Contabilidad básica: principios contables y utilidad

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La contabilidad básica es un concepto que todos los empresarios deben conocer. Se trata de una disciplina que requiere experiencia en campo de la gestión financiera. La utilización de un software de contabilidad ayuda a garantizar el rigor del tratamiento para todos los asuntos de contabilidad y gestión. Una empresa de contabilidad o un contador independiente también es de gran ayuda para el empresario que desea delegar estas tareas.

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Contabilidad básica y documentos contables

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un componente esencial de cualquier negocio. Se trata de establecer una organización de los datos financieros de una empresa. Evalúa los flujos financieros y proporciona el conocimiento diario de la riqueza de una empresa. La contabilidad permite la visualización global de la situación financiera en tiempo real.

¿Es obligatorio llevar la contabilidad de una empresa?

Según el artículo 25.1 del Real Decreto del 22 de agosto de 1985 (en el que se publica el Código de Comercio): “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios (…)”. 

En efecto, todas las empresas están en la obligación de llevar un registro de TODAS las actividades financieras del negocio.

Principios contables

Definidos por el Código de Comercio, las reglas definen los principios y estándares obligatorios que deben respetarse: por ejemplo, el balance general y las cuentas anuales se basan en el mismo modelo para todas las empresas. Distinguir los principios contables esenciales:

  • precaución,

  • continuidad del negocio,

  • independencia de los ejercicios,

  • principio de los costos históricos,

  • permanencia de los métodos,

  • información correcta (ganacia y perdida),

  • intangibilidad del balance de apertura.

Documentos contables y declaración de impuestos

Las entradas contables deben respetar el cumplimiento legal. Hagamos una lista de los procesos más comunes (y obligatorios) utilizados por cualquier contador:

  • el plan general contable,

  • el libro de los resultados,

  • la tesorería,

  • el libro mayor,

  • la conciliación bancaria,

  • los asientos contables,

  • las nóminas,

  • la declaración de impuestos,

  • las cuentas por pagar,

  • los informes financieros,

  • la verificación y validación contable de documentos,

  • la consolidación fiscal.

Conceptos generales de contabilidad

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©Maestría contable

Plan General Contable

El plan general contable define las prácticas contables.

Más precisamente, el PCG define todas las normas contables aplicadas en España y formaliza las reglas de presentación de las cuentas que las empresas están obligadas a respetar, de acuerdo con las leyes redactadas en el Código de Comercio:

  • Definición de balance, cuenta de resultados, anexos.

  • Transcripción de las normas contables relativas al comportamiento de la empresa.

  • Método de presentación de las cuentas anuales y documentos resumidos que se proporcionarán.

  • Detalle de la nomenclatura de las cuentas que se utilizarán para mantener las cuentas, en particular para el mantenimiento del libro diario y del libro mayor.

Asientos contables

Son la forma en que introducimos la información en nuestra contabilidad.

Cada vez que una transacción económica ocurre, debemos guardar un registro en nuestra contabilidad a través de un asiento. Estos asientos se realizan a lo largo del tiempo y se ordenan por fechas en el libro diario.

El balance general

El balance general es una especie de fotografía del patrimonio de la empresa en un momento dado. Contiene todo lo que tiene la empresa, pero también todo lo que necesita.

El balance general siempre se divide en dos partes: activos y pasivos.

Activos: es la lista de todo lo que posee la empresa y que contribuye al desarrollo económico de la empresa.

Allí encontraremos las máquinas y los edificios que posee, el dinero en el banco, el dinero adeudado por los clientes que aún no han pagado (cuentas por cobrar comerciales) o las existencias de materias primas o productos que pronto se venderán. Se clasifican en el balance de acuerdo con la velocidad con la que la empresa puede convertirlos en dinero.

Pasivos: esto es exactamente lo contrario del activo.

El pasivo es, por lo tanto, la lista de todas las obligaciones financieras de la empresa.

En primer lugar, el dinero que la empresa le debe a los inversores (los accionistas, los creadores de la empresa): hablamos de capital.

A esto se suman los montos adeudados a otros socios: préstamos al banco, deudas con proveedores, salarios de empleados, impuestos estatales.

Un balance que está en equilibrio: es cuando el pasivo es igual al activo.

El estado de resultados

La cuenta de pérdidas y ganancias permite comprender el enriquecimiento (o el empobrecimiento) de la empresa debido a su actividad durante un período determinado.

Este enriquecimiento se mide a través de la noción de ganancia y perdida. Se calcula de la siguiente manera:

Beneficio = Ingresos - Gastos

Los ingresos vienen en diferentes formas dependiendo de la empresa.

En una tienda, los ingresos provendrán principalmente de la venta de bienes, mientras que para una empresa de arquitectura, los ingresos se derivarán de las tarifas de sus servicios.

Los ingresos también pueden provenir del dinero que la compañía habrá colocado (hablamos de productos financieros) o de circunstancias excepcionales (subsidios, reventa de una máquina ...)

Los gastos son numerosos en las empresas.

Sin ser exhaustivos, enumeraremos: compras de materias primas, costos de personal, alquiler de tiendas o fábrica, gastos financieros (reembolso de préstamos, por ejemplo ...

Software contables

Para ayudarte con todos estos procesos, las empresas pueden encontrar tantos servicios de contabilidad especializados como aplicaciones generalistas, dependiendo del propósito de la actividad. Los software contables son tan numerosos que sólo mencionamos aquellos que conciernen a la empresa en general:

  • contabilidad empresarial,

  • contabilidad general,

  • contabilidad analítica,

  • contabilidad presupuestaria,

  • contabilidad comercial.

¿Para qué sirve la contabilidad? 

Un conocimiento profundo del patrimonio

La contabilidad general ocupa una parte importante de cualquier sociedad. Ella clasifica, registra y recupera los documentos contables. Asegura la producción de estados financieros dando una visión detallada de los activos de la empresa. Es una herramienta muy confiable para la toma de decisiones. 

Gracias al conocimiento del estado de las finanzas, puedes tener una visión global del pasado y del presente de la sociedad, y de esta manera proyecta el desarrollo futuro de tu empresa.

Llevar el libro mayor general garantiza un seguimiento adecuado de las ventas, de los activos, pasivos, compras, cuentas por cobrar, etc. pero también de futuras inversiones que podrías considerar. No es necesario un plazo determinado, puedes consultar tu contabilidad en cualquier momento. Puedes optar por confiar esta tarea a un contador público o puedes hacerlo tú mismo. Pero cuidado, las leyes y las obligaciones dictadas por el Código de Comercio cambian regularmente. Por lo tanto, es importante mantenerse al día con mucha atención.

Visibilidad contable para ti y tus socios

Consultar el estado financiero es fundamental para la gestión financiera del negocio, la contabilidad también es particularmente importante para los socios de tu empresa. Bien sea para banqueros, accionistas o empleados, las cuentas deben ser claras para ofrecer una informes financieros transparentes y fiables. Las cuentas se presentan en forma de documentos: balance provisional, estados financiero, etc. Su función es informar a todos los ​​involucrados en la toma de decisiones dentro de su empresa. Viene en dos formas:

Contabilidad general

Da visibilidad a los actores externos de la empresa. También permite predecir los impuestos que tendrás que pagar. Los socios pueden ver las cuentas para seguir y entender los cambios. La contabilidad general es inevitable y está enmarcada por la ley.

Contabilidad analítica

Es una herramienta interna que no es requerida por la ley. Pero que es sumamente valiosa para los empresarios, se trata de una poderosa herramienta para la toma de decisiones. La contabilidad analítica explora el precio de un producto o el propósito en el que estos se utilizan. Puede juzgar la rentabilidad de un producto o servicio y decidir si mantenerlo o eliminarlo. Puede impulsar su negocio con una visión clara, comparar las predicciones a partir de logros y cifras reales.

¿Gestionar la contabilidad en interno o delegarla?

Depende de ti decidir si deseas delegar tu contabilidad al contador público de una compañía independiente o si deseas hacer la contabilidad de tu negocio tú mismo. El software de gestión y contabilidad es una herramienta que puede acompañarte a diario y que facilita que esto no se convierta en una carga de trabajo pesada. 

La visión clara de la situación de la empresa te permite reequilibrar, si es necesario, rápidamente. Por otro lado, debes saber que puedes pasar mucho tiempo gestionando la contabilidad, especialmente si no tienes experiencia en este ejercicio.

La contabilidad consiste en el aspecto general obligatorio por Ley y la gestión que te proporciona una visión clara de las decisiones internas. No descuides esta herramienta que te ayuda a tomar las mejores decisiones para llevar a cabo el desarrollo de tu negocio.

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