¿Cómo organizar una gira de ventas eficaz? Métodos y herramientas
Una gira de ventas es una serie de visitas a clientes y posibles clientes realizadas por un representante de ventas durante un periodo de tiempo y en una zona geográfica determinados.
Por lo tanto, debe estar bien organizada para aprovechar al máximo el tiempo y los recursos humanos de la empresa.
A continuación te explicamos en qué consiste una gira de ventas, así como algunos métodos y herramientas que te harán la vida más fácil.
¿Qué es un plan de ruta de ventas?
Elaborar un plan de ruta de ventas es una forma de optimizar cada viaje. Le permite
- maximizar el número de visitas a los clientes de un sector o región,
- reducir el kilometraje innecesario
- y alcanzar su objetivo de ventas más rápidamente, sin dar vueltas en círculo.
Toda la estrategia se adapta en sentido ascendente: zona geográfica, prioridades de venta, franjas horarias específicas para este mercado, etc. Con un plan de roadshow eficaz, cada cita debería convertirse en una nueva oportunidad o en un nuevo cliente potencial. Una hoja de ruta bien elaborada impulsa el negocio y reduce el tiempo dedicado a los desplazamientos. Sin embargo, si se gestiona mal, puede convertirse en un sumidero logístico. 🗺️
¿Cuál es el objetivo de una ronda de ventas?
Las rondas de ventas suelen responder a objetivos comerciales. Pero en realidad se trata de algo más complejo:
- prospección sobre el terreno
- entrega de productos
- demostraciones de productos,
- conocer al cliente
- servicio posventa,
- fidelizar a los clientes.
Los diferentes tipos de gira comercial
El circuito de las margaritas
La zona a recorrer se divide en pétalos, cuyo número depende de su tamaño. El corazón de la flor representa la oficina o el domicilio del comercial.
El comercial comienza la gira por el cliente que se encuentra más lejos (como máximo a 1,5 horas de distancia) y vuelve gradualmente al punto de partida al final del día.
☝️ Algunos recomiendan dividir la flor en 16 pétalos, que corresponden a 16 sectores y, por tanto, a 16 rondas a lo largo del mes, lo que deja 4 días laborables para visitas imprevistas o urgentes.
El circuito del trébol
Se trata del mismo principio que el circuito de la margarita, salvo que la superficie es menor y sólo hay 4 sectores, correspondientes a las 4 hojas del trébol.
Al igual que en el primer método, la clientela está bien distribuida, con un número aproximadamente equivalente de visitas cada día.
El vendedor puede organizar una visita al día y reservar el 5º día para el trabajo sedentario o para atender las solicitudes de cita de última hora.
El recorrido en zigzag
Para una gran zona atravesada por un eje central, como una autopista, donde los clientes están muy dispersos.
Método: el comercial toma la ruta principal y comienza la jornada directamente con el cliente más alejado. Regresa gradualmente a su punto de partida, encontrándose con los clientes a ambos lados de la carretera principal.
El caracol o recorrido en espiral
Método adaptado a recorridos más largos y zonas más amplias, el vendedor se desplaza en espiral, deteniéndose en cada cliente y terminando con el más alejado.
¿Cómo se organiza una gira de ventas?
Una gira de ventas significa un plan de gira de ventas. Van de la mano.
No se puede improvisar la organización de una ronda de entregas o una visita a un cliente, o se corre el riesgo de perder mucho tiempo.
Definir el plan de ruta de ventas
Un plan de ruta de ventas es el documento, en forma de mapa o calendario, que se utiliza para planificar todas las visitas de ventas que se van a realizar a lo largo de un día, una semana o un mes.
El objetivo es programar el mayor número posible de reuniones, limitando al mismo tiempo los costes de desplazamiento y la duración de los trayectos, en función de la situación geográfica de los clientes y los comerciales, y de su medio de transporte.
Preparar las rondas
Antes de planificar las rondas, el jefe de ventas evalúa :
- el número potencial de visitas, es decir, el tiempo de trabajo que el personal de ventas puede dedicar a las visitas a los clientes, teniendo en cuenta :
- los días festivos, las vacaciones, la formación, etc,
- el tamaño del sector,
- el tiempo ideal que hay que dedicar a cada visita, en función del objetivo,
- el tiempo de desplazamiento entre cada cita, con un margen de seguridad,
- la disponibilidad del cliente;
- potencial de clientes/prospectos: ¿a quién se debe visitar primero para obtener el mayor rendimiento de la inversión?
- beneficios esperados: costes de la visita comparados con las ventas esperadas.
A partir de estas estimaciones, opta por el tipo de itinerario que considera más rentable.
Optimizar el itinerario de la gira
Para maximizar la eficacia de la planificación de la ruta, es necesario determinar el itinerario óptimo. Se puede utilizar una herramienta de geoplanificación o un GPS profesional (como Google Maps o un software específico para visitas guiadas) para organizar una visita comercial limitando al mismo tiempo la duración del trayecto. Con una herramienta de planificación, puedes realizar un gran número de visitas cada día, reduciendo el tiempo de viaje y los costes. ✅
Algunos consejos para optimizar las rondas de ventas:
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Agrupa todas las citas por zonas geográficas: ve a reunirte con el mayor número posible de clientes en la misma zona para evitar viajes de ida y vuelta innecesarios.
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Prioriza la cartera de clientes más estratégica: como sabes, visitar a determinados clientes puede reforzar una relación existente o preparar directamente una nueva venta con un cliente potencial convencido. Para maximizar la relación con el cliente y el impacto comercial de su gira, elija siempre reunirse con estas personas al principio del día.
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Planifique un itinerario flexible: por desgracia, ¡los conejos no son raros! Con un mapa interactivo y actualizaciones en tiempo real, los planes de la visita pueden adaptarse desde la primera parada hasta la última. ¿El objetivo? Compensar cualquier contratiempo que surja sobre el terreno.
Una buena planificación significa menos estrés y más interacción para cerrar tratos.
Organizar la logística
Organizar una gira de ventas con éxito requiere que la empresa preste atención a todos los detalles:
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modo de transporte
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alojamiento (si es necesario)
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medios de venta o productos de muestra esenciales para la prospección.
🚘 Para un vendedor itinerante, la elección del vehículo es esencial, sobre todo si transporta material voluminoso. Nadie quiere pasar largas horas en la carretera metido entre cajas. Si reservas un hotel, elígelo estratégicamente en el mapa, no demasiado lejos de las primeras visitas, y resérvalo con antelación para evitar un estrés innecesario por la noche. Por último, asegúrese de que todos sus documentos de venta (folletos, contratos, sitio web) estén listos al menos 48 horas antes del día de salida.
Informe al equipo de ventas
¿Van a viajar varios comerciales? Es esencial organizar una sesión informativa especial para el equipo. Coordine las acciones para optimizar su eficacia:
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Recuérdeles el objetivo principal de la visita: ¿la prospección? ¿Fidelizar a los clientes? ¿Firmar nuevos contratos?
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Haga inventario de la información clave de cada contacto con el cliente: cuando sepa con quién va a hablar, podrá planificar su enfoque con mayor eficacia.
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Asigne funciones y áreas diferentes a cada persona: con este método, no se pisan los pies unos a otros y puede gestionar un área mucho mayor.
Con un buen briefing, cada comercial sabe lo que tiene que hacer y cómo.
Garantizar el buen desarrollo de la visita
Sobre el terreno, hay que conciliar rigor y flexibilidad. Elaborar un programa está muy bien, pero el comercial también tiene que ser capaz de ajustar las citas para tener en cuenta los imprevistos. Después de cada reunión, pídeles que anoten cualquier información útil sobre las conversaciones y las nuevas medidas que deban tomarse. Esta información será esencial para un buen seguimiento del cliente y para los informes de ventas.
Sobre todo, no subestime una interacción que no haya tenido un éxito inmediato durante la visita. Las conversaciones pueden haber abierto la puerta a un futuro contrato, ¿quién sabe? Fortalecer los vínculos con sus clientes actuales y potenciales es otro aspecto del éxito de una gira de ventas.
Seguimiento posterior a la gira
Una vez realizada la última visita, la gira de ventas aún no ha terminado. Todavía tienes que analizar los resultados y hacer un seguimiento de tus clientes y prospectos. 📊 Repasa la situación con los comerciales afectados:
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Evalúa el número de citas concertadas, las tasas de conversión y los pedidos realmente obtenidos.
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Actualiza el CRM con la información recopilada cara a cara.
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Realizar el seguimiento de prospectos y clientes según el tipo de acción acordada.
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Identificar las áreas de mejora para futuras rondas.
Esta etapa de seguimiento es la clave para convertir una gira de ventas en una auténtica palanca de crecimiento para su empresa. Sin seguimiento, todos sus esfuerzos corren el riesgo de quedarse en el camino.
Herramientas para optimizar las rondas de ventas
Olvídese de buscar un plan de rondas de ventas gratuito o de crear un plan de rondas de ventas en Excel.
Una buena secuencia de visitas a clientes no está grabada en piedra; hay que calcularla y recalcularla en función de los altibajos sobre el terreno.
Y nada más eficaz que un software con inteligencia artificial para hacerlo por usted, o para encontrar un nuevo cliente cercano si otro cancela o está ausente.
Ahorrará un tiempo precioso y será más eficiente. Más información sobre soluciones de optimización de rutas. ⤵️
☝️ Pero no olvidemos que el software de gestión de rutas no es la única herramienta que necesita un vendedor móvil:
- crear documentos de venta personalizados sobre la marcha,
- tomar notas, centralizar y compartir los datos de los clientes con la oficina en tiempo real.
Por ejemplo, puede utilizar Kizeo Forms, una aplicación móvil de gestión de ventas.
También se puede utilizar para enviar datos de los clientes, como las direcciones que deben visitar, a los smartphones o tabletas de los comerciales.
Sellsy, por ejemplo, es una suite CRM francesa completa y modular que le ayuda a gestionar sus actividades de ventas. Gracias a su intuitiva aplicación móvil, los comerciales pueden compartir sus actividades en tiempo real, incluso cuando están de viaje, para que pueda supervisar su rendimiento estén donde estén. Al ser una herramienta todo en uno, también puede beneficiarse de eficaces funciones de colaboración durante las rondas de ventas: una agenda compartida actualizada en tiempo real, un módulo de seguimiento de oportunidades, un sistema inteligente de puntuación de clientes potenciales, una vista de pipeline y paneles de ventas, ¡y mucho más!
Por último, ¿sabía que existen CRM móviles con funciones de geolocalización? Este es el caso de Divalto weavy, que organiza todas sus actividades sobre el terreno, incluyendo :
- la optimización y la jerarquización de los trayectos mediante indicadores,
- el seguimiento de las actividades y el orden de los desplazamientos en un mapa,
- la toma de pedidos móvil con acceso a las existencias, etc.
Todo ello disponible como aplicación y conectado a su software ERP.
No deje al azar la planificación de sus giras de ventas
Improvisar una gira de ventas es arriesgado. Todo el mundo puede irse rápidamente en todas direcciones y acabar agitando el viento. Si está bien organizada, significa más reuniones concretas, menos tiempo de viaje inútil y una mejor tasa de conversión. Con las herramientas adecuadas y una buena preparación previa, cada viaje se optimiza y su impacto en las ventas se maximiza.
No deje lugar a conjeturas y confíe en una estrategia sólida con herramientas de alto rendimiento... para vendedores que vuelven a casa con contratos firmados, no sólo con kilómetros en el reloj.
Y tú, ¿quéutilizas para facilitar el trabajo de tus comerciales en la carretera?
🤓 Último consejo para la carretera: ¡calcula regularmente la rentabilidad de tus rondas para poder ajustar la planificación de las siguientes!