Conciliación bancaria: 6 pasos y 1 plantilla para gestionar la tesorería de tu empresa

La conciliación bancaria es una práctica habitual en contabilidad y un ejercicio muy recomendable para efectos de la auditoría contable y la comprobación del estado de las distintas cuentas de una empresa.

Qué es una conciliación bancaria y cómo se realiza son algunas de las cuestiones a las que damos respuesta en este artículo. También, te contamos todas las ventajas de hacerla y te proporcionamos una plantilla Excel de descarga gratuita para que empieces, desde hoy mismo, a incorporar esta práctica en tu departamento de contabilidad.

¡Comencemos! 💃

La conciliación bancaria es un proceso contable que compara, y por tanto concilia, en la misma fecha:

• los apuntes contables, o registros de las operaciones que anota una empresa en sus libros contables,
• con los movimientos registrados en la cuenta corriente de la entidad bancaria.

🇺🇲 Conciliación bancaria en inglés es Bank reconciliation.

El objetivo de esta operación es determinar si coinciden los balances, e identificar las diferencias entre ellos. ¿Por qué? Para investigar la causa de dichas diferencias y aplicar las correcciones pertinentes.

¿Es obligatoria la conciliación bancaria? La respuesta es: no.

Aún así, hacerla de manera regular es altamente recomendable para controlar la tesorería de tu empresa.

En este sentido, una buena costumbre es realizarla cada mes. Sin embargo, la periodicidad puede variar en función de la empresa, de su tamaño, del número de transacciones bancarias realizadas, y de quien se encargue de llevar la contabilidad (un servicio interno o externo a la empresa, como una asesoría o una consultoría).

Ahora que ya sabemos qué es la conciliación de cuenta bancaria, veamos cómo hacerla, ya sea de forma manual o automática.

Para empezar, reúne todos los documentos necesarios para realizar la conciliación bancaria:

• los extractos bancarios correspondientes a las fechas que deseas comprobar,
• tu libro de contabilidad,
• la última conciliación bancaria,
• todos los recibos de tus movimientos de efectivo (remesas de cheques, remesas de efectivo, etc.).

Verifica que las sumas del extracto bancario coinciden con tus apuntes contables. Asegúrate de revisar todo al detalle, comprobando línea por línea y tachando aquellas cuentas que coincidan.

☝ ️ Atención: el contenido de las columnas de débito y crédito de tus libro auxiliar está invertido respecto a lo que se ve en los extractos bancarios. Actúan como un espejo. Por eso hablamos de cuentas recíprocas.

Si los saldos bancarios coinciden, es que has registrado todas las cuentas correctamente.

¿Y si no coinciden los datos? Entonces habrá que intentar averiguar por qué.

Este paso se realiza generalmente mediante una tabla que muestra los importes no comprobados previamente, ya que no figuran en los apuntes y en el extracto bancario al mismo tiempo.

En la tabla se incluye una columna de débito y otra de crédito para tus apuntes bancarios, así como una columna de débito y crédito para tu cuenta bancaria.

A continuación:

• Calcula, para tus apuntes contables, la diferencia entre el débito y el crédito.
• Calcula, para tus extractos bancarios, la diferencia entre el crédito y el débito.

Las diferencias deben ser idénticas.

Las diferencias que encuentres deben justificarse. Para ello, explora las siguientes vías:

• constata si tus cheques y tu dinero en efectivo han sido depositados en el banco;
• comprueba si existe una diferencia horaria entre tu contabilización y las transacciones bancarias;
• asegúrate de que no faltan contabilidades ni hay errores de introducción.

Por supuesto, cuantos más elementos tengas en cuenta, más tedioso será este paso. Por eso, te recomendamos que lleves a cabo una conciliación bancaria con cierta regularidad.

Por último, una vez concluida la conciliación bancaria, apunta en tu extracto de cuenta las operaciones que faltan en tus registros contables.

Las soluciones informáticas son cada vez más habituales en las empresas ya que suponen un ahorro considerable de tiempo. Por ello, recurrir a Excel para realizar una conciliación bancaria es una práctica habitual en las empresas.

Para ello puedes:

• crear desde cero tu conciliación bancaria automática en Excel;
• descargar un modelo de conciliación bancaria.

En Appvizer hemos creado una plantilla gratuita lista para usar. ¡Descárgala y úsala de ejemplo para realizar la conciliación bancaria de tu empresa! 👇

Sin embargo, debes tener en cuenta que la hoja de cálculo tiene algunas limitaciones como:

• La falta de seguridad de tus datos: un error humano puede afectar a tu conciliación bancaria.
• La falta de conexión con los datos bancarios: tanto si se realiza una conciliación bancaria a mano como si se utiliza Excel, esta funcionalidad es imposible.

Por eso, cada vez más, muchas empresas recurren a un software para realizar la conciliación bancaria.

Como hemos visto, la conciliación bancaria puede hacerse manualmente o con la ayuda de una hoja de cálculo Excel. Sin embargo, es aconsejable utilizar un software de contabilidad, si los movimientos bancarios son grandes.

Esto se debe a tres razones:

• El uso de una herramienta software supone un importante ahorro de tiempo. Los empleados encargados de la contabilidad se liberan de tareas tediosas y pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido, como la organización del recordatorio de facturas.
• Por otro lado, es más fiable a la hora de evitar el riesgo de errores.
• Por último, las herramientas contables suelen ofrecer funcionalidades adicionales tras el establecimiento de la conciliación de cuenta bancaria, como la generación de asientos contables.

Tienes muchas opciones que simplifican el proceso e, incluso, pueden añadir funcionalidades adicionales que mejoren todavía más el ejercicio contable de tu empresa:

• ERP (Enterprise Resource Planning),
• software de contabilidad,
• software dedicado a la conciliación bancaria.

La realización de la conciliación bancaria aporta muchos beneficios a la empresa. Veamos algunas de sus ventajas.

Los errores pueden cometerse:

• Por la empresa: es fácil que se produzcan pequeños descuidos en los registros contables. Gracias a la conciliación bancaria, puedes detectarlos más fácilmente.
• Por el banco: incluso los bancos pueden cometer errores; la supervisión periódica te da la oportunidad de reaccionar más rápidamente ante una posible pérdida de dinero.

Agios, comisiones y otros gastos bancarios a veces sólo son descubiertos por la empresa mediante esta comprobación.

Las facturas impagadas suponen una gran pérdida de ingresos, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Gracias a la conciliación bancaria periódica, puedes localizarlas rápidamente y organizar eficazmente los recordatorios a tus clientes.

Al elaborar el informe de conciliación bancaria, casi siempre se descubren diferencias de saldo. Ten en cuenta que:

• Los cheques y transferencias recibidas por tu empresa se contabilizan en la fecha de emisión; sin embargo, este importe es cargado por el banco del remitente con un ligero retraso.
• Los cheques emitidos se contabilizan en el momento de la entrega del cheque; sin embargo, el banco del beneficiario abona el importe con un ligero retraso.
• Las transferencias realizadas se contabilizan en el momento en que se recibe el aviso de crédito; sin embargo, este importe es abonado por el banco del beneficiario con un ligero retraso.

Todas las ventajas mencionadas convergen hacia un mismo objetivo: conocer lo mejor posible el estado de salud de tu tesorería y tener una imagen fiel de ella.

Este conocimiento de tus finanzas es imprescindible a la hora de elaborar tu plan de tesorería, el cual es interesante realizar porque te ofrece una buena visibilidad de tus cuentas, garantiza una mejor toma de decisiones y una comunicación ágil con tus socios financieros.