Planificar proyectos con Asana ¡en español!: funcionalidades, ventajas y desventajas

Todo lo que necesitas saber sobre Asana en español y cómo planificar un proyecto con la herramienta. Gana en productividad y eficacia: la planificación de un proyecto es la base del éxito de cualquier actividad. Además de contar con las funcionalidades de base para la gestión de tareas y el trabajo colaborativo, Asana ha sido concebida como un herramientas para la planificación de proyectos que hace el trabajo en equipo más fluido, más transparente y más eficaz.

Las últimas actualizaciones de Asana y la creciente popularidad de esta herramienta han despertado nuestra curiosidad. Después de haber probado la plataforma, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el gestor de proyectos en auge Asana. 

Asana es una herramienta de productividad en línea (SaaS) para la planificación de proyectos y la gestión de tareas en un entorno de trabajo colaborativo. El objetivo principal de Asana es facilitar el trabajo en equipo para que el personal se concentre en los objetivos a alcanzar y en el trabajo a realizar en lugar de enfocarse en la organización del proyecto.

Asana fue creado en el 2008 y desde entonces no ha parado de evolucionar. Siempre con el firme objetivo de mejorar la productividad de los empleados y facilitar el trabajo al gerente de proyecto.

Asana se posiciona en el espectro de las plataformas colaborativas, pero con funcionalidades innovantes y avanzadas. Algunas de las principales características que hacen de Asana una herramienta única en su tipo son: 

¡La claridad de la información es la prioridad! Poco importa el número de tareas, proyectos, documentos o informaciones, Asana permite conservar un espacio legible e intuitivo. 

Asana simplifica y flexibiliza la organización tradicional del trabajo. Todos los participantes pueden alimentar una o varias tareas y el responsable de proyecto se encarga de controlar la viabilidad y ejecución. La herramienta es transparente y reúne estrategias y operaciones para el éxito del proyecto. 

Asana permite diferentes vistas, filtros, clasificaciones y organizaciones para que cada colaborador pueda navegar en la herramienta y acceder a la información según su funcionamiento personal y sus necesidades profesionales. 

Asana puede ser considerado un “hub” colaborativo para gestionar la colaboración en empresas, la comunicación formal e informal, la gestión documental y mucho más gracias a cientos de integraciones posibles (Google Drive, DropBox, Slack, Gmail, etc.). La centralización de la información refuerza la capacidad de la herramienta para aumentar la productividad. 

Asana es un software que conviene tanto al freelance que busca un gestor de tareas como a las grandes corporaciones, con cientos de empleados, que buscan una solución para la gestión de carteras de proyectos o PPM (Project Portfolio Management) para la gestión de proyectos complejos. Las diferentes vistas y la flexibilidad en la experiencia del utilizador permiten a todos los miembros del equipo sentirse cómodos en la utilización del programa.

El tema de la utilidad de una aplicación como Asana y sus alternativas (Trello, Wrike, Wimi...) puede surgir cuando una empresa aún no ha implementado una herramienta de este tipo. El argumento principal en pro de una herramienta colaborativa para la gestión de proyectos es la supresión de tareas sin ningún valor agregado (tareas relativas a la organización) con la finalidad de dedicar más recursos a las tareas de peso (relativas a la ejecución del proyecto). 

Una herramienta que favorece las interacciones en torno a las tareas, organiza naturalmente los documentos, las informaciones, las responsabilidades, los objetivos y los hitos. Por el contrario, la ausencia de esta herramienta obliga a los colaboradores a extraer documentos, datos e informaciones útiles de correos electrónicos isolados para posteriormente organizar manualmente todo el trabajo.

Sin duda alguna, la primera opción es la más rápida, las más productiva y la más cómoda para los colaboradores.

Asana optimiza la gestión de equipos, tareas y proyectos, y aporta otros beneficios interesantes: 

• Reduce la congestión de las mensajerías reemplazando los correos electrónicos con comentarios y descripciones de tareas. Los comentarios son mucho más pertinentes que los emails porque están en contexto. Asimismo, a finales de octubre 2018, Asana lanzó la sincronización con Gmail y Outlook. 

• Permite identificar a las personas correctas inmediatamente (responsables y miembros del equipo). Los colaboradores concernidos reciben notificaciones automáticas.

• Permite tomar buenas decisiones gracias a la centralización de las informaciones y de los tableros de mando. 

• Centraliza todas las informaciones en un solo lugar (comunicación y colaboración).

• Centraliza los aspectos colaborativos, productivos y organizacionales (compartición de ideas, gestión de tareas, gestión de proyectos, etc.).

• Aporta transparencia a la gestión de los proyectos y confianza para los colaboradores.

• Permite tener una comunicación clara y ganar en productividad. 

Las startups son el público número uno de Asana por una razón muy sencilla: las startups buscan herramientas eficaces y con la mejor relación calidad-precio. 

Asana también cumple perfectamente con los requerimientos de freelancers y autónomos (para la gestión de tareas), los equipos de programadores/desarrollo del producto, los equipos de marketing y hasta las grandes empresas en transición hacia una metodología ágil para la gestión de proyectos. 

Las consultoras también pueden trabajar con Asana para gestionar el trabajo colaborativo con los clientes. 

De manera general, todos los individuos pueden verse en la necesidad de utilizar un gestor de tareas como Asana: marketeros, jefes de proyecto, responsables de comunicación, programadores, etc. Tanto los equipos creativos como los administrativos, dependiendo de la perspectiva de los participantes, pueden encontrar un marco estructurante o liberador y transparente. 

Asana se adapta perfectamente a las siguientes utilizaciones:

1. Gestión de tareas puntuales y recurrentes (relación cliente, recursos humanos, administrativo, etc.).

2. Gestión de proyectos simples (realización de una plaqueta comercial por ejemplo) e intermedios (creación de un sitio web, marketing de contenido, creación del producto, etc.).

3. Colaboración y productividad cotidiana: gestión de ideas, repartición de tareas, compartición de documentos, votos, comentarios...

4. Planning de equipo.

En la categoría de software de gestión de proyectos colaborativos a menos de 10 euros por mes/utilizador, Asana se convierte, sin duda alguna, en la solución más económica del mercado. Su cobertura funcional es una de las más generosas. 

Las integraciones permiten extender la cobertura funcional de Asana con otras soluciones especializadas (gestión de documentos, CRM, mensajería instantánea, análisis de datos, desarrollo informático - GitHub -, email marketing, etc.).

Por el contrario, Asana no cubre las siguientes funciones:

• flujos de trabajo complejos: interdependencia entre las etapas,

• mensajería instantánea (chat): sin embargo las integraciones con Slack, Google Hangouts Chat y Microsoft Teams han sido muy bien concebidas,

• PPM (Project Portfolio Management): la función para gestión de carteras de proyectos está prevista para finales del 2018,

• gestión de hojas de tiempo (timesheet) para el seguimiento del tiempo invertido, 

• presupuestos y facturación,

• asignación de recursos,

• planes con la carga de trabajo,

• ciclo de vida del proyecto,

• gestión de riesgos del proyecto,

• gestión financiera: gestión de costos, seguimiento del presupuesto, gestión de compras. 

Asana propone una versión gratuita de hasta 15 utilizadores que permite aprovechar al máximo las funcionalidades para un equipo pequeño:

• gestión de tareas,

• creación de proyectos,

• discusiones,

• documentos adjuntos,

• fechas topes,

• agendas.

Muchas empresas trabajan durante mucho tiempo con la oferta gratuita (generalmente hasta 10 empleados), puesto que es lo suficientemente completa como para obtener resultados satisfactorios. 

Las versiones de pago de Asana ofrecen todas las funcionalidades de la versión gratuita así como confort adicional y funcionalidades avanzadas: 

• vista cronológica (adaptación del diagrama de Gantt),

• busqueda avanzada e informes,

• campos personalizados de las tareas,

• interdependencia entre tareas (Ej. Sólo cuando una tarea es finalizada, la segunda puede ser ejecutada),

• proyectos compuestos únicamente de conversaciones (adaptación de la experiencia Slack),

• equipos y proyectos privados (en la versión gratuita, todos los proyectos son visibles por todos los miembros),

• fechas de inicio de una tarea,

• administración de la empresa,

• asistencia prioritaria,

• autentificación única con Google (SSO).

La ergonomía de Asana ha sido pensada en torno a la eficacia y a la productividad: el ambiente es claro y sobrio, y la tecnología utilizada ofrece mucha velocidad a la aplicación. 

El software está disponible tanto en línea como en el móvil con una versión simplificada de iOS y Android (esta versión permite ser mucho más productivo incluso desde el teléfono). Por el contrario, al día de hoy, no existe una versión oficial para instalar en el ordenador, ni una versión privada en el Cloud. Dicho esto, el interés de una versión local es casi nulo puesto que los altos estándares de seguridad de Asana hacen que la instalación en el servidor sea sujeto de discusión. 

Otra particularidad en la ergonomía de Asana: los atajos del teclado. Poca gente utiliza los accesos rápidos a pesar de constituir un ahorro de tiempo considerable. Los atajos más interesantes son para: 

Gestionar tareas:

• Tab + M: asignarse una tarea

• Tab + Z: ir a mis tareas

• Tab + retorno: eliminar la(s) tarea(s) seleccionada(s) 

• Tab +C: comentar la tarea seleccionada

Personalizar el texto:

• CTRL + B: negrita,

• CTRL + I: cursiva,

• CTRL + U: subrayar,

• CTRL + Shift + 8: lista con viñetas.

Source: Asana

El punto más diferenciador de Asana con respecto a otras herramientas colaborativas (Trello vs Asana por dar un ejemplo) es la posibilidad de cambiar las vistas muy rápidamente según las necesidades y el confort personal. Vistas disponibles en Asana:

• Kanban,

• cronológica,

• lista de tareas,

• lista de documentos,

• agenda/calendario. 

Los datos de los utilizadores de Asana se encuentran alojados en servidores dedicados y securizados provistos por Amazon Web Services. Estos centros de procesamientos de datos ofrecen seguridad física 24h/24h con control biométrico de los accesos. Asimismo, estos centros de procesamientos de datos están conformes SOC 1, SOC 2 y SOC 3. Los datos almacenados, así como los datos en tránsito entre dos puntos geográficos, son encriptados según el estándar actual: AES 256.

Asana también se encuentra conforme a los acuerdos internacionales sobre los intercambios de datos entre Unión Europea y Estados Unidos. Una evolución interesante en este punto sería el alojamiento de los datos en Europa para los utilizadores europeos como lo proponen empresas como Microsoft o Salesforce.

• La utilización cotidiana es tan útil como la utilización para proyectos puntuales,

• La relación calidad - precio es excelente,

• La posibilidad de cambiar las vistas en función de las preferencias y de las necesidades hace que la herramienta sea agradable para todos los miembros del equipo,

• La herramienta ofrece equilibrio entre un ambiente estructurante y flexible al mismo tiempo.

En definitiva, Asana es una herramienta completa en el plan funcional con excelentes integraciones. Además, permite una evolución rápida sin modificación de precios.

Asana no se adapta muy bien a proyectos complejos que implican presupuestos, gestión de riesgos, cálculos de costos, etc. 

Una gestión avanzada de los flujos de trabajo y de los números de tickets permitiría reemplazar a utilización de otros software como Redmine (software de gestión de proyectos Open Source). 

Asana es una solución de productividad de una calidad excepcional para la planificación de proyectos y la gestión de tareas. Sin embargo, no debe ser confundida con un software de gestión de proyectos a gran escala (implicando planificaciones importantes: gestión de riesgos, presupuestos y recursos).

Para el resto de los proyectos, Asana propone funcionalidades completas en término de colaboración y productividad. Su versión gratuita es suficiente en empresas con hasta diez utilizadores. Las pequeñas empresas pueden pasar a la versión premium en cualquier momento, incluso antes de alcanzar el límite de 15 utilizadores gratuitos. 

Artículo actualizado, publicado inicialmente en diciembre 2018