e-factura: obligaciones, ventajas y herramientas

e-factura

La factura onlinee-factura permite a las empresas automatizar procesos comerciales y administrativos y simplificar el procesamiento de las obligaciones legales (como la gestión del IVA). Hacer facturas en una hoja de cálculo Excel o en un documento Word es una práctica común, sin embargo, cuando de finanzas se trata, todos sabemos la importancia de cumplir con el marco legal.

Es posible que ya conozcas los beneficios de la facturación en línea, sin embargo hemos preparado una lista de cosas que debes saber sobre la facturación electrónica. Te invitamos a descubrir el contexto legal, las numerosas ventajas comerciales y operativas, así como algunas sugerencias clave para una implementación exitosa.

La mejor selección de software para tu negocio

MiFactura.eu

MiFactura.eu
Control horario de empleados y gestión de tus comerciales
Pruébalo Gratis
Ver este software

Kizeo Forms - Sales

Kizeo Forms - Sales
El secreto de una gestión empresarial exitosa.
Prueba Gratis
Ver este software

Sage 50cloud Ciel

Sage 50cloud Ciel
Software de contabilidad
Visite el sitio web
Ver este software

Facturación: definición y normativa

La factura, ya sea online o en papel, es un documento oficial que detalla las condiciones para la emisión de bienes o servicios. Su objetivo es garantizar la transparencia en las relaciones comerciales y permitir la trazabilidad de la transacción.

De naturaleza comercial y contable, la factura está sujeta a un cierto número de obligaciones reguladas por el gobierno de cada país. En España, las normativas se encuentran en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento para regular las obligaciones de facturación.

La factura es una documento que justifica operaciones financieras, por ejemplo:

  • una venta o prestación de servicios entre profesionales.

  • una venta o prestación de servicios entre un particular y un profesional.

[Lista] ¿Cómo hacer una factura?

Existen varios tipos de factura: 

  1. factura ordinaria, 

  2. factura rectificativa, 

  3. factura recapitulativa, 

  4. factura de proforma, 

  5. factura simplificada, 

  6. factura completa,

  7. factura electrónica (e-factura). 

Para generar una factura las empresas se basan en sus propios criterios (tipo de empresa, tipo de cliente, tipo de venta, monto del pago, tipo de pago, tipo de transacción, etc.). Sin embargo, la mayoría de las empresas utilizan fundamentalmente 3 tipos de facturas:

  1. Facturas simplificadas: contienen los datos básicos para la trazabilidad de la transacción. La factura simplificada reemplaza el ticket de caja en transacciones que anteriormente no requerian facturas.

  2. Facturas completas: contienen muchos más detalles que las facturas simplificadas y contemplan casos específicos como regímenes especiales, medios de transportes para entregas, cuotas tributarias, pagos por adelantado, etc. 

  3. e-facturas: las facturas electrónicas engloban todos los tipos de facturas. En efecto, la característica principal de las e-facturas es el formato (electrónico), por lo tanto, tanto las facturas simplificadas como las facturas completas pueden ser e-facturas. 

Para hacer facturas, electrónicas o en papel, es necesario incluir la siguiente información (en función del tipo de factura): 

  • Fecha de expedición o fecha de facturación.

  • Número de factura (la numeración ha de ser correlativa).

  • Fecha de venta o servicio (si es diferente a la fecha de expedición).

  • Identidad del vendedor o proveedor de servicios con el: NIF nombre o denominación social y la dirección de la oficina registrada.

  • Identidad del comprador: nombre, número de identificación fiscal y dirección, así como la dirección de entrega, si es diferente.

  • Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia...) y detalle en cantidad y precio.

  • Precio unitario o tarifa horaria.

  • La tasa de IVA legalmente aplicable, el descuento o rebaja, si corresponde, y los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA.

  • Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).

como-hacer-una-factura

@Shutterstock

e-facturas, ¿cuál es el punto?

La factura electrónica es una factura emitida, enviada y recibida en formato electrónico.

En España, la factura electrónica no es un requisito obligatorio para las empresas, su expedición dependerá del consentimiento del destinatario. 

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La factura es necesariamente emitida por el proveedor tan pronto como se realiza la venta o el servicio. Solo en algunos casos, la factura puede ser periódica o diferida. 

¿Cuándo es obligatorio hacer una factura electrónica?

La Ley estipula que los proveedores de productos y servicios de las Administraciones Públicas están obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través de un punto general de entrada denominado FACe.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

  • Estar escritas en un lenguaje informático predeterminado.

  • Estar firmadas electrónicamente.

  • Indicar el destinatario.

¿Qué implica la facturación electrónica para las Administraciones Públicas?

Una vez que la factura electrónica ha sido emitida (en los formatos obligatorios), esta debe ser transmitida a través del portal Web FACe. Se trata de un punto general de entrada para presentación de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.

Toda factura debe constar de una firma electrónica (igualmente sometida a las normativas de la legislación).

¿Qué formato debe tener la e-factura?

La e-factura debe contener los mismos datos y la misma estructura que las facturas de papel (enumeradas en el punto anterior). Sin embargo, con el objetivo de cumplir con los principios de legibilidad, autenticidad e integridad, las facturas certificadas deben cumplir con formatos estándares de uso común:

  • ISO 19005 (PDF/A)

  • PNG

  • JPEG 2000

  • Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior

  • TIFF 6.0 o superior

Las facturas para la Administración Pública deben estar redactadas en un lenguaje informático específico:

  • Facturae 3.2 ó 3.2.1.

Tipos de factura electrónica

Formato estructurado

Son las facturas realizadas con formatos estándares de uso común mencionados en el punto anterior. Estas facturas pueden ser generadas y transmitidas de forma automática y son reconocidos directamente por las autoridades fiscales porque los datos pueden ser interpretados por los sistemas oficiales. 

Si te surge esta pregunta: ¿puedo convertir mis facturas de papel a formato electrónico? La respuesta es sí, es este caso, se trataría de una factura de formato no estructurado.

Formato no estructurado

Son facturas en papel posteriormente digitalizadas. Escaneadas o generadas a partir del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en formatos PDF, JPEG, etc.

Ejemplo de una e-factura

Quipu

Source: Quipu

Modelo factura online gratis

El documento, en formato Word o Excel, puede personalizarse completamente y adaptarse a las necesidades del negocio. appvizer te ofrece un ejemplo sencillo de factura en Excel para descargar gratis, simplemente reemplaza cada campo con la información de tu empresa. Además, puedes agregar un logotipo en la parte superior del documento y personalizar según la imagen de tu compañía.

Si no realizas muchas facturas y no necesitas tener un seguimiento electrónico de la facturación (historial, recordatorios, etc.), esta plantilla de factura gratuita debería ser suficiente para crear facturas. De lo contrario, te recomendamos que pruebes un software de facturación, además de poder realizar tus cotizaciones y facturas fácilmente, tendrás un seguimiento (firma digital, certificado digital, almacenamiento, gestión de documentos, etc) de todas tus facturas, cotizaciones y clientes. La facturación será más fácil.

Por ejemplo: para transformar una cotización en una factura, todo lo que tienes que hacer es presionar un botón y la factura se genera automáticamente a partir de la cotización establecida previamente.

plantilla-excel-para-hacer-factura

8 ventajas de la factura online

Algunos programas de facturación ofrecen la desmaterialización o digitalización segura de las facturas, el seguimiento simplificado de los pagos, la conciliación bancaria, la transmisión automática a los entes gubernamentales y la interoperabilidad con otras herramientas de gestión empresarial, lo cual facilita la gestión comercial y financiera de la empresa.

Aquí están las 9 ventajas de usar la facturación electrónica:

Ventaja # 1: reducción de costos

Política sin papeles (o reducción significativa) se traduce en la desaparición de los costos de procesamiento (recursos humanos), volumen de papel impreso, tinta utilizada, sellos y sobres para el envío por correo, así como los costos relacionados con el almacenamiento (papel, espacio físico para archivos, etc.). 

Además, ayudas a preservar el medio ambiente. Mientras menos papel utilicemos, menos árboles son cortados y el planeta respira mejor. 

Ventaja # 2: tratamiento acelerado

Es imposible comparar el envío por correo postal con el procesamiento electrónico. La e-factura automatiza digitalmente las tareas de facturación, contabilidad y pago. Además es capaz de conectarse con cualquier sistema de información dentro de la empresa.

Ventaja # 3: ahorro de tiempo

Al eliminar los tiempos de entrega gracias a la teletransmisión automática de las facturas, aumenta la velocidad de procesamiento y la productividad de los empleados:

  • automatización de los informes contables,

  • la firma electrónica y la transmisión electrónica eliminan cualquier intervención humana que consuma mucho tiempo,

  • el almacenamiento, cobro y envío se realizan en unos cuantos clics.

Ventaja # 4: trazabilidad y mejor control

Cada e-factura que cumpla con los formatos estándares para la desmaterialización es fácilmente identificable en los archivos electrónicos. Se mejora el proceso de negocio y la comunicación con la autoridad tributaria. 

Ventaja # 5: aumento de la productividad

La desmaterialización de las facturas entre clientes y proveedores, así como la sincronización con otras herramientas empresariales (como el software para gestión de stock o el programa de contabilidad) permite regular los flujos de entrada y salida, tener una visión global de la evolución del negocio y, en consecuencia, tomar mejores decisiones.

Ventaja # 6: disminución de errores y conflictos

Las soluciones computarizadas no cometen errores de cálculo: configura tu herramienta y evita el riesgo de errores durante el ingreso de la información. Además, las certificaciones y los software homologados garantizan la veracidad de los datos y del emisor de las facturas.

Ventaja # 7: legibilidad, autenticidad e integridad 

Son los 3 principios de la facturación electrónica: 

  • La firma electrónica garantiza la integridad de la factura.

  • La desmaterialización permite un seguimiento continuo, así como la sistematización de los procedimientos de autentificación.

  • El uso de formatos estandarizados y de tecnologías comunes permiten la legibilidad. 

  • La recepción automática por mail u otro sistema de información online. 

Ventaja # 8: competitividad

El reemplazo de papel por formatos electrónicos se traduce en una reducción significativa de los costos directos, un procesamiento más rápido (automático) y tiempos de entrega más cortos. Al aumentar la productividad: el impacto financiero se traduce en ahorros reales y en un rendimiento más competitivo a largo plazo. ¡Mejorar la eficiencia no es una opción para las empresas de hoy en día!

¿Cómo se hace una factura electrónica? 

¡En unos cuantos clics! Hoy en día, ya no es necesario pasar horas configurando las fórmulas de un documento Excel, ni poseer conocimientos técnicos sobre finanzas y contabilidad. Crear una factura es cuestión de un par de minutos.

La tecnología es la respuesta: las soluciones de facturación en modo SaaS (Software as a Service) son herramientas pensadas especialmente para hacer facturas electrónicas en cuestión de clics. Asimismo, los programas para hacer e-facturas toman en cuenta las normativas, legislaciones, impuestos, etc. específicos a cada sector, comprador, bien o servicio. 

6 Programas para hacer e-facturas 

Anfix

Anfix es un intuitivo software de facturación y contabilidad pensado especialmente para autónomos, pymes y asesorías. Anfix ofrece una agradable plataforma que permite crear, procesar y enviar facturas automáticamente, la herramienta sincroniza datos de clientes y finanzas ayudando a las empresas a ganar en productividad y a obtener una visión global, precisa y en tiempo real del estado de la empresa.

Puntos fuertes:

  • Plantillas para personalizar las facturas.

  • Control automático de facturas pendientes de cobro.

  • Conexión con los bancos.

  • Retención automática de impuestos.

  • Posibilidad de integración con tienda online.

  • Una prueba gratuita durante 15 días.

Debitoor

Debitoor es un software de contabilidad especialmente pensado para microempresarios y pymes. No tienes que ser un experto en el uso de software para llevar la contabilidad de tu pequeña empresa. Disponible de inmediato, Debitoor es un software en línea muy práctico y fácil de manejar. Si decides trabajar con un contador, tendrás la oportunidad de darle acceso a tu información. Debitoor permite la declaración del IVA.

 

 

Puntos fuertes:

  • Fácil de usar.

  • Disponible desde smartphone y tablet.

  • Conciliación bancaria.

  • Una prueba gratuita durante 7 días.

  • Facturación recurrente.

Factomos

Factomos es una solución muy fácil de usar. La solución se adapta tanto a autónomos como a pymes pasando por artesanos y microempresas. Con Factomos es posible editar presupuestos y facturas, enviarlos en papel o electrónicamente y procesar el pago. La solución también incluye una conexión con el banco y un espacio en la nube para almacenar y compartir archivos digitales con asociados o contables.

factomos

Puntos fuertes: 

  • Inicio rápido: sin formación, ni conceptos contables.

  • Plantillas de documentos listas para usar.

  • Centralización de la gestión en un solo lugar y posibilidad de trabajo colaborativo con el contador.

  • Conciliación con el banco.

  • Gestión de métodos de pago.

Freshbooks

FreshBooks ayuda a crear facturas profesionales para tu negocio de manera fácil. Es muy simple crear y personalizar facturas, agregar el logotipo y personalizar el correo electrónico. FreshBooks simplifica la facturación y la contabilidad para las pequeñas empresas. El software ofrece la posibilidad de generar y enviar informes de pago a los clientes, los cuales estarán contentos e informados.

freshbooks

Puntos fuertes:

  • Personalizar el plazo de pago de la factura.

  • Ofrecer descuentos fácilmente.

  • Elegir entre varias monedas.

  • Interoperabilidad con sistemas de contabilidad.

  • Factura desde cualquier lugar con la aplicación móvil.

Quickbooks en línea

QuickBooks centraliza toda la gestión financiera con el objetivo de simplificarla. QuickBooks puede conectarse a muchas aplicaciones, tomar una fotografía de las facturas de compra con el teléfono y transcribirla automáticamente en una entrada de contabilidad gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) es posible.

Quickbooks

Puntos fuertes:

  • Gestión automática del impuesto al valor agregado (IVA).

  • Gestión documental: espacio disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

  • Sincronización con la cuenta bancaria.

  • Seguridad absoluta gracias al cifrado de datos.

  • Posibilidad de automatizaciones para evitar ocuparse de tareas repetitivas.

Quipu

Quipu es una herramienta de facturación que ayuda a crear facturas en minutos. A partir del lector de gastos automático: usando los datos y contactos de tu agenda o cargandolos a la aplicación directamente desde una foto tomada con el móvil o un archivos PDF. Quipu es también una herramienta en línea y propone una interfaz sumamente simplificada, fácil de usar y de comprender.

Puntos fuertes:

  • Creación de remesas y conciliación automática.

  • Asesoramiento personalizado.

  • Tipificación de gastos e ingresos.

  • Resumen financiero simplificado.

  • Automatización de facturas.

 

¿Por qué pasar a la e-factura?

La firma electrónica de las facturas es un criterio clave, así como el almacenamiento: la empresa debe garantizar la autenticidad, integridad, legibilidad y durabilidad de las facturas.

El costo de una infracción legal pueden resultar muy costoso para una pequeña empresa. Usar una plantilla de Excel con un error que pase desapercibido o utilizar un software gratuito que no garantice la seguridad de tus datos son acciones que pueden resultar mucho más caras que la adquisición de un software para hacer facturas electrónicas.

La desmaterialización de las facturas se ha convertido en un tema estratégico en la reducción de los costos de los negocios. ¡No dejes pasar la oportunidad de hacer más y mejor por menos!

La mejor selección de software para tu negocio

Expensya

Expensya
¡La gestión de gastos de empresa del mañana, desde hoy!
30 días de prueba gratuita
Ver este software

SlimPay

SlimPay
El líder europeo en pagos recurrentes
Comenzar
Ver este software

Sage CRM

Sage CRM
Obtén una visión completa de tus contactos
Contacta un partner Sage
Ver este software
Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario