¿Cómo recuperar el IVA por gastos en hoteles?

El IVA puede ser un verdadero dolor de cabeza para todas las empresas. El cobro de IVA hoteles no es la excepción. ¿Qué tipo de IVA se aplica? ¿La tarifa es la misma para todos los servicios del hotel? Y sobre todo, ¿es recuperable el IVA?

Dentro del marco del tratamiento fiscal de los gastos de viajes y dietas, existen diferentes escenarios en cuanto a la devolución del IVA en los hoteles. Tratamos de responder todas tus preguntas y ayudarte a elaborar correctamente las notas de gastos relacionadas a alojamientos y estadías en hoteles. Además, ponemos a tu disposición una comparativa con los mejores software de gestión de gastos del mercado.

¿Cómo saber entre los diferentes tipos de IVA cuál corresponde a los hoteles? En el siguiente cuadro se enumeran los diferentes tipos de IVA aplicables según el servicio hotelero prestado:

Iva General 21%: Se trata de los servicios de hostelería, espectáculos, discotecas, etc. 

Iva Reducido 10%:  Se trata de los servicios básicos de hostelería (alojamiento, balneario, restauración) y servicio accesorio (actuación musical, boda, baile, etc.).

Según la legislación española, consolidada en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, es posible solicitar la devolución del IVA hoteles (comida y alojamiento) por viajes de negocios, siempre que puedas comprobar la veracidad de estas. No importa si los desplazamientos fueron dentro o fuera de territorio español.

El IVA producto de gastos en hoteles puede ser recuperado si se cumple con lo siguiente:

• El pago tiene que ser derivado de la actividad profesional de la empresa.

• Los justificantes (factura, tickests, recibos), deben ser conservados.

• La empresa debe registrar este pago en la contabilidad.

• El alojamiento debe estar ubicado fuera del municipio donde reside el empleado.

Es importante tener en cuenta que para los consumos dentro y fuera del marco económico de España y la Unión Europea, solo se devolverán aquellos que correspondan al IVA español y con los que se tenga convenios.

Comida, alojamiento, viajes... Es fácil perderse entre todas estas nociones, sobre todo porque cada una de ellas contiene sus propias particularidades dependiendo de si fueron realizadas dentro o fuera de España.

Lo primero que debes saber es que para que el IVA de los hoteles pueda ser devuelto, estos pagos deben pertenecer a los gastos fiscalmente deducible a efectos del IPRF. Además, las facturas son válidas hasta con 4 años de antigüedad, pasado este tiempo las mismas no son aceptadas.

El IVA no solo es deducible dentro de España como mencionamos anteriormente. La empresa puede solicitar la devolución de IVA por gastos en el extranjero (países dentro de la Unión Europea) solo que será un impuesto equivalente al IVA que grava el consumo dentro de dicho país. Existen convenios entre algunos de estos países que permiten la devolución del IVA.

En caso de que el servicio de hotel tuviese lugar en países de la Unión Europea que no posean convenios de devolución de IVA, puedes solicitar por la misma vía el IVA de operaciones intracomunitarias, este incluye consumos en restaurantes y alojamiento en hoteles relacionados a la actividad profesional de la empresa.

Para que la devolución del IVA sea posible, es necesario que el país donde fue hecho el consumo de hotel, servicio o restaurante tenga acuerdo de reciprocidad con España. Países como Canadá, Francia, Suiza, entre otros cuentan con el mismo. Pero, a diferencia de los demás casos detallados anteriormente, esta devolución se gestiona directamente en el país donde fue gravado el impuesto y no España.

Para simplificar la gestión de informes y poder recuperar el IVA, appvizer te proporciona una plantilla de nota de gastos en formato Excel.

La gestión manual de las finanzas es costosa para cualquier empresa: requiere tiempo y recursos. Gracias a la desmaterialización de los informes de gastos, ahora es posible deducir ese IVA sin que tu empresa gaste más dinero del que recupera. El mercado de software de gestión de gastos en línea ofrece una gran cantidad de herramientas. Estos detectan los diferentes tipos de IVA de tus facturas y gestionan automáticamente la deducibilidad del IVA.

¿Cuáles son las ventajas?

• Ya no tienes ningún error de entrada.

• Las facturas se introducen automáticamente extrayendo datos de una simple foto.

• Ya no perderás tus documentos justificativos para el reembolso de los pagos por desplazamientos profesionales.

• El IVA se detecta automáticamente.

• El importe del IVA recuperable se calcula automáticamente.

• La contabilidad se simplifica.

• Los empleados, gerentes y recursos humanos están satisfechos.

• Es posible hacer la gestión de los informes de gastos con una aplicación móvil: no necesitas estar en la oficina.

• ¿Has perdido tu recibo de papel? No hay problema: el archivo de la foto puede tener ahora un valor legal.

• Simplificas tus políticas y procesos de gestión de financiera.

Tipo de empresas: todas las empresas

Ventajas de Expensya:

• Extracción de datos de la foto de una factura (tecnología OCR).

• Gestión del IVA múltiple.

• Sistema de notificación.

• Procesamiento de las facturas recibidas por correo electrónico.

• Gestión de costes de kilometraje.

Aplicación móvil: sí, disponible en Android, iOS y Windows phone

Tipo de empresa: todo las empresas

Ventajas de Captio:

• Elaboración y envío de informes.

• Gestión de kilometraje.

• Campos personalizables para informes.

• Alertas de control de fraude.

• Conciliación bancaria.

Aplicación móvil: sí, disponible en Android y iOS.

Tipo de empresa: todas las empresas

Ventajas de Rydoo:

• Multilingüe.

• Asignación de viaje.

• Gestión multidivisa.

• Escaneo OCR.

• Detección de pagos duplicados.

Aplicación móvil: sí, disponible en Android y iOS.

Gestionar el reembolso del IVA por alojamiento en hoteles debido a viajes de negocios es un problema para todas las empresas. Gracias a las herramienta de gestión de notas de gastos puedes automatizar esta tarea y enfocarte en otras de mayor valor agregado para tu negocio. Podrás recuperar el IVA, en la medida de lo posible, de forma automatizada, sin temor a errores u omisiones.