Método GTD fácil: 5 pasos y 4 herramientas eficaces

Método GTD: organización eficaz en solo 5 pasos

metodo-gtd

Ser eficiente y cumplir con las tareas a tiempo y sin estresarse, ¿es posible? Al menos esa es la promesa del método GTD (Getting Things Done), enunciada por David Allen.

¿Cómo estructurar tu tiempo y gestionar tus prioridades para ganar en productividad personal, pero también en tranquilidad? ¡Organízate con eficacia, siguiendo los cinco pasos de este método productividad que appvizer te presenta en este artículo!

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¿Qué es el método GTD (Getting Things Done)?

Definición, origen y propósito

Getting Things Done (GTD) es un método de organización y de gestión de tareas, desarrollado por David Allen en su libro Organizing for Success.

💡 ¿Por qué el método GTD?

El método getting things done (GTD) se basa en el principio de adoptar una gestión óptima que permita aumentar la productividad. Solicitudes constantes, ruido ambiental, múltiples notificaciones, reuniones, correos electrónicos... Hoy en día, las personas están expuestas a múltiples estímulos durante el día, las cuales generan estrés e impiden que avancen como quieren.

Organizarse correctamente permite:

  • lograr los objetivos planteados,
  • liberar la mente,
  • eliminar el estrés.

Ventajas del método GTD

"Organizarse para ser exitoso⋅a" es la promesa de David Allen. El sistema GTD te ayuda a lograrlo al:

  • limitar las solicitudes que interfieren con la realización de las tareas;
  • almacenar externamente las listas de proyectos, compromisos e ideas;
  • priorizar tareas para saber qué acción tomar y cuándo y no ser tomados⋅as por sorpresa;
  • recuperar el control de tu atención para enfocarla en las tareas adecuadas.

☝️ Lograr procesar y organizar las tareas urgentes y/o importantes y los imprevistos en el día a día sin sentirse abrumado⋅a, requiere como mínimo de una revisión semanal, la creación de listas de tareas y la priorización de las mismas.

Método GTD: 5 pasos a seguir

El método GTD tiene como objetivo controlar el flujo de trabajo, siguiendo cinco pasos esenciales. El siguiente gráfico proporciona una visión simplificada del método, el cual se detalla a continuación.

metodo-gtd-pasos

© appvizer

1. Recopila las tareas

Reúne todo lo que requiere y ocupa tu atención:

  • tareas y proyectos,
  • asuntos pendientes,
  • cualquier otra idea.

El objetivo es liberar la mente de las tareas pendientes. La bandeja de entrada (inbox) del método GTD cumple esta función. Utiliza cualquier tipo de apoyo:

  • Post-its,
  • cuaderno, agenda, bullet journal,
  • teléfono, ordenador o tableta,
  • un software GDT como Beesbusy, ideal para la gestión de proyectos y tareas en línea. Este es fácil de usar, cuenta con potentes funcionalidades y se adapta a tus necesidades. Su vista de lista de tareas te ayuda a visualizarlas fácilmente, organizarlas (drag-and-drop) y a programarlas en el calendario del proyecto.

metodo-gtd-beesbusy

© Beesbusy

2. Procesa las tareas

Este paso consiste en definir la naturaleza de cada tarea o idea:

  • ¿La idea es "ejecutable"; es decir, puedes asociarle una acción?
  • ¿Esta acción es una prioridad?

❌  Si la respuesta es no:

  • descarta: no hay acción futura,
  • pospón: la acción posiblemente puede llevarse a cabo otro día,
  • archiva: la tarea debe ser archivada, para futura referencia, en una carpeta específica o con un recordatorio en tu calendario.

✅  Si la respuesta es sí:

  • ¿es una sola acción?
  • ¿depende de ti llevarla a cabo?
  • ¿toma menos de 2 minutos completarla?

Si respondes “sí” a las anteriores preguntas, lleva inmediatamente a cabo la acción. Si no, pasa al siguiente paso: organización.

Puedes valerte de una aplicación como Evernote, con la cual puedes crear notas que te ayuden a recordar todo lo que necesitas hacer. Puedes crear listas tipo GTD y organizarlas: priorizarlas, clasificarlas en proyectos, e incluso compartirlas.

metodo-gtd-evernote

© Evernote

💡 Para llevar a cabo un procedimiento efectivo :

  1. Empieza por el primer asunto,
  2. Analiza un asunto a la vez,
  3. No vuelvas a incluir ningún asunto que ya hayas comenzado a procesar.

3. Organiza las tareas

Es hora de aplicar la regla de los dos minutos: organizar tus tareas, priorízalas y establece tu plan de acción.

  • ¿La tarea no es tuya? Delégala.

 

  • ¿La tarea requiere más de 2 minutos para ser realizada? Envíala a:
    • la carpeta de proyectos no urgentes, pero que merecen ser guardados para acciones futuras;
    • la carpeta de referencia: asuntos interesantes que no requieren acción, pero que pueden ser útiles en el futuro;
    • la carpeta en espera: proyectos y tareas en curso, para los que se está esperando una respuesta, entrega, etc., y que requieren programar un recordatorio para el/la responsable;
    • el calendario: acciones que tienen una fecha límite y un horario previsto, como llamadas, reuniones, etc,
    • la lista de cosas por hacer, indicando orden de prioridad, tiempo necesario para realizarlas y cuál es su fin.

 

  • ¿Identificaste más de una acción? Entonces es un proyecto. De acuerdo con tu prioridad:
    • ubícalo en la carpeta "pendiente",
    • crea un planning con una lista de acciones y define la siguiente acción a ejecutar. Para cada acción repite el mismo procedimiento.

Trello, por ejemplo, es un software en línea adecuado para la gestión de tareas ¡y la gestión de proyectos! Te permite crear mapas visuales, clasificar por proyectos y ordenar según el avance: "por hacer", "en curso" y "terminado". Los flujos de trabajo son fáciles de implementar y se comparten entre varios colaboradores.

metodo-dtd-trello

© Trello

  • ¿Consideras que la acción no es ni prioritaria ni útil? Descártala.

4. Revisa las acciones

Algunas tareas están programadas, otras terminadas y nuevas tareas han aparecido en su lista.

Es importante que las tareas sean revisadas periódicamente: todos los días, una vez a la semana, al principio o al final de la semana... Depende de cada persona.

¿Por qué debes hacerlo? Para:

  • reevaluar la lista de tareas,
  • revisar su prioridad y establecer nuevos plazos,
  • controlar las tareas en curso y urgentes,
  • comprobar que el sistema de organización es claro, completo y actualizado.

5. Ejecuta las tareas

Con las tareas planificadas y priorizadas, ¡es hora de actuar! ¿En qué orden debes realizar las tareas?

1. Citas del día,

2. Tareas para las que se ha previsto un espacio en la agenda,

3. Lo demás del planning.

El grado de urgencia es relativo y varía de una persona a otra: el éxito del Getting Things Done depende de tu capacidad para respetar la priorización y la planificación de tareas.

Herramientas integrales como To-Do (antiguamente Wunderlist)), fáciles de usar e ideales para organizar todo tipo de ideas, tareas y proyectos, son útiles tanto en la vida profesional como en la personal. Prioriza tus tareas, comparte tus listas con tus colegas y promueve el trabajo colaborativo.

metodo-dtd-wunderlist

© Wunderlist

Método productividad GTD: activado

El método GTD te ayuda a actuar sin agobiarte. Gana flexibilidad en tu organización personal, realiza tus tareas una por una y ten la satisfacción de tacharlas de tu lista de pendientes.

¿Listo⋅a para adoptar este método to get things done? 😉

*GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de The David Allen Company.

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