Aprende cómo hacer tu factura online en unos cuantos clics

e-factura

La factura online o e-factura permite a las empresas automatizar procesos comerciales y administrativos y simplificar el procesamiento de las obligaciones legales (como la gestión del IVA).

Hacer facturas en una hoja de cálculo Excel o en un documento Word es una práctica común. Sin embargo, cuando de finanzas se trata, todos sabemos la importancia de cumplir con el marco legal.

Es posible que ya conozcas los beneficios de la facturación electrónica. Ahora te invitamos a descubrir conceptos básicos, un modelo de plantilla gratuita a descargar, así como algunas sugerencias clave para una facturación rápida y efectiva.

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La factura: ¿qué es y qué tipos de facturas existen?

Definición y generalidades

Ya sea que te hablen de factura online o en papel, se está haciendo referencia a un documento oficial que justifica operaciones financieras (entre particulares y/o profesionales) y que detalla las condiciones para la emisión de bienes o servicios.

Su objetivo es garantizar la transparencia en las relaciones comerciales y permitir la trazabilidad de una transacción.

De naturaleza comercial y contable, en España este documento está regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Tipos de factura

Existen varios tipos de factura, de los cuales, la mayoría de empresas utilizan fundamentalmente 3:

  1. Factura simplificada: contienen los datos básicos para la trazabilidad de la transacción. Reemplaza el ticket de caja en transacciones que anteriormente no requerían facturas.
  2. Factura completa: contienen muchos más detalles que la factura simplificada y contempla casos específicos como regímenes especiales, medios de transportes para entregas, cuotas tributarias, pagos por adelantado, etc.
  3. Factura online: esta engloba todos los tipos de facturas. En efecto, la característica diferenciadora que presentan es su formato electrónico, por lo tanto, tanto las facturas simplificadas como las facturas completas pueden ser facturas online.

La factura online

La factura electrónica es una factura emitida, enviada y recibida en formato electrónico.

En España, la factura electrónica no es un requisito obligatorio para las empresas, sino que su expedición dependerá del consentimiento del destinatario.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La Ley estipula, además, que los proveedores de productos y servicios de las Administraciones Públicas están obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través de un punto general de entrada de la Administración General del Estado, denominado FACe.

Factura online: ¿cómo hacerla?

Requerimientos legales

Con el objetivo de cumplir con los principios de legibilidad, autenticidad e integridad, las facturas certificadas deben cumplir con formatos estándares de uso común:

  • ISO 19005 (PDF/A),
  • PNG,
  • JPEG 2000,
  • Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior,
  • TIFF 6.0 o superior.

Las facturas para la Administración Pública deben estar redactadas en un lenguaje informático específico:

  • Facturae 3.2 ó 3.2.1.

¿Qué debe contener?: información básica a incluir

Para hacer facturas online o en papel, es necesario incluir la siguiente información (en función del tipo de factura que estés realizando):

  • Fecha de emisión o fecha de facturación.
  • Número de factura (la numeración ha de ser correlativa).
  • Fecha de venta o servicio (si es diferente a la fecha de expedición).
  • Identidad del vendedor o proveedor de servicios con el: NIF nombre o denominación social y la dirección de la oficina registrada.
  • Identidad del comprador: nombre, número de identificación fiscal y dirección, así como la dirección de entrega, si es diferente.
  • Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia...) y detalle en cantidad y precio.
  • Precio unitario o tarifa horaria.
  • La tasa de IVA legalmente aplicable, el descuento o rebaja, si corresponde, y los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA.
  • Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).

Modelo de factura online: un ejemplo

Como ya lo hemos señalado, no importa que optes por una factura en Excel, en Word o en formato PDF. Lo esencial es que la misma contenga la información mínima requerida. El resto, ya depende de ti y del nivel de detalle que quieras darle a la misma.

Algunas empresas, como parte de su Sistema de Gestión Integrada, suelen incluir el consecutivo (o número de seguimiento), lo cual permite una mayor trazabilidad de las compras y, en general, de los procesos internos de la empresa.

Aquí te dejamos un ejemplo sencillo de lo que podría contener una factura:

Ejemplo-factura

© Quipu

 

Emitir factura online gratis: descargar plantilla

Puesto que cada empresa, según sus necesidades y siempre que incluya la información básica, puede plantear un modelo de factura que le convenga, appvizer te propone descargar la siguiente plantilla gratis, en la cual puedes reemplazar cada campo y obtener una factura personalizada para tu empresa.

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¿Buscas un programas para crear facturas?: descubre 6 soluciones

Si debido al volumen de tu negocio, requieres emitir muchas facturas y debes hacer un seguimiento electrónico de la facturación (historial, recordatorios, etc.), te recomendamos apoyar tu actividad en un software de facturación. Crear una factura será cuestión de minutos.

Las soluciones de facturación en modo SaaS (Software as a Service) son herramientas pensadas especialmente para hacer facturas electrónicas en cuestión de clics. Asimismo, los programas para hacer facturas online toman en cuenta la normativa vigente, específica a cada sector, comprador, bien o servicio.

Anfix

Anfix es un intuitivo software de facturación y contabilidad pensado especialmente para autónomos, pymes y asesorías. Anfix ofrece una agradable plataforma que permite crear, procesar y enviar facturas automáticamente, la herramienta sincroniza datos de clientes y finanzas ayudando a las empresas a ganar en productividad y a obtener una visión global, precisa y en tiempo real del estado de la empresa.

Puntos fuertes:

  • Plantillas para personalizar las facturas.
  • Control automático de facturas pendientes de cobro.
  • Conexión con los bancos.
  • Retención automática de impuestos.
  • Posibilidad de integración con tienda online.
  • Una prueba gratuita durante 15 días.

Debitoor

Debitoor es un software de contabilidad especialmente pensado para microempresarios y pymes. No tienes que ser un experto en el uso de software para llevar la contabilidad de tu pequeña empresa. Disponible de inmediato, Debitoor es un software en línea muy práctico y fácil de manejar. Si decides trabajar con un contador, tendrás la oportunidad de darle acceso a tu información. Debitoor permite la declaración del IVA.

Puntos fuertes:

  • Fácil de usar.
  • Disponible desde smartphone y tablet.
  • Conciliación bancaria.
  • Una prueba gratuita durante 7 días.

Facturación recurrente.

Factomos

Factomos es una solución muy fácil de usar. La solución se adapta tanto a autónomos como a pymes pasando por artesanos y microempresas. Con Factomos es posible editar presupuestos y facturas, enviarlos en papel o electrónicamente y procesar el pago. La solución también incluye una conexión con el banco y un espacio en la nube para almacenar y compartir archivos digitales con asociados o contables.

Factomos

©Factomos

Puntos fuertes:

  • Inicio rápido: sin formación, ni conceptos contables.
  • Plantillas de documentos listas para usar.
  • Centralización de la gestión en un solo lugar y posibilidad de trabajo colaborativo con el contador.
  • Conciliación con el banco.

Gestión de métodos de pago.

Freshbooks

FreshBooks ayuda a crear facturas profesionales para tu negocio de manera fácil. Es muy simple crear y personalizar facturas, agregar el logotipo y personalizar el correo electrónico. FreshBooks simplifica la facturación y la contabilidad para las pequeñas empresas. El software ofrece la posibilidad de generar y enviar informes de pago a los clientes, los cuales estarán contentos e informados.

Freshbooks

©FreshBooks

Puntos fuertes:

  • Personalizar el plazo de pago de la factura.
  • Ofrecer descuentos fácilmente.
  • Elegir entre varias monedas.
  • Interoperabilidad con sistemas de contabilidad.

Factura desde cualquier lugar con la aplicación móvil.

Quickbooks en línea

QuickBooks centraliza toda la gestión financiera con el objetivo de simplificarla. QuickBooks puede conectarse a muchas aplicaciones, tomar una fotografía de las facturas de compra con el teléfono y transcribirla automáticamente en una entrada de contabilidad gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) es posible.

Quickbooks

©QuickBooks

Puntos fuertes:

  • Gestión automática del impuesto al valor agregado (IVA).
  • Gestión documental: espacio disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
  • Sincronización con la cuenta bancaria.
  • Seguridad absoluta gracias al cifrado de datos.

Posibilidad de automatizaciones para evitar ocuparse de tareas repetitivas.

Quipu

Quipu es una herramienta de facturación que ayuda a crear facturas en minutos. A partir del lector de gastos automático: usando los datos y contactos de tu agenda o cargandolos a la aplicación directamente desde una foto tomada con el móvil o un archivos PDF. Quipu es también una herramienta en línea y propone una interfaz sumamente simplificada, fácil de usar y de comprender.

Puntos fuertes:

  • Creación de remesas y conciliación automática.
  • Asesoramiento personalizado.
  • Tipificación de gastos e ingresos.
  • Resumen financiero simplificado.

Automatización de facturas.

¿Por qué pasar a la factura online?

La firma electrónica de las facturas es un criterio clave, así como el almacenamiento: la empresa debe garantizar la autenticidad, integridad, legibilidad y durabilidad de las facturas.

El costo de una infracción legal pueden resultar muy costoso para una pequeña empresa. Usar una plantilla de Excel con un error que pase desapercibido o utilizar un software gratuito que no garantice la seguridad de tus datos son acciones que pueden resultar mucho más costosas que la adquisición de un software de facturación.

La desmaterialización de las facturas se ha convertido en un tema estratégico en la reducción de los costes de un negocio. ¡No dejes pasar la oportunidad de hacer más y mejor por menos!

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