Digital Workplace: 5 ventajas y cómo implementarlo

¿Por qué convertir tu empresa en un Digital Workplace?

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¿Qué es un digital workplace ?

La organización del trabajo ya está experimentando grandes cambios, con el desarrollo del coworking, la oficina flexible y el teletrabajo. Eso hace necesario que tengamos nuevas metodologías de trabajo digital.

Para ello tenemos el digital workplace o espacio de trabajo digital.

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¿Qué es Digital Workplace?

Definición

Podríamos traducir digital workplace como lugar de trabajo virtual. Con la transformación digital, las organizaciones necesitan un entorno digital en el que cada empleado pueda acceder a la información empresarial, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, hablamos de:

  • Documentos privados y compartidos, bases de conocimientos.

  • Herramientas digitales de la empresa -chat, agenda, etc.

  • Aplicaciones de RR.HH. y empresariales.

El objetivo es favorecer la colaboración y la comunicación, pero también potenciar la inteligencia colectiva y la innovación, incluso en un contexto de trabajo remoto.

¿Para qué sirve?

El workplace es un espacio de trabajo colaborativo y virtual de 360° que permite un acceso único para la gestión de la documentación, la comunicación y los proyectos, en tiempo real y desde cualquier lugar.

Las diversas herramientas digitales, por muy innovadoras que sean, suelen estar fragmentadas y no funcionan bien juntas. Lo que busca el workplace es centralizar e interconectar todas las herramientas pertenecientes a estos bloques:

  • Gestión electrónica de documentos: crear, compartir y archivar documentos de trabajo.
  • Gestión de contenidos: motor de búsqueda e indexación de documentos.
  • Gestión del conocimiento: guías y métodos de trabajo (FAQ, tutoriales, procesos, etc.).
  • Organización y comunicación interna:
    • Servicio de mensajería interna.
    • Foro, chat o herramienta de videoconferencia.
    • Calendario compartido.
    • Directorio de empresa.
  • Red social corporativa: intercambiar información empresarial entre los colaboradores.
  • Conexión con las aplicaciones de negocios (CRM, ERP, administrador de tareas).

El digital workplace es un método de colaboración aún más global ya que no se limita a la comunicación interna sino que está abierta a los socios y clientes.

Al final es un "movimiento" que permite conectar todas las aplicaciones, para que la fuerza laboral tenga acceso compartido a ellas.

Digital Workplace: ventajas

Ventajas operacionales

Productividad y desempeño

Integrado en el sistema de información (SI) para la interacción con las herramientas de ERP o CRM, por ejemplo, el workplace te permite racionalizar una serie de procesos. Además, el acceso a la información se hace más fácil y rápido.

¿El resultado? Los empleados ganan en productividad, y la empresa en rendimiento.

Colaboración y comunicación

El lugar de trabajo digital permite reducir los costos relacionados con la comunicación interna (sobre todo si la empresa tiene varias sedes o incluso es internacional).

Además, optimiza la colaboración y el trabajo en equipo entre todos los actores de la organización. ¿Cuáles son los beneficios o ventajas ? La empresa utiliza la inteligencia colectiva para avanzar eficientemente en sus proyectos y resolver los problemas con mayor facilidad.

Flexibilidad y movilidad

Utilizar un lugar de trabajo digital también significa beneficiarse de un sistema que promueve la flexibilidad y la movilidad. Así, cada empleado puede trabajar donde y cuando quiera.

La empresa asegura así una mejor continuidad de su actividad, y el empleado se beneficia de un entorno de trabajo cualitativo que le permite conciliar mejor la vida privada y profesional.

Ventajas a largo plazo

Calidad de vida en el trabajo

Además, al hacer hincapié en la colaboración y la horizontalidad de la organización, el espacio de trabajo digital promueve la independencia de los empleados y el desarrollo de sus aptitudes. ¡Una gran ayuda para retener el talento!

Transformación de la organización

En última instancia, el lugar de trabajo digital ayuda a las empresas que buscan una verdadera transformación de su modelo de negocio. Fomenta una organización más horizontal, en detrimento del modelo jerárquico vertical tradicional.

Este cambio ha dado lugar a un deseo de trabajar de forma diferente, de una manera más ágil e innovadora. Uno de los aspectos en los que se puede ganar tiempo es en la validación de documentos.

¿Cómo implementar un espacio de trabajo digital en la empresa?

Como en cualquier proyecto, hay pasos que no se pueden dejar de dar para identificar las necesidades reales y las soluciones más coherentes. Así que tienes que:

  1. Definir las necesidades de equipo, en paralelo con los objetivos comerciales (financieros y de calidad).

  2. Hacer un inventario de la situación actual, las fortalezas y debilidades de la organización y sus herramientas actuales.

  3. Crear un equipo transversal dedicado a la recopilación de estos datos y a la búsqueda de la plataforma ideal.

  4. Analizar los resultados con métricas de rendimiento (KPI), pero también la satisfacción de los empleados.

☝️ Para fomentar y optimizar el uso del lugar de trabajo digital establecido, es muy importante :

  • Solicitar la opinión de sus empleados como futuros usuarios, sobre sus necesidades.

  • Definir reglas para garantizar la seguridad del capital de información (gestión de los derechos de acceso, alojamiento de datos), pero también para asegurar que se respete el derecho a la desconexión.

  • Presentar la solución que ha elegido, para garantizar su adopción y eliminar los últimos obstáculos.

La clave: productividad y compromiso de los empleados. No es adecuado elegir herramientas de colaboración sin consultar al equipo.

🔨  Caja de herramientas para construir un espacio de trabajo: 4 soluciones workplace

  • Para gestionar proyectos:  Trello es un software pensado para que los equipos trabajen de forma colaborativa. El intuitivo programa en línea permite la comunicación en tiempo real gracias a diferentes funcionalidades: trabajar con listas, tableros o tarjetas, ¡es posible y muy fácil! 

trello

  • Para comunicar: Google Hangouts es una aplicación de chat para una comunicación fluida entre el equipo. Su servicio de mensajería online y videollamadas funciona con cualquier cuenta de Google.

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©Intelligence Partner

  • Para validar y firmar documentos: Yousign sirve para firmar todo tipo de documentos. Este software permite optimizar flujos de trabajo y archivar documentos probatorios con marca de tiempo. Yousign asegura un entorno digital seguro puesto que es jurídicamente vinculante y se encuentra alojado en la UE.

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©YouSign

  • Para construir un espacio digital: VSphere es un software de virtualización. Muchas oficinas trabajan en modo remoto y encontrar servidores que lo puedan gestionar es difícil. Por eso, VSphere ofrece un rápido aprovisionamiento de los servidores, y soluciona cualquier problema que pueda surgir en su configuración.

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©Bujarra.com

¿Digital workplace: el futuro?

Para trabajar eficazmente en cualquier situación, se necesita más flexibilidad y colaboración. Esto requiere una comunicación fluida a nivel interno, pero también con los proveedores de servicios, socios y clientes.

No es de extrañar que las soluciones basadas en la nube satisfagan estas necesidades.

Pero mientras que el espacio de trabajo es virtual, las relaciones y expectativas son humanas. Y en la colaboración, contribuyen personas.

Optar por un lugar de trabajo digital te hace más ágil, siempre y cuando elijas uno que refleje la imagen de tus equipos, satisfaga tus necesidades y promueva una experiencia de colaboración positiva: ahorrando tiempo y facilitando la puesta en marcha, entre otras cosas.

¿Has adoptado recientemente un lugar de trabajo digital? ¿Cuál es tu opinión?

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