyectos, esta aplicación todo en uno está transformando la forma en que los equipos organizan la información, los proyectos y la colaboración.
Diseñado como un espacio de trabajo personalizable, Notion te permite construir tu propio sistema: páginas, bloques, plantillas, cuadros de mando... todo es modular. A diferencia de Trello, que impone una estructura, Notion te da un lienzo (virtualmente) en blanco para organizar según tus necesidades.
El resultado es una solución ultraflexible, pero que puede tardar un poco en alcanzar todo su potencial.
Principales características de Notion
Notion destaca por su capacidad para fusionar la toma de notas, la gestión de tareas, las bases de datos y la documentación en una interfaz única y fluida. Se podría decir que Notion es la herramienta antirrígida. Aquí no hay un modelo impuesto: ensamblas funcionalidades como bloques de LEGO para crear el espacio de trabajo ideal. He aquí los principales bloques de construcción:
- páginas y subpáginas ilimitadas: para organizar proyectos, documentos o guías internas ;
- bloques de contenido: texto, imágenes, tareas, incrustaciones, tablas, código, etc;
- bases de datos dinámicas: en vista de tabla, calendario, kanban, galería o lista;
- gestión integrada de tareas: asignación, fecha límite, estado, prioridades, etc;
- sistema de relaciones y filtros: para cruzar datos entre bases de datos;
- plantillas personalizables: para no tener que empezar desde cero;
- colaboración en tiempo real: comentarios, menciones, permisos de acceso, etc;
- clippers web e integraciones: captura de contenidos web, conexión con Slack, Trello, Google Calendar, etc;
- API abierta: para automatizar y conectar con otras herramientas (vía Zapier, Make, etc.).
Notion
Ventajas y desventajas de Notion
Notion es una de esas herramientas que seducen a primera vista, pero cuya potencia se revela realmente cuando se utiliza a diario. Rica, bonita, modular... también puede resultar confusa e incluso frustrante para determinados perfiles.
Empecemos por lo positivo: máxima flexibilidad, información centralizada, mayor productividad... Notion cumple muchos requisitos para los equipos modernos que buscan un espacio de trabajo inteligente:
- espacio de trabajo todo en uno: gestión de proyectos, notas, tareas, documentación... todo en un mismo lugar;
- ultraflexible y personalizable: adaptable a todos los flujos de trabajo;
- potente base de datos: relaciones, filtros, vistas múltiples;
- diseño y UX modernos: agradable de usar a diario;
- colaboración fluida: perfecta para compartir información y comentarios;
- herramienta sin código: permite automatizar y estructurar sin necesidad de un desarrollador;
- completa versión gratuita para autónomos y equipos pequeños.
❌ Pero esta libertad tiene un precio:
- curva de aprendizaje más larga que Trello ;
- sin gestión real de dependencias entre tareas (tipo Gantt) ;
- sin automatizaciones nativas avanzadas (requiere Zapier o Make) ;
- rendimiento lento en bases de datos muy grandes;
- menos intuitivo para usuarios no técnicos;
- funcionalidad offline limitada.
Trello vs Notion: compara las funcionalidades
A la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos, la funcionalidad suele ser el nervio de la guerra. Trello y Notion comparten ciertos fundamentos (Kanban, tareas, colaboración), pero adoptan enfoques radicalmente diferentes.
He aquí una tabla comparativa resumida 👇 :
| Funcionalidad | Trello | Notion |
| Vista Kanban | Nativo | Disponible a través de la base de datos |
| Vista Calendario / Timeline | ⚠️ Sí, pero gratuita y limitada | Sí, gratuito y personalizable |
| Gestión de tareas | Sencilla y eficaz | Muy completa y personalizable |
| Notas y documentación | ❌ Muy limitada | Nativo y potente |
| Bases de datos | ❌ Ausente | Central |
| Automatización | Mayordomo (integrado) | ❌ Necesidad de herramientas externas |
| Personalización del espacio | ⚠️ Limitado a la estructura Kanban | Libre y visual |
| Plantillas predefinidas | Básicas | Muy numerosas y potentes |
| Colaboración en tiempo real | Sí | Sí |
| API e integraciones de terceros | + Ampliaciones | + API abierta |
Centrarse en la gestión de tareas
Trello ofrece una gestión de tareas sencilla y directa. Creas una tarjeta, la añades a una columna, añades una lista de comprobación, una fecha límite, una persona asignada... y listo. Ideal para flujos de trabajo lineales o equipos a los que les gusta lo visual sin complejidad.
Notion ofrece una gestión ultraflexible: cada tarea es una línea en una base de datos, con campos personalizables (prioridad, fecha, tipo, estado, etc.). Cuesta un poco más configurarlo, pero se gana en estructura y control fino.
Veredicto: Trello es más sencillo, Notion es más potente.
Centrarse en la personalización del espacio de trabajo
Notion se lleva la palma. Puede crear :
- cuadros de mando
- subpáginas
- bases de datos vinculadas..,
con lógica personalizada, todo en un entorno elegante.
Trello sigue siendo muy rígido: no se puede realmente salir del tablero Kanban, incluso con Power-Ups. Es posible añadir vistas, pero sigue estando compartimentado.
💡 Veredicto: Notion es ideal si quieres adaptar la herramienta a tu método de trabajo.
Centrarse en la colaboración en equipo
Ambas herramientas brillan en este punto. Trello se centra en la simplicidad:
- menciones,
- notificaciones,
- comentarios,
- gestión de miembros por tablón.
Notion va más allá:
- comentarios en contexto,
- historial de modificaciones,
- permisos detallados (leer, editar, duplicar),
- espacios compartidos para la documentación y los proyectos del equipo.
💡 Veredicto: Tie para equipos pequeños, ventaja Notion para entornos estructurados o documentados.
Enfoque en la gestión de bases de datos
Trello no ofrece un verdadero sistema de base de datos. Cada tabla está aislada y las tarjetas no están vinculadas entre sí.
Notion permite crear bases de datos relacionales, con :
- filtros
- múltiples vistas
- ordenación dinámica
- e incluso cálculos.
Una verdadera ventaja para proyectos complejos o multidimensionales.
💡 Veredicto: Noción, sin atractivo.
Centrarse en la automatización
Trello ofrece su propia herramienta de automatización: Butler. Te permite crear reglas sencillas (si se mueve una tarjeta, entonces notifica a X), y automatizar ciertas acciones repetitivas. Es práctica, pero limitada.
Notion aún no ofrece automatización nativa (o muy poca). Hay que usar Zapier, Make o scripts a través de la API. Más potente, pero también más técnico.
💡 Veredicto: Trello gana en facilidad, Notion en potencia... si sabes usarla.
Trello vs Notion: compara precios
| Planificar | Trello | Notion |
| Gratis | Sí :
|
Sí :
|
| Básico | Estándar - 4,26 € / usuario / mes :
|
Plus - 9,50 € / usuario / mes :
|
| Intermedio | Premium - 8,51 € / usuario / mes :
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Business - 19,50 € / usuario / mes :
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| Empresa | Enterprise - 14,90 € / usuario / mes :
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Empresa - a petición
|
Trello vs Notion: ¿qué interfaz es más intuitiva?
Trello y Notion tienen cada uno su propia filosofía UX. Una se centra en la simplicidad visual inmediata, la otra en la modularidad avanzada. Y en ambos casos, la ergonomía puede marcar la diferencia en tu productividad diaria.
| Criterios | Trello | Notion |
| Rápido de aprender | Inmediato | ⚠️ Cuesta un poco acostumbrarse |
| Personalización visual | ❌ Muy limitada | Páginas, colores, iconos, bloques |
| Estructura de navegación | Lineal y sencilla | Jerárquica, pero más densa |
| Organización del contenido | Por columnas | Por páginas y bases de datos |
| Versión móvil | Fluida y optimizada | Buena, pero a veces lenta |
| Modo oscuro/claro | Disponible | Disponible |
| Multilingüe | Sí | Sí |
Análisis de facilidad de uso y ergonomía
Gracias a su interfaz visual Kanban, Trello es inmediatamente atractivo. No hay necesidad de un tutorial: rápidamente se entiende cómo crear tareas, moverlas y clasificarlas. Es la herramienta preferida de las personas que quieren actuar sin configuración.
Notion, en cambio, tarda un poco más en dominarse. Pero una vez que le has cogido el truco, es una máquina de guerra organizativa. Se navega entre páginas, bases de datos, vistas y bloques con un placer casi zen. Todo es personalizable... a veces demasiado para los perfiles que sólo quieren "marcar una casilla".
Accesibilidad móvil
Ambas ofrecen aplicaciones móviles de alto rendimiento, pero con algunos matices:
- Trello mobile sigue siendo fluida, incluso con numerosas tablas;
- Notion mobile es completa, pero puede perder capacidad de respuesta con bases de datos pesadas o cargas de páginas complejas.
💡 Veredicto:
- para una interfaz sencilla, visual e inmediata: Trello.
- para una interfaz modular, completa y personalizable: Notion, siempre que le dediques un poco de esfuerzo.
Trello vs Notion: compara las integraciones
Cuanto mejor se integre una herramienta de gestión de proyectos con tu pila de colaboración o CRM, más se convertirá en el centro neurálgico de tu productividad. Tanto si eres un equipo técnico, de producto o de marketing, las integraciones nativas, su facilidad de configuración y sus capacidades de automatización suelen marcar la diferencia.
👉 Número de integraciones disponibles
- Trello: ⭐⭐⭐⭐⭐
Más de 200 Power-Ups disponibles en el marketplace oficial, que cubren las herramientas más utilizadas: Slack, Google Drive, Notion Trello, GitHub, Microsoft Teams, Jira, Zapier, Salesforce, etc. Y a través de Zapier o Make, las posibilidades se vuelven casi ilimitadas.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Menos integraciones nativas directas, pero una API abierta muy utilizada por herramientas de terceros. Integración con Slack, Google Calendar, GitHub, Figma, Linear, y posible sincronización con Trello o ClickUp a través de Zapier/Make. El ecosistema evoluciona rápidamente, pero sigue siendo más tech-friendly.
👉 Facilidad de configuración
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
Power-Ups se puede instalar en unos pocos clics, con un buen nivel de personalización en la interfaz. La mayoría están diseñadas para plug & play, aunque algunas integraciones avanzadas (como CRM o herramientas de ticketing) requieren algunos ajustes.
- Noción: ⭐⭐⭐☆☆
Menos accesible para los no iniciados: algunas integraciones requieren pasar por la API o herramientas externas como Zapier. La documentación es clara, pero la configuración suele requerir un mínimo de lógica técnica.
👉 Personalización y automatización
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
Las reglas de mayordomo te permiten conectar tus integraciones a disparadores automáticos (por ejemplo, cuando se mueve una tarjeta, notifica a Slack). Es bastante intuitivo, pero la automatización avanzada requiere que hagas malabares con Power-Ups o herramientas como Zapier.
- Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
Notion, a través de su API y de terceros integradores, ofrece un nivel de personalización muy alto, sobre todo para sincronizar datos, lanzar flujos de trabajo entre aplicaciones o crear cuadros de mando alimentados dinámicamente. Pero esto a menudo requiere herramientas como Make o lógica sin código.
Conclusión
- Trello tiene ventaja si buscas integraciones rápidas de configurar, con una experiencia de usuario fluida, ideal para equipos orientados a la ejecución o al producto.
- Notion, que es más técnica, atrae a quienes quieren construir un sistema a medida, interconectado con su pila empresarial, siempre que le dediquen un poco de tiempo (o pasen por un constructor sin código).
¿Cuándo elegir Trello o Notion?
Trello y Notion responden a necesidades muy diferentes. Mientras que Trello destaca por su facilidad de uso, Notion resulta atractivo por su gran funcionalidad y modularidad. Para hacer la elección correcta, debes partir del contexto de tu equipo, el tipo de proyecto y el nivel de complejidad que quieres gestionar.
Casos típicos de uso de Trello
Trello es la herramienta ideal para equipos ágiles, autónomos y pymes que quieren ir directamente al grano. No hay necesidad de un marco complejo: simplemente planifica, sigue y cumple. Es la herramienta perfecta para estar al tanto de tus proyectos sin perderte en la estructuración.
📌 Estos son los casos de uso más habituales:
- planificación de campañas de marketing con plazos y listas de control sencillas ;
- seguimiento del desarrollo ágil en modo Kanban (sprints, backlog, releases);
- gestión de tareas de equipo en un entorno no técnico;
- tareas personales o profesionales: sencillas, visuales y accesibles;
- seguimiento de la producción de contenidos (redacción, validación, publicación) ;
- gestión de la atención al cliente de primer nivel mediante la integración con Slack o Gmail.
En resumen: elija Trello si necesita una herramienta rápida de implementar, visual y sin curva de aprendizaje.
Casos de uso típicos de Notion
Notion está diseñado para equipos que documentan, estructuran y centralizan. Se convierte rápidamente en el corazón organizativo de una empresa o proyecto, especialmente si necesitas vincular numerosas fuentes de información y crear una lógica a medida.
📌 Es la solución ideal en estos casos:
- creación de una wiki o base de conocimientos interna para tu equipo ;
- seguimiento de un proyecto complejo con varias dimensiones (clientes, estado, plazos, entregables, etc.);
- centralizar los procesos de la empresa: incorporación, RRHH, documentación técnica, etc;
- gestión del equipo de producto: hoja de ruta, backlog, versiones, comentarios de los usuarios, etc;
- planificación editorial multicanal, con vistas dinámicas (kanban, calendario, tabla);
- gestión de bases de datos interconectadas: CRM, gestión de clientes potenciales, asociaciones, etc.
En resumen: opte por Notion si busca una herramienta de espacio de trabajo completa que se adapte a sus procesos, incluso a los más específicos.
¿Simplificar o estructurar? Tú eliges entre Trello y Notion
Entonces, ¿Trello o Notion? Como hemos visto, estas dos aplicaciones de gestión de proyectos no tienen la misma filosofía ni los mismos puntos fuertes:
- Trello es una herramienta sencilla, rápida y visual, ideal para equipos que sólo quieren gestionar tareas y ponerse manos a la obra sin quebraderos de cabeza, y su interfaz Kanban sigue siendo una de las más eficaces del mercado;
- Notion, por su parte, ofrece un espacio de trabajo todo en uno; es una solución modular que brilla cuando se trata de centralizar información, documentar, estructurar o conectar bases de datos entre sí.
🧠 Así que la mejor elección depende de tus necesidades reales:
- si tienes un equipo pequeño, un proyecto bien definido o un proceso sencillo ➤ Trello hará el trabajo perfectamente ;
- si buscas una herramienta de gestión versátil y escalable que pueda sustituir a varios paquetes de software ➤ Notion es una apuesta excelente.
En cualquier caso, estos dos paquetes de software de productividad ofrecen una sólida versión gratuita. ¿Lo mejor? Pruébalos durante unos días con tu equipo para ver cuál encaja mejor en vuestro flujo de trabajo.
FAQ - Trello vs Notion
¿Trello y Notion son gratuitos?
Sí, ambas herramientas ofrecen una versión gratuita.
- Trello Free permite crear hasta 10 tablas por espacio de trabajo, con funciones básicas y cierta automatización.
- Notion Free ofrece un uso ilimitado en cuanto a número de páginas, con acceso a bases de datos, pero ciertas funciones avanzadas (permisos, invitados, historial) están reservadas a los planes de pago.
¿Puedo conectar Trello a Notion?
Sí, a través de integraciones de terceros como Zapier, Make (antes Integromat) o la API de Notion. Puedes sincronizar tarjetas de Trello con páginas o bases de datos de Notion, crear automatizaciones entre ambos o vincular su gestión de tareas.
👉 Ejemplo: crear automáticamente una tarjeta Trello cuando se añade una tarea en Notion.
Qué herramienta elegir para un equipo no técnico?
Trello es a menudo preferido por los equipos no técnicos gracias a su interfaz intuitiva y su lógica 100% visual.
Notion, que es más rica, puede requerir un poco de configuración al principio, pero una vez configurada, resulta muy accesible, incluso para perfiles no técnicos.
¿Qué herramienta se adapta mejor a la documentación en equipo?
Sin dudarlo: Notion.
Su estructura de páginas, bases de datos y plantillas la convierte en una solución perfecta para centralizar la documentación, crear una wiki interna, gestionar procesos o compartir contenidos entre equipos.
Trello se puede utilizar para esto, pero sólo para documentación muy sencilla.
¿Qué es más seguro, Trello o Notion?
Ambas herramientas se toman muy en serio la seguridad:
- Trello (Atlassian) ofrece encriptación de datos, permisos detallados y certificaciones como SOC 2. Notion también ofrece encriptación y acceso a los datos.
- Notion también ofrece cifrado, gestión de accesos, SSO y una infraestructura segura en la nube. Su plan Enterprise ofrece opciones avanzadas de gobierno de datos.
Artículo traducido del francés