Método QQOQCP: definición y ejemplos concretos para cada pregunta
El acrónimo del método QQOQCP (C) designa una técnica sencilla y eficaz de análisis contextual de una situación dada.
En un contexto profesional, y en particular durante la fase de definición del alcance de un proyecto, permite a las personas plantearse las preguntas adecuadas para comprender una cuestión concreta y responder con mayor eficaciaque lanzándose de cabeza a resolver un problema.
Tambi��n permite a los equipos que trabajan juntos compartir una visión común de una situación y no desviarse del tema.
En este artículo, veremos varios casos de uso del método QQOQCP y, sobre todo, cómo sacarle el máximo partido para conseguir resultados beneficiosos para ti y tus proyectos. 🔥
Definición del método QQOQCP
QQOQCP es un acrónimo que significa "¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué? "Las 5 W (Who, What, Where, When, Why) pueden completarse con How.
QQOQCP o QQOQCCP es un método de análisis, y una solución de calidad para sus procesos, mediante el cuestionamiento de las características fundamentales de una situación.
Estas sencillas preguntas le proporcionan elementos factuales que, una vez reunidos, forman una representación universal de :
- un acontecimiento
- un interés
- una situación
- o contexto.
Este método es especialmente apreciado en el mundo periodístico por su sencillez (sólo hay que recordar una lista de preguntas) y la representación universal que ofrece de una situación.
Respeta plenamente la ética periodística, cuyo objetivo es ofrecer una información completa y objetiva a todo el mundo.
¿Por qué utilizar el método QQOQCP? 6 ámbitos de interés
Este método permite abordar un tema o una cuestión desde todos los ángulos, sin dejar piedra sobre piedra, y enmarcar así un proyecto.
Puede utilizarse en diversas situaciones profesionales:
- definición de un plan de proyecto o de acción
- resolución de problemas
- lluvia de ideas
- redacción de un informe
- gestionar un equipo o incluso un conflicto,
- desarrollar una estrategia, etc.
¿Cómo utilizar eficazmente el método QQOQCCP? Las 7 preguntas clave
En la práctica, para que el método funcione plenamente, es necesario :
- Formular todas las preguntas, y sólo las que sean realmente pertinentes para su problema.
- Extraer los puntos más significativos de las respuestas.
- Poner en marcha acciones pertinentes en relación con los puntos significativos.
¿Quién?
El "quién" debe permitirle abarcar a todas las personas implicadas, no sólo a una. Es posible que tenga varios clientes tipo que deberían estar cubiertos por estas preguntas.
En este caso, es buena idea elaborar una tabla con varias entradas:
- ¿Quién conoce la situación?
- ¿Quién es el cliente de este producto? ¿Quién lo va a utilizar?
- ¿Quién está implicado?
- ¿Con quién está relacionada la persona en este contexto?
- ¿En nombre de quién trabaja?
- ¿Quién se hará cargo del proyecto?
¿El qué?
La pregunta "qué" se refiere a la razón por la que está aplicando esta metodología. A menudo es el desencadenante:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Qué producto o servicio?
- ¿Para qué sirve el método?
- ¿En relación con qué trabaja la persona en cuestión?
El "¿dónde?
La pregunta "dónde" identifica el lugar preciso o la ubicación afectada por el problema planteado:
- ¿Dónde se encuentra el cliente cuando utiliza el producto?
- ¿Hacia dónde se dirige?
- ¿Dónde se plantea el problema?
- ¿Dónde puede encontrarse la información?
¿Cuándo?
El Cuándo se refiere al momento o momentos en que se produce el acontecimiento o acontecimientos. También puede indicar un periodo de tiempo o un plazo:
- ¿Cuándo utiliza el cliente el producto?
- ¿Desde cuándo se conecta el público a mi sitio?
- ¿Hasta cuándo esperamos vender este producto?
- ¿Con qué rapidez debemos enviar el boletín?
- ¿A qué edad tendrán hijos?
El ¿Cómo?
El Cómo pone el dedo en la llaga sobre cómo se hacen las cosas. A menudo es un elemento clave para explicar una situación:
- ¿En qué condiciones utilizan los clientes nuestro producto?
- ¿Cómo nos han conocido los compradores?
- ¿Cómo prefieren los lectores acceder a nuestros contenidos?
- ¿Qué les ha llevado a esta situación?
¿En qué medida? Criterio opcional
Cuánto es suficiente para cuantificar el problema en cuestión y, a menudo, para evaluar su gravedad:
- ¿De cuánto dinero se trata?
- ¿Cuál es el precio?
- ¿Cuántas personas visitan nuestra web cada mes?
- ¿Con qué rapidez podemos lanzar un nuevo producto?
- ¿En qué medida afecta la situación a nuestro proyecto?
¿Por qué?
El Por qué se refiere al motivo o desencadenante de la situación. Nos permite encontrar los primeros elementos de una respuesta:
- ¿Qué ha provocado la caída de las ventas?
- ¿Qué ha desencadenado la compra?
- ¿Por qué los clientes prefieren la versión A a la B?
- ¿Por qué los lectores visitan menos nuestro sitio?
8 ejemplos de aplicación del método QQOQCP
He aquí algunos ejemplos concretos que ponen de relieve las ventajas de aplicar este método:
Relaciones con los clientes
En el contexto de la relación con los clientes, el método QQOQCP permite ponerse en el lugar del cliente potencial para ofrecerle los productos o servicios adecuados en el momento oportuno. En concreto, le ayuda a comprender
- el objetivo
- sus necesidades
- y el contexto que influirá en su decisión (presupuesto, limitaciones de tiempo, etc.).
Si el método se aplica correctamente y las acciones de prospección o fidelización de clientes resultantes se ejecutan bien, es muy probable que gane en rendimiento con
- una mejor tasa de conversión de clientes
- menores costes de adquisición de clientes
- menos recursos humanos asignados por conversión de cliente, etc.
Facilitar las reuniones
En el marco de una reunión interna, QQOQCP permite elaborar una visión del tema de la reunión que será compartida por todos los invitados.
💡 Tomemos el ejemplo de una reunión programada debido a una caída de las ventas. En este caso, el objetivo sería poner en marcha acciones para aumentar los ingresos.
El primer paso es, por tanto, tomar conciencia de la situación, compartir esta realidad para entrar directamente en la fase de resolución del problema sin procrastinar. Verás en este ejemplo que no hay lugar para intervenciones improductivas:
- Quién: el analista de negocio nos da la información que ha observado
- Qué: la caída de las ventas
- Dónde: 3 tiendas de la región parisina
- Cuándo: en los últimos 15 días
- Cómo: cuadro de mandos conectado a un software de gestión
- Cuánto: 30.000 euros
- Por qué: los productos de madera se vendieron menos que en los 15 días anteriores.
Marketing de producto y diseño UX
Crear un producto puede hacerse sin ningún contacto con los clientes si se conoce perfectamente la demanda. Si este no es el caso (la mayoría de las veces), entonces tendrá que cuestionarse a sí mismo y a sus compradores potenciales de una forma u otra.
El método QQOQCP le permite averiguar qué necesita su público objetivo, para poder ofrecerle un producto mucho más relevante que la competencia. El resultado son más ventas y una mayor cuota de mercado.
Marketing
En marketing, el método de las 5 W se utiliza mucho para mejorar la relevancia de las acciones. Suele utilizarse cuando los KPI (indicadores clave de rendimiento) son decepcionantes. Esto suele significar que las acciones y campañas de marketing están mal adaptadas al público.
QQOQCP nos permite enviar mejores mensajes y productos más pertinentes a personas más específicas, teniendo en cuenta su contexto individual.
El marketing individualizado es una tendencia muy fuerte hoy en día, impulsada por la recopilación de datos personales, las exigencias de los clientes y las restricciones legales y técnicas para contrarrestar las acciones de marketing abusivas.
Comunicación
Al igual que el marketing, este método permite familiarizarse con el público objetivo. En este campo es habitual elaborar una tabla con varias columnas para cada tipo de público objetivo.
Es lo que se conoce como marketing personae (personas representativas de un segmento de clientes) o buyer personae.
Periodismo
Como hemos visto antes, el método de las 5 W se ha utilizado ampliamente en el periodismo desde principios del siglo XX en Estados Unidos. Se utiliza para crear contenidos informativos , a diferencia de los contenidos literarios a los que estamos acostumbrados en novelas, cuentos e incluso relatos históricos.
Este método permite compartir información técnica, exhaustiva, objetiva y contrastada, que es apreciada por los lectores que buscan información en la que puedan confiar.
Recursos humanos
Desde el punto de vista interno de RR.HH., este método se utiliza para hacer balance de una situación de crisis, por ejemplo, o de un cambio importante entre los empleados, como
- movilidad colectiva para acompañar un cambio estratégico
- un plan de despidos
- una contratación a gran escala en caso de crecimiento, etc.).
Gestión de proyectos
El método QQOQCP se utiliza en la gestión de proyectos para informar de una situación a las partes interesadas de alto nivel del proyecto (alta dirección, cliente, etc.).
Este método también puede utilizarse en agilidad en el marco de una reunión de planificación previa para hacer balance de forma rápida y regular. En este caso, las 5 W facilitan la difusión del conocimiento y evitan malentendidos.
💡 Para complementar el uso de QQOQCP en la gestión de proyectos, descubre otros métodos que intervienen en la fase de definición del alcance:
[Caso práctico] Aplicación del método QQOQCP en ventas
El método QQOQCP se utiliza especialmente en las ventas, ya que, al igual que en un contexto periodístico, el vendedor estará en contacto directo con el cliente potencial (cliente potencial).
El método de las 5 W permite recopilar información exhaustiva y objetiva con el fin de desarrollar argumentos de venta pertinentes para ese cliente potencial concreto.
En pocas palabras, el método QQOQCP maximiza las posibilidades de vender el mismo producto a dos personas sensibles a argumentos diferentes.
Por ejemplo, su empresa produce y vende palmeras:
| Eje | Pregunta | Julie | Benoît |
|---|---|---|---|
| Quién | ¿Quién va a plantar la palmera en tu casa? | No lo sé, ¡yo no! | Ya me encargo yo. |
| Qué | ¿Qué tipo de palmera quieres? | Quiero dos pequeñas. | Una palmera curva como las que se ven en las playas del paraíso. |
| Dónde | ¿Dónde estará la palmera? | En mi jardín de Lille | En mi casa rural de Montpellier |
| En | ¿Cuándo le gustaría tenerla como muy tarde? | Dentro de 2 semanas | No importa |
| Cómo | ¿Cómo lo transportará? | No tengo ni idea | En mi remolque. |
| Por qué | ¿Por qué quieres una palmera? | Es fuerte y bonita. | Te hace soñar y podré alquilar mi casa rural más fácilmente. |
▶︎ En este ejemplo, podemos ver que Julie apreciará el servicio que le prestas (entrega, instalación). Tiene una idea clara de lo que quiere, pero no será capaz de transportar y plantar la palmera ella sola y no se le ocurrirá nadie más que pueda hacerlo. Véndale un servicio impecable, ¡no un árbol!
▶︎ En el segundo caso, Benoît está más interesado en crear valor percibido en su B&B que en enriquecer la flora de su jardín. En este caso, véndele el árbol más bonito y, por qué no, un accesorio (luces LED cálidas, hamaca o columpio de teca, tensado blanco). Tranquilícelo calculando el rendimiento de su inversión.
Plantilla QQOQCP gratuita para descargar
Hemos creado una tabla QQOQCP en blanco para que pueda empezar a utilizar enseguida este método de eficacia probada.
Descárguela gratis y empiece a utilizarla enseguida:
Herramientas de apoyo a la reflexión en su sector
El método QQOQCP es una forma estructurante de analizar una situación individualmente o en equipo, pero puede no ser la herramienta más eficaz en todas las circunstancias. He aquí las limitaciones del método de las 5 W:
- Requiere tiempo para analizar una situación, lo que no es posible en un entorno empresarial tradicional;
- Requiere la acción humana y, por tanto, existe el riesgo de que se produzcan interpretaciones erróneas. No puede automatizarse;
- Es posible formular preguntas equivocadas ;
- No cubre aspectos más sutiles debido a su rigidez y a sus preguntas básicas muy generales.
He aquí algunas herramientas que pueden ayudarle a estructurar su enfoque de forma más eficaz que una metodología manual:
| Categoría | Beneficios | Ejemplos de herramientas |
|---|---|---|
| Relaciones con los clientes y ventas (CRM) |
|
Sellsy |
| Gestión de proyectos |
|
Wrike, monday.com |
| Recursos humanos |
|
Nicoka, Eurécia |
| Marketing |
|
Ver software DMP |
| Gestión de ideas y reuniones |
|
Ver softwarede gestión de ideas e innovación |
Los 5 errores más comunes con QQOQCP (y cómo evitarlos)
El método QQOQCP parece sencillo sobre el papel. Sin embargo, algunos errores pueden reducir su eficacia en la práctica. He aquí los 5 escollos más comunes... y cómo evitarlos sin caer en la trampa:
1- Conformarse con respuestas vagas
Reformule para obtener hechos concretos, cuantificados u observables. Ejemplos: "¿Quién? El responsable de marketing."¿Cuándo? Todos los lunes a las 9 de la mañana."
2- Olvidar a las partes interesadas clave
No pases por alto a la parte interesada silenciosa pero influyente (por ejemplo, el desarrollador que lo sabe todo sobre el proceso pero al que nunca se ha consultado).
No olvides celebrar una ronda de conversaciones como es debido. Incluso una rápida. Aunque sea informal.
3- Utiliza QQOQCP como un simple MCQ
El método QQOQCP es una herramienta de análisis, no una formalidad administrativa. Tómese su tiempo para profundizar. Detrás de cada pregunta, puede haber varias causas o acciones que investigar.
4- Olvidarse de pasar a la acción
Un buen solucionador de problemas es un QQOQCP aplicado, no sólo uno bien escrito.
5- Creer que el QQOQCP lo resuelve todo por sí solo
El método QQOQCP no sustituye a una verdadera estrategia ni a una sólida gestión de proyectos. Combínalo con otras herramientas: mapas mentales, DAFO, diagramas de Ishikawa, etc. En función de tu objetivo, la solución ideal suele ser polifacética.
Métodos complementarios o alternativos al QQOQCP
El método QQOQCP tiene más de un as en la manga. Pero no es el único que brilla cuando se trata de resolver problemas, gestionar proyectos o analizar situaciones. Aquí tienes 5 enfoques que pueden mejorarlo... o sustituirlo por completo, según el contexto.
👉 Si tienes proyectos multilingües o internacionales, es posible que hayas oído hablar del 5W1H. Es el nombre en inglés de nuestro querido método QQOQCCP:
Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Por qué, Cómo. Misma estructura, mismos objetivos, pero con un poco de acento shakesperiano 🎩.
👉 El diagrama de Ishikawa, apodado "diagrama de espina de pescado" (yum), es una herramienta de análisis visual de para identificar todas las posibles causas de un problema.
Es un gran complemento de QQOQCP cuando se quiere profundizar en un proceso complejo o mejorar un producto.
El análisis DAFO es un clásico de la gestión de proyectos y la estrategia empresarial. Te pone a pensar cruzando fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Perfecto para dar un paso atrás, estructurar la información y ajustar tu objetivo general.
El método de los 5 porqués es sencillo, directo y poderoso. Se hace la pregunta "¿Por qué? " hasta cinco veces seguidas para identificar la causa raíz de un problema.
Redoubtable en caso de un error persistente, un conflicto recurrente o un proceso defectuoso. Menos relevante si buscas la visión de conjunto.
¿Quieres visualizar tu plan de acción, aclarar los vínculos entre las partes interesadas o estructurar tu reunión de forma atractiva? Combina el método QQOQCP con los mapas mentales.
Ganarás claridad, eficacia... y complacerás a tu cerebro visual.
El método QQOQCP en pocas palabras
El método QQOQCP es una metodología sencilla, eficaz y, sobre todo, probada, que puede utilizarse en multitud de campos, aunque interesa especialmente a periodistas y profesionales de la venta.
Estos últimos lo utilizan para maximizar sus posibilidades de vender un mismo producto a varias personas sensibles a argumentos diferentes, como hemos visto en un ejemplo concreto.
Sin embargo, el método adolece de algunas limitaciones que pueden superarse con herramientas en línea capaces de automatizar la comprensión de una situación concreta e iniciar las acciones pertinentes. 💯
PREGUNTAS FRECUENTES - QQOQCP
¿Qué significa QQOQCP?
Las siglas QQOQCP significan: Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué. Es un método de interrogatorio que se utiliza para estructurar un análisis, comprender una situación o sentar las bases de un proyecto. ¿Quieres respuestas claras? Haz las preguntas adecuadas.
¿Cuál es la diferencia entre QQOQCP y QQOQCCP?
Muy sencillo: el método QQOQCCP añade una dimensión a la versión clásica. La "C" adicional significa Cuánto. Es un criterio opcional, pero muy útil cuando hay que poner una cifra a un objetivo, un presupuesto o un recurso. QQOQCP para comprender. QQOQCCP para planificar con cifras.
¿Cómo puede utilizarse QQOQCP en la gestión de proyectos?
A la gestión de proyectos le encanta QQOQCP. Y es fácil ver por qué. Puede utilizarlo desde la fase de definición del alcance para :
- estructurar el plan de acción
- clarificar las funciones
- identificar las limitaciones.
¿Quiere evitar vaguedades y omisiones? Formule las seis preguntas clave desde el principio. Bonus: te ahorras ir detrás de la información... o de los errores.
¿Qué herramientas se necesitan para aplicar QQOQCP?
Una tabla, un post-it, un mapa mental o un archivo Excel: tú eliges. También puedes utilizar herramientas de gestión como Notion, Trello o Miro para organizar las respuestas y visualizarlo todo. Lo importante es que tus preguntas sean claras, compartidas... y procesables.
¿Por qué QQOQCP es útil en comunicación?
Porque la comunicación es sinónimo de claridad y pertinencia. Con el método QQOQCP de , puedes..:
- estructurar el mensaje
- comprender las necesidades de su cliente
- responder a una crisis sin improvisar,
- elegir las palabras adecuadas, en el lugar adecuado, en el momento adecuado, con el tono adecuado.