Método GTD: 5 pasos para una organización más eficaz del trabajo

Trabajar de manera productiva y eficiente, cumpliendo con las tareas a tiempo y sin estresarse, ¿será posible? 🤔  ¡Claro que sí! O al menos esa es la promesa del método GTD (Getting Things Done), enunciada por David Allen.

En un entorno saturado de información, exigencias e imprevistos, trabajar de forma más eficiente es fundamental para el éxito de los proyectos profesionales.

Las distracciones e interrupciones del día a día se pueden rápidamente traducir en un retraso diario o semanal del trabajo, lo que conlleva un reajuste constante en la agenda. Estructura tu tiempo y organízate con eficacia gracias al método GTD.

En este artículo, Appvizer te explica el significado de GTD, los cinco pasos del método y sus innegables ventajas.

Getting Things Done (GTD) es un método de organización y de gestión de tareas, desarrollado en un libro de David Allen titulado Organizing for Success.

El sistema de organización GTD se basa en el principio de adoptar una gestión óptima que permita aumentar la productividad. Solicitudes constantes, ruido ambiental, múltiples notificaciones, reuniones, correos electrónicos… Hoy en día, las personas están expuestas a múltiples distracciones durante el día, las cuales les generan estrés e impiden que avancen como desean.

De ahí la importancia de contar una estrategia como el método Getting Things Done que te permita organizarte correctamente y:

• Alcanzar los objetivos que te has planteado,
• despejar tu mente,
• reducir tus niveles de estrés.

El método GTD tiene como objetivo controlar el flujo de trabajo, siguiendo cinco pasos esenciales. El siguiente gráfico proporciona una visión simplificada del método, el cual se detalla a continuación.

Reúne todo lo que requiere y ocupa tu atención:

• Tareas y proyectos,
• asuntos pendientes,
• cualquier otra idea.

El objetivo es liberar la mente de las tareas pendientes. La bandeja de entrada (inbox) del método GTD cumple esta función. Utiliza cualquier tipo de apoyo:

• Post-its;
• cuaderno, agenda, bullet journal;
• teléfono, ordenador o tableta;
• un software GDT como por ejemplo Beesbusy. Este es ideal para la gestión de proyectos y tareas en línea. Este es fácil de usar, cuenta con potentes funcionalidades y se adapta a tus necesidades. Su vista de lista de tareas te ayuda a:
  • Visualizarlas fácilmente,
  • organizarlas (drag-and-drop),
  • programarlas en el calendario del proyecto.

Al igual que un dispositivo en hibernación, las tareas en segundo plano consumen energía que no puedes emplear concentrándote en las acciones que estás realizando.

Este paso consiste en definir la naturaleza de cada tarea o idea:

• ¿La idea es "ejecutable"; es decir, se le puede asociar una acción?
• ¿Esta acción es una prioridad?

❌  Si la respuesta es no:

• Descarta: no hay acción futura;
• pospón: la acción posiblemente puede llevarse a cabo otro día;
• archiva: la tarea debe ser archivada, para futura referencia, en una carpeta específica o con un recordatorio en tu calendario.

✅  Si la respuesta es sí:

• ¿Se trata de una sola acción?,
• ¿depende de ti llevarla a cabo?,
• ¿toma menos de 2 minutos completarla?

Si respondes “sí” a las anteriores preguntas, lleva inmediatamente a cabo la acción. Si no, pasa al siguiente paso: organización.

Puedes valerte de una aplicación como Evernote para crear notas que te ayuden a recordar todo lo que necesitas hacer. Con Evernote puedes crear listas tipo GTD y organizarlas, priorizarlas, clasificarlas en proyectos e, incluso, compartirlas.

💡 Para llevar a cabo un procedimiento efectivo:

1. Empieza por el primer asunto,
2. Analiza un asunto a la vez,
3. No vuelvas a incluir ningún asunto que ya hayas comenzado a procesar.

Es hora de aplicar la regla de los dos minutos: organizar tus tareas, priorízalas y establecer tu plan de acción.

• ¿La tarea no es tuya? Delégala.
• ¿La tarea requiere más de 2 minutos para ser realizada? Envíala a:
  • La carpeta de proyectos no urgentes, pero que merecen ser guardados para acciones futuras;
  • la carpeta de referencia: asuntos interesantes que no requieren acción, pero que pueden ser útiles en el futuro;
  • la carpeta en espera: proyectos y tareas en curso, para los que se está esperando una respuesta, entrega, etc., y que requieren programar un recordatorio para el/la responsable;
  • el calendario: acciones que tienen una fecha límite y un horario previsto, como llamadas, reuniones, etc.,
  • la lista de cosas por hacer, indicando orden de prioridad, tiempo necesario para realizarlas y cuál es su fin.
• ¿Identificaste más de una acción? Entonces es un proyecto. De acuerdo con tus prioridades:
  • Ubícalo en la carpeta "pendiente",
  • crea un planning con una lista de acciones y define la siguiente acción a ejecutar. Para cada acción repite el mismo procedimiento.
• ¿Consideras que la acción no es ni prioritaria ni útil? Descártala.

Apóyate en una herramienta como Trello. Este software en línea es ideal para la gestión de tareas ¡y la gestión de proyectos! Te permite crear mapas visuales, clasificar por proyectos y ordenar según el avance: "por hacer", "en curso" y "terminado". Los flujos de trabajo son fáciles de implementar y se comparten entre varios colaboradores.

Algunas tareas están programadas, otras terminadas y nuevas tareas han aparecido en su lista.

Es importante que las tareas sean revisadas periódicamente: todos los días, una vez a la semana, al principio o al final de la semana. Depende de cada persona.

Este proceso resulta sumamente importante para:

• Reevaluar la lista de tareas,
• revisar su prioridad y establecer nuevos plazos,
• controlar las tareas en curso y aquellas que son urgentes,
• comprobar que el sistema de organización es claro, completo y actualizado.

Con las tareas planificadas y priorizadas, ¡es hora de actuar! ¿En qué orden debes realizar las tareas?

1. Citas del día,
2. Tareas para las que se ha previsto un espacio en la agenda,
3. Lo demás de tu planning.

El grado de urgencia es relativo y varía de una persona a otra: el éxito del Getting Things Done depende de tu capacidad para respetar la priorización y la planificación de tareas.

Herramientas integrales como To-Do (antiguamente Wunderlist), fáciles de usar e ideales para organizar todo tipo de ideas, tareas y proyectos, son útiles tanto en la vida profesional como en la personal. Prioriza tus tareas, comparte tus listas con tus colegas y promueve el trabajo colaborativo.

"Organizarse para ser exitoso⋅a" es la promesa de David Allen. El sistema GTD te ayuda a lograrlo al conseguir:

• Limitar las solicitudes que interfieren con la realización de tus tareas;
• almacenar externamente las listas de proyectos, compromisos e ideas;
• priorizar tareas para saber qué acción tomar y cuándo y que no te tome por sorpresa;
• recuperar el control de tu atención para enfocarla en las tareas adecuadas.

☝️ Lograr procesar y organizar las tareas urgentes y/o importantes y los imprevistos en el día a día sin sentirse abrumado⋅a, requiere como mínimo de una revisión semanal, la creación de listas de tareas y la priorización de las mismas.

Asegura tu productividad con la metodología GTD

Metodologías de productividad como GTD te ayudan a actuar sin agobiarte. Gana flexibilidad en tu organización personal, realiza tus tareas una por una y ten la satisfacción de tacharlas de tu lista de pendientes. ¡Querer es poder!

¿Listo⋅a para adoptar este método to get things done? Di adiós a los tropiezos y comienza a obtener resultados concretos 😉 .

*GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de The David Allen Company.