Gestión de proyectos: definición, metodologías y herramientas

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La gestión de proyectos está muy asociada con la actividad específica y puntual de cada empresa. La planificación de proyectos también está demostrando ser una poderosa forma de gestionar el cambio y transformar la empresa. 

Estas dos dimensiones de la gestión de proyectos producen efectos extremadamente beneficiosos y son cada vez más comunes en todas las empresas. La planificación de proyectos es un tema que afecta a todos los oficios y departamentos de una empresa. Este artículo tiene como objetivo esbozar la gestión del proyecto y compartir experiencias útiles para todos. 

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¿Qué es un proyecto? Definición

Un proyecto es un conjunto de actividades organizadas en fases o etapas y que forman una unidad de gestión para el logro de un objetivo definido y preciso.

Proyecto = operación puntual que tiene un principio y un final, que requiere la implementación de recursos humanos y materiales para su realización.

Las 7 características de un proyecto

Un proyecto (según el investigador francés Christophe Midler) se caracteriza por los siguientes 7 puntos:

  1. 👉 Un proyecto tiene como finalidad alcanzar un objetivo específico

De una u otra manera, se espera un resultado claro y concreto. La gestión del proyecto comienza estableciendo una meta: todos los recursos y cronogramas se deducen de este objetivo, a diferencia de otras actividades de la empresa que se basan en habilidades y experiencias individuales y colectivas para diseñar la empresa y sus productos.

  1. 👉 Un proyecto es único y puntual

Un proyecto comienza con una expresión de necesidad y termina cuando se alcanza el objetivo. Si un proyecto se repite de manera recurrente, ya no hablamos de un proyecto, sino de una actividad.

  1. 👉 Un proyecto responde a la expresión de una necesidad

La necesidad es expresada por el "cliente". El responsable del proyecto debe formular esta necesidad en términos que sean comprensibles sin ambigüedad por el equipo encargado de llevar el proyecto adelante. 

  1. 👉 Un proyecto está sujeto a incertidumbre

La gestión de la incertidumbre es una dimensión obligatoria a la hora de planificar un futuro desconocido. La incertidumbre crea riesgos u oportunidades potenciales.

  1. 👉 Un proyecto es combinatorio y multidisciplinario

Un proyecto alcanza el éxito sólo si todas las actividades y tareas 

colectivas aportan valor.

  1. 👉 Un proyecto es temporal

El comienzo y el final de un proyecto deben conocerse antes del lanzamiento, lo que hace necesario anticipar y gestionar de inmediato los riesgos, los problemas y las incógnitas.

  1. 👉Un proyecto depende de su entorno

Un proyecto no puede aislarse de su entorno. La gestión del proyecto debe minimizar los impactos negativos que frenarían o impedirían la realización del objetivo dentro de los límites de tiempo impartidos.

3 desafíos para superar

Además de estas 7 características, un proyecto se define por 3 desafíos principales relacionadas entre sí simultáneamente:

  1. El tiempo (fechas y plazos).

  2. Las especificaciones técnicas (mantener el alcance del proyecto).

  3. Los recursos (presupuesto / costos).

Si se modifica una de estas tres dimensiones, las otras dos se verán afectadas al mismo tiempo. A continuación veremos que el método, esencial en la gestión de proyectos, combinado con buenas prácticas te permitirán mantener estos 3 aspectos bajo control y, por lo tanto, tener éxito en tu proyecto.Los anglosajones usan el término "OTOBOS" para conceptualizar este objetivo: On Time, On Budget, On Scope.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La planificación de proyectos es un sinónimo del concepto de gestión de proyectos. La planificación de proyectos se refiere a la actividad que permite que el diseño y la ejecución trabajen en conjunto para lograr el resultado esperado tomando en cuenta las 3 restricciones mencionados anteriormente:

  • tiempo,

  • alcance,

  • recursos.

A diferencia de la gestión de proyectos, la "gestión clásica de los profesionales", en su mayoría, suelen separar la concepción y la ejecución. Este modo de operar tiende a desaparecer favorizando el trabajo en modo proyecto, vector de mayor productividad.

La gestión de proyectos también tiene la virtud de gestionar la paradoja entre el conocimiento del cliente y la capacidad de acción: al comienzo del proyecto, el equipo tiene una capacidad de acción importante, pero poco conocimiento. Posteriormente, y a lo largo del proyecto, el conocimiento aumenta y la capacidad de acción disminuye. 

De hecho, la gestión del proyecto permite aportar un máximo de conocimientos al comienzo del proyecto cuando uno tiene una gran capacidad de acción. Eso equivale a pensar el proyecto cuidadosamente antes de comenzar.

¿Cuándo es apropiado crear o hablar de un proyecto?

La implementación de un proyecto es relevante si responde positivamente a las siguientes preguntas:

  • ¿Es esta una misión puntual y específica?

  • ¿Es necesario un entregable?

  • ¿Existe una limitación de tiempo, presupuesto o alcance técnico?

  • ¿La concepción y la ejecución deberían trabajar juntos?

Más allá de la empresa, el proyecto se convierte, dentro de la compañía en una figura de la anticipación, la transversalidad y la racionalización de la acción colectiva temporal. Es por eso que la gestión de proyectos se ha democratizado. La expresión "trabajar en modo proyecto" se ha vuelto común en todas las empresas y particularmente en las más innovadoras. Detrás de esta expresión se encuentra la búsqueda de productividad al aumentar el valor creado y / o reducir los costos

Productividad = Valor / Costos

El director de proyectos y otros actores

La gestión del proyecto gira en torno a las personas involucradas: el pilar más importante de cualquier proyecto. Son las personas u organizaciones internas y/o externas que participan en al menos una fase del proyecto o en el resultado que se debe lograr. Más concretamente, los actores de la gestión del proyecto pueden ser los siguientes:

  • El cliente.

  • Los ingenieros del equipo de ejecución.

  • Los empleados de la empresa (como usuarios del producto final, por ejemplo).

  • El Scrum Master o directos de proyectos (persona fundamental en la gestión de proyectos ágiles).

  • El jefe de proyectos (también conocido como Project Manager).

Los actores de la gestión de proyectos deben ser considerados desde cuatro aspectos fundamentales: 

  • Sus habilidades,

  • Su personalidad, 

  • Sus responsabilidades,

  • Su influencia. 

El talento de un buen jefe de proyecto es saber cómo identificar estos componentes en un individuo que participa en el proyecto. Esto permite, por ejemplo, hacer las combinaciones de competencias correctas o solicitar / informar a las personas adecuadas en el momento correcto.

4 fases en la gestión de un proyecto

Un proyecto puede dividirse en 4, 7 o más de 10 fases. De manera simplificada, estos son los 4 pasos principales de la gestión de proyectos.

1. Analiza las necesidades

Como hemos visto anteriormente, el punto de partida para la planificación del proyecto es la formalización del resultado esperado. Por lo tanto, la necesidad debe ser expresada de manera clara y precisa para que los implicados en el proyecto puedan responder de manera eficaz a las especificaciones y particularidades del mismo. 

A partir de este análisis se definirán los 3 componentes estructurantes del proyecto: 

  • Tiempo, 

  • Presupuesto, 

  • Perímetro. 

De hecho, si el análisis de las necesidades es incorrecto, la planificación del proyecto será necesariamente incorrecta y no se lograran los objetivos. A menudo, el equipo escribe las especificaciones funcionales y técnicas para que no haya ambigüedad en la necesidad.

2. Construye y planifica

Sobre la base de las especificaciones, la concepción y la ejecución trabajarán en conjunto para evaluar el esfuerzo requerido para entregar el resultado esperado (fase de cifrado). Los otros parámetros son resultado de esta planificación, el proyecto suele evolucionar según los intercambios y decisiones sobre la marcha.

Los actores deben decidir en conjunto una fecha de lanzamiento y entrega.

Dividir el proyecto en tareas y misiones permite establecer una secuencia de tareas según un calendario. Este trabajo a menudo se materializa en un diagrama de Gantt. Además de las tareas y misiones, la planificación debe tener en cuenta las fases de reflexión y los tiempos no productivos (reuniones, decisiones, expectativas).

La fase 2 generalmente se traduce en un planning detallado.

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3. Seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto es la fase que más requiere de habilidades en las relaciones interpersonales y reactividad. Es necesario monitorear la correcta ejecución de cada una de las tareas. El responsable del proyecto debe ser capaz de identificar los puntos de fricción, los riesgos, las oportunidades, las desviaciones y proponer soluciones rápidamente.

El seguimiento del proyecto es más simple gracias a la utilización de paneles de control (Dashboards) y herramientas para la generación de informes.

El software de gestión de proyectos en línea (SaaS) proporciona información en tiempo real sobre el progreso del proyecto y, por lo tanto, puedes reaccionar rápidamente de ser necesario. Las funciones de comunicación y colaboración también son muy importantes para interactuar con los equipos de concepción y ejecución.

4. Cierre y evaluación

Un proyecto llega a la fase final cuando se alcanza el objetivo. Para conocer esta información, el objetivo definido en el origen del proyecto debe ser SMART (S-pecific – Específico, M-easurable – Medible, A-chievable – Alcanzable, R-ealistic – Realista). Por lo tanto, los informes y los paneles son esenciales para justificar el logro de un objetivo.

Al contrario de lo que podemos creer, todavía queda una última etapa después del logro del objetivo: hacer un informe final del proyecto. Esta evaluación permite que los futuros proyectos beneficien de las buenas prácticas y eviten cometer los mismos errores. El aprendizaje es parte de la cultura de la gestión de proyectos.

Actividades transversales

En cada etapa de la gestión de proyectos, es esencial:

  • Comunicar regularmente con las partes interesadas.

  • Controlar derivas, anticipar riesgos.

  • Adaptarse (pérdida de un talento, llegada de un nuevo colaborador, oportunidad tecnológica).

  • Gestionar los recursos humanos: este es el principal factor de éxito o fracaso de un proyecto.

Gestión de proyectos: metodología

Existen numerosas metodologías para la gestión de proyectos según el perfil del mismo, el funcionamiento de la compañía y la cultura de empresa:

Ágil 

El método Ágil permite trabajar en modo iterativo y, por lo tanto, valorizar un enfoque táctico: los eventos y cambios imprevistos se gestionan más fácilmente. Este es el método más popular actualmente para proyectos innovadores.

Scrum

Scrum es un conjunto de las mejores prácticas del método ágil particularmente efectivas para proyectos creativos. La planificación de un “Sprint” corto es una característica importante de este método.

PMBoK 

Project Management Body of Knowledge es una guía para estructurar y dominar el conocimiento en torno a un proyecto.

Prince2

El método de PRojects IN Controlled Environments se centra en 3 puntos: 

  • organización, 

  • gestión,

  • control del proyecto. 

Es un método riguroso utilizado para proyectos a gran escala.

PERT

El método Program Evaluation and Review Technique permite representar la interdependencia de las tareas a realizar y el cálculo de las rutas críticas. Es una visualización lógica de un proyecto.

Critical Path Method (CPM) o el método de la ruta crítica

Permite planificar un proyecto a partir de un modelo que incluye la lista de tareas, las dependencias y el tiempo estimado. Esto ayuda a identificar el camino más crítico para alcanzar la meta.

Métodos de desglose del proyecto

El punto común de todos los métodos de gestión de proyectos es dividir el proyecto en actividades, luego en misiones y luego en tareas. Para hacer esto, aquí hay algunos métodos efectivos:

  • PBS (Product Breadkdown Structure): estructura de reducción de producto

  • WBS (Work Breakdown Structure): estructura de desglose del trabajo

  • OBS (Organisation Breakdown Structure): estructura de desglose de la organización

  • TBS (Time Breakdown Sructure): estructura de descomposición del tiempo

8 mejores prácticas para la gestión de proyectos

El 3/4 de los proyectos no alcanzan todos sus objetivos. Para evitar esto, se necesita mucho sentido común y algunas buenas prácticas.

1. Estimar todos los posibles riesgos

Aquí hay algunos de ellos:

  • Riesgo de complejización técnica;

  • Riesgo de retrasos debido a demoras de proveedores;

  • El cliente no puede financiar el proyecto en su totalidad.

     

Anticipar los riesgos a menudo impide que se realicen.

Un desvío en el proyecto puede ocurrir en caso de un evento negativo (retraso en la producción, cambio de estrategia, aumento de los precios de compra de materia prima, etc.), pero también en caso de eventos positivos (buenas ideas, por ejemplo).

El responsable del proyecto siempre debe asegurarse del avance del proyecto y anticipar lo impredecible proporcionando márgenes de seguridad, especialmente cuando se trata de un proyecto innovador. 

2. Definir lo más claramente posible el perímetro del proyecto (tamaño del proyecto)

Esto es para detallar inclusiones (que es parte del proyecto) y las exclusiones (que no es parte del proyecto). También se trata de escribir especificaciones claras y comprensibles por todos los interesados.

3. Dividir el proyecto en subproyectos

Cortar un proyecto en tareas hace posible eliminar todas las incógnitas: es difícil saber cuánto tiempo llevará fabricar un automóvil. Por otro lado, es más fácil saber cuánto tiempo lleva hacer las ruedas. Desglosar la noción de "esfuerzo" (tiempo, pasos y tareas). Consulta los métodos de corte del proyecto anteriores para obtener más información.

4. Enumerar habilidades y asignar roles

Enumera las competencias necesarias para satisfacer las necesidades del cliente y crear mejores equipos (más equilibrados). También ayuda a distribuir los roles y las responsabilidades.

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©Universidad de Costa Rica

5. Conservar el control sobre todas las partes involucradas

Cada actor en la gestión de proyectos tiene una influencia, comportamientos específicos y conocimientos que deben identificarse. También es importante asegurarse de que todos adhieran al proyecto y compartan un objetivo común. Si este no es el caso, la efectividad del proyecto se verá comprometida.

6. Establecer una comunicación efectiva durante todo el proyecto

El encargado de un proyecto pasa más del 80% de su tiempo comunicándose. Debe informarse y asegurarse de que sus colaboradores tengan el nivel correcto de información. Un desequilibrio en la comunicación puede conducir a la frustración o incluso al rechazo del proyecto.

7. Confiar en el sentido común

A pesar de todos los métodos de gestión de proyectos y las soluciones notables a las que nos referimos a continuación, el sentido común (también llamado "instinto") puede acelerar la evolución del proyecto:

  • Establecer un marco para permitir la confianza dentro del equipo del proyecto.

  • Motivar talentos a largo plazo y no solo al principio.

  • Apoyar a los colaboradores antes de que tengan que pedir ayuda, etc.

8. Comprimir las 3 dimensiones del proyecto al máximo

¿Has oído hablar de MVP (Minimum Viable Product)? Se trata de reducir el alcance del proyecto al máximo con el objetivo de reducir el costo y el tiempo. Esto hace posible aumentar muy (muy) significativamente las posibilidades de alcanzar la meta y especialmente probar el concepto antes de llegar al final de la idea.

3 herramientas para la gestión de proyectos

Te presentamos algunas soluciones para gestión de proyectos que se alinean con las ideas presentadas en este artículo. Estos software permiten organizar y estructurar proyectos, pero también crear valor (colaboración, comunicación, monitoreo en tiempo real) y reducir costos:

Basecamp 

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos basada en la subdivisión de las tareas en pestañas posibilitando una vista tipo kanban. El enfoque para la gestión de proyectos es altamente colaborativo. Ofrece funcionalidades avanzadas para la comunicación, el intercambio de agendas y la gestión de documentos.

  • Agenda compartida.

  • Gestión de tareas.

  • Elecciones y votaciones.

  • Gestión de documentos electrónicos.

  • Presentación de informes.

Jira

Jira es una herramienta pensada principalmente para equipos ágiles. La herramienta es reconocida por dirigirse principalmente a los desarrolladores de software. Además, la planificación del proyecto se vuelve escalable: Jira Software es compatible con cientos de soluciones de desarrollo, como Confluence, Bitbucket o HipChat.

  • Organizar y priorizar tareas con un simple arrastrar y soltar.

  • Planificar proyectos con Scrum y / o Kanban.

  • Simplificar informes

  • Personalizar la interfaz: elige un flujo de trabajo existente o crea uno propio para reflejar el flujo de trabajo.

Podio 

Uno de los objetivos principales de Podio es ser "móvil": ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Si uno de los principales problemas, al adoptar un software, es la integración, con Podio no hay que preocuparse. Es compatible con los servicios más utilizados en el mercado: Dropbox, Drive, Office, proveedores de correo electrónico.

podio

  • Tablas a tableros dinámicos para una visión 360.

  • Espacios de trabajo colaborativo.

  • Gestión documental y de tareas.

  • Aplicación móvil disponible e interoperable con otros sistemas para compartir archivos.

Conclusión

La gestión de proyectos es una disciplina importante para lograr los objetivos de un proyecto respetando las limitaciones de tiempo, presupuesto y perímetro. 

Una organización estructurada resultado del compromiso de los resultados permite alcanzar niveles muy altos de productividad al reducir costos y / o crear más valor. 

También hemos visto que los métodos de gestión de proyectos combinados con un conjunto de mejores prácticas optimizan el trabajo colaborativo, así como la concepción y la ejecución de proyectos.

Finalmente, el software de gestión de proyectos en línea viene a estructurar el enfoque del proyecto en primer lugar, y a aportar un valor agregado en segundo lugar a través de sus funciones de estructuración y colaboración.

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