Compartir y colaborar en una empresa: buenas prácticas, consejos y herramientas

Trabajo-colaborativo

Las redes sociales corporativas ayudan a las empresas a trabajar donde quieras, cuando quieras…¿Es esto realmente posible cuando se trabaja entre varias personas en una empresa? ¿Podemos realmente considerar trabajar de manera conjunta y en equipo cuando cada trabajador crea por su lado sus propias hojas de cálculo, informes, presentaciones o documentos que conciernen a todo un equipo de trabajo?

Liberar la comunicación interna se convierte en algo primordial para tu empresa. Vamos a mostrarte y a explicarte algunos medios efectivos, para facilitar el trabajo en equipo y el intercambio entre colaboradores en tu empresa. Te guiamos en el camino de la colaboración en empresa, ¿nos sigues?

Índice

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Red Social Corporativa (RSC): Intranet moderna

Redes sociales de empresas: definición

Una Red Social Empresarial o corporativa es una comunidad de personas físicas y jurídicas, llamadas miembros, vinculadas por una plataforma, con fines profesionales.

Estos miembros pueden ser empleados de una empresa pero también sus clientes, accionistas y socios.

Cada vez más empresas o sociedades como la tuya toman la decisión de establecer una Red Social Corporativa RSC. La RSC es una plataforma colaborativa que ofrece un sistema de comunicación:

  • interno, entre los colaboradores de tu empresa,

  • externo, con clientes, proveedores, distribuidores, socios, etc.

Ojo, no confundir con la Responsabilidad Social Empresarial, ni tampoco tiene que ver con las redes sociales como Facebook y Twitter.  

Intranet 2.0 y gestión del conocimiento

La Red Social Corporativa es la evolución lógica de la intranet corporativa, asociada con la dimensión colaborativa de la plataforma de redes sociales.

Hablamos de un espacio de trabajo digital basado en el intercambio de conocimientos e ideas.

¿RSC o intranet?

La infografía siguiente expone las diferencias entre ambas herramientas.
Infografia intranet y red social corporativa

Redes sociales empresas: importancia

El objetivo actual de las plataformas de redes sociales corporativas (RSC) sitúa a los colaboradores en el corazón de la empresa. Los intercambios son entonces, tanto verticales para la transmisión de información como horizontales para facilitar el intercambio entre los servicios. 
Tu creas tu propia comunidad con personas tanto internas como externas. Asimismo, las herramientas de colaboración y la plataforma social permite la configuración de privacidad.

Ventajas redes sociales corporativas

Fuente: Strategiaonline.es

Por ejemplo, puedes unificar tu red de socios y colaboradores o la de clientes actuales y clientes potenciales gracias a un software de gestión de relación con el cliente (CRM).

También puedes crear una comunidad para trabajar en torno a un proyecto de investigación común, de tal manera que vincules a todos los participantes y que la información se difunda con facilidad.

¿Una herramienta de comunicación o colaboración interna?

Podemos decir que es un híbrido de los dos, puesto que no se trata estrictamente de una herramienta de comunicación interna, porque los intercambios no son solo de arriba hacia abajo (entidades de recursos humanos, marketing, etc., para los colaboradores), sino de una manera multidireccional, donde cada miembro tiene un voz.

Tampoco es una herramienta de pura colaboración, donde los grupos se crean para un propósito específico, como lanzar un proyecto o preparar un comité.

La mejor definición es "herramienta de socialización", donde todos pueden compartir ideas, buenas prácticas o compartir iniciativas. Es una palanca poderosa para transmitir conocimiento.

El objetivo principal de las redes sociales es compartir información y gestionar:

  • flujo de actividades,

  • flujo de informaciones RSS feed,

  • coproducción de contenido,

  • capitalización del conocimiento,

  • mensajería instantánea,

  • gestión de documentos,

  • creación de comunidades en línea,

  • colaboración social,

  • creación de página de perfil,

  • comunicaciones internas,

  • cultura de empresa,

  • comunicación corporativa,

  • base de conocimientos,

  • colaboración a través de la conversación.

Desventajas de las redes sociales para las empresas

  • Si la herramienta permite adaptarse a las nuevas generaciones, también debe ser intuitiva: el uso y los enlaces creados son intergeneracionales y la herramienta debe ser unificadora.

  • Algunos verán en el RSC solo una pérdida de tiempo, una carga de trabajo adicional.

  • Algunos empleados pueden sentirse inhibido: miedo de un control o incomodidad en la redacción.

  • Para evitar intercambios inapropiados es aconsejable establecer cartas editoriales y éticas (intercambios entre empleados, moderación realizada por la empresa, etc.).

  • Una mala elección de software de RSE, inadecuada según las necesidades de la empresa, la cultura corporativa o el perfil de los colaboradores puede conducir a una falta de interés y a un abandono de la herramienta.

  • También hay temores sobre la gestión de datos personales, especialmente desde los escándalos de filtraciones en Facebook.

  • Las políticas de privacidad deben ser bien definidas desde el principio. 

Rentabilidad de las redes sociales para empresas: otras funcionalidades

Cuando hablamos de un espacio común de intercambio, involucramos dos herramientas: la Gestión Electrónica de Documentos (GED) y el intercambio de documentos. Estas herramientas son a menudo confundidas, no obstante cada una posee sus respectivas particularidades

Gestión Electrónica de Documentos (GED)

Esta herramienta se hace cargo del almacenamiento, el intercambio y la restauración de documentos electrónicos. Tu gestionas la totalidad del ciclo de vida de un documento: búsqueda, versión, comentarios, mensajería instantánea... Te recomendamos soluciones como Google Drive, Ftopia, Jalios o DocuBank.

Aqui está una captura de pantalla de DocuBank:
Docubank

Intercambio de Documentos

Esta herramienta almacena el archivo en un espacio que permite el intercambio a distancia. La sincronización se hace por medio de una aplicación. Te recomendamos soluciones como : VbSync, NumSync, o OneDrive.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Olvídate del envío de correos electrónicos para informar a tu colaborador de las modificaciones efectuadas en el documento. La Gestión electrónica de documentos es instantánea y garantiza la sincronización automática de todos los documentos y, sobre todo, de todas las versiones. ¡Esta pequeña modificación en las costumbres laborales genera un verdadero confort y un ahorro de tiempo!

Las soluciones de copia de seguridad garantizan la sostenibilidad de tus archivos. Si, por ejemplo, tu colega de trabajo eliminase accidentalmente la presentación para la reunión de esta tarde, ya no tendrías que preocuparte, existe la posibilidad de recuperarla. Gracias al intercambio de documentos, siempre tendrás la presentación en tu ordenador, tablet o smartphone. Así que todo el mundo puede compartir y colaborar libremente con toda seguridad.

¡No tendrás que preocuparte nunca más por una situación de pérdida de documentos!

Generalmente, los softwares en línea reúnen estas dos herramientas: Gestión Electrónica de Documentos e Intercambio de Documentos. Existen soluciones como iExtranet o Google Apps con Drive por ejemplo. Estas herramientas son 100% colaborativas. El intercambio es posible tanto con los colaboradores como con las personas externas a tu empresa.

Mejora tu organización de proyectos

Las soluciones colaborativas contribuyen a la organización de tu empresa. El objetivo es simplificar el trabajo en equipo para que cada uno avance en la misma dirección y sea autónomo en las tareas que debe realizar.

La base de datos está centralizada y compartida con todo el equipo de trabajo, clientes y socios. Ya sea un proyecto interno o externo, la gestión sigue siendo la misma gracias a esta plataforma. El objetivo es intercambiar en torno a un proyecto común en un ambiente personalizado y dirigir el plan de acción mediante el seguimiento de los indicadores.

La utilización de estas herramientas en la gestión de proyectos reforzará la colaboración a diario. Nuevas prácticas surgirán con estas soluciones:

  • Suscribirse a una suite ofimática online como Google Apps o Microsoft Office 365,
  • Implantar una mensajería agrupando contactos y calendario con Zimbra,
  • Implementar una gestión centralizada a través de una solución como Slack,
  • Acostumbrarse a las videoconferencias con: Hang Out de Google.

Estas nuevas modalidades ya son comunes en las “start-up”. Por otra parte, con la llegada de la generación ”Y” al mercado laboral, el trabajo colaborativo se posiciona de manera progresiva en las empresas. Sin mencionar, claro está, que todas estas soluciones en línea permiten trabajar mejor en equipo, son aplicaciones disponibles para todo tipo de dispositivo: PC, tablet, smartphone... Te ayudamos a encontrar y a elegir la mejor solución para poder compartir documentación y ¡trabajar desde donde desees y cuando quieras!

¡Colabora ahora en tu empresa!

Gracias a estos nuevos medios de comunicación, todo se hace más fácil en el mundo laboral. Ya no es necesario monopolizar el desarrollo del Servicio Informático para administrar la intranet de tu empresa. Todo se vuelve flexible en función de tus necesidades, solo hay que activarlos según el contexto.

En la actualidad, la Red Social Corporativa es tan importante que puede estar relacionada a otras herramientas colaborativas como, la Gestión Electrónica de Documentos (GED) y el intercambio de archivos, de esto modo, ayuda enormemente a mejorar la gestión de la empresa.

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