Workforce Management (WFM): 5 beneficios de apostarle a tu fuerza laboral

Por María Fernanda Aguirre
El 27/10/21
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Bien se sabe que la unión hace la fuerza y, en el mundo de los negocios, esta premisa no es la excepción. De esta observación pareciera haber nacido el Workforce Management, un conjunto de prácticas y procesos contemplados dentro de la gestión laboral que se implementan con el objetivo de maximizar el rendimiento de los trabajadores. Esto, por demás, conlleva a asegurar la competitividad de la empresa.

La manera como una empresa lleva a cabo la gestión de su fuerza laboral, más allá de su idea de negocio y de los productos o servicios que ofrece, es determinante para su éxito. Esto se debe a que entre mejor se conecten los servicios, mayores serán las probabilidades de que los cronogramas y las metas se cumplan.

Appvizer explora en este artículo la importancia y los beneficios que aporta el Workforce Management a la gestión de una organización. Conoce cuáles son los procesos que contempla y cuál es el papel fundamental que cumplen las herramientas Workforce Management en el proceso.

Qué es el Workforce Management (Workforce Management)

Workforce Management en español

Workforce Management, que en español se podría traducir como gestión de la fuerza laboral, es una estrategia por medio de la cual se busca agilizar ciertos procesos empresariales con el objetivo de que los empleados puedan:

  • Dedicarse a desempeñar las labores que les han sido encomendadas;
  • ahorrar tiempo dejando a un lado tareas de bajo valor estratégico como:
    • Completar formularios,
    • hacer peticiones,
    • solicitar información, etc.

¿Cuál es el valor agregado del Workforce Management?

El objetivo principal que persigue la implementación del Workforce Management es el hecho de estandarizar los procesos empresariales y hacer que estos trabajen de manera conjunta, maximizando su efectividad. Gracias a que los procedimientos se alinean, el talento humano de la empresa está en capacidad de mejorar significativamente su rendimiento.

Procesos que contempla el Workforce Management

El Workforce Management suele aplicarse a procesos del Departamento de Recursos Humanos para simplificar y agilizar la entrada de información, aunque también es aplicable a otras áreas de la empresa.

Algunos de los procesos que pueden beneficiarse del Workforce Management incluyen:

  • RR. HH.
    • Gestión de recursos. Planificación de horarios y asignación de tareas, teniendo en cuenta la calificación de los empleados, sus preferencias personales de tiempo de trabajo y su disponibilidad.
    • Gestión de la carrera profesional. Comprensión de la forma como trabaja cada miembro del equipo, lo que permite al empleador entender sus necesidades en términos de capacitación y evolución profesional. Asimismo, reconocer su desempeño cuando se superan los objetivos.
    • Bienestar laboral. Mejora de la experiencia de los trabajadores desde el momento de la integración, pasando por su ciclo de vida en la empresa hasta su desvinculación.
    • Control horario. Fichaje de la jornada laboral y gestión de bajas laborales y permisos.
  • Planificación y Administración. Estimación y generación de presupuestos, así como seguimiento a los recursos empresariales y su correcta disposición entre los diferentes departamentos de la misma.
  • Field Service Management. Administración de material o recursos móviles de la empresa.
  • Analítica. Análisis de datos y generación de estadísticas sobre el funcionamiento del negocio con miras a su evolución futura.
  • Servicio al cliente. Aplicado a los centros de contacto (contact center) para:
    • La previsión de tendencias comerciales y la planeación de campañas de marketing;
    • el análisis de la cantidad de solicitudes por parte de los clientes para prever una cantidad consecuente de agentes a su disposición;
    • programación de turnos para cubrir las demandas del servicio.

Beneficios y ventajas del Workforce Management para la empresa

Teniendo en cuenta el papel central que la gestión de la fuerza laboral tiene en la empresa, que las empresas inviertan una parte de su presupuesto TI en su optimización, trae como consecuencia los siguientes beneficios:

1. Mayor operatividad y productividad

Cuando se instaura y normaliza un sistema de gestión laboral, se hace posible responder a los objetivos de producción y rendimiento de la organización sin comprometer la calidad. Esto se debe a que el Workforce Management facilita:

  • La correcta asignación de responsabilidades,
  • a los profesionales que cuentan con las capacidades necesarias,
  • para que realicen las actividades en el momento preciso,
  • y a un coste adecuado.

De esta manera, se asegura de la consecución de la producción deseada, habiendo optimizado todos los recursos.

2. Reducción de gastos

La estimación y asignación de recursos puede ser una ardua labor cuando se trata de gestionar proyectos complejos o varios proyectos a la vez. Es necesario que la empresa pueda asegurar la correcta correlación de las actividades para reducir al máximo el riesgo de que la plantilla se vea sujeta a la realización de horas extra.

Gracias al cálculo automático de los tiempos de trabajo de los empleados, la programación del personal destinado a una misión se simplifica y optimiza. De esta manera, se puede asegurar el cumplimiento del presupuesto previsto e, incluso, la generación de ahorros significativos.

Adicionalmente, en caso de tener que recurrir a la ejecución de horas extraordinarias, las reglas de pago excepcionales pueden ser automatizadas para garantizar su correcta remuneración.

3. Mejora del customer service

Al implementar Workforce Management Systems es posible proporcionar un mejor servicio de atención al cliente para garantizar su satisfacción. Esto se debe a que los equipos cuentan con más y mejores herramientas, las cuales los hacen más eficientes a la hora de ofrecer una mejor experiencia global a los clientes.

4. Limitación de riesgos

Reducir los riesgos de incumplimiento de la legislación laboral nacional e internacional deja de ser una preocupación para las organizaciones que cuentan con un sistema Workforce Management. Esto se debe a que, generalmente, estas herramientas cuentan con los estándares necesarios para asegurar el cumplimiento de la legislación y facilitan la comprobación del mismo frente a las autoridades competentes. Esto no solo mitiga el riesgo de incumplimiento legal, sino también el riesgo de perjuicios financieros derivados del mismo.

5. Mayor motivación de la fuerza laboral

Cuando los empleados logran trabajar mejor gracias a que cuentan con herramientas que facilitan su día a día, tienden a presentar un mayor compromiso con su trabajo y con la empresa en general. Esto es posible gracias a la optimización de aspectos como:

  • La comunicación entre equipos de trabajo y la dirección del proyecto,
  • la generación de datos e información útil para una mejor toma de decisiones,
  • la automatización de tareas repetitivas,
  • el control horario y la gestión de ausencias, etc.

Al beneficiarse de una mayor transparencia en los procesos y tener una mayor visibilidad de los mismos, los trabajadores se desempeñan en un ambiente mucho más confiable, lo que termina por traducirse en mejores índices de motivación laboral y bienestar.

Las organizaciones que alcanzan un mejor rendimiento a partir de la optimización de su fuerza laboral, constatan un aumento del 11% en la satisfacción de los empleados, frente al 2% de todas las demás.

Workforce management software

El software especializado en Workforce Management es el medio para que las empresas logren aumentar su eficiencia y productividad como esperan. Este conjunto de herramientas se encarga de asignar a la persona indicada. Asimismo, facilitan la supervisión eficaz de todas las operaciones.

Las herramientas WFM están en la capacidad de contribuir a:

  • La mejora en el desempeño del talento humano de la organización,
  • la reducción de costes por concepto de gestión laboral,
  • la disminución de las ausencias y otras ineficiencias relacionadas con el recurso humano.

No dejes pasar más tiempo sin centrar tus esfuerzos en el recurso más valioso que tienes: tu talento humano. Cuéntanos en los comentarios qué otros beneficios has podido constatar gracias a la implementación de un sistema de Workforce Management para tu compañía.

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